Importer ( Basique ): Pourquoi s'en soucier tags , modèles de dossiers et champs personnalisés

Avant d'importer votre liste de clients dans TaxDome , il est essentiel de comprendre comment tags , les modèles de dossiers et les champs personnalisés peuvent vous aider à rester organisé et à rationaliser votre workflow . La configuration préalable de ces éléments garantira que vos données seront structurées efficacement dès le départ.

Mots clés : Organisez vos clients pour mieux workflow

Les tags sont un moyen efficace de catégoriser et de filtrer votre liste de clients. Bien que de nombreux utilisateurs ne comprennent pleinement leur importance qu'après avoir configuré des workflows et pipelines , ajoutant tags lors de l'importation CSV, vous pouvez gagner du temps et des efforts plus tard.

Les tags vous aident à segmenter vos clients pour une gestion plus facile et automatisation . Certains cas d’utilisation courants incluent :

Formulaires et services fiscaux : catégorisez les clients en fonction des services dont ils ont besoin.
Statut du client : Étiquetez les clients comme nouveaux ou de retour pour un meilleur suivi.
Niveaux VIP : Attribuer tags comme l'or , l'argent ou le bronze pour prioriser la gestion des clients.
Mode de paiement : Identifiez les clients qui paient en utilisant différents modes (carte de crédit, virement bancaire, etc.).
Localisation : Triez les clients en fonction de leur situation géographique pour une communication ciblée.

Dans TaxDome , vous pouvez utiliser tags dans tout le système. Voici quelques exemples courants :

Pipelines : Utilisation tags pour déplacer les clients workflow étapes automatiquement.
E-mails en masse : filtrer les clients par tags pour envoyer des emails ciblés.
Filtrez par type. Trouvez facilement des groupes de clients spécifiques pour leur ajouter des services, communiquer, réaffecter les membres de l'équipe qui en sont responsables, etc.
Rechercher des documents : localisez facilement les documents importants en fonction des éléments attribués tags .

Bien que vous puissiez toujours ajouter tags Il est conseillé de commencer à définir votre système de balisage avant l'importation. Vous pourrez ainsi ajouter une colonne pour tags dans votre fichier CSV afin qu'ils soient automatiquement créés et appliqués lors du processus d'importation.

Modèles de dossiers : structurer les documents clients

Avant d'importer vos clients, il est essentiel de mettre en place une structure de dossiers qui correspond à celle de votre entreprise. workflow Cela garantit que les documents sont stockés de manière logique et facilement accessibles dès le début.

Par défaut, la structure de dossiers suivante est sélectionnée pour tous vos clients :

Documents téléchargés par le client : dossier dédié où les clients peuvent télécharger des documents. Tous les téléchargements demandés apparaîtront ici.
Documents de l'entreprise partagés avec les clients : un dossier partagé pour les documents envoyés aux clients, tels que les demandes de signature électronique ou les déclarations de revenus finalisées.
Privé : Un dossier interne visible uniquement par votre entreprise, parfait pour les documents de travail, les brouillons ou les informations sensibles.

La structure des dossiers est définie par des modèles de dossiers . Le meilleur cabinet Modifiez le modèle de dossier « Années fiscales par défaut » à votre convenance ou créez-en un nouveau avant d'importer votre base de données clients. Voici quelques conseils :

Inclure un dossier privé nommé Importé : cela garantit que les documents importés en masse conservent leur structure de dossier d'origine.
Envisagez d'avoir différents modèles de dossiers pour différents types de clients (c'est-à-dire ceux chargés de la comptabilité et de la préparation des déclarations de revenus).

Une fois votre ou vos modèles de dossier préparés, vous pouvez les sélectionner dans le portail directement lors de l'importation et gagner du temps (pas de soucis, les modèles de dossier peuvent être appliqués à tout moment ultérieurement).

Champs personnalisés : capturer les informations client

Les champs personnalisés vous permettent de stocker des informations supplémentaires spécifiques à vos clients, en plus des champs d'information standard. Avant d'importer votre liste de clients, déterminez les données supplémentaires à suivre.

TaxDome Permet différents champs personnalisés pour les comptes (données professionnelles) et les contacts (données personnelles). Une fois ajoutés et renseignés, les champs personnalisés peuvent être utilisés dans tout le système (en PDF factures, en e-mail modèles pour l'envoi d'e-mails personnalisés en masse, etc.).

Exemples de champs personnalisés utiles :

Nom du conjoint – Important pour les déclarations de revenus conjointes.
Méthode de contact préférée – Courriel, téléphone ou en personne.
Type d’entreprise – Entrepreneur individuel, LLC, société, etc.
Date de fin d’année – Utile pour les clients professionnels.

En configurant des champs personnalisés à l'avance, vous vous assurez que vos données client importées sont complètes et prêtes à être utilisées. Si vous êtes certain de vouloir transférer des données client vers TaxDome Assurez-vous d'ajouter une colonne pour chaque champ de votre fichier CSV . Ainsi, ils seront automatiquement créés et renseignés lors de l'importation. Vous pouvez toutefois en ajouter d'autres. CRM données en masse plus tard .