Prepare your CSV file for import

CSV, expliqué

Un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) est un format simple permettant de stocker et d'organiser des données dans un tableau, similaire à une feuille de calcul Excel. Chaque ligne représente un enregistrement (par exemple, un client) et chaque colonne contient des informations spécifiques (nom et type de compte, par exemple). e-mail , etc.). Contrairement aux feuilles de calcul Excel, un fichier CSV ne contient ni formatage ni formules : il s'agit simplement de texte brut avec des valeurs séparées par des virgules. Les fichiers CSV sont largement utilisés pour importer des données dans CRM des systèmes comme TaxDome car ils vous permettent de créer ou de mettre à jour rapidement plusieurs dossiers clients simultanément. Au lieu d'ajouter des clients individuellement, vous pouvez préparer un fichier CSV contenant toutes les informations nécessaires et le télécharger sur TaxDome Choses à retenir :

• You can create a CSV file in Excel just like you would create a spreadsheet. The only difference is that you need to specify that it’s CSV when you are saving it . 

• If you’ve used another accounting CRM before TaxDome, you don’t need to create a CSV from scratch; just export it from your current provider .

Le fichier doit être encodé en UTF-8 et ne doit pas dépasser 300 Ko.

Avant de commencer

• Distinguish accounts and contacts: Contacts are individuals you interact with. Accounts are entities you work for and bill, such as a company, a family or an individual. When working with CSV files, it’s important to remember that the import is based on contacts, not accounts. This is because a single account (like a business or a married couple) can have multiple contacts (such as several employees or both spouses). 

• Use different spreadsheets for different client groups. These can be imported one by one, with different settings applied .

• If your source software generates a file with the taxpayer and spouse on the same row, you don’t need to manually edit the CSV. Instead, follow the instructions for importing a file with the taxpayer and spouse on one row .

  👋   We can help! If your CSV file ends up with multiple contacts per row and you don’t know how to fix it, let us know. Our support team is happy to help: Follow these steps to get assistance . 

Créez et étiquetez les colonnes de votre fichier CSV

Formatez correctement votre fichier CSV avant de le télécharger sur TaxDome Pour garantir un processus d'importation fluide, veuillez suivre ces étapes pour créer un fichier bien structuré et conforme aux exigences du système. Lorsque vous nommez les colonnes, chaque en-tête représente une propriété de données différente. Celle-ci sera associée à la propriété appropriée. TaxDome Propriété lors de l'importation. Certaines colonnes seront associées à des comptes, d'autres à des contacts. Voici quelques règles générales à suivre pour une importation fluide :

• Chaque ligne ne doit inclure qu'un seul contact .

• Pour vous assurer que des comptes sont créés lors du transfert de vos données, vérifiez s'il existe une colonne Nom du compte .

• If you plan to add columns for custom fields, pay attention to the data format. Different types of custom fields support different characters:

Pour les champs personnalisés à sélection multiple, séparez les options par une virgule ou un point-virgule (« », « » ou « ; »). Les dates doivent être renseignées au format correspondant :

MM/JJ/AAAA ou MMM/JJ/AAAA pour les entreprises américaines. JJ/MM/AAAA pour les entreprises non américaines.

Passons maintenant en revue les colonnes courantes utilisées dans CSV pour l’importation.

Champs de compte/champs personnalisés (colonnes AJ)

N'oubliez pas que ces informations doivent faire référence à l'entité commerciale pour laquelle vous travaillez. Étant donné qu'un même compte peut être associé à plusieurs contacts, votre feuille de calcul pourrait comporter plusieurs lignes pour différents contacts liés au même compte.

• Colonne A | Nom du compte : Nom d'une société ou d'une fiducie (compte non personnel) ou nom d'une personne ou d'une famille (compte personnel). Pour les conjoints, il est conseillé d'utiliser deux noms et un nom de famille.

• Column B | Account Tags: Label(s) you can apply for grouping accounts. If you want to apply several, be sure to separate them by commas. 

• Colonne C | Type de compte : Particulier ou Entreprise.

• Colonne D | Membres de l'équipe : Membres de l'équipe que vous souhaitez attribuer automatiquement au compte lors de l'importation. Saisissez le nom exact tel que créé dans le portail web, en séparant les noms par des virgules s'il y en a plusieurs.

• Colonnes EG | Nom du rôle du compte (par exemple, Préparateur de déclarations de revenus, Réviseur) : saisissez le nom exact du rôle du compte tel que créé dans le portail Web. Indiquez les membres de l'équipe affectés à ce rôle, en les séparant par des virgules s'il y en a plusieurs. Utilisez une colonne distincte pour chaque rôle supplémentaire (par exemple, la colonne G pour Responsable).

