Avant l'importation : explorer tags , champs personnalisés et modèles de dossiers

Avant d'importer votre liste de clients dans TaxDome Il est essentiel de comprendre comment tags , les modèles de dossiers et les champs personnalisés peuvent vous aider à rester organisé et à optimiser votre organisation. workflow Configurer ces éléments au préalable garantira que vos données sont structurées efficacement dès le départ.

Mots clés : Organisez vos clients pour mieux workflow

Les tags constituent un moyen efficace de catégoriser et de filtrer votre liste de clients. Cependant, de nombreux utilisateurs ne saisissent pleinement leur importance qu'après avoir mis en place des flux de travail et pipelines , en ajoutant tags L'importation de fichiers CSV lors de cette opération peut permettre de gagner du temps et d'économiser des efforts par la suite.

Les tags vous aident à segmenter vos clients pour une gestion plus facile et automatisation . Certains cas d’utilisation courants incluent :

• Formulaires et services fiscaux : catégorisez les clients en fonction des services dont ils ont besoin.

• Statut du client : Étiquetez les clients comme nouveaux ou de retour pour un meilleur suivi.

• Niveaux VIP : Attribuer tags comme l'or, l'argent ou le bronze pour prioriser la gestion des clients.

• Mode de paiement : Identifiez les clients qui paient en utilisant différents modes (carte de crédit, virement bancaire, etc.).

• Localisation : Triez les clients en fonction de leur situation géographique pour une communication ciblée.

  

Dans TaxDome , vous pouvez utiliser tags dans tout le système. Voici quelques exemples courants :

• Pipelines : Utilisation tags pour déplacer les clients workflow étapes automatiquement.

• E-mails en masse : filtrer les clients par tags pour envoyer des emails ciblés.

• Filtrer par type : Trouvez facilement des groupes spécifiques de clients pour leur ajouter des services, communiquer, réaffecter les membres de l'équipe qui en sont responsables, etc.

• Rechercher des documents : localisez facilement les documents importants en fonction des éléments attribués tags .

Vous pouvez toujours ajouter tags Par la suite, il est judicieux de commencer à mettre en place votre système d'étiquetage avant l'importation. De cette façon, vous pouvez ajouter une colonne pour tags à votre fichier CSV afin qu'ils soient automatiquement créés et appliqués lors du processus d'importation.

Champs personnalisés : capturer les informations client

Les champs personnalisés vous permettent de stocker des informations supplémentaires spécifiques à chaque client, en plus des champs d'information standard. Avant d'importer votre liste de clients, déterminez les données supplémentaires que vous devez suivre. 

TaxDome Permet différents champs personnalisés pour les comptes (données professionnelles) et les contacts (données personnelles). Une fois ajoutés et renseignés, les champs personnalisés peuvent être utilisés dans tout le système (en PDF factures, en e-mail modèles pour l'envoi d'e-mails personnalisés en masse, etc.).

Exemples de champs personnalisés utiles :

• Nom du conjoint – Important pour les déclarations de revenus conjointes.

• Méthode de contact préférée – Courriel, téléphone ou en personne.

• Type d’entreprise – Entrepreneur individuel, LLC, société, etc.

• Date de fin d’année – Utile pour les clients professionnels.

En configurant les champs personnalisés à l'avance, vous vous assurez que vos données client importées sont complètes et prêtes à l'emploi. Si vous savez avec certitude que vous souhaitez transférer certaines données relatives aux clients vers TaxDome Veillez à ajouter une colonne pour chaque champ à votre fichier CSV . Ainsi, elles seront automatiquement créées et renseignées lors de l'importation. Vous pouvez toutefois en ajouter d'autres ultérieurement. CRM données en masse ultérieurement .

Modèles de dossiers : structurer les documents clients

Avant d'importer vos clients, il est essentiel de mettre en place une structure de dossiers qui correspond à celle de votre entreprise. workflow Cela garantit que les documents sont stockés de manière logique et facilement accessibles dès le début.

Par défaut, la structure de dossiers suivante est sélectionnée pour tous vos clients :

• Documents téléchargés par le client : dossier dédié où les clients peuvent télécharger des documents. Tous les téléchargements demandés apparaîtront ici.

• Documents de l'entreprise partagés avec les clients : un dossier partagé pour les documents envoyés aux clients, tels que les demandes de signature électronique ou les déclarations de revenus finalisées.

• Privé : Un dossier interne visible uniquement par votre entreprise, parfait pour les documents de travail, les brouillons ou les informations sensibles.

La structure des dossiers est définie par des modèles de dossiers . cabinet Il s'agit de modifier le modèle de dossier « Années fiscales par défaut » selon vos préférences ou d'en créer un nouveau avant d'importer votre base de clients. Voici quelques conseils :

• Inclure un dossier privé nommé Importé : cela garantit que les documents importés en masse conservent leur structure de dossier d'origine.

• Envisagez d'avoir différents modèles de dossiers pour différents types de clients (c'est-à-dire ceux chargés de la comptabilité et de la préparation des déclarations de revenus).

Une fois votre ou vos modèles de dossier préparés, vous pouvez les sélectionner dans le portail directement lors de l'importation et gagner du temps (pas de soucis, les modèles de dossier peuvent être appliqués à tout moment ultérieurement).