CRM ( Basique ): Importer un fichier CSV avec le contribuable et son conjoint sur une seule ligne

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Lorsque vous exportez les données de vos clients à partir d'un autre logiciel, vous pouvez voir des cas où un contribuable et son conjoint, ainsi que toutes leurs informations personnelles, se trouvent sur la même ligne de la feuille de calcul du fichier CSV. Ne perdez pas de temps à copier et coller des données entre les lignes. Exécutez plutôt l'outil d'importation deux fois. C'est bien plus rapide. 

Voici comment:

Étape 1. Exportez vos données client vers un fichier CSV

Lors de l'importation de vos données, n'oubliez pas qu'il existe une différence entre les comptes et les contacts. Les comptes sont les entités pour lesquelles vous travaillez et facturez, qu'il s'agisse d'une entreprise (compte non personnel) ou d'un particulier (compte personnel). Les contacts sont les personnes réelles avec lesquelles vous interagissez : leur prénom, leur nom et leurs informations personnelles, telles qu'une adresse e-mail, auxquelles ils devront se connecter. TaxDome . Сhaque compte sur TaxDome aura un ou plusieurs contacts (ou utilisateurs du compte) qui lui seront liés.

Pour obtenir des instructions détaillées sur l'exportation de vos données clients à partir de certains des logiciels fiscaux les plus fréquemment utilisés, cliquez ici .

Avec un couple marié qui dépose conjointement et qui a tous deux besoin d'un accès au portail, créez un compte, puis associez-y le contact de chaque conjoint. (Pour en savoir plus sur la configuration de différents types de comptes, cliquez ici .)

Voici à quoi pourrait ressembler un fichier CSV avec les deux conjoints sur une seule ligne :

Étape 2. Importez les contacts des contribuables du fichier CSV vers TaxDome

Une fois que vous avez exporté vos données client vers un fichier CSV, vous êtes prêt à importer vos données de contact dans TaxDome . Ici, vous importez d’abord les contacts du contribuable, puis vous importez les contacts du conjoint séparément.

Suivez ces étapes pour importer les contacts du contribuable :

1. Téléchargez le fichier CSV

Accédez à Clients > Comptes et cliquez sur Importer (vous pouvez également accéder au bouton Importer depuis l'onglet Contacts ).

Glissez-déposez le fichier CSV ou cliquez sur Parcourir pour le localiser sur votre bureau et le télécharger de cette façon.

2. Créez des comptes, tag eux et ajouter un accès au portail

Tout d’abord, créez des comptes familiaux pour tous les conjoints.

Mapper le nom du compte : sélectionnez le nom d'en-tête de colonne dans votre feuille de calcul qui correspond au nom du compte sur TaxDome . Si le nom de l'en-tête de colonne est Nom du compte sur votre feuille de calcul, il est automatiquement mappé au TaxDome Champ Nom du compte car ils portent le même nom. 

Appliquer tags : si vous devez appliquer tags aux comptes importés, faites défiler jusqu'à la colonne CSV tags de compte (si vous avez une telle colonne dans votre feuille de calcul) et sélectionnez le champ Synchroniser dans la liste déroulante Action , puis choisissez Balises dans la colonne TaxDome .

Contacts liés : décidez si chaque contribuable doit avoir accès au portail, recevoir des notifications et avoir son e-mail synchronisé. En savoir plus sur l'accès au portail .

3. Importez les contacts des contribuables : mappez les colonnes vers TaxDome

Importez les contacts du contribuable, puis effectuez les contacts du conjoint séparément.

Associez les coordonnées de chaque contribuable au champ TaxDome correspondant en choisissant Synchroniser le champ dans le menu déroulant Action . Sélectionnez la propriété correspondante dans le menu déroulant TaxDome : par exemple, Prénom, Téléphone, E-mail et Ville . 

Ne cartographiez pas les coordonnées du conjoint ; à la place, laissez Ignorer sélectionné dans le champ Action .

Une fois le mappage terminé, cliquez sur Continuer . Cela ne démarre pas le processus d'importation. Vous avez toujours la possibilité de revenir à cette étape si vous avez commis des erreurs.

4. Examinez les résultats du mappage et terminez le processus d'importation

Les résultats de la cartographie vous montreront :

  • Les contacts qui seront créés, y compris tous leurs détails tels que les noms et e-mail adresses.
  • Les comptes qui seront créés, y compris les contacts qui y sont liés.

Si tout semble bon, cliquez sur Démarrer l'importation. Sinon, revenez en arrière et réparez tout ce dont vous avez besoin.

Vous pouvez quitter la page ; le processus continue tout seul. Une fois l'importation terminée, vous recevrez un e-mail notification. 

Vous aurez maintenant ce qui suit sur TaxDome :

  • Tous vos contacts contribuables.
  • Tous les comptes auxquels ces contacts contribuables sont liés.

Étape 3. Importez les contacts du conjoint du fichier CSV vers TaxDome

Vous ajoutez maintenant les contacts du conjoint à TaxDome . Cela nécessite d'exécuter l'outil d'importation une seconde fois et de sélectionner le même fichier CSV. Cependant, cette fois, mappez les coordonnées du conjoint à TaxDome , en répétant le même processus que vous avez utilisé avec les contacts des contribuables.

1. Mapper le nom du compte : sélectionnez le nom d'en-tête de colonne dans votre feuille de calcul qui correspond à la propriété Nom du compte sur TaxDome . Vous avez déjà créé ces comptes et aucun nouveau ne sera créé. Vous relierez simplement les contacts du conjoint à leurs comptes et leur donnerez accès au portail.

2. Contacts liés : décidez si chaque conjoint doit avoir accès au portail, recevoir des notifications et avoir son e-mail synchronisé afin que vous puissiez voir tous leurs TaxDome e-mail . 

3. Importez les contacts du conjoint : associez les coordonnées de chaque conjoint au TaxDome correspondant champ, en choisissant Synchroniser le champ dans le menu déroulant Action . Sélectionnez le TaxDome champ dans le menu déroulant : par exemple, Prénom, Téléphone, E-mail et Ville. Ne mappez pas les coordonnées des contribuables ; laissez Ignorer sélectionné dans le champ Action .

4. Vérifiez les résultats du mappage et terminez le processus d'importation comme vous l'avez fait auparavant.

Désormais, les contacts du contribuable et de son conjoint sont liés à leurs comptes familiaux partagés :

👋 Nous pouvons vous aider ! Si vous rencontrez des difficultés pendant le processus d'importation, notre équipe sera toujours ravie de vous aider ! Pour demander de l'aide pour une importation, remplissez le formulaire d'assistance à l'importation TaxDome .

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