Envoyer des emails

Vous n'avez pas besoin d'utiliser votre compte Gmail ni une application tierce pendant que vous travaillez : TaxDome offre sa propre solution intégrée sécurisée e-mail Découvrez ici comment envoyer, programmer, répondre et gérer les e-mails de vos clients directement depuis l'application. TaxDome .

Note

Vous devez synchroniser votre e-mail avant d'utiliser cette fonctionnalité.

Commencez un e-mail fil de discussion avec un client

Web Mobile

Il existe plusieurs façons différentes de créer manuellement un nouveau e-mail fil de discussion avec un client :

• Allez dans Communications > E-mails ou dans Clients > Comptes > Communication > E-mails et cliquez sur Nouveau e-mail .

• Cliquez sur le bouton Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Courriel .

Vous pouvez envoyer des e-mails à votre TaxDome Pour contacter vos contacts, utilisez votre application de messagerie externe. Voici comment procéder :

1. Allez dans Clients > Contacts .

2. Appuyez sur le contact pour ouvrir sa page.

3. Appuyez sur le bouton E-mail pour ouvrir votre application de messagerie, puis rédigez et envoyez la lettre.

Nouveau e-mail aperçu de l'écran

a. Modèle : Choisissez un modèle pour les e-mails fréquemment envoyés.  

b. Shortcodes mode: Use Account shortcodes to send the same copy to all linked contacts (with cc), or Contact shortcodes to send individual emails to specific email addresses. Learn more in the detailed article . 

c. De : Sélectionnez le e-mail Expéditeur. Vous pouvez autoriser d'autres membres de l'équipe à envoyer des envois en votre nom.

d. To: Choose an account, contact or email addresses to sent email to, depending on the selected Shortcodes mode.

e. Objet : Veuillez saisir le e-mail Objet. Cliquez sur Ajouter un code court pour le personnaliser à l'aide de données dynamiques, telles que le nom d'un client ou la date.

f. Message : Composez le e-mail , en utilisant la mise en forme, les émojis, les puces et bien plus encore. Cliquez sur le code court pour le personnaliser avec des données dynamiques.

g. Joindre un fichier : Ajouter des pièces jointes .

h. Programmer e-mail : Si vous devez envoyer un e-mail Pour une date précise, planifiez -le à l'avance.

i. Envoyez-moi un aperçu : Cliquez pour envoyer une copie du e-mail dans votre boîte de réception et examinez-le du point de vue du destinataire.

j. Envoyer : Cliquez pour envoyer votre e-mail aux destinataires. Sinon, cliquez sur Annuler .

Commencer e-mail discussions avec plusieurs clients

Si vous devez souvent envoyer des courriels similaires, il n'est pas nécessaire de le faire manuellement. Sauvegarder du temps avec e-mail Modèles et envoi en masse.

Pour en savoir plus, consultez notre article dédié aux envois d'emails en masse .

Réponse à e-mail

Vous pouvez envoyer à vos clients des SMS, des images et des documents. Pour répondre à un e-mail , accédez à la section Communications > Courriel du profil du client.

Envoyer un e-mail répondre

Web Mobile

Pour répondre à un e-mail :

1. Vous pouvez soit aller dans Communications > E-mails, soit dans Clients > Comptes > Communication > E-mail , puis choisir la conversation à laquelle vous souhaitez répondre.

2. Cliquez sur Répondre .

3. Écrivez le e-mail Vous pouvez aussi utiliser le modèle pour une réponse rapide. Il est possible d'utiliser la mise en forme du texte, des émojis, des puces, des listes numérotées, et de joindre des fichiers et des images .

4. Cliquez sur Envoyer maintenant .

Note

Lorsque vous répondez à un courriel, vous ne pouvez pas modifier les champs « De » et « À ». e-mail sera envoyé depuis l'adresse qui a reçu le e-mail et à l'expéditeur initial.

Ouvrez la boîte de réception . Appuyez sur l'élément souhaité. e-mail puis Ouvrir . Cela ouvrira le e-mail dans votre e-mail application, vous permettant de répondre directement.

