Préparez votre fichier CSV pour l'importation.

Les fichiers CSV vous permettent d'importer plusieurs enregistrements clients dans TaxDome Vous pouvez les ajouter en une seule fois au lieu de les ajouter un par un. Vous pouvez créer votre fichier manuellement ou utiliser le convertisseur d'importation client pour reformater une exportation depuis votre système actuel. CRM automatiquement.

CSV, expliqué

Un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) est un format simple permettant de stocker et d'organiser des données dans un tableau, similaire à une feuille de calcul Excel. Chaque ligne représente un enregistrement (par exemple, un client) et chaque colonne contient des informations spécifiques (nom et type de compte, par exemple). e-mail , etc.). Contrairement aux feuilles de calcul Excel, un fichier CSV ne contient ni formatage ni formules : il s'agit simplement de texte brut avec des valeurs séparées par des virgules. Les fichiers CSV sont largement utilisés pour importer des données dans CRM des systèmes comme TaxDome car ils vous permettent de créer ou de mettre à jour rapidement plusieurs dossiers clients simultanément. Au lieu d'ajouter des clients individuellement, vous pouvez préparer un fichier CSV contenant toutes les informations nécessaires et le télécharger sur TaxDome Choses à retenir :

• Vous pouvez créer un fichier CSV dans Excel comme vous le feriez pour une feuille de calcul. La seule différence est qu'il faut préciser qu'il s'agit d'un fichier CSV lors de son enregistrement . 

• Si vous avez utilisé un autre système comptable CRM avant TaxDome Vous n'avez pas besoin de créer un fichier CSV à partir de zéro ; il vous suffit de l'exporter depuis votre fournisseur actuel .

• Le fichier doit être encodé en UTF-8 et ne doit pas dépasser 300 Ko.

Option 1 : Utiliser le convertisseur d’importation client

Si vous avez utilisé un autre CRM avant TaxDome Il n'est donc pas nécessaire de créer un fichier CSV de zéro. Le convertisseur d'importation client, disponible sous forme de macro Excel ou de script Google Sheets, reformate automatiquement votre fichier. CRM exporte, crée des lignes distinctes pour les conjoints et génère un fichier prêt pour TaxDome importer.

Deux versions sont disponibles :

Pour utiliser le convertisseur :

1. Ouvrez le fichier et lisez d'abord l'onglet « À LIRE » . Si vous utilisez la version Google Sheets, cliquez sur Fichier > Créer une copie et enregistrez-la dans votre dossier (par exemple, Mon Drive).

2. Collez votre CRM Exportez les données dans l'onglet Coller . L'ordre des colonnes dans votre fichier source n'a pas d'importance : le convertisseur les mappe automatiquement.

3. Dans l'onglet Paramètres , choisissez comment les noms de compte doivent être construits (par exemple, Nom, Prénom et Conjoint).

4. Exécutez la macro en cliquant sur le bouton vert « Démarrer » . Un fichier CSV prêt à importer est enregistré dans le même dossier que le convertisseur, sous le nom « DATE – TaxDome Import » . Pour la version Google Sheets, téléchargez le fichier de sortie via Fichier > Télécharger > Valeurs séparées par des virgules (.csv) .

Note

Pour la version MS Excel, les macros doivent être activées. Si votre version d'Office bloque la macro, fermez le fichier, cliquez dessus avec le bouton droit et sélectionnez Propriétés, Cliquez sur Débloquer, puis ouvrez à nouveau le fichier.

Une fois l'outil exécuté, votre fichier CSV est prêt à être importé dans TaxDome .

Option 2 : Créez votre fichier CSV manuellement

Si vous préférez formater le fichier manuellement, ou si vous créez votre fichier à partir de zéro, utilisez cette option pour créer votre fichier CSV.

Avant de commencer

• Distinguez les comptes des contacts : les contacts sont les personnes avec lesquelles vous interagissez. Les comptes sont les entités pour lesquelles vous travaillez et que vous facturez, comme une entreprise, une famille ou un particulier. Lors de l’importation de fichiers CSV, il est important de se rappeler que les données sont importées par contact, et non par compte . En effet, un même compte (comme une entreprise ou un couple) peut avoir plusieurs contacts (par exemple, plusieurs employés ou les deux conjoints). 

