Documents (avancé) : Demander des documents à des clients ou à des tiers

TaxDome offre de nombreux moyens simples et sécurisés d'obtenir des documents de clients et de tiers. De plus, ils peuvent même ignorer la connexion au portail si nécessaire. Lisez la suite pour découvrir toutes les façons dont les clients et les non-clients téléchargent des documents. 

• Demander des documents à des clients qui ne peuvent pas se connecter
• Création d'un lien sécurisé permettant aux non-clients de télécharger des documents
• Comment les clients téléchargent des documents sur leur portail
• Comment les clients téléchargent des documents à partir du TaxDome Application mobile
• Demande de documents dans les chats
• Demander des documents à l'intérieur des organisateurs
• Demander des documents par e-mail

Demander des documents à des clients qui ne peuvent pas se connecter

Avoir un client qui a oublié ses informations de connexion ou qui n'utilise pas le TaxDome portail? TaxDome vous permet de créer des liens vers une page de téléchargement de fichiers demandés . Une fois que le client a cliqué sur le lien, il est redirigé vers une page où il peut glisser-déposer ses documents. Vous recevrez une notification dans votre Inbox+ une fois les documents téléchargés.

Pour créer un lien vers une page de téléchargement de fichiers demandés :

1. Depuis l'onglet Docs , allez dans Documents ; sélectionnez le client. Ensuite, recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez télécharger les documents, cliquez sur les trois points à droite du dossier, puis sélectionnez Demander des fichiers . 

Vous pouvez également accéder à cette fonctionnalité à partir de l'onglet Docs du compte client. 

Remarque : Le client ne pourra pas voir les autres contenus du dossier.

2. Saisissez un message ; par exemple, pourquoi vous avez besoin du document demandé.

3. Choisissez une option :

• Envoyer le lien manuellement : Cliquez sur CRÉER , puis copiez le lien et envoyez-le via e-mail . Ou copiez-le plus tard lorsque vous en aurez besoin : accédez à l'onglet Documents , puis ouvrez le sous-onglet Demandes de fichiers. pour le trouver.
• Envoyer le lien automatiquement : Basculer sur Envoyer la demande par e-mail , sélectionnez le destinataire dans la liste (le e-mail les adresses dans cette liste sont pour les utilisateurs de compte avec un accès au portail activé ) ou entrez n'importe quel e-mail adresse, puis cliquez sur CRÉER .

Pour accéder à tous les liens que vous avez créés, accédez à l'onglet Documents du compte client, puis ouvrez le sous-onglet Demandes de fichiers.

• Si vous souhaitez renvoyer le lien automatiquement, cliquez sur les trois points à droite et sélectionnez Renvoyer .
• Si vous souhaitez renvoyer le lien manuellement, sélectionnez Copier le lien , puis envoyez-le dans un message ou e-mail .
• Si vous souhaitez modifier le message inclus avec le lien, sélectionnez Modifier , entrez un nouveau message, puis cliquez sur ENREGISTRER .
• Si vous ne souhaitez plus que le client télécharge des fichiers via le lien, sélectionnez Révoquer .

Création d'un lien sécurisé permettant aux non-clients de télécharger des documents

Créez un compte invité général où tout le monde peut télécharger des documents en toute sécurité. La personne qui télécharge des documents sur le compte invité n'aura pas besoin TaxDome accès au portail.

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

Voici comment :

1. Créez un compte invité général . Ne lui associez aucun contact. Vous pouvez le partager avec différentes personnes, et seuls vous et les membres de l'équipe y avez accès.

2. Restez organisé : accédez à Docs , puis à Documents . Dans le dossier Privé , créez un sous-dossier dans lequel les non-clients pourront télécharger ; nommez-le quelque chose de facilement reconnaissable. 

3. Cliquez sur les trois points à droite du dossier, puis sélectionnez Demander des fichiers à créer un lien sécurisé vers une page de téléchargement. Maintenant que vous avez un lien, envoyez-le au non-client dont vous avez besoin de documents. 

4. Une fois les fichiers téléchargés, vous pouvez également les partager avec le tiers (pour en savoir plus, cliquez ici ).

Comment les clients téléchargent des documents sur leur portail

Une fois qu'un client a accès au portail, il peut télécharger des documents sur la page Accueil ou Documents . Pour plus de détails, visitez le Centre d'aide à la clientèle .

Comment les clients téléchargent des documents à partir du TaxDome Application mobile

Une fois qu'un client a accès au portail, il peut installer le TaxDome Application mobile sur leur smartphone. Avec un téléphone, ils prennent une photo d'un document, le recadrent et le font pivoter, puis le téléchargent sur le portail. Pour plus de détails, accédez au Centre d'aide client .

Demande de documents dans les chats

Les discussions se composent de fils de discussion où vous pouvez parler en toute sécurité avec des clients. Les documents peuvent être joints aux messages lors de leur création ou même après. Pour vous assurer qu'un client n'oublie pas de donner suite à une demande de document, faites-en une tâche à faire dans le fil en l'ajoutant en tant que tâche à l'aide de Tâches client . La demande apparaîtra dans le cadre d'une liste de contrôle qu'ils devront remplir. En savoir plus sur les tâches client ici .

Demander des documents dans les questionnaires du client

Cette rubrique est destinée aux utilisateurs de TaxDome Pro uniquement. Mise à niveau à tout moment ! * ce plan tarifaire n'est pas disponible en Europe

Notre questionnaires sont des formulaires personnalisés utilisés pour rassembler tous les détails de base et les documents nécessaires pour commencer à travailler pour un client. Les modèles d'organisateur peuvent être conçus pour inclure autant de demandes de téléchargement de fichiers que nécessaire. Les documents téléchargés sur un questionnaire sont automatiquement enregistrés dans le dossier client par défaut avec Le client peut afficher et modifier accéder. En savoir plus sur la création questionnaires ici.

Demander des documents par e-mail

Cette rubrique est pour TaxDome Utilisateurs Pro uniquement. Mise à niveau à tout moment !

Gardez à l'esprit que demander des documents par e-mail n'est pas le moyen le plus sûr d'échanger des informations. Quand ton e-mail est synchronisé avec TaxDome vous verrez tous les e-mail des clients sur TaxDome dans  Inbox+ et également dans E-mail onglet de chaque profil de compte client. Pièces jointes envoyées par les clients via e-mail peut être enregistré automatiquement dans un dossier client par défaut avec Le client peut afficher et modifier .