E-mail ( Basique ): Envoyer, répondre, imprimer, ajouter des images

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Pas besoin d'utiliser votre Gmail ou une application tierce pendant que vous travaillez : TaxDome propose son propre système intégré sécurisé e-mail . Synchronisez votre e-mail compte avec TaxDome pour garder tous vos TaxDome affaires en un seul endroit et améliorez vos échanges avec les clients.

Envoyer des emails

Le courrier électronique peut être envoyé par une entreprise patron , un administrateur ou un membre de l'équipe ayant accès au compte ou ayant des droits d'accès pour afficher tous les comptes .

Il existe plusieurs façons d'envoyer des e-mails :

Envoyer des e-mails à l'aide du bouton Nouveau

Cliquez sur Nouveau en haut, sélectionnez E-mail , remplissez et cliquez sur Envoyer . Le nouveau e-mail la barre latérale se compose des champs suivants :

a. Modèle : choisissez un modèle pour les e-mails fréquemment envoyés.

b. Shortcodes mode: Use Account shortcodes to send the same copy to all linked contacts (with cc), or Contact shortcodes to send individual emails to specific email addresses. Learn more in the detailed article.

c. De : Sélectionnez le e-mail expéditeur. Vous pouvez autoriser d'autres membres de l'équipe à envoyer des messages en votre nom.

d. To: Choose an account, contact or email addresses to sent email to, depending on the selected Shortcodes mode.

e. Objet : Saisissez le e-mail sujet. Cliquez sur Ajouter un shortcode pour le personnaliser à l'aide de données dynamiques, telles que le nom d'un client ou la date.

f. Message : Composez le e-mail , en utilisant la mise en forme, les émojis, les puces et bien plus encore. Cliquez sur le code court pour le personnaliser avec des données dynamiques.

g. Joindre un fichier : ajouter des pièces jointes. Pour plus de détails, consultez la section ci-dessous .

h. Planifier e-mail : Si vous devez envoyer un e-mail Un jour précis, planifiez-le à l'avance. Pour en savoir plus, consultez l' article détaillé .

i. Envoyez-moi un aperçu : Cliquez pour envoyer une copie du e-mail dans votre boîte de réception et examinez-le du point de vue du destinataire.

j. Envoyer : Cliquez pour envoyer votre e-mail aux destinataires. Sinon, cliquez sur Annuler .

Envoyer des e-mails aux clients via automatisation

Pour plus de détails, allez ici .

Comment puis-je savoir qu'un client a envoyé un e-mail ?

Whenever a client sends a new email to your firm or replies to an existing chat thread, team members who have access to their account will receive a notification in their Inbox+ . When they reply to a thread or there’s a new email in a thread, notifications are updated and anything new is moved to the top. If the thread is archived, it moves from the To Do items. To view the most recent email and respond to it, click Go to....

Remarque : modifiez vos préférences de notification chaque fois que vous en avez besoin.

Pour accéder à une boîte de réception spécifique au client, accédez à Comptes > Clients dans le menu de la barre latérale de gauche, cliquez sur le nom du compte client, puis accédez à l'onglet E-mail . S'il y a des e-mails non lus du client, une notification s'affiche dans l'onglet E-mail .

Les e-mails sont automatiquement mis en fil de discussion pour éviter l'encombrement. Pour visualiser une conversation, cliquez sur le e-mail ligne d'objet pour voir toutes les réponses.

Répondre aux e-mails

Lorsque vous répondez à des e-mails, vous ne pouvez pas modifier le champ De – le e-mail sera envoyé à partir de la même adresse que celle utilisée comme destinataire lorsque le client vous a envoyé ceci e-mail . Donc, si votre entreprise patron vous permet de répondre en leur nom et vous recevez leurs e-mails, le champ De contiendra le nom de l'entreprise patron 's e-mail , et vous ne pourrez pas le changer.

Pour répondre à un e-mail :

Clique sur le e-mail pour le développer, puis cliquez sur l'icône de conversation grise et verte à droite.
Cliquez dans le champ À pour ajouter des destinataires supplémentaires.
Écrivez le e-mail . Vous pouvez utiliser le formatage du texte, les emoji, les puces, les listes numérotées et bien plus encore.
Cliquez sur Envoyer .

Ajouter des pièces jointes

Remarque : Si vous avez sélectionné plusieurs comptes comme destinataires, vous ne pourrez pas ajouter de fichiers depuis TaxDome , puisque le stockage de vos documents est spécifique à votre compte.

Il existe deux options pour joindre des fichiers aux e-mails envoyés depuis TaxDome :

Pour ajouter des fichiers depuis votre ordinateur , cliquez sur Joindre un fichier , sélectionnez Depuis mon ordinateur , puis recherchez le fichier que vous souhaitez télécharger.
Pour ajouter des fichiers de TaxDome, Cliquez sur Pièce jointe, sélectionner Depuis TaxDome, cliquez sur le dossier, puis choisissez les fichiers. Ajouter des fichiers déjà téléchargés sur TaxDome à partir de n'importe quel dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir et et Le client peut afficher et modifier accéder.

Remarque ! La taille maximale de tous les fichiers attachés à un e-mail est de 20 Mo. Types de fichiers pris en charge : PDF , DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Ajouter des images aux e-mails

Vous pouvez envoyer des images par e-mail depuis votre appareil ou n'importe quel site Web. Utilisez l'une des options disponibles lors de la création d'un nouveau e-mail :

Téléchargez une image depuis votre appareil à l'aide du bouton 📎 Joindre ou Ajouter une image
Collez une image du presse-papier du navigateur directement dans le e-mail champ de texte
Collez n'importe quelle image du Web vers le e-mail champ de texte

Méthodes d'ajout d'images non prises en charge :

Faites glisser et déposez une image dans le e-mail champ de texte
Collez un fichier avec l'image dans le e-mail champ de texte depuis votre appareil

Filtrer/rechercher e-mail

Pour ne pas vous perdre dans la pile d'emails, vous pouvez choisir lequel e-mail les fils de discussion s'affichent :

Tous : la sélection de cette option affichera les fils de discussion entre tous les membres de l'équipe avec des e-mails synchronisés et le client.
Mon : La sélection de cette option affichera uniquement les discussions entre vous et le client (envoyées à votre e-mail que vous avez synchronisé avec votre compte TD).

Vous pouvez également rechercher un message spécifique. Pour ce faire, saisissez un mot-clé dans le champ de recherche, puis cliquez sur Entrée sur votre clavier. Rechercher un e-mail en utilisant le nom du client ou un mot-clé du e-mail la ligne d'objet ou le corps de .

Cliquez sur le x pour effacer le champ de recherche.

Imprimer e-mail fils

Pour imprimer un fil de discussion spécifique, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du e-mail fil, puis sélectionnez Imprimer . Votre navigateur vous proposera d'imprimer le e-mail fil de discussion.