• Utilisez des feuilles de calcul différentes pour chaque groupe de clients. Celles-ci peuvent être importées une par une, avec des paramètres différents appliqués .

• Si votre logiciel source génère un fichier où le contribuable et son conjoint figurent sur la même ligne, vous n'avez pas besoin de modifier manuellement le fichier CSV. Suivez plutôt les instructions pour importer un fichier où le contribuable et son conjoint figurent sur une seule ligne .

Créez et étiquetez les colonnes de votre fichier CSV

Formatez correctement votre fichier CSV avant de le télécharger sur TaxDome Pour garantir un processus d'importation fluide, veuillez suivre ces étapes pour créer un fichier bien structuré et conforme aux exigences du système. Lorsque vous nommez les colonnes, chaque en-tête représente une propriété de données différente. Celle-ci sera associée à la propriété appropriée. TaxDome Propriété lors de l'importation. Certaines colonnes seront associées à des comptes, d'autres à des contacts. Voici quelques règles générales à suivre pour une importation fluide :

• Chaque ligne ne doit inclure qu'un seul contact .

• Pour vous assurer que des comptes sont créés lors du transfert de vos données, vérifiez s'il existe une colonne Nom du compte .

• Si vous prévoyez d'ajouter des colonnes pour les champs personnalisés, tenez compte du format des données. Différents types de champs personnalisés prennent en charge différents caractères :

Pour les champs personnalisés à sélection multiple, séparez les options par une virgule ou un point-virgule (« », « » ou « ; »). Les dates doivent être renseignées au format correspondant :

MM/JJ/AAAA ou MMM/JJ/AAAA pour les entreprises américaines. JJ/MM/AAAA pour les entreprises non américaines.

Passons maintenant en revue les colonnes courantes utilisées dans CSV pour l’importation.

Champs de compte/champs personnalisés (colonnes AJ)

N'oubliez pas que ces informations doivent faire référence à l'entité commerciale pour laquelle vous travaillez. Étant donné qu'un même compte peut être associé à plusieurs contacts, votre feuille de calcul pourrait comporter plusieurs lignes pour différents contacts liés au même compte.

• Colonne A | Nom du compte : Nom d'une société ou d'une fiducie (compte non personnel) ou nom d'une personne ou d'une famille (compte personnel). Pour les conjoints, il est conseillé d'utiliser deux noms et un nom de famille.

• Colonne B | Étiquettes de compte : Étiquettes que vous pouvez utiliser pour regrouper les comptes. Si vous souhaitez en utiliser plusieurs, veillez à les séparer par des virgules. 

• Colonne C | Type de compte : Particulier ou Entreprise.

• Colonne D | Membres de l'équipe : Membres de l'équipe que vous souhaitez attribuer automatiquement au compte lors de l'importation. Saisissez le nom exact tel que créé dans le portail web, en séparant les noms par des virgules s'il y en a plusieurs.

• Colonnes EG | Nom du rôle du compte (par exemple, Préparateur de déclarations de revenus, Réviseur) : saisissez le nom exact du rôle du compte tel que créé dans le portail Web. Indiquez les membres de l'équipe affectés à ce rôle, en les séparant par des virgules s'il y en a plusieurs. Utilisez une colonne distincte pour chaque rôle supplémentaire (par exemple, la colonne G pour Responsable).

• Colonnes HJ | Champs personnalisés : Champs supplémentaires pour les comptes qui seront créés lors de l’importation. Il peut s’agir d’informations importantes que vous souhaitez ajouter à vos comptes, comme le statut fiscal, le numéro SNN, etc. SIRET ou Ville. N'hésitez pas à ajouter autant de champs que nécessaire en créant des colonnes supplémentaires.

Champs de contact/champs personnalisés (colonnes KV)

Ceux-ci doivent faire référence aux personnes avec lesquelles vous interagissez : conjoints, employés de l’entreprise, etc. 

• Colonne K | Nom du contact : Ici, nous spécifions le prénom et le nom du contact. 

