Sécurité des pièces jointes attachés aux emails
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Les pièces jointes aux e-mails : c'est sécurisé ? Voyons comment TaxDome traite les fichiers que vous joignez aux e-mails envoyés depuis votre portail ou lorsque vous partagez des documents avec des tiers.
Premièrement, il existe deux options pour joindre des fichiers aux e-mails envoyés par le biais de TaxDome :
- Sélectionnez des fichiers sur votre ordinateur lors de la composition d'un e-mail . Lorsque vous utilisez cette option, les fichiers sont joints au e-mail comme pièce jointe régulière (identique à la façon dont Gmail le fait)
- Sélectionnez les fichiers qui ont été précédemment téléchargés sur TaxDome lors de l'utilisation de la fonction Partager des documents avec des tiers . Dans ce cas, les fichiers sont joints via un lien :
- Si CHAQUE e-mail le destinataire a un compte dans TaxDome , le lien est sécurisé - c'est-à-dire que l'utilisateur doit connexion avec nom d'utilisateur et mot de passe pour le voir.
- Si au moins un bénéficiaire n'a pas de compte TaxDome, le fichier est quand même joint via un lien mais il n'est pas sécurisé (toute personne ayant le lien a accès au fichier). Vous pouvez fixer une date d'expiration pour réduire le risque de violation des données.
En résumé, l'envoi de fichiers sensibles en pièces jointes n'est pas sûr. Envoyer des fichiers avec un lien de partage au lieu d'une pièce jointe est beaucoup plus sûr. Alors, vous devriez envisager de sélectionner les fichiers de TaxDome lorsque vous envoyez des e-mails et vérifier que le destinataire possède un compte client TaxDome.
En outre, les liens de partage permettent un contrôle beaucoup plus important des fichiers envoyés grâce à la piste d'audit des fichiers. Vous pouvez toujours connaître l'adresse IP, le navigateur, le système d'exploitation et le fuseau horaire d'une personne qui a consulté le document via le lien envoyé. Pour les liens sécurisés, vous pouvez également consulter leur nom et leur e-mail.
