Demander des documents aux clients de différentes manières

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Demande de documentation

TaxDome Il existe de nombreuses façons simples et sécurisées d'obtenir des documents auprès de clients et de tiers. De plus, il est même possible de se passer de la connexion au portail si nécessaire. Téléchargez le guide pratique « Quelle est la meilleure façon de demander des documents ? » pour l'avoir à portée de main.

Demande de documentation

Note

Vos clients téléchargent-ils des photos de documents au lieu de PDF ? Conseillez-leur de convertir leurs photos en PDF grâce à l'outil Scanner de documents intégré dans le TaxDome Application mobile client.

Dans TaxDome Nous proposons différentes options pour demander des documents à vos clients, qu'elles soient intégrées au portail web ou à des tiers. Vous trouverez ci-dessous de brèves informations sur l'objectif, les avantages et les limites de chaque option. Découvrez ensuite comment les utiliser.

Fonctionnalité	Générer un lien	Chat	E-mail	Organisateur	Liste de contrôle des documents	Demande du client
But	Collecter des fichiers auprès de tiers ou de clients potentiels	Demander des fichiers en temps réel Suivre l'achèvement des documents clients	Demander des fichiers aux clients qui préfèrent communiquer via e-mail	Fournir des informations sur les longs formulaires fiscaux. Automatiser onboarding .	Collectez vos documents fiscaux grâce à une vérification automatisée par l'IA et des listes de contrôle personnalisées.	Posez des questions ponctuelles sans avoir besoin d’accéder au portail.
Avantage	Téléchargements rapides sans connexion . Fichiers enregistrés automatiquement dans des dossiers ou des comptes clients.	Fichiers enregistrés automatiquement dans des dossiers ou des comptes clients. Suivez l'achèvement des fichiers via des listes de tâches.	Les demandes par courrier électronique peuvent être envoyées à partir du TaxDome portail. Les demandes par courrier électronique enregistrent automatiquement les pièces jointes.	Les fichiers sont téléchargés dans le questionnaire facile à suivre et enregistrés sur le compte client.	L'IA suggère des documents en fonction des déclarations précédentes. Les clients indiquent les raisons des documents manquants. Suivi de l'avancement sur l'ensemble des comptes.	Questionnaires simples à télécharger. Déléguer les téléchargements aux utilisateurs non-portail.
Un modèle est nécessaire pour le créer	Non	Oui Non	Oui Non	Oui	Oui	Oui Non
Les clients doivent se connecter pour télécharger	Non	Oui	Non	Oui	Oui	Oui Non
Lien partageable pour le client	Oui	Non	Non	Non	Non	Oui
Pipeline intégration des automatisations (une fois le document reçu, un projet est déplacé automatiquement)	Non	Oui (en vérifiant les éléments de la liste des tâches)	Non	Oui (en soumettant questionnaires )	Oui (en soumettant) questionnaires (avec des listes de contrôle)	Oui (en soumettant des demandes)
Rappel automatique	Non	Oui (si la liste des tâches n'est pas complétée)	Non	Oui	Oui	Oui
Assistance à l'étiquetage et à la dénomination par IA	Non	Oui	Non	Oui	Oui	Oui (pour les demandes avec l'option Connexion requise activée)

Demandes de fichiers dans les documents

Dans Documents , la fonctionnalité de demande de fichiers vous permet de créer rapidement un lien pour qu'un client ou un tiers puisse télécharger des fichiers dans le dossier que vous avez spécifié. Vous pouvez envoyer ce lien au destinataire par le moyen qui lui convient, sans qu'il soit nécessaire d'accéder au portail pour effectuer le téléchargement.

Demander des documents via les demandes des clients

Demandes des clients sont de petits questionnaires pour clarifier de toute urgence les informations manquantes ou non pertinentes lors du travail sur un projet . Ils peuvent être envoyés soit aux clients, soit aux tiers qui leur sont associés (par exemple, un assistant), et vous pouvez décider s'ils doivent accéder au portail pour les télécharger ou non. Les documents seront téléchargés dans n'importe quel sous-dossier du dossier client par défaut avec Le client peut afficher et modifier accéder.

Demander des documents via questionnaires

Les organisateurs sont des formulaires personnalisés utilisés pour rassembler tous les détails et documents de base nécessaires pour commencer à travailler pour un client. Ils sont basés sur modèles qui peut être conçu pour inclure autant de demandes de téléchargement de fichiers que nécessaire. Les organisateurs peuvent être envoyés uniquement aux clients ; les utilisateurs doivent se connecter pour les compléter. Vous pouvez ajouter un dossier pour les téléchargements de documents ou permettre à vos clients de télécharger des fichiers dans n'importe quel sous-dossier du dossier client par défaut avec Le client peut afficher et modifier accéder.

Demander des documents via des listes de contrôle de documents

Les listes de documents sont des listes personnalisées de documents fiscaux que les clients doivent télécharger, adaptées à leur situation fiscale particulière. Ces listes peuvent être créées manuellement ou générées par intelligence artificielle à partir des données de la déclaration de revenus précédente du client. Elles sont créées séparément, mais sont toujours transmises aux clients par le biais d'un système de messagerie électronique. questionnaire .

Lorsqu'ils reçoivent une liste de contrôle, les clients voient précisément les documents nécessaires, peuvent les télécharger directement et indiquer pourquoi un document n'est pas immédiatement disponible. Ils associent ensuite les documents téléchargés aux éléments de la liste pour suivre l'avancement de leur dossier.

Demander des documents via des chats

Les chats sont des fils de discussion dans lesquels vous pouvez discuter en toute sécurité avec vos clients et leur demander des informations non urgentes. Des documents peuvent être joints aux messages lors de leur création ou ultérieurement. Les messages via les chats ne peuvent être envoyés qu'aux clients ; les utilisateurs doivent se connecter pour les consulter et télécharger des documents dans les chats.

Pour vous assurer qu'un client n'oublie pas de donner suite à une demande de document, créez une liste de tâches à accomplir ou, si vous avez besoin du document de toute urgence, créez une demande client directement depuis la conversation.

Demander des documents par e-mail

N'oubliez pas que demander des documents par e-mail Ce n'est pas le moyen le plus sûr d'échanger des informations. Vous pouvez toutefois décider de l'utiliser si vos clients préfèrent ce type de communication.

Quand votre e-mail est synchronisé avec TaxDome , vous verrez tous les e-mails des clients dans TaxDome 's Inbox+ et aussi sous le E-mail de chaque profil client. Si vous souhaitez avoir tous les documents envoyés par les clients enregistrés automatiquement , activer le Enregistrer automatiquement les pièces jointes basculer. Pièces jointes envoyées par les clients via e-mail peut être enregistré automatiquement dans un dossier client par défaut avec Le client peut afficher et modifier accéder.