💰 Paie : obtenez les documents de vos clients

Rassembler des documents est une routine que vous répétez avec chaque client. Dans cet article, vous trouverez un aide-mémoire avec les conseils les plus utiles pour obtenir tous les documents nécessaires à temps et les organiser en un seul endroit, quelle que soit la manière dont vous préférez le faire.

Astuce : Téléchargez cette liste de contrôle simple pour suivre vos progrès dans la configuration. TaxDome pour la Paie et gagnez du temps !

Couvert ici:

• Obtenez automatiquement les informations de paie
• Demander des heures de paie via des messages automatisés
• Collectez les documents de paie via le lien de téléchargement
• Demander des informations aux clients de paie via questionnaires
• Gérer les feuilles de temps envoyées par e-mail et les relier à projets
• Modifier TaxDome -feuilles de temps stockées depuis votre bureau

Obtenez automatiquement les informations de paie

Demander des informations ou des documents dans TaxDome vous offre automatiquement de multiples avantages : cela vous fait gagner du temps, établit une bonne communication avec les clients, évite les retards inutiles dans votre workflow des problèmes liés à la documentation et crée un stockage de documents facilement accessible pour votre équipe.

Nous vous recommandons d'utiliser ces options :

• Demander des heures de paie via des messages automatisés
• Collectez les documents de paie via le lien de téléchargement
• Demander des informations aux clients de paie via questionnaires

Demander des heures de paie via des messages automatisés

Une fois que le client télécharge des fichiers dans un fil de discussion , ils seront automatiquement enregistrés dans le dossier des documents téléchargés par le client . Créez automatiquement vos messages pour demander des heures de paie en deux étapes :

1. Create a chat template. Use shortcodes to request specific info (i.e. [LAST_WEEK] for requesting payroll hours for the last week).
2. Ajoutez l' automatisation des messages à votre pipeline (généralement au premier étape ).

 Le fil de discussion est automatiquement lié au projet afin que les membres de votre équipe puissent l'ouvrir et voir la liste des documents.

Vous pouvez éventuellement ajouter une tâche client au modèle de discussion (assurez-vous que l' option Automove pour le étape est activé), ou activez la fonction Répondre au dernier fil de discussion pour que chaque nouveau message soit envoyé au fil de discussion existant.

Regardez cette vidéo pour savoir comment configurer ce processus :

Collectez les documents de paie via le lien de téléchargement

Si vous avez besoin de demander des documents, mais que vous ne souhaitez pas que vos clients aient accès aux autres informations incluses dans leur compte, utilisez le lien vers la page Dossier demandé . 

Demander des informations aux clients de paie via questionnaires

La fonction Organisateurs vous permet de créer un ensemble de questions personnalisées pour obtenir des informations, telles que des feuilles de calcul avec les heures travaillées, des formulaires W-4, des informations bancaires sur la paie, des numéros d'identification fiscale, des informations sur les employés, etc.

Envoyer questionnaires automatiquement en deux étapes :

1. Créé un questionnaire modèle.
2. Ajoutez une automatisation de création questionnaire à votre pipeline .

Voici quelques configurations pour votre paie cabinet :

• Nouveaux clients : demandez des documents commerciaux et des informations sur l'entreprise avant d'envoyer une proposition. Copiez notre organisateur de configuration de la paie (meilleures pratiques) questionnaire modèle de la bibliothèque et modifiez-le si nécessaire.
• Clients existants : les clients de paie vous envoient des documents similaires chaque mois. Copiez notre paie questionnaire modèle avec les demandes de formulaires W-4 et la feuille de calcul des heures travaillées.
• Tous les clients : envoyez-leur une enquête de fin d'année pour connaître leur niveau de satisfaction et recueillir leurs suggestions.

Conseil! C'est plus pratique que e-mail car tous les documents sont automatiquement enregistrés dans le dossier client par défaut.

Gérer les feuilles de temps envoyées par e-mail et les relier à projets

Si vous recevez des feuilles de temps et d'autres documents de clients par e-mail , vous pouvez également organiser ce processus. N'oubliez pas d'ouvrir votre e-mail dans TaxDome , pas dans votre application de messagerie. Une fois que vous avez obtenu le e-mail , vous pouvez l'enregistrer dans le dossier client. 

Vous pouvez également activer la fonctionnalité Enregistrer automatiquement les pièces jointes . De cette façon, les pièces jointes que vous recevez via e-mail sera automatiquement enregistré dans un dossier client par défaut avec le client pouvant afficher et modifier l'accès.

Quelle que soit l'option que vous avez sélectionnée, vous pouvez alors lier des documents à votre projets . 

Modifier TaxDome -feuilles de temps stockées depuis votre bureau

Pour certains de vos clients, vous finissez par avoir des feuilles de temps de paie sur votre bureau (par exemple, ils vous les faxent). Si tel est le cas, vous pouvez facilement les transférer vers TaxDome pour la suite des travaux.

Vous pouvez rapidement télécharger vers TaxDome documents depuis votre bureau et modifiez-les sans les transférer à nouveau. Suivez ces étapes:

1. Installez le TaxDome Application de bureau.
2. Téléchargez des fichiers vers TaxDome à partir de l'Explorateur de fichiers et associez-les au fichier approprié projets .
3. Ouvrir et modifier les feuilles de temps stockées sur TaxDome avec Excel ou toute application tierce que vous utilisez sur votre ordinateur.

Astuce : consultez le cours complet de la TaxDome Academy sur l'utilisation TaxDome pour la paie.