E-mail (Basique) : Envoyer, répondre, imprimer, ajouter des images

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Inutile d'utiliser votre Gmail ou une application tierce pour travailler : TaxDome propose sa propre application e-mail, sécurisée et intégrée. Synchronisez votre compte e-mail avec TaxDome pour conserver toutes vos affaires TaxDome au même endroit et améliorer vos échanges avec les clients.

Couvert ici :

Envoi d'e-mails

L'e-mail peut être envoyé par un patron de cabinet, un administrateur ou un membre de l'équipe ayant accès au compte ou les droits d'accès pour visualiser tous les comptes.

Il existe plusieurs façons d'envoyer un e-mail:

Envoyer un e-mail en utilisant + Nouveau

Pour envoyer e-mail à partir de n'importe quelle page de votre portail, cliquez sur + NOUVEAU dans le menu latéral gauche, sélectionnez E-mail dans le menu déroulant, choisissez le compte, puis écrivez l'e-mail. C'est tout ! Cliquez sur ENVOYER.

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Remarque : vous ne pouvez pas envoyer un e-mail à un client si la fonction NOTIFIER est désactivée pour son adresse e-mail dans la section Contacts de son compte (pour plus de détails, cliquez ici).

Voir ci-dessous pour plus de détails sur les caractéristiques des messages.

Envoi d'e-mails en masse à partir de la liste des comptes

Parfois, vous devez envoyer le même e-mail à de nombreux clients, comme informer tout le monde d'une date limite ou d'une mise à jour à venir.

Pour envoyer un e-mail en masse, allez dans la section Clients de votre menu latéral gauche, cochez les cases situées à côté des comptes souhaités, cliquez sur @ Envoyr un e-mail, puis rédigez le e-mail ou sélectionnez un modèle. C'est tout ! Cliquez sur Envoyer à tous.

Ci-dessous, découvrez ce qu'il faut faire dans chaque section numérotée :

1. Modèle : Cliquez sur et sélectionnez l'un des e-mail modèles que vous avez créés à partir du menu déroulant. Les modèles d'e-mail sont particulièrement utiles pour les messages que vous envoyez fréquemment aux clients.

2. Mode : Sélectionnez le mode contacts ou comptes pour pouvoir ajouter des données dynamiques à votre message, comme le e-mail le nom du destinataire ou la date. Pour en savoir plus sur les shortcodes, rendez-vous ici .

3. De : Vous pouvez envoyer un e-mail au nom d'un autre membre de l'équipe en sélectionnant son nom dans le champ De .

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Remarque ! Le membre de l'équipe devra avoir activé l'option " Autoriser les autres à envoyer à partir de mon e-mail " dans les paramètres de son compte TaxDome.

4. Vers : Selon le mode que vous avez choisi, vous pouvez sélectionner des comptes ou des contacts individuels comme destinataires.

5. Objet : ce champ est automatiquement renseigné lorsque vous utilisez un modèle.

6. Ajoutez un shortcode : Inclure des données dynamiques pour individualiser vos messages. Selon le mode choisi, vous pourrez utiliser différents types de shortcodes, dont ceux basés sur des champs personnalisés. Les shortcodes peuvent être ajoutés à la ligne d'objet ainsi qu'au corps du message e-mail. Pour en savoir plus sur les shortcodes, cliquez ici.

7. Message : Ce message est automatiquement rempli lorsque vous utilisez un modèle.

8. Joindre un fichier : Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, voir ci-dessous.

9. Programmer un e-mail: Programmer le moment où le e-mail doit être envoyé. Pour en savoir plus, allez ici.

10. Envoyez-moi un aperçu : Cliquez pour voir à quoi ressemblera votre message avant d'appuyer sur envoyer.

11. Envoyer : Envoyez l'e-mail à tous les comptes/contacts sélectionnés.

Et ce n'est pas tout :

  • Utilisez des tags pour filtrer une liste de comptes vers des destinataires spécifiques. Par exemple, les clients de comptabilité peuvent avoir besoin de recevoir des e-mails différents de ceux des entreprises.
  • L'e-mail est envoyé à partir du compte e-mail que vous avez synchronisé avec TaxDome; vous le verrez également dans la section E-mail de l'onglet Envoyé du profil de chaque destinataire.
  • Seuls 400 e-mails peuvent être envoyés par jour. Si plusieurs destinataires sont sélectionnés, TaxDome divise la file d'attente et en envoie 400 à la fois. Vous recevrez une notification vous indiquant le nombre de jours nécessaires pour les envoyer tous.
  • Les clients ne pourront pas voir les autres destinataires dans les champs À ou CC .

Envoi d'e-mails aux clients via l'automatisation

L'automatisation de l'envoi d'un e-mail peut être configurée de manière à ce qu'un e-mail soit automatiquement envoyé au client lorsque l'un de ses projets passe à une nouvelle étape du processus. Pour envoyer un e-mail automatisé à un client, vous aurez d'abord besoin d'un modèle. Suivez ensuite les étapes suivantes :

1. Allez dans Paramètres, sélectionnez Pipelines, puis cliquez sur le nom du pipeline ou CRÉER UN PIPELINE.

2. Choisissez l'étape à laquelle vous voulez associer l'automatisation, cliquez sur + Ajouter une automatisation, puis sélectionnez Créer un E-mail dans le menu déroulant.

