Importer ( Basique ): Préparez votre fichier CSV

CSV, expliqué

Un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) est un format simple permettant de stocker et d'organiser des données dans un tableau, similaire à une feuille de calcul Excel. Chaque ligne représente un enregistrement (par exemple, un client) et chaque colonne contient des informations spécifiques (nom et type de compte, par exemple). e-mail , etc.). Contrairement aux feuilles de calcul Excel, un fichier CSV n'inclut pas de mise en forme ni de formules, juste du texte brut avec des valeurs séparées par des virgules.

Les fichiers CSV sont largement utilisés pour importer des données dans CRM des systèmes comme TaxDome car ils vous permettent de créer ou de mettre à jour rapidement plusieurs dossiers clients simultanément. Au lieu d'ajouter des clients individuellement, vous pouvez préparer un fichier CSV contenant toutes les informations nécessaires et le télécharger sur TaxDome .

Choses dont il faut se rappeler:

Vous pouvez créer un fichier CSV dans Excel comme vous le feriez pour une feuille de calcul. La seule différence est que vous devez spécifier qu'il s'agit d'un fichier CSV lors de l'enregistrement .
Si vous avez utilisé une autre comptabilité CRM avant TaxDome , vous n'avez pas besoin de créer un CSV à partir de zéro ; exportez-le simplement depuis votre fournisseur actuel .
Le fichier doit être encodé en UTF-8 et ne doit pas dépasser 300 Ko.

Avant de commencer

Distinguer les comptes des contacts : les contacts sont les personnes avec lesquelles vous interagissez. Les comptes sont les entités pour lesquelles vous travaillez et facturez, comme une entreprise, une famille ou un particulier. Lorsque vous travaillez avec des fichiers CSV, il est important de garder à l'esprit que l' importation est basée sur les contacts, et non sur les comptes . En effet, un même compte (comme une entreprise ou un couple marié) peut avoir plusieurs contacts (par exemple, plusieurs employés ou les deux conjoints).
Utilisez des feuilles de calcul différentes pour différents groupes de clients. Elles peuvent être importées une par une, avec des paramètres différents .
Si votre logiciel source génère un fichier avec le contribuable et son conjoint sur la même ligne, vous n'avez pas besoin de modifier manuellement le fichier CSV. Suivez plutôt les instructions pour importer un fichier avec le contribuable et son conjoint sur une seule ligne .

👋 Nous pouvons vous aider ! Si votre fichier CSV contient plusieurs contacts par ligne et que vous ne savez pas comment résoudre le problème, contactez-nous. Notre équipe d'assistance se fera un plaisir de vous aider : suivez ces étapes pour obtenir de l'aide .

Créez et étiquetez les colonnes de votre fichier CSV

Formatez correctement votre fichier CSV avant de le télécharger sur TaxDome Pour garantir un processus d'importation fluide, veuillez suivre ces étapes pour créer un fichier bien structuré et conforme aux exigences du système.

Lorsque vous nommez les colonnes, chaque en-tête représente une propriété de données différente. Celle-ci sera associée à la propriété appropriée. TaxDome Propriété lors de l'importation. Certaines colonnes seront associées à des comptes, d'autres à des contacts. Voici quelques règles générales à suivre pour une importation fluide :

Chaque ligne ne doit inclure qu'un seul contact .
Pour vous assurer que des comptes sont créés lors du transfert de vos données, vérifiez s'il existe une colonne Nom du compte .
Si vous prévoyez d'ajouter des colonnes pour des champs personnalisés, faites attention au format des données. Différents types de champs personnalisés prendre en charge différents personnages :
- Divisez les options avec une virgule ou un point-virgule ("," ou ";") pour les champs personnalisés à sélection multiple.
- Les dates doivent être renseignées au format correspondant :

Passons maintenant en revue les colonnes courantes utilisées dans CSV pour l’importation.

Champs de compte/champs personnalisés (colonnes AJ)

N'oubliez pas que ces informations doivent faire référence à l'entité commerciale pour laquelle vous travaillez. Étant donné qu'un même compte peut être associé à plusieurs contacts, votre feuille de calcul pourrait comporter plusieurs lignes pour différents contacts liés au même compte.

Colonne A | Nom du compte : Nom d'une société ou d'une fiducie (compte non personnel) ou nom d'une personne ou d'une famille (compte personnel). Pour les conjoints, il est conseillé d'utiliser deux noms et un nom de famille.
Colonne B | Étiquettes de compte : Étiquette(s) que vous pouvez appliquer pour regrouper des comptes. Si vous souhaitez en appliquer plusieurs, veillez à les séparer par des virgules.
Colonne C | Type de compte : Particulier ou Entreprise.
Colonne D | Membres de l'équipe : Membres de l'équipe que vous souhaitez attribuer automatiquement au compte lors de l'importation. Saisissez le nom exact tel que créé dans le portail web, en séparant les noms par des virgules s'il y en a plusieurs.
Colonnes EG | Nom du rôle du compte (par exemple, Préparateur de déclarations de revenus, Réviseur) : saisissez le nom exact du rôle du compte tel que créé dans le portail Web. Indiquez les membres de l'équipe affectés à ce rôle, en les séparant par des virgules s'il y en a plusieurs. Utilisez une colonne distincte pour chaque rôle supplémentaire (par exemple, la colonne G pour Responsable).
Colonnes HJ | Champs personnalisés : Champs supplémentaires pour les comptes créés lors de l'importation. Ceux-ci peuvent inclure des informations importantes que vous souhaitez ajouter à vos comptes, comme le statut fiscal et le numéro de sécurité sociale. SIRET ou Ville. N'hésitez pas à ajouter autant de champs que nécessaire en créant des colonnes supplémentaires.

