How tags, folder templates, and custom fields can streamline your workflow

Before importing your client list into TaxDome, it’s essential to understand how tags, folder templates and custom fields can help you stay organized and optimize your workflow. Setting these up beforehand will ensure that your data is structured efficiently from the start.

Mots clés : Organisez vos clients pour mieux workflow

Tags are a powerful way to categorize and filter your client list. While many users fully grasp their importance only after setting up workflows and pipelines, adding tags during the CSV import can save time and effort later.

Les tags vous aident à segmenter vos clients pour une gestion plus facile et automatisation . Certains cas d’utilisation courants incluent :

• Formulaires et services fiscaux : catégorisez les clients en fonction des services dont ils ont besoin.

• Statut du client : Étiquetez les clients comme nouveaux ou de retour pour un meilleur suivi.

• Niveaux VIP : Attribuer tags comme l'or, l'argent ou le bronze pour prioriser la gestion des clients.

• Mode de paiement : Identifiez les clients qui paient en utilisant différents modes (carte de crédit, virement bancaire, etc.).

• Localisation : Triez les clients en fonction de leur situation géographique pour une communication ciblée.

  

Dans TaxDome , vous pouvez utiliser tags dans tout le système. Voici quelques exemples courants :

• Pipelines : Utilisation tags pour déplacer les clients workflow étapes automatiquement.

• E-mails en masse : filtrer les clients par tags pour envoyer des emails ciblés.

• Filtrer par type : Trouvez facilement des groupes spécifiques de clients pour leur ajouter des services, communiquer, réaffecter les membres de l'équipe qui en sont responsables, etc.

• Rechercher des documents : localisez facilement les documents importants en fonction des éléments attribués tags .

Though you can always add tags later, it’s a good idea to start establishing your tagging system before import. This way, you can add a column for tags to your CSV file so that they are automatically created and applied during the import process.

Modèles de dossiers : structurer les documents clients

Avant d'importer vos clients, il est essentiel de mettre en place une structure de dossiers qui correspond à celle de votre entreprise. workflow Cela garantit que les documents sont stockés de manière logique et facilement accessibles dès le début.

Par défaut, la structure de dossiers suivante est sélectionnée pour tous vos clients :

• Documents téléchargés par le client : dossier dédié où les clients peuvent télécharger des documents. Tous les téléchargements demandés apparaîtront ici.

• Documents de l'entreprise partagés avec les clients : un dossier partagé pour les documents envoyés aux clients, tels que les demandes de signature électronique ou les déclarations de revenus finalisées.

• Privé : Un dossier interne visible uniquement par votre entreprise, parfait pour les documents de travail, les brouillons ou les informations sensibles.

The folder structure is defined by folder templates . The best practice is to edit the Default Tax Years folder template to your liking or create a new one before you import your client base. Here are some advice:

• Inclure un dossier privé nommé Importé : cela garantit que les documents importés en masse conservent leur structure de dossier d'origine.

• Envisagez d'avoir différents modèles de dossiers pour différents types de clients (c'est-à-dire ceux chargés de la comptabilité et de la préparation des déclarations de revenus).

Une fois votre ou vos modèles de dossier préparés, vous pouvez les sélectionner dans le portail directement lors de l'importation et gagner du temps (pas de soucis, les modèles de dossier peuvent être appliqués à tout moment ultérieurement).

Champs personnalisés : capturer les informations client

Custom fields allow you to store additional client-specific details beyond the standard information fields. Before importing your client list, decide what extra data you need to track. 

TaxDome Permet différents champs personnalisés pour les comptes (données professionnelles) et les contacts (données personnelles). Une fois ajoutés et renseignés, les champs personnalisés peuvent être utilisés dans tout le système (en PDF factures, en e-mail modèles pour l'envoi d'e-mails personnalisés en masse, etc.).

Exemples de champs personnalisés utiles :

• Nom du conjoint – Important pour les déclarations de revenus conjointes.

• Méthode de contact préférée – Courriel, téléphone ou en personne.

• Type d’entreprise – Entrepreneur individuel, LLC, société, etc.

• Date de fin d’année – Utile pour les clients professionnels.

By setting up custom fields in advance, you ensure that your imported client data is complete and ready for use. If you know for sure that you want to transfer some client-related data to TaxDome, make sure to add a column for each field to your CSV file . This way, they are automatically created and filled in during the import process. However, you can always add additional CRM data in bulk later .