Entrées de temps ( Basique ) : Temps de facturation

Cet article vous guidera à travers toutes les manières d'être payé pour le temps suivi : découvrez comment émettre des factures pour toutes les saisies de temps terminées.

Avant de commencer

Avant de vous lancer dans la création de factures à partir du temps suivi, il est essentiel de comprendre les différentes approches que vous pouvez utiliser pour le suivi du temps au sein de votre entreprise. TaxDome . Voici deux méthodes principales :

• Créer une facture à l'avance
• Suivez d'abord le temps, puis créez une facture

Créer une facture à l'avance

La première option dont vous disposez est de lancer le processus en créant une facture à l’avance ou en demandant à votre client d’effectuer un prépaiement. Ensuite vous pouvez suivre ce processus :

1. Pendant que vous ou les membres de votre équipe travaillez sur projets et les tâches, suivez avec diligence le temps passé sur chacune d'elles à l'aide du suivi du temps . 

2. Examinez périodiquement le temps suivi par rapport à la facture initiale pour vous assurer qu'il couvre adéquatement tout le temps passé. Vous pouvez toujours voir le temps non facturé de votre équipe pour chaque client dans les onglets Factures ou Paiement de leur profil.

3. Selon la situation, vous pouvez choisir de :

• Créez une facture supplémentaire si du temps supplémentaire est passé
• Effectuez un remboursement ou laissez-le sur le solde du client si la facture/paiement initial dépasse le temps réel passé.

4. Une fois satisfait, marquez la facture comme facturée pour conserver des dossiers financiers précis.

Commencez par suivre le temps, puis créez une facture

1. Après avoir terminé les tâches ou les projets suivis, créez une facture directement à partir du temps facturé accumulé.
2. Vérifiez les détails de la facture pour garantir leur exactitude avant de la finaliser et de l'envoyer à votre client.

Créer des factures à partir de la liste de saisie de temps

Les membres de l'équipe disposant des droits d'accès Gérer les factures peuvent facturer le temps suivi en créant une facture directement à partir des saisies de temps :

1. Accédez à Facturation > Saisies de temps ou à l’onglet Factures > Saisies de temps dans un compte client. 

Conseil! vous pouvez utiliser des filtres pour faciliter la recherche des factures appropriées. Cliquez sur Filtrer en haut à droite de la liste des entrées de temps et sélectionnez le client, le type Facturable et le statut Non facturé . 

2. Sélectionnez une ou plusieurs entrées de temps pour un seul client. Dans la liste des entrées de temps, sélectionnez les entrées de temps avec le client associé.   

3. Cliquez sur Créer une facture en haut à gauche. Vous verrez la barre latérale Créer une facture avec les entrées de temps ajoutées en tant qu'éléments de ligne. Vous pouvez modifier n'importe lequel des éléments de ligne si nécessaire.

4. Remplissez la barre latérale Créer une facture et cliquez sur Créer .

Gardez à l'esprit:

• Vous pouvez créer une facture pour plusieurs saisies de temps à la fois, mais uniquement pour un seul compte client.
• La création d'une facture n'est possible que pour les saisies de temps facturables et ayant le statut Non facturé .
• Une fois que vous créez une facture, le statut de la saisie des heures passe de Non facturé à Facturé.
• Le service et la description de la saisie du temps sont convertis en service et description du poste individuel. Notez que vous ne verrez pas la description si elle est désactivée dans les paramètres des éléments de campagne.
• Si vous créez une facture pour plusieurs saisies de temps avec le même service, tarif et description, elles seront fusionnées en une seule ligne.
• La modification d'un élément de ligne dans la facture n'a pas d'impact sur la saisie du temps (par exemple, la modification du taux dans le élément de ligne de la facture ne modifie pas le taux indiqué dans la saisie du temps)
• De même, la modification d'une saisie de temps après la création d'une facture n'a pas d'impact sur la facture.
• Si vous appliquez un modèle lors de la création d'une facture, les éléments de ligne du modèle seront ajoutés à ceux déjà inclus dans la facture. S'il n'y a aucun élément de ligne dans le modèle, les éléments de ligne inclus dans la facture ne seront pas effacés.

Astuce ! Si vous ne souhaitez pas que vos clients voient tous les services que vous avez utilisés pour enregistrer votre travail dans la facture et que vous souhaitez qu'ils ne voient que le montant final, après avoir sélectionné les entrées de temps et créé la facture, notez le montant total quelque part. Ensuite, supprimez les éléments de ligne dans la facture et ajoutez manuellement le montant total au champ Sous-total . Notez que cela marquera toujours les entrées de temps comme Facturées .

Créer des factures à partir de WIP page (Effacer WIP )

La page Travaux en cours ( WIP ) vous permet d'afficher toutes les entrées de temps facturables non payées regroupées par compte client. À partir de là, vous pouvez rapidement créer des factures basées sur celles-ci :

1. Accédez à Facturation > WIP dans la barre de menu de gauche et cliquez sur Créer une facture pour un client.

2. Sélectionnez les entrées de temps facturables impayés pour ce client qui doivent être facturées, puis cliquez sur Continuer à facturer .

3. Dans la barre latérale Créer une facture, les entrées de temps seront ajoutées en tant qu'éléments de ligne. Vous pouvez modifier n'importe lequel des éléments de campagne si nécessaire.

4. Remplissez la barre latérale Créer une facture et cliquez sur Créer .

Gardez à l'esprit:

• Une fois que vous créez une facture, le statut de l'entrée de temps passe de Non facturé à Facturé et ces entrées de temps seront supprimées de la page WIP
• Le service et la description de la saisie du temps sont convertis en service et description du poste individuel. Notez que vous ne verrez pas la description si elle est désactivée dans les paramètres des éléments de campagne.
• Si vous créez une facture pour plusieurs saisies de temps avec le même service, tarif et description, elles seront fusionnées en une seule ligne.
• La modification d'un élément de ligne dans la facture n'a pas d'impact sur la saisie du temps (par exemple, la modification du taux dans le élément de ligne de la facture ne modifie pas le taux indiqué dans la saisie du temps)
• De même, la modification d'une saisie de temps après la création d'une facture n'a pas d'impact sur la facture.
• Si vous appliquez un modèle lors de la création d'une facture, les éléments de ligne du modèle seront ajoutés à ceux déjà inclus dans la facture. S'il n'y a aucun élément de ligne dans le modèle, les éléments de ligne inclus dans la facture ne seront pas effacés.

Marquer les entrées de temps comme facturées