Temps de facturation

Table des matières

Avant de commencer
Créer des factures à partir de la liste de saisie de temps
Créer des factures à partir de WIP page (Effacer WIP )
Marquer les entrées de temps comme facturées

Cet article vous guidera à travers toutes les manières d'être payé pour le temps suivi : découvrez comment émettre des factures pour toutes les saisies de temps terminées.

Avant de commencer

Avant de vous lancer dans la création de factures à partir du temps suivi, il est essentiel de comprendre les différentes approches que vous pouvez utiliser pour le suivi du temps dans TaxDome Voici deux méthodes principales :

Créer une facture à l'avance
Suivez d'abord le temps, puis créez une facture

Créer une facture à l'avance

La première option dont vous disposez est de lancer le processus en créant une facture à l’avance ou en demandant à votre client d’effectuer un prépaiement. Ensuite vous pouvez suivre ce processus :

As you or your team members work on jobs and tasks, diligently track the time spent on each of them using time tracker .
Vérifiez régulièrement le temps suivi par rapport à la facture initiale afin de vous assurer qu'il couvre bien l'ensemble du temps passé. Vous pouvez consulter à tout moment le temps non facturé de votre équipe pour chaque client dans les onglets « Factures » ou « Paiements » de son profil.

Selon la situation, vous pouvez choisir de :

Créez une facture supplémentaire si du temps supplémentaire est passé. Émettez un remboursement ou laissez-le sur le solde du client si la facture/le prépaiement initial dépasse le temps réellement passé.

Once satisfied, mark the invoice as billed to maintain accurate financial records.

Commencez par suivre le temps, puis créez une facture

Alternativement, vous préférerez peut-être suivre le temps de manière indépendante sans le lier initialement à une facture spécifique :

Une fois les tâches ou projets suivis terminés, créez une facture directement à partir du temps facturé cumulé. Vérifiez les détails de la facture pour vous assurer de son exactitude avant de la finaliser et de l'envoyer à votre client. Cette approche offre plus de flexibilité, notamment lorsque le temps passé varie selon les projets ou les clients.

Créer des factures à partir de la liste de saisie de temps

Team members with the Manage invoices access rights can bill tracked time by creating an invoice directly from time entries:

Accédez à Facturation > Saisies de temps ou à l’onglet Factures > Saisies de temps dans un compte client.

Conseil

Vous pouvez utiliser des filtres pour trouver facilement les factures appropriées. Cliquez en haut à droite de la liste des entrées de temps et sélectionnez le client, le type et le statut « Non facturé ».

2. Sélectionnez une ou plusieurs entrées de temps pour un seul client. Dans la liste des entrées de temps, sélectionnez les entrées de temps avec le client associé.

Click Create invoice at the top left. You will see the Create invoice sidebar with time entries added as line items. You can edit any of the line items if needed.
Remplissez la barre latérale Créer une facture et cliquez sur Créer .

Gardez à l'esprit:

Vous pouvez créer une facture pour plusieurs saisies de temps à la fois, mais uniquement pour un seul compte client.

La création d'une facture n'est possible que pour les saisies de temps facturables et ayant le statut Non facturé .
Une fois que vous avez créé une facture, le statut de l'entrée de temps passe de Non facturé à Facturé
The service, service date and description for the time entry are converted into the service and description for the line item. Note that you won’t see the description if it is turned off in the line items settings
Si vous créez une facture pour plusieurs saisies de temps avec le même service, tarif et description, elles seront fusionnées en une seule ligne.
La modification d'un élément de ligne dans la facture n'a pas d'impact sur la saisie du temps (par exemple, la modification du taux dans l'élément de ligne de la facture ne modifie pas le taux indiqué dans la saisie du temps)
De même, la modification d'une saisie de temps après la création d'une facture n'a pas d'impact sur la facture.
Si vous appliquez un modèle lors de la création d'une facture, les lignes du modèle seront ajoutées à celles déjà incluses dans la facture. Si le modèle ne contient aucune ligne, les lignes incluses dans la facture ne seront pas supprimées.

Conseil
Si vous ne souhaitez pas que vos clients voient tous les services utilisés pour enregistrer votre travail sur la facture et qu'ils ne voient que le montant final, après avoir sélectionné les saisies de temps et créé la facture, notez le montant total quelque part. Supprimez ensuite les lignes de la facture et ajoutez manuellement le montant total dans le champ Sous-total. Notez que les saisies de temps seront alors toujours marquées comme facturées.

Créer des factures à partir de WIP page (Effacer WIP )

The Work in Progress (WIP) page lets you view all unpaid billable time entries grouped by client account. From here, you can quickly create invoices based on them:

Accédez à Facturation > WIP dans la barre de menu de gauche et cliquez sur Créer une facture pour un client.
Sélectionnez les entrées de temps facturables non payées pour ce client qui doivent être facturées, puis cliquez sur Continuer pour facturer .

3. On the Create Invoice sidebar time entries will be added as line items. You can edit any of the line items if needed.

Remplissez la barre latérale Créer une facture et cliquez sur Créer .

Gardez à l'esprit:

Une fois que vous avez créé une facture, le statut de l'entrée de temps passe de Non facturé à Facturé et ces entrées de temps seront supprimées de la page WIP
The service, service date and description for the time entry are converted into the service, service date and description for the line item. Note that you won’t see the description if it is turned off in the line items settings
Si vous créez une facture pour plusieurs saisies de temps avec le même service, tarif et description, elles seront fusionnées en une seule ligne.
La modification d'un élément de ligne dans la facture n'a pas d'impact sur la saisie du temps (par exemple, la modification du taux dans l'élément de ligne de la facture ne modifie pas le taux indiqué dans la saisie du temps)
De même, la modification d'une saisie de temps après la création d'une facture n'a pas d'impact sur la facture.
Si vous appliquez un modèle lors de la création d'une facture, les lignes du modèle seront ajoutées à celles déjà incluses dans la facture. Si le modèle ne contient aucune ligne, les lignes incluses dans la facture ne seront pas supprimées.

Marquer les entrées de temps comme facturées

Lorsque votre client vous paie à l'avance ou en espèces, vous souhaiterez peut-être marquer certaines entrées de temps comme facturées :

Accédez à Facturation > Saisies de temps ou à l’onglet Factures > Saisies de temps dans un compte client.

2. Sélectionnez une ou plusieurs entrées de temps pour vos clients et cliquez sur « Marquer comme déjà facturé » en haut à gauche. Cliquez sur « Marquer comme facturé » dans la fenêtre de confirmation.

Les factures seront marquées comme facturées et supprimées du WIP liste. Vous ne pourrez plus leur facturer.