💰 Paie : obtenez des documents de vos clients

Rassembler les documents est une routine que vous répétez avec chaque client. Dans cet article, vous trouverez une feuille de triche avec les conseils les plus utiles sur la façon d'obtenir tous les documents nécessaires à temps et de les organiser en un seul endroit, quelle que soit la façon dont vous préférez le faire.

Conseil : téléchargez cette liste de contrôle simple pour suivre vos progrès dans la configuration TaxDome pour la Paie et gagnez du temps !

Couvert ici :

• Obtenez automatiquement les informations sur la paie
• Demander des heures de paie via des messages automatisés
• Collecter les documents de paie via le lien de téléchargement
• Demander des informations aux clients de la paie via questionnaires
• Traiter les feuilles de temps envoyées par e-mail et les lier à projets
• Modifier TaxDome -feuilles de temps stockées à partir de votre bureau

Obtenez automatiquement les informations sur la paie

Demande d'informations ou de documents dans TaxDome vous offre automatiquement de multiples avantages : il vous fait gagner du temps, établit une bonne communication avec les clients, évite les retards inutiles dans votre flux de travail en raison de problèmes liés aux documents et crée un stockage de documents facilement accessible pour votre équipe.

Nous vous recommandons d'utiliser ces options :

• Demander des heures de paie via des messages automatisés
• Collecter les documents de paie via le lien de téléchargement
• Demander des informations aux clients de la paie via questionnaires

Demander des heures de paie via des messages automatisés

Une fois que le client télécharge des fichiers dans un fil de discussion , ils seront automatiquement enregistrés dans le dossier Documents téléchargés par le client . Créez automatiquement vos messages pour demander des heures de paie en deux étapes :

1. Créez un modèle de discussion . Utilisez des codes abrégés pour demander des informations spécifiques (par exemple [LAST_WEEK] pour demander les heures de paie pour la semaine dernière).
2. Ajouter le message automatisation à votre pipeline (habituellement au premier étape ).

 Le fil de discussion est automatiquement lié au projet afin que les membres de votre équipe puissent l'ouvrir et voir la liste des documents.

Vous pouvez éventuellement ajouter une tâche client au modèle de chat (assurez-vous que le déplacement automatique pour le étape est activé), ou activez la fonction Répondre au dernier fil de discussion pour que chaque nouveau message soit envoyé au fil de discussion existant.

Regardez cette vidéo sur la configuration de ce processus :

Collecter les documents de paie via le lien de téléchargement

Si vous avez besoin de demander des documents, mais que vous ne voulez pas que vos clients aient accès aux autres informations incluses dans leur compte, utilisez le lien vers la page Fichier demandé . 

Demander des informations aux clients de la paie via questionnaires

La fonction Organisateurs vous permet de créer un ensemble de questions sur mesure pour obtenir des informations, telles que des feuilles de calcul avec les heures travaillées, des formulaires W-4, des informations bancaires sur la paie, des numéros d'identification fiscale, des informations sur les employés, etc.

Envoyer questionnaires automatiquement en deux étapes :

1. Créer un questionnaire modèle.
2. Ajouter une création questionnaire automatisation à votre pipeline.

Voici quelques configurations pour votre paie cabinet :

• Nouveaux clients : demandez des documents commerciaux et des informations sur l'entreprise avant d'envoyer un contrat. Copiez notre organisateur de configuration de la paie (meilleure pratique) questionnaire modèle de la bibliothèque et modifiez-le si nécessaire.
• Clients existants : les clients payroll vous envoient des documents similaires tous les mois. Copiez notre paie questionnaire modèle avec les demandes de formulaires W-4 et la feuille de calcul des heures travaillées.
• Tous les clients : envoyez-leur un sondage de fin d'année pour connaître leur niveau de satisfaction et recueillir leurs suggestions.

Conseil! C'est plus pratique que e-mail car tous les documents sont automatiquement enregistrés dans le dossier client par défaut.

Traiter les feuilles de temps envoyées par e-mail et les lier à projets

Si vous recevez des feuilles de temps et d'autres documents de clients par e-mail , vous pouvez également organiser ce processus. N'oubliez pas d'ouvrir votre e-mail dans TaxDome , pas dans votre application de messagerie. Une fois que vous obtenez le e-mail , vous pouvez l'enregistrer dans le dossier client. 

Ou, vous pouvez activer la fonctionnalité Enregistrer automatiquement les pièces jointes . De cette façon, les pièces jointes que vous recevez via e-mail sera enregistré automatiquement dans un dossier client par défaut avec un accès de visualisation et de modification pour le client .

Quelle que soit l'option que vous avez sélectionnée, vous pouvez ensuite lier des documents à votre projets . 

Modifier TaxDome -feuilles de temps stockées à partir de votre bureau

Pour certains de vos clients, vous finissez par avoir des feuilles de temps de paie sur votre bureau (par exemple, ils vous les faxent). Si tel est le cas, vous pouvez facilement les transférer vers TaxDome pour la suite des travaux.

Vous pouvez télécharger rapidement vers TaxDome documents depuis votre bureau et modifiez-les sans les transférer à nouveau. Suivez ces étapes:

1. Installez le TaxDome Application de bureau.
2. Télécharger des fichiers sur TaxDome à partir de l'explorateur de fichiers et liez-les au fichier approprié projets .
3. Ouvrir et modifier des feuilles de temps stockées sur TaxDome avec Excel ou toute autre application tierce que vous utilisez sur votre ordinateur.

Conseil : Consultez le TaxDome Cours complet de l'Académie sur l'utilisation TaxDome pour la Paie.