Se déplacer projet automatiquement lorsque le document est approuvé

Vous pouvez avoir votre projets passer automatiquement au suivant étape de la pipeline une fois le document approuvé par le client. Pour rendre le automatisation la magie opère, activez la fonction Automove , puis liez votre document à un projet La même logique fonctionne si vous demandez une signature électronique et liez le document en attente de paiement. 

Étape 1. Configurer l'approbation étape et activez le déplacement automatique

Un processus parfaitement automatisé commence toujours par la sélection du bon endroit pour celui-ci dans votre workflow . Vous pouvez le faire en deux étapes :

1. Ajoutez une étape pour les documents en attente d'approbation à votre pipeline Vous n'avez pas besoin de créer d' automatisation cette fois-ci, mais vous pouvez inclure un modèle de tâche pour le membre d'équipe désigné, lui demandant de solliciter une approbation.

2. Assurez-vous que l'option « Déplacer automatiquement les tâches » est activée. étape Cette option est activée. Pour qu'elle fonctionne avec un document lié en attente d'approbation, il n'est pas nécessaire d'ajouter d'automatisations (bien que cela soit possible).

Étape 2. Demander l'approbation et lier le document à projet

Il est important non seulement d'obtenir l'approbation, mais également de la lier à la projet car c'est la seule façon de garantir la projet passera au suivant étape Une fois le document approuvé, vous pouvez procéder de deux manières :

• Depuis le portail Web

• Depuis l'application Windows

Depuis le portail Web

Téléversez le document préparé dans un dossier accessible au client . Après avoir cliqué sur Suivant au début du téléversement, activez l' option « Demander l'approbation du client » , cliquez sur le bouton « + Lier projets , puis sélectionnez un projet. projet Cliquez ensuite sur Lien . Voici plus d'informations sur la liaison de documents .

Vous pouvez également demander une approbation lors de la consultation d'un document déjà téléchargé . Et vous pouvez configurer des rappels .

Depuis l'application Windows

Lors du chargement d'un document via l'application de bureau , activez l'option « Lier au projet , puis sélectionnez le projet de la liste. 

Note

Si le document n'a pas été approuvé, mais que vous déplacez manuellement le projet à un autre étape , vous serez invité à décider quoi faire à ce sujet. (Voici quelques informations supplémentaires sur la façon de gérer les éléments inachevés lors du déplacement projets .)

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