3. Sélectionnez le modèle pour l'automatisation Envoyer un e-mail.

4. Cliquez sur SAUVEGARDER pour conserver vos modifications. Une fois que l'automatisation est ajoutée, vous la verrez en allant sur la page Modifier le pipeline et en cliquant sur l'icône automatisation au-dessus de étape.

Lorsqu'un projet est déplacé vers l'étape dans le pipeline avec l'automatisation Envoyer un e-mail, une fenêtre contextuelle contenant le automatisation s'affiche. Si vous ne voulez pas qu'un e-mail automatique soit envoyé, désélectionnez l/automatisation, puis cliquez sur DÉPLACER.

Comment savoir si un client a envoyé un e-mail ?

Chaque fois qu'un client envoie un nouvel e-mail à votre entreprise ou répond à un fil de messages existant, les membres de l'équipe qui ont accès à son compte reçoivent une notification dans leur Boîte de réception. Lorsqu'ils répondent à un fil de discussion ou qu'il y a un nouvel e-mail dans un fil de discussion, les notifications sont mises à jour et tout ce qui est nouveau est déplacé vers le haut. Si le fil de discussion est archivé, il est déplacé vers les éléments à faire. Pour afficher l'e-mail le plus récent et y répondre, cliquez sur Aller sur.....

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Remarque : Modifiez vos préférences de notification ou désactivez e-mail fils chaque fois que vous en avez besoin.

Pour accéder à une boîte de réception spécifique à un client, allez sur Clients dans le menu latéral gauche, cliquez sur le nom du compte client, puis accédez à l'onglet E-mail . S'il y a des e-mails non lus du client, une notification s'affiche dans l'onglet E-mail .

Les e-mails sont automatiquement classés par fil de discussion pour éviter tout encombrement. Pour consulter une conversation, cliquez sur l'objet de e-mail pour voir toutes les réponses.

Les e-mails envoyés sont stockés dans l'onglet Envoyé .

Répondre aux emails

Pour répondre à un e-mail :

  1. Cliquez sur l'e-mail pour l'aggrandir, puis cliquez sur l'icône de conversation grise et verte à droite.
  2. Cliquez dans le champ À pour ajouter des destinataires supplémentaires.
  3. Rédigez l'e-mail. Vous pouvez utiliser la mise en forme du texte, les emoji, les puces, les listes numérotées, etc.
  4. Cliquez sur ENVOYER .

Ajout de pièces jointes

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Remarque : Si vous avez sélectionné plusieurs comptes en tant que destinataire, vous ne pourrez pas ajouter de fichiers à partir de TaxDome , car votre stockage de documents est spécifique au compte.

Il existe deux options pour joindre des fichiers aux e-mails envoyés de TaxDome :

  • Pour ajouter des fichiers depuis votre ordinateur , cliquez sur Joindre un fichier , sélectionnez Depuis mon ordinateur , puis localisez le fichier que vous souhaitez télécharger. Découvrez quels types de fichiers sont acceptés .
  • Pour ajouter des fichiers à partir de TaxDome, Cliquez sur Pièce jointe, sélectionner De TaxDome cliquez sur le dossier, puis choisissez les fichiers. Ajoutez des fichiers déjà téléchargés sur TaxDome à partir de n'importe quel dossier de premier niveau avec Le client peut voir et et Le client peut voir et modifier .

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Remarque : si vous envoyez un message contenant un fichier de TaxDome à un destinataire qui n'est pas un utilisateur de TaxDome , il n'aura pas besoin de connexion pour y accéder. Pour préserver la sécurité du fichier, donnez une date d'expiration au lien. En savoir plus sur la sécurité des pièces jointes par e-mail .

Ajouter des images aux e-mails

Les images stockées sur votre ordinateur portable ne peuvent pas être ajoutées aux e-mails. Assurez-vous plutôt que l'image est hébergée par une tierce partie. Pour ajouter une image :

1. Téléchargez l'image sur votre serveur ou sur un site d'hébergement d'images tel que imgbb.com.

2. Dans votre navigateur, faites un clic droit sur l'image téléchargée, puis sélectionnez Copier l'image.

3. Vous pouvez maintenant le coller dans votre e-mail .

Recherche d'e-mail

Pour rechercher un message spécifique, tapez un mot clé dans le champ de recherche, puis cliquez sur la touche Entrée de votre clavier. Vous pouvez rechercher une adresse e-mail en utilisant le nom du client ou un mot clé figurant dans l'objet ou le corps du message.

Cliquez sur le x pour effacer le champ de recherche.

Imprimer un fil de discussion par e-mail

Pour imprimer un fil spécifique, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la e-mail fil, puis sélectionnez Imprimer .

Votre navigateur vous proposera d'imprimer le e-mail fil de discussion.

Enregistrer les pièces jointes directement dans les documents du client

Pour en savoir plus sur l'enregistrement dans un dossier client par défaut, rendez-vous ici .

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