Mettre à jour automatiquement le statut client

Laissez votre pipelines faites le travail à votre place : automatisez la mise à jour côté client projet statut à tout moment pipeline étape . 

Par exemple, si vous recevez des documents de votre client et commencez à travailler avec eux, le contact avec le client projet Le statut passera automatiquement à « En cours » . Une fois le brouillon terminé et les documents envoyés au client pour révision, le statut passera à « En cours de révision » . Ainsi, vos clients seront immédiatement informés de l'avancement du projet dès leur connexion au portail client.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Étape 1. Créer des statuts destinés aux clients

Before adding the automation , you must decide which client-facing job statuses you want to assign automatically. You may not want your clients to see updates corresponding to all stages. So, first, review the pipeline you will work with and define the statuses you want to display to clients. These could be different from the stages you have in your pipelines. For example, you can include steps like: Waiting for docs, Preparing and In review.

To edit the list of statuses, go to Templates > Firm templates from the left menu bar and select Client-facing job statuses. Review the statuses there and decide whether to edit them and their descriptions or create new statuses .

Étape 2. Ajoutez les automatisations de mise à jour du statut côté client au pipeline

It’s time to decide how the statuses will change by adding the Update client-facing status automation to pipeline stages. For each of them:

1. Décidez si le statut côté client doit être visible ou masqué
2. S'il est visible, sélectionnez le statut destiné au client que vous souhaitez afficher à ce moment-là. étape ou créer un nouveau statut
3. Modifiez la description si vous souhaitez l'adapter à ce particulier pipeline . 

Répétez l’opération pour les automatisations sur chacun étape , puis enregistrez le pipeline .

S'il y a étapes pour lequel mettre à jour le statut client automatisation n'est pas ajouté, les paramètres d'état orientés client restent les mêmes que dans la version précédente étape . Donc, en ajoutant automatisation pour chaque étape est recommandé pour éviter les erreurs. 

Note

Pour le Mettre à jour le statut client automatisation , peu importe si déplacement automatique projets est activé pour le étape . Le automatisation est déclenché automatiquement et ne nécessite aucune action de la part du client ou de l'entreprise. De plus, aucun élément n'est lié à la projet quand le automatisation est déclenché.

Étape 3. Afficher l'état côté client sur projet cartes

Pour bien comprendre quand le message affiché projet changements de statut pour un client, ajoutez-le au projet carte. 

To do so, access the pipeline settings , then toggle on the Client-facing status in the Job card fields section.

Note

Ce champ n'apparaîtra pas sur le projet carte si en contact avec le client pour un étape est caché.

Afficher et masquer l'état côté client lors du déplacement ou de l'ajout projets

Les options que vous choisissez dans le pipeline les paramètres sont ceux par défaut. Cependant, vous pouvez toujours décider :

• Si le statut orienté client doit être affiché ou masqué lors du déplacement de votre projets manuellement
• Quel client doit être attribué lors de l'ajout d'un projet manuellement

S'il y a un statut projet de mise à jour côté client automatisation créé à l'intérieur d'un sélectionné étape tu déménages projets Il s'affiche dans une fenêtre contextuelle. Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer le statut client défini dans la section automatisation .

Also, you can see the assigned status from the kanban view and show or hide the status by editing a job card on the spot. 

Note that if you automatically assign client-facing status using a job template , the template settings will be applied, and then you will be asked if you want to apply the automation.

À quoi cela ressemble pour vos clients

Une fois que le projet entre dans le étapes Les statuts des clients sont mis à jour en conséquence. Votre client verra le statut et sa description dans la section « Travaux en cours » sur la page d'accueil du portail client et dans l'application mobile.

If you want to see how exactly your client sees it, log into their account in read-only view .

Partager

Lien copié