E-mail ( Basique ) : Envoyer, répondre, imprimer, ajouter des images
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visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .
Pas besoin d'utiliser votre Gmail ou une application tierce pendant que vous travaillez : TaxDome propose son propre système intégré sécurisé e-mail . Synchronisez votre e-mail compte avec TaxDome pour garder tous vos TaxDome affaires en un seul endroit et améliorez vos échanges avec les clients.
- Envoyer des emails
- Comment puis-je savoir qu'un client a envoyé un e-mail ?
- Répondre à e-mail
- Ajout de pièces jointes
- Ajout d'images à e-mail
- Filtrage/recherche e-mail
- Impression e-mail fil
Envoyer des emails
Le courrier électronique peut être envoyé par une entreprise patron , un administrateur ou un membre de l'équipe ayant accès au compte ou ayant des droits d'accès pour afficher tous les comptes .
Il existe plusieurs façons d'envoyer e-mail :
- Envoi en cours e-mail en utilisant le bouton Nouveau
- Envoi en cours e-mail en masse à partir de la liste des comptes
- Envoi en cours e-mail aux clients via automatisation
Envoi en cours e-mail en utilisant le bouton Nouveau
Envoyer e-mail depuis n'importe quelle page de votre portail, cliquez sur Nouveau en haut à gauche, sélectionnez E-mail dans le menu coulissant, choisissez un compte, un contact ou e-mail adresses qui y sont liées, puis écrivez le e-mail . C'est ça! Cliquez sur Envoyer .
Voir ci-dessous pour plus de détails sur nos fonctionnalités de message.
Note!
- Si tu e-mail un compte (mode shortcodes du compte ), tous les contacts liés reçoivent la même copie avec cc.
- Si tu e-mail contacts (contact shortcodes mode), tous reçoivent des emails individuels. Cependant, vous pouvez choisir des e-mail adresses pour recevoir un e-mail .
Envoi en cours e-mail en masse à partir de la liste des comptes
Parfois, vous devez envoyer la même chose e-mail à de nombreux clients, comme informer tout le monde d'une date limite ou d'une mise à jour à venir.
Pour envoyer un e-mail en masse, accédez à la page Comptes > Clients depuis le menu de votre barre latérale de gauche, cochez les cases à côté des comptes souhaités, cliquez sur @Envoyer un e-mail , puis écrivez le e-mail ou sélectionnez un modèle . C'est ça! Cliquez sur Envoyer .
Le e-mail sera envoyé à tous les contacts liés aux comptes sélectionnés.
Ci-dessous, découvrez ce qu'il faut faire dans chaque section numérotée :
1. Modèle : cliquez et sélectionnez l'un des e-mail modèles que vous avez créés à partir du menu déroulant. Les modèles d'e-mails sont particulièrement utiles pour les messages que vous envoyez fréquemment aux clients.
2. Mode : Sélectionnez le mode contacts ou comptes pour pouvoir ajouter des données dynamiques à votre message, telles que le e-mail le nom du destinataire ou la date. Pour en savoir plus sur shortcodes , va ici .
3. De : Vous pouvez envoyer un e-mail au nom d'un autre membre de l'équipe en sélectionnant son nom dans le champ De .
Note! Le membre de l'équipe devra avoir activé Autoriser les autres à envoyer depuis mon e-mail dans son TaxDome paramètres du compte.
4. À : selon le mode que vous avez choisi, vous pouvez sélectionner des comptes ou des contacts individuels comme destinataires.
5. Objet : Ceci est automatiquement renseigné lorsque vous utilisez un modèle.
6. Ajoutez un shortcode : incluez des données dynamiques pour personnaliser vos messages. Selon le mode que vous avez choisi, vous pourrez utiliser différents types de shortcodes , y compris ceux basés sur des champs personnalisés . Shortcodes peut être ajouté à la ligne d'objet ainsi qu'au corps du e-mail . Pour en savoir plus shortcodes , va ici .
7. Message : Ceci est automatiquement renseigné lorsque vous utilisez un modèle.
8. Joindre un fichier : pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, voir ci-dessous .
9. Planifier e-mail : Planifiez le moment où le e-mail devrait sortir. Pour en savoir plus, allez ici .
10. Envoyez-moi un aperçu : cliquez pour voir à quoi ressemblera votre message avant d'appuyer sur Envoyer.
11. Envoyer : Envoyez le e-mail à tous les comptes/contacts sélectionnés.
De plus, il y a plus :
- Utilisez tags pour filtrer une liste de comptes vers des destinataires spécifiques. Par exemple, les clients de paie peuvent avoir besoin de recevoir des e-mails différents de ceux des clients d'entreprise.
- L'e-mail est envoyé depuis le e-mail compte que vous avez synchronisé avec TaxDome ; vous le verrez également dans la section E-mail de l'onglet Envoyé du profil de chaque destinataire.
- Seuls 400 e-mails peuvent être envoyés par jour. Si plusieurs destinataires sont sélectionnés, TaxDome divise la file d'attente et en envoie 400 à la fois. Vous recevrez une notification vous indiquant combien de jours il faudra pour tous les envoyer.
