Obtenez des documents de vos clients de paie

Rassembler des documents est une routine que vous répétez avec chaque client. Dans cet article, vous trouverez un aide-mémoire avec les conseils les plus utiles pour obtenir tous les documents nécessaires à temps et les organiser en un seul endroit, quelle que soit la manière dont vous préférez le faire.

Conseil

Téléchargez ceci Liste de contrôle simple pour suivre vos progrès dans la configuration TaxDome pour la paie et gagnez du temps !

Obtenez automatiquement les informations de paie

Requesting info or docs in TaxDome automatically gives you multiple benefits: it saves time, builds proper communication with clients, prevents unnecessary delays in your workflow from doc-related issues, and creates an easily accessible document storage for your team.

Nous vous recommandons d'utiliser ces options :

• Demander des heures de paie via des messages automatisés

• Collectez les documents de paie via le lien de téléchargement

• Demander des informations aux clients de paie via questionnaires

Demander des heures de paie via des messages automatisés

Once the client uploads files into a chat thread, they will automatically be saved in the Client uploaded documents folder. Get your messages created automatically to request payroll hours in two steps:

• Create a chat template . Use shortcodes to request specific info (i.e. [LAST_WEEK] for requesting payroll hours for the last week).

• Add the message automation to your pipeline (usually to the first stage).

   Le fil de discussion est automatiquement lié au projet afin que les membres de votre équipe puissent l'ouvrir et voir la liste des documents.

  

  You can optionally add a client task to the chat template (make sure that the Automove for the stage is on), or activate the Reply to the latest thread feature to have each new message sent to the existing chat thread.

  Regardez cette vidéo pour savoir comment configurer ce processus :

Collectez les documents de paie via le lien de téléchargement

If you need to request documents, but don’t want your clients to have access to the other information included in their account, use the link to the File Requested page . 

Demander des informations aux clients de paie via questionnaires

The Organizers feature allows you to create a custom-designed set of questions to get any info, such as spreadsheets with hours worked, W-4 forms, payroll banking information, Tax Identification Numbers, employee info, etc.

Envoyer questionnaires automatiquement en deux étapes :

• Create an organizer template.

• Add a Create organizer automation to your pipeline.

  Voici quelques configurations pour votre paie cabinet :

• New clients: request business documents and company info before sending a proposal. Copy our Payroll Setup Organizer (Best Practice) organizer template from the library and edit it as needed.

• Existing clients: payroll clients send you similar documents every month. Copy our Payroll organizer template with requests for W-4 forms and the hours-worked spreadsheet.

• Tous les clients : envoyez-leur une enquête de fin d'année pour connaître leur niveau de satisfaction et recueillir leurs suggestions.

Conseil

C'est plus pratique que e-mail car tous les documents sont automatiquement enregistrés dans le dossier client par défaut.

Gérer les feuilles de temps envoyées par e-mail et les relier à projets

If you are getting timesheets and other documents from clients by email, you can organize this process, too. Just remember to open your email in TaxDome, not in your mail app. Once you get the email, you can save it to the client folder. 

Or, you can turn on the Automatically save attachments feature. This way attachments you receive via email will be autosaved to a default client folder with Client can view and edit access.

Quelle que soit l'option que vous avez sélectionnée, vous pouvez alors lier des documents à votre projets . 

Modifier TaxDome -feuilles de temps stockées depuis votre bureau

Certains de vos clients ont des feuilles de temps de paie sur leur ordinateur (par exemple, ils vous les faxent). Dans ce cas, vous pouvez facilement les transférer vers TaxDome pour un travail ultérieur. Vous pouvez rapidement télécharger sur TaxDome Documents depuis votre bureau et modifiez-les sans les transférer à nouveau. Suivez ces étapes :

• Install the TaxDome Desktop App .

• Upload files to TaxDome from File Explorer and link them to the appropriate jobs.

• Open and edit timesheets stored on TaxDome with Excel or any third-party applications you use on your computer.

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