• Colonne L | Prénom

• Colonne M | Nom de famille

• Colonne N | E-mail : Fournir un e-mail L'adresse est essentielle pour tous les contacts qui doivent avoir accès au portail.

• Colonne O | Numéro de téléphone. Avoir cette information dans un contact est particulièrement utile lors de l'utilisation de la fonction SMS .

• Colonne P | Adresse

• Colonne Q | Champs personnalisés : Champs supplémentaires pour les contacts créés lors de l’importation. Vous pouvez y ajouter des informations importantes, comme la date de naissance ou le meilleur moment pour vous appeler . Créez autant de colonnes que nécessaire pour ajouter autant de champs que vous le souhaitez.

• Colonne R | Étiquettes de contact : Étiquettes permettant de regrouper les contacts. Pour en utiliser plusieurs, séparez-les par des virgules. 

Scénarios d'importation courants

Selon le type de clients, vous devrez peut-être créer différents types de comptes, comme ceux d'un couple marié déclarant séparément. Voici quelques situations courantes pour vous aider à remplir correctement les lignes de la feuille de calcul.

• Importer plusieurs entreprises appartenant à la même entreprise patron

• Importer des conjoints/partenaires commerciaux

• Importer des contacts vers deux comptes simultanément

• Importer uniquement les contacts

Importer plusieurs entreprises appartenant à la même entreprise patron

Pour cela, vous devez avoir différents comptes liés à la même personne. Créez une ligne pour chaque compte, puis saisissez les mêmes informations de contact pour chaque compte dans les colonnes appropriées. Dans l'exemple de feuille de calcul ci-dessous, un contact pour Brian Ross est ajouté à TaxDome après l'importation. De plus, cinq comptes différents sont créés, chacun lié aux informations de contact de Brian Ross. Brian Ross peut ensuite se connecter à TaxDome utiliser [ e-mail protected] et basculer entre les comptes. 

Importer des conjoints/partenaires commerciaux

Pour cela, vous devez avoir plusieurs contacts liés au même compte. Utilisez une ligne pour chaque contact, puis saisissez le même nom de compte pour chaque personne dans la colonne correspondante.

Dans l'exemple de feuille de calcul ci-dessous, trois comptes seront créés : deux pour la famille et un pour l'entreprise. Le compte Simpsons sera lié à deux contacts (conjoints), le compte Flanders à quatre contacts (conjoints et enfants), et le compte American Wheels à trois contacts (employés de cette entreprise).

Importer des contacts vers deux comptes simultanément

Vous pouvez associer un contact à deux comptes ou plus dans la feuille de calcul. Par exemple, pour les enfants qui ont besoin de leur propre compte, mais qui doivent néanmoins être associés au compte familial, copiez la ligne du contact, puis modifiez le nom du compte tout en conservant les coordonnées.

Dans l'exemple ci-dessous, Bart et Lisa Simpson seront liés au compte Les Simpson et, en même temps, seront liés à leurs propres comptes.

Importer uniquement les contacts

Si vous n'avez pas besoin que vos contacts soient liés à des comptes (par exemple, vous transférez les informations sur vos prospects), laissez la ligne dans la colonne Nom du compte vide. 

Sauvegarder la feuille de calcul au format CSV

TaxDome Ne reconnaît que les feuilles de calcul enregistrées au format CSV. Veuillez vous assurer que le fichier CSV est encodé en UTF-8 et ne dépasse pas 300 Ko. Dans la barre de menu de votre feuille de calcul, accédez à Fichier , puis sélectionnez « Sauvegarder au format CSV » ou « Télécharger au format CSV » (le libellé peut varier selon le logiciel utilisé).

Microsoft Excel : Dans le champ Sauvegarder comme type » , sélectionnez « CSV (délimité par des virgules) » . Dans le menu déroulant « Outils » , sélectionnez « Options Web ». Ouvrez l’onglet « Encodage » . Dans le menu déroulant Sauvegarder ce document comme » , sélectionnez « Unicode (UTF-8) » , puis cliquez sur « OK » .

Maintenant que vous avez enregistré votre feuille de calcul au format CSV et vérifié qu'elle est encodée en UTF-8, vous êtes prêt à importer vos contacts dans TaxDome .

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