- Les clients ne pourront pas voir les autres destinataires dans les champs À ou CC .
Envoi d'e-mails aux clients via l'automatisation
Pour plus de détails, allez ici .
Comment puis-je savoir qu'un client a envoyé un e-mail ?
Whenever a client sends a new email to your firm or replies to an existing chat thread, team members who have access to their account will receive a notification in their Inbox+ . When they reply to a thread or there’s a new email in a thread, notifications are updated and anything new is moved to the top. If the thread is archived, it moves from the To Do items. To view the most recent email and respond to it, click Go to....
Remarque : modifiez vos préférences de notification ou désactivez les fils e-mail lorsque vous en avez besoin.
Pour accéder à une boîte de réception spécifique au client, accédez à Comptes > Clients dans le menu de la barre latérale de gauche, cliquez sur le nom du compte client, puis accédez à l'onglet E-mail . S'il y a des e-mails non lus du client, une notification s'affiche dans l'onglet E-mail .
Tous les e-mails envoyés sont stockés dans l'onglet Envoyés .
Les e-mails sont automatiquement mis en fil de discussion pour éviter l'encombrement. Pour visualiser une conversation, cliquez sur le e-mail ligne d'objet pour voir toutes les réponses.
Répondre aux e-mails
Pour répondre à un e-mail :
- Clique sur le e-mail pour le développer, puis cliquez sur l'icône de conversation grise et verte à droite.
- Cliquez dans le champ À pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Écrivez le e-mail . Vous pouvez utiliser le formatage du texte, les emoji, les puces, les listes numérotées et bien plus encore.
- Cliquez sur ENVOYER .
Ajout de pièces jointes
Remarque : Si vous avez sélectionné plusieurs comptes comme destinataires, vous ne pourrez pas ajouter de fichiers depuis TaxDome , puisque le stockage de vos documents est spécifique à votre compte.
Il existe deux options pour joindre des fichiers aux e-mails envoyés depuis TaxDome :
- Pour ajouter des fichiers depuis votre ordinateur , cliquez sur Joindre un fichier , sélectionnez Depuis mon ordinateur , puis localisez le fichier que vous souhaitez télécharger. Découvrez quels types de fichiers sont acceptés .
- Pour ajouter des fichiers de TaxDome, Cliquez sur Pièce jointe, sélectionner Depuis TaxDome, cliquez sur le dossier, puis choisissez les fichiers. Ajouter des fichiers déjà téléchargés sur TaxDome à partir de n'importe quel dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir et et Le client peut afficher et modifier accéder.
Remarque : Si vous envoyez un message contenant un fichier depuis TaxDome à un destinataire qui n'est pas un TaxDome utilisateur, il n'aura pas besoin d'un connexion pour y accéder. Pour garder le fichier en sécurité, attribuez au lien une date d'expiration. En savoir plus sur la sécurité des pièces jointes e-mail .
Ajouter des images aux e-mails
Vous pouvez envoyer des images par e-mail depuis votre appareil ou n'importe quel site Web. Utilisez l'une des options disponibles lors de la création d'un nouveau e-mail :
- Téléchargez une image depuis votre appareil à l'aide du bouton 📎 Joindre ou Ajouter une image
- Collez une image du presse-papier du navigateur directement dans le e-mail champ de texte
- Collez n'importe quelle image du Web vers le e-mail champ de texte
Méthodes d'ajout d'images non prises en charge :
- Faites glisser et déposez une image dans le e-mail champ de texte
- Collez un fichier avec l'image dans le e-mail champ de texte depuis votre appareil
Filtrage/recherche e-mail
Pour ne pas vous perdre dans la pile d'emails, vous pouvez choisir lequel e-mail les fils de discussion s'affichent :
- Tous : la sélection de cette option affichera les fils de discussion entre tous les membres de l'équipe avec des e-mails synchronisés et le client.
- Mon : La sélection de cette option affichera uniquement les discussions entre vous et le client (envoyées à votre e-mail que vous avez synchronisé avec votre compte TD).
Vous pouvez également rechercher un message spécifique. Pour ce faire, saisissez un mot-clé dans le champ de recherche, puis cliquez sur Entrée sur votre clavier. Rechercher un e-mail en utilisant le nom du client ou un mot-clé du e-mail la ligne d'objet ou le corps de .
Cliquez sur le x pour effacer le champ de recherche.
Note! Si vous ne parvenez pas à localiser certains e-mail threads, ils peuvent être mis en sourdine. Apprenez-en davantage sur les discussions ignorées .
Impression e-mail fil
Pour imprimer un fil de discussion spécifique, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du e-mail fil, puis sélectionnez Imprimer . Votre navigateur vous proposera d'imprimer le e-mail fil de discussion.
Sauvegarder pièces jointes directement aux documents clients
Pour en savoir plus sur l'enregistrement dans un dossier client par défaut, rendez-vous ici .
Astuce : consultez TaxDome Academy pour des cours amusants et complets pour devenir un TaxDome superstar!