Champs de contact/champs personnalisés (colonnes KV)

Ceux-ci doivent faire référence aux personnes avec lesquelles vous interagissez : conjoints, employés de l’entreprise, etc.

Colonne K | Nom du contact : Ici, nous spécifions le prénom et le nom du contact.
Colonne L | Prénom
Colonne M | Nom de famille
Colonne N | E-mail : Fournir un e-mail L'adresse est essentielle pour tous les contacts qui doivent avoir accès au portail.
Colonne O | Numéro de téléphone. Cette information est particulièrement utile pour un contact lorsque vous utilisez la fonction SMS .
Colonne P | Rue et adresse
Colonne Q | Champs personnalisés : Champs supplémentaires pour les contacts qui seront créés lors de l'importation. Ceux-ci peuvent inclure des informations importantes à ajouter à votre contact, comme sa date de naissance ou son heure d'appel . N'hésitez pas à ajouter autant de champs que nécessaire en créant des colonnes supplémentaires.
Colonne R | Étiquettes de contact : Étiquettes que vous pouvez appliquer pour regrouper vos contacts. Si vous souhaitez en appliquer plusieurs, veillez à les séparer par des virgules.

Scénarios d'importation courants

Selon le type de clients, vous devrez peut-être créer différents types de comptes, comme ceux d'un couple marié déclarant séparément. Voici quelques situations courantes pour vous aider à remplir correctement les lignes de la feuille de calcul.

Importer plusieurs entreprises appartenant à la même entreprise patron
Importer des conjoints/partenaires commerciaux
Importer des contacts vers deux comptes simultanément
Importer uniquement les contacts

Importer plusieurs entreprises appartenant à la même entreprise patron

Pour cela, vous devez disposer de différents comptes liés à la même personne. Créez une ligne pour chaque compte, puis saisissez les mêmes coordonnées pour chaque compte dans les colonnes appropriées.

Dans l'exemple de feuille de calcul ci-dessous, un contact pour Brian Ross est ajouté à TaxDome Après l'importation, cinq comptes différents sont créés, chacun lié aux coordonnées de Brian Ross. Brian Ross peut alors se connecter à TaxDome en utilisant e-mail @example.com et en basculant entre les comptes.

Importer des conjoints/partenaires commerciaux

Pour cela, vous devez avoir plusieurs contacts liés au même compte . Utilisez une ligne pour chaque contact, puis saisissez le même nom de compte pour chaque personne dans la colonne appropriée.

Dans l'exemple de feuille de calcul ci-dessous, trois comptes seront créés : deux pour la famille et un pour l'entreprise. Le compte Simpsons sera associé à deux contacts de conjoints, le compte Flansers à quatre contacts (conjoints et enfants), et le compte entreprise Americal Wheels à trois contacts (employés de cette entité).

Importer des contacts vers deux comptes simultanément

Vous pouvez associer un contact à deux comptes ou plus dans la feuille de calcul. Par exemple, pour les enfants qui ont besoin de leur propre compte, mais qui doivent néanmoins être associés au compte familial, copiez la ligne du contact, puis modifiez le nom du compte tout en conservant les coordonnées.

Dans l'exemple ci-dessous, Bart et Lisa Simpson seront liés au compte Les Simpson et, en même temps, seront liés à leurs propres comptes.

Importer uniquement les contacts

Si vous n'avez pas besoin que vos contacts soient liés à des comptes (par exemple, vous transférez les informations sur vos prospects), laissez la ligne dans la colonne Nom du compte vide.

Sauvegarder la feuille de calcul au format CSV

TaxDome reconnaît uniquement les feuilles de calcul enregistrées au format CSV. Veuillez vous assurer que le fichier CSV est encodé en UTF-8 et ne dépasse pas 300 Ko.

Dans la barre de menu de votre feuille de calcul, accédez à Fichier, puis sélectionnez Sauvegarder au format CSV ou Télécharger au format CSV (le libellé peut varier en fonction du programme que vous utilisez).

Microsoft Excel : dans le champ Type de sauvegarde , sélectionnez CSV (délimité par des virgules) . Dans le menu déroulant Outils , sélectionnez Options Web. Ouvrez l'onglet Encodage . Dans le menu déroulant Sauvegarder ce document sous, sélectionnez Unicode (UTF-8) , puis cliquez sur OK .

Maintenant que vous avez enregistré votre feuille de calcul sous forme de fichier CSV et que vous avez vérifié qu'elle est codée en UTF-8, vous êtes prêt à importer vos contacts dans TaxDome .