Temps de facturation

Cet article vous guidera à travers toutes les manières d'être payé pour le temps suivi : découvrez comment émettre des factures pour toutes les saisies de temps terminées.

Avant de commencer

Avant de vous lancer dans la création de factures à partir du temps suivi, il est essentiel de comprendre les différentes approches que vous pouvez utiliser pour le suivi du temps dans TaxDome Voici deux méthodes principales :

• Créer une facture à l'avance

• Suivez d'abord le temps, puis créez une facture

Créer une facture à l'avance

La première option dont vous disposez est de lancer le processus en créant une facture à l’avance ou en demandant à votre client d’effectuer un prépaiement. Ensuite vous pouvez suivre ce processus :

1. Pendant que vous ou les membres de votre équipe travaillez sur projets et tâches, suivez scrupuleusement le temps passé sur chacune d'elles à l'aide d' un outil de suivi du temps . 

2. Vérifiez régulièrement le temps suivi par rapport à la facture initiale afin de vous assurer qu'il couvre bien l'ensemble du temps passé. Vous pouvez consulter à tout moment le temps non facturé de votre équipe pour chaque client dans les onglets « Factures » ou « Paiements » de son profil.

3. Selon la situation, vous pouvez choisir de :

Créez une facture supplémentaire si du temps supplémentaire est passé. Émettez un remboursement ou laissez-le sur le solde du client si la facture/le prépaiement initial dépasse le temps réellement passé.

4. Une fois satisfait(e), marquez la facture comme émise afin de tenir des registres financiers précis.

Commencez par suivre le temps, puis créez une facture

Alternativement, vous préférerez peut-être suivre le temps de manière indépendante sans le lier initialement à une facture spécifique : 

Une fois les tâches ou projets suivis terminés, créez une facture directement à partir du temps facturé cumulé. Vérifiez les détails de la facture pour vous assurer de son exactitude avant de la finaliser et de l'envoyer à votre client. Cette approche offre plus de flexibilité, notamment lorsque le temps passé varie selon les projets ou les clients.

Créer des factures à partir de la liste de saisie de temps

Les membres de l'équipe disposant du droit d'accès « Gérer les factures » peuvent facturer le temps suivi en créant une facture directement à partir des saisies de temps :

1. Accédez à Facturation > Saisies de temps ou à l’onglet Factures > Saisies de temps dans un compte client. 

Conseil

Vous pouvez utiliser des filtres pour faciliter la recherche des factures appropriées. Cliquez Filtre en haut à droite de la liste des entrées de temps et sélectionnez le client, le type et Non facturé statut.

2. Sélectionnez une ou plusieurs entrées de temps pour un seul client. Dans la liste des entrées de temps, sélectionnez les entrées de temps avec le client associé.   

3. Cliquez sur « Créer une facture » en haut à gauche. La barre latérale « Créer une facture » s’affiche alors, avec les entrées de temps ajoutées sous forme de lignes. Vous pouvez modifier chaque ligne si nécessaire.

4. Remplissez la barre latérale Créer une facture et cliquez sur Créer .

   

Gardez à l'esprit:

• Vous pouvez créer une facture pour plusieurs entrées de temps simultanément, mais uniquement pour un seul compte client.

• La création d'une facture n'est possible que pour les entrées de temps facturables et dont le statut est « Non facturé » .

• Une fois la facture créée, le statut de l'entrée de temps passe de Non facturé à Facturé .

• Le service, la date du service et la description de la saisie de temps sont convertis en service et description pour la ligne de commande. Veuillez noter que la description ne s'affichera pas si elle est désactivée dans les paramètres des lignes de commande .

• Si vous créez une facture pour plusieurs interventions avec le même service, le même tarif et la même description, elles seront fusionnées en une seule ligne.

• La modification d'un élément de ligne dans la facture n'a aucune incidence sur la saisie du temps (par exemple, la modification du taux dans l'élément de ligne de la facture ne modifie pas le taux indiqué dans la saisie du temps).

• De même, la modification d'une saisie de temps après la création d'une facture n'a aucune incidence sur cette dernière.

• Si vous utilisez un modèle lors de la création d'une facture, les lignes de ce modèle seront ajoutées à celles déjà présentes sur la facture. Si le modèle ne contient aucune ligne, les lignes déjà présentes sur la facture ne seront pas supprimées.

Conseil

Si vous ne souhaitez pas que vos clients voient tous les services utilisés pour enregistrer votre travail sur la facture et qu'ils ne voient que le montant final, après avoir sélectionné les saisies de temps et créé la facture, notez le montant total quelque part. Supprimez ensuite les lignes de la facture et ajoutez manuellement le montant total dans le champ Sous-total. Notez que les saisies de temps seront alors toujours marquées comme facturées.

Créer des factures à partir de WIP page (Effacer WIP )

La page « Travaux en cours » ( WIP ) vous permet de consulter toutes les entrées de temps facturables non payées, regroupées par compte client. À partir de là, vous pouvez rapidement créer des factures.

1. Accédez à Facturation > WIP dans la barre de menu de gauche et cliquez sur Créer une facture pour un client.

2. Sélectionnez les entrées de temps facturables non payées pour ce client qui doivent être facturées, puis cliquez sur Continuer pour facturer .

3. Dans la barre latérale « Créer une facture », les saisies de temps seront ajoutées comme lignes de commande. Vous pouvez modifier n’importe quelle ligne si nécessaire.

4. Remplissez la barre latérale Créer une facture et cliquez sur Créer .

Gardez à l'esprit:

• Une fois la facture créée, le statut de la saisie de temps passe de « Non facturée » à « Facturée » , et ces saisies de temps sont supprimées de la page WIP .

• Le service, la date du service et la description de la saisie de temps sont convertis en service, date du service et description pour la ligne de commande. Veuillez noter que la description ne s'affichera pas si elle est désactivée dans les paramètres des lignes de commande .

• Si vous créez une facture pour plusieurs interventions avec le même service, le même tarif et la même description, elles seront fusionnées en une seule ligne.

• La modification d'un élément de ligne dans la facture n'a aucune incidence sur la saisie du temps (par exemple, la modification du taux dans l'élément de ligne de la facture ne modifie pas le taux indiqué dans la saisie du temps).

• De même, la modification d'une saisie de temps après la création d'une facture n'a aucune incidence sur cette dernière.

• Si vous utilisez un modèle lors de la création d'une facture, les lignes de ce modèle seront ajoutées à celles déjà présentes sur la facture. Si le modèle ne contient aucune ligne, les lignes déjà présentes sur la facture ne seront pas supprimées.

Marquer les entrées de temps comme facturées

Lorsque votre client vous paie à l'avance ou en espèces, vous souhaiterez peut-être marquer certaines entrées de temps comme facturées :

1. Accédez à Facturation > Saisies de temps ou à l’onglet Factures > Saisies de temps dans un compte client.

2. Sélectionnez une ou plusieurs entrées de temps pour vos clients et cliquez sur « Marquer comme déjà facturé » en haut à gauche. Cliquez sur « Marquer comme facturé » dans la fenêtre de confirmation.

Les factures seront marquées comme facturées et supprimées du WIP liste. Vous ne pourrez plus leur facturer.

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