Obtenez des documents de vos clients de paie

Rassembler des documents est une routine que vous répétez avec chaque client. Dans cet article, vous trouverez un aide-mémoire avec les conseils les plus utiles pour obtenir tous les documents nécessaires à temps et les organiser en un seul endroit, quelle que soit la manière dont vous préférez le faire.

Conseil

Téléchargez ceci Liste de contrôle simple pour suivre vos progrès dans la configuration TaxDome pour la paie et gagnez du temps !

Obtenez automatiquement les informations de paie

Demande d'informations ou de documents dans TaxDome Cela vous offre automatiquement de multiples avantages : gain de temps, meilleure communication avec les clients, prévention des retards inutiles dans vos opérations. workflow Il résout les problèmes liés aux documents et crée un espace de stockage de documents facilement accessible pour votre équipe.

Nous vous recommandons d'utiliser ces options :

• Demander des heures de paie via des messages automatisés

• Collectez les documents de paie via le lien de téléchargement

• Demander des informations aux clients de paie via questionnaires

Demander des heures de paie via des messages automatisés

Une fois que le client a téléchargé des fichiers dans une conversation, ceux-ci seront automatiquement enregistrés dans le dossier « Documents téléchargés par le client » . Créez automatiquement vos messages pour demander les heures de paie en deux étapes :

• Create a chat template . Use shortcodes to request specific info (i.e. [LAST_WEEK] for requesting payroll hours for the last week).

• Ajoutez l' automatisation des messages à votre pipeline (généralement au premier étape ).

   Le fil de discussion est automatiquement lié au projet afin que les membres de votre équipe puissent l'ouvrir et voir la liste des documents.

  

  Vous pouvez ajouter une tâche client au modèle de conversation (assurez-vous que le déplacement automatique est activé pour le étape (est activé), ou activez la fonction Répondre au dernier fil de discussion pour que chaque nouveau message soit envoyé au fil de discussion existant.

  Regardez cette vidéo pour savoir comment configurer ce processus :

Collectez les documents de paie via le lien de téléchargement

Si vous devez demander des documents, mais que vous ne souhaitez pas que vos clients aient accès aux autres informations incluses dans leur compte, utilisez le lien vers la page « Fichier demandé » . 

Demander des informations aux clients de paie via questionnaires

La fonctionnalité Organisateurs vous permet de créer un ensemble de questions personnalisées pour obtenir toutes sortes d'informations, telles que des feuilles de calcul avec les heures travaillées, des formulaires W-4, des informations bancaires de paie, des numéros d'identification fiscale, des informations sur les employés, etc.

Envoyer questionnaires automatiquement en deux étapes :

• Créez un questionnaire modèle.

• Ajoutez une automatisation de création questionnaire à votre pipeline .

  Voici quelques configurations pour votre paie cabinet :

• Nouveaux clients : veuillez demander les documents commerciaux et les informations sur votre entreprise avant de nous envoyer une proposition. Consultez notre guide de configuration de la paie (bonnes pratiques). questionnaire Choisissez un modèle dans la bibliothèque et modifiez-le selon vos besoins.

• Clients existants : nos clients en gestion de paie vous envoient des documents similaires chaque mois. Copiez notre fiche de paie. questionnaire Modèle contenant les demandes de formulaires W-4 et le tableau des heures travaillées.

• Tous les clients : envoyez-leur une enquête de fin d'année pour connaître leur niveau de satisfaction et recueillir leurs suggestions.

Conseil

C'est plus pratique que e-mail car tous les documents sont automatiquement enregistrés dans le dossier client par défaut.

Gérer les feuilles de temps envoyées par e-mail et les relier à projets

Si vous recevez des feuilles de temps et d'autres documents de vos clients par e-mail Vous pouvez également organiser ce processus. N'oubliez pas d'ouvrir votre e-mail dans TaxDome , pas dans votre application de messagerie. Une fois que vous aurez reçu le e-mail Vous pouvez l'enregistrer dans le dossier client. 

Vous pouvez également activer la fonction « Enregistrer automatiquement les pièces jointes » . Ainsi, les pièces jointes que vous recevez via e-mail Le fichier sera automatiquement enregistré dans un dossier client par défaut, auquel le client pourra accéder pour le consulter et le modifier .

Quelle que soit l'option que vous avez sélectionnée, vous pouvez alors lier des documents à votre projets . 

Modifier TaxDome -feuilles de temps stockées depuis votre bureau

Certains de vos clients ont des feuilles de temps de paie sur leur ordinateur (par exemple, ils vous les faxent). Dans ce cas, vous pouvez facilement les transférer vers TaxDome pour un travail ultérieur. Vous pouvez rapidement télécharger sur TaxDome Documents depuis votre bureau et modifiez-les sans les transférer à nouveau. Suivez ces étapes :

• Installez le TaxDome Application de bureau.

• Téléverser des fichiers vers TaxDome depuis l'Explorateur de fichiers et liez-les aux fichiers appropriés projets .

• Ouvrir et modifier les feuilles de temps enregistrées sur TaxDome avec Excel ou toute autre application tierce que vous utilisez sur votre ordinateur.

Partager

Lien copié