Documents (avancé) : demander des documents à des clients ou à des tiers

TaxDome propose de nombreuses façons simples et sécurisées d'obtenir des documents de clients et de tiers. De plus, ils peuvent même ignorer la connexion au portail si nécessaire. Lisez la suite pour découvrir toutes les façons dont les clients et les non-clients téléchargent des documents. 

note

Webinaire : Apprenez à centraliser les fichiers, à éliminer la paperasse et à rationaliser les flux de travail avec la gestion des documents maîtres

Demander des documents à des clients qui ne peuvent pas se connecter

Have a client who forgot their sign-in info or who doesn’t use the TaxDome portal? TaxDome lets you create links to a Files Requested upload page. Once the client clicks the link, they’re taken to a page where they can drag-and-drop their documents. You’ll receive a notification in your Inbox+ once the documents have been uploaded.

Pour créer un lien vers une page de téléchargement de fichiers demandés :

1. Depuis l'onglet Docs , allez dans Documents ; sélectionnez le client. Ensuite, recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez télécharger les documents, cliquez sur les trois points à droite du dossier, puis sélectionnez Demander des fichiers

Vous pouvez également accéder à cette fonctionnalité depuis l'onglet Docs du compte client. 

conseil

Remarque : Le client ne pourra pas voir les autres contenus du dossier.

2. Saisissez un message ; par exemple, pourquoi vous avez besoin du document demandé.

3. Choisissez une option :

  • Envoyez le lien manuellement : cliquez sur CRÉER , puis copiez le lien et envoyez-le via e-mail . Ou copiez-le plus tard lorsque vous en avez besoin : accédez à l'onglet Documents , puis ouvrez le sous-onglet Demandes de fichiers. pour le trouver.
  • Envoyer le lien automatiquement : Toggle sur Envoyer la demande par e-mail , sélectionnez le destinataire dans la liste (le e-mail les adresses de cette liste sont destinées aux utilisateurs de compte avec un accès au portail activé ) ou entrez n'importe quelle e-mail adresse, puis cliquez sur CRÉER .

Pour accéder à tous les liens que vous avez créés, accédez à l'onglet Documents du compte client, puis ouvrez le sous-onglet Demandes de fichiers .

  • Si vous souhaitez renvoyer le lien automatiquement, cliquez sur les trois points à droite et sélectionnez Renvoyer .
  • Si vous souhaitez renvoyer le lien manuellement, sélectionnez Copier le lien , puis envoyez-le dans un message ou e-mail .
  • Si vous souhaitez modifier le message inclus avec le lien, sélectionnez Modifier , saisissez un nouveau message, puis cliquez sur ENREGISTRER .
  • Si vous ne souhaitez plus que le client télécharge des fichiers via le lien, sélectionnez Révoquer .

Création d'un lien sécurisé permettant aux non-clients de télécharger des documents

Créez un compte invité général où tout le monde peut télécharger des documents en toute sécurité. La personne qui télécharge des documents sur le compte invité n'aura pas besoin TaxDome accès au portail.

Pour des vidéos explicatives plus utiles, visitez TaxDome Academy , notre plateforme en ligne gratuite pour
visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .

Voici comment:

1. Créez un compte invité général . N'y associez aucun contact. Vous pouvez le partager avec différentes personnes et seuls vous et les membres de votre équipe y avez accès.

2. Restez organisé : accédez à Docs , puis Documents . Dans le dossier Privé , créez un sous-dossier dans lequel les non-clients pourront télécharger ; nommez-le quelque chose de facilement reconnaissable. 

3. Cliquez sur les trois points à droite du dossier, puis sélectionnez Demander des fichiers à créer un lien sécurisé vers une page de téléchargement. Maintenant que vous disposez d'un lien, envoyez-le au non-client dont vous avez besoin des documents. 

4. Une fois les fichiers téléchargés, vous pouvez également les partager avec un tiers (pour en savoir plus, cliquez ici ).

Comment les clients téléchargent des documents sur leur portail

Une fois qu'un client a accès au portail, il peut télécharger des documents sur la page Accueil ou Documents . Pour plus de détails, visitez le Centre d'aide client .

Comment les clients téléchargent des documents à partir du TaxDome Application mobile

Une fois qu'un client a accès au portail, il peut installer le TaxDome Application mobile sur leur smartphone pour télécharger des documents depuis leur appareil. Ils peuvent également prendre une photo d'un document, le recadrer et le faire pivoter, puis le télécharger sur le portail, c'est très simple. Pour plus de détails, accédez au Centre d'aide client .

Demander des documents dans les discussions

Les chats sont constitués de fils de discussion où vous pouvez parler en toute sécurité avec les clients. Les documents peuvent être joints aux messages lors de leur création ou même après. Pour vous assurer qu'un client n'oublie pas de donner suite à une demande de document, faites-en une tâche dans le fil de discussion en l'ajoutant en tant que tâche à l'aide de Client Tasks . La demande apparaîtra dans le cadre d’une liste de contrôle qu’ils devront remplir. Apprenez-en davantage sur les tâches client ici .

Demande de documents dans les organisateurs clients

Notre questionnaires sont des formulaires personnalisés utilisés pour rassembler tous les détails de base et les documents nécessaires pour commencer à travailler pour un client. Les modèles d'organisateur peuvent être conçus pour inclure autant de demandes de téléchargement de fichiers que nécessaire. Documents téléchargés sur un questionnaire sont automatiquement enregistrés dans le dossier client par défaut avec Le client peut afficher et modifier accéder. En savoir plus sur la création questionnaires ici.

Demander des documents dans des e-mails

Gardez à l'esprit que demander des documents par e-mail n’est pas le moyen le plus sûr d’échanger des informations. Quand ton e-mail est synchronisé avec TaxDome, tu verras tout e-mail des clients dans TaxDome c'est Inbox+ et aussi sous le E-mail de chaque profil de compte client. Pièces jointes que les clients envoient via e-mail peut être automatiquement enregistré dans un dossier client par défaut avec Le client peut afficher et modifier accéder.

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