• Columns H-J | Custom Fields: Additional fields for accounts that will be created during the import. These may include important information that you would like to add to your accounts, like Tax Filing Status, SNN/EIN or City. Feel free to add as many fields as needed by creating additional columns.

Champs de contact/champs personnalisés (colonnes KV)

Ceux-ci doivent faire référence aux personnes avec lesquelles vous interagissez : conjoints, employés de l’entreprise, etc. 

• Colonne K | Nom du contact : Ici, nous spécifions le prénom et le nom du contact. 

• Colonne L | Prénom

• Colonne M | Nom de famille

• Colonne N | E-mail : Fournir un e-mail L'adresse est essentielle pour tous les contacts qui doivent avoir accès au portail.

• Column O | Phone Number. Having this info in a contact is particularly useful when using the SMS feature .

• Colonne P | Adresse

• Column Q | Custom Fields: Additional fields for contacts that will be created during the import. These may include important information you want to add to your contact, like Birthday, Best time to call. Feel free to add as many fields as needed by creating additional columns.

• Column R | Contact Tags: Label(s) you can apply for grouping contacts. If you want to apply several, be sure to separate them by commas. 

Scénarios d'importation courants

Selon le type de clients, vous devrez peut-être créer différents types de comptes, comme ceux d'un couple marié déclarant séparément. Voici quelques situations courantes pour vous aider à remplir correctement les lignes de la feuille de calcul.

• Importer plusieurs entreprises appartenant à la même entreprise patron

• Importer des conjoints/partenaires commerciaux

• Importer des contacts vers deux comptes simultanément

• Importer uniquement les contacts

Importer plusieurs entreprises appartenant à la même entreprise patron

For these, you need to have different accounts that are linked to the same person. Create one row for each account, then enter the same contact information for each account in the appropriate columns. In the example spreadsheet below, a contact for Brian Ross is added to TaxDome after import. Also, five different accounts are created, each one linked to Brian Ross’s contact information. Brian Ross can then log in to TaxDome using email@example.com and switch between accounts. 

Importer des conjoints/partenaires commerciaux

Pour cela, vous devez avoir plusieurs contacts liés au même compte. Utilisez une ligne pour chaque contact, puis saisissez le même nom de compte pour chaque personne dans la colonne correspondante.

Dans l'exemple de feuille de calcul ci-dessous, trois comptes seront créés : deux pour la famille et un pour l'entreprise. Le compte Simpsons sera associé à deux contacts de conjoints, le compte Flansers à quatre contacts (conjoints et enfants), et le compte entreprise Americal Wheels à trois contacts (employés de cette entité).

Importer des contacts vers deux comptes simultanément

Vous pouvez associer un contact à deux comptes ou plus dans la feuille de calcul. Par exemple, pour les enfants qui ont besoin de leur propre compte, mais qui doivent néanmoins être associés au compte familial, copiez la ligne du contact, puis modifiez le nom du compte tout en conservant les coordonnées.

Dans l'exemple ci-dessous, Bart et Lisa Simpson seront liés au compte Les Simpson et, en même temps, seront liés à leurs propres comptes.

Importer uniquement les contacts

Si vous n'avez pas besoin que vos contacts soient liés à des comptes (par exemple, vous transférez les informations sur vos prospects), laissez la ligne dans la colonne Nom du compte vide. 

Sauvegarder la feuille de calcul au format CSV

TaxDome Ne reconnaît que les feuilles de calcul enregistrées au format CSV. Veuillez vous assurer que le fichier CSV est encodé en UTF-8 et ne dépasse pas 300 Ko. Dans la barre de menu de votre feuille de calcul, accédez à Fichier , puis sélectionnez « Sauvegarder au format CSV » ou « Télécharger au format CSV » (le libellé peut varier selon le logiciel utilisé).

Microsoft Excel : Dans le champ Sauvegarder comme type » , sélectionnez « CSV (délimité par des virgules) » . Dans le menu déroulant « Outils » , sélectionnez « Options Web ». Ouvrez l’onglet « Encodage » . Dans le menu déroulant Sauvegarder ce document comme » , sélectionnez « Unicode (UTF-8) » , puis cliquez sur « OK » .

Now that you’ve saved your spreadsheet as a CSV file and made sure it is UTF-8 encoded, you’re ready to import  your contacts to TaxDome.