Documents ( Basique ): Demandez des documents aux clients de différentes manières

TaxDome propose de nombreuses méthodes simples et sécurisées pour obtenir des documents auprès de clients et de tiers. De plus, ils peuvent même éviter de se connecter au portail si nécessaire. Téléchargez l' aide-mémoire « Quelle est la meilleure façon de demander des documents » pour l'avoir à portée de main.

Demande de documentation

Conseil ! Vos clients téléchargent-ils des photos de documents au lieu de PDF ? Conseillez-leur de convertir leurs photos en PDF grâce au scanner de documents intégré. TaxDome Application mobile client.

Dans TaxDome , nous vous proposons différentes options pour demander des documents à vos clients, soit en les ajoutant au portail Web, soit en les faisant parvenir à des tiers. Vous trouverez ci-dessous de brèves informations sur l'objectif, les avantages et les limites de chaque option. Ensuite, découvrez comment utiliser chacune d'elles.

Fonctionnalité	Générer un lien	Chat	E-mail	Organisateur	Demande du client
But	Collecter des fichiers auprès de tiers ou de clients potentiels	Demandez des fichiers en temps réel. Suivre l'achèvement des documents clients.	Demander des fichiers aux clients qui préfèrent communiquer via e-mail	Fournir des informations sur les longs formulaires fiscaux. Automatiser onboarding .	Posez des questions ponctuelles sans avoir besoin d’accéder au portail.
Avantage	Téléchargements rapides sans connexion . Fichiers enregistrés automatiquement dans des dossiers ou des comptes clients.	Fichiers enregistrés automatiquement dans des dossiers ou des comptes clients. Suivez l'achèvement des fichiers via des listes de tâches.	Les demandes par courrier électronique peuvent être envoyées à partir du TaxDome portail Les demandes par courrier électronique enregistrent automatiquement les pièces jointes.	Les fichiers sont téléchargés dans le questionnaire facile à suivre et enregistrés sur le compte client.	Questionnaires simples à télécharger. Déléguer les téléchargements aux utilisateurs non-portail.
Un modèle est nécessaire pour le créer	Non	Oui Non	Oui Non	Oui	Oui Non
Les clients doivent se connecter pour télécharger	Non	Oui	Non	Oui	Oui Non
Lien partageable pour le client	Oui	Non	Non	Non	Oui
Pipeline intégration des automatisations (une fois le document reçu, un projet est déplacé automatiquement	Non	Oui (en vérifiant les éléments de la liste des tâches)	Non	Oui (en soumettant questionnaires )	Oui (en soumettant des demandes)
Rappel automatique	Non	Oui (si la liste des tâches n'est pas complétée)	Non	Oui	Oui
Prise en charge du marquage et de la dénomination de l'IA	Non	Oui	Non	Oui	Oui (pour les demandes avec l'option Connexion requise activée)

Demandes de fichiers dans les documents

Dans Documents , une fonctionnalité de demande de fichier vous permet de créer un lien rapide pour qu'un client ou un tiers puisse télécharger des fichiers dans le dossier que vous avez spécifié. Vous pouvez envoyer le lien au destinataire de la manière qui vous convient le mieux, sans avoir à accéder au portail pour effectuer le téléchargement.

Demander des documents via les demandes des clients

Demandes des clients sont de petits questionnaires pour clarifier de toute urgence les informations manquantes ou non pertinentes lors du travail sur un projet . Ils peuvent être envoyés soit aux clients, soit aux tiers qui leur sont associés (par exemple, un assistant), et vous pouvez décider s'ils doivent accéder au portail pour les télécharger ou non. Les documents seront téléchargés dans n'importe quel sous-dossier du dossier client par défaut avec Le client peut afficher et modifier accéder.

Demander des documents via questionnaires

Les organisateurs sont des formulaires personnalisés utilisés pour rassembler tous les détails et documents de base nécessaires pour commencer à travailler pour un client. Ils sont basés sur modèles qui peut être conçu pour inclure autant de demandes de téléchargement de fichiers que nécessaire. Les organisateurs peuvent être envoyés uniquement aux clients ; les utilisateurs doivent se connecter pour les compléter. Vous pouvez ajouter un dossier pour les téléchargements de documents ou permettre à vos clients de télécharger des fichiers dans n'importe quel sous-dossier du dossier client par défaut avec Le client peut afficher et modifier accéder.

Demander des documents via des chats

Les chats sont des fils de discussion dans lesquels vous pouvez discuter en toute sécurité avec vos clients et leur demander des informations non urgentes. Des documents peuvent être joints aux messages lors de leur création ou ultérieurement. Les messages via les chats ne peuvent être envoyés qu'aux clients ; les utilisateurs doivent se connecter pour les consulter et télécharger des documents dans les chats.

Pour vous assurer qu'un client se souvienne de donner suite à une demande de document, faites -en une liste de tâches à effectuer ou, si vous avez besoin du document de toute urgence, créez une demande client directement depuis le fil de discussion.

Demander des documents par e-mail

N'oubliez pas que demander des documents par e-mail Ce n'est pas le moyen le plus sûr d'échanger des informations. Vous pouvez toutefois décider de l'utiliser si vos clients préfèrent ce type de communication.

Quand votre e-mail est synchronisé avec TaxDome, vous verrez tous les e-mails des clients dans TaxDome 's Inbox+ et aussi sous le E-mail de chaque profil de compte client. Si vous voulez tout avoir documents envoyés par les clients enregistrés automatiquement, activer le Enregistrer automatiquement les pièces jointes basculer. Pièces jointes envoyées par les clients via e-mail peut être enregistré automatiquement dans un dossier client par défaut avec Le client peut afficher et modifier accéder.