Envoyer des commentaires internes

À l'intérieur de n'importe quel e-mail Dans ce fil de discussion, vous pouvez créer des commentaires internes visibles uniquement par les membres de l'équipe et invisibles pour les clients. Utilisez ces commentaires pour discuter des e-mails clients, coordonner les réponses ou partager des informations avec vos collègues sans quitter la conversation.

Pour créer un commentaire interne :

1. Ouvrez le e-mail Ouvrez le fil de discussion et cliquez sur « Ajouter un commentaire interne » sous le champ du message.

Note

Vous n'en avez pas besoin e-mail Synchronisation pour créer des commentaires internes. Tout membre de l'équipe ayant accès à e-mail Les fils de discussion peuvent ajouter des commentaires, même s'ils n'en ont pas. e-mail Synchronisation activée.

2. Saisissez votre commentaire et cliquez sur Envoyer . Les commentaires internes s'affichent avec la mention « Commentaire interne » en orange.

For effective collaboration, combine internal comments with @mentions to notify specific colleagues. Team members receive notifications in Inbox+ and via email. Internal comments do not affect read status or counters.

Vous pouvez modifier ou supprimer vos commentaires dans les 24 heures en cliquant sur le menu à trois points et en sélectionnant « Modifier » . Pour supprimer un commentaire, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez « Supprimer » . La suppression est définitive et efface toutes les notifications de mention associées.

À venir

La possibilité de répondre directement aux commentaires internes sera disponible dans une prochaine version. En attendant, vous pouvez créer des commentaires internes supplémentaires pour poursuivre la discussion.

Joindre des fichiers

Vous pouvez joindre des fichiers à votre e-mail depuis votre ordinateur ou directement depuis TaxDome dossiers auxquels le client peut accéder en lecture seule ou en écriture et en modification :

• Pour ajouter des fichiers depuis votre ordinateur, cliquez sur Joindre un fichier , sélectionnez Depuis mon ordinateur , puis localisez le fichier que vous souhaitez télécharger.

• Pour ajouter des fichiers depuis TaxDome Cliquez sur Joindre un fichier , sélectionnez Depuis TaxDome , puis choisissez les fichiers que vous souhaitez joindre.

  

Si vous avez sélectionné plusieurs comptes comme destinataire, vous ne pourrez pas ajouter de fichiers à partir de TaxDome , puisque le stockage de vos documents est spécifique à votre compte.

Note

La taille maximale de tous les fichiers attachés à un e-mail est de 20 Mo. Types de fichiers pris en charge : PDF , DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Insérer des images

Vous pouvez insérer des images et des captures d'écran depuis votre appareil ou depuis n'importe quel site web. Pour ce faire, utilisez l'une des options disponibles :

• Importez une image depuis votre appareil ou depuis le Web à l'aide de l'icône d'image. Pour importer une image depuis le Web, collez son adresse dans le champ Nom de fichier après avoir cliqué sur l'icône d'image, puis cliquez sur Ouvrir .

• Copiez/collez n'importe quelle image, que ce soit depuis le web ou depuis votre appareil, dans le champ de message.

• Faites glisser une image depuis votre appareil vers le champ de message.

Envoyer des e-mails automatiquement

You can have your emails sent automatically as s part of pipeline. It may be useful, for example, to inform your clients that you have received their documents, their return is ready, or you have started the payroll process. To set up this automation, you need to use templates and add email sending to pipeline stages.

Pour en savoir plus, consultez l'article dédié .

Planifier des e-mails

Si vous devez envoyer un e-mail Planifiez cette tâche à l'avance pour une date précise, afin de la rayer de votre liste. Vous pouvez créer un planning. e-mail :

• Lors de la création d'un nouveau e-mail fil de discussion. Remplissez le e-mail Pour obtenir ces informations, activez l' option « Planification » , puis indiquez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que l'événement se produise. e-mail sortir et soumettre le planning.

• Lorsque vous répondez à une discussion existante, veuillez remplir le champ suivant : e-mail Pour obtenir ces informations, cliquez sur la flèche à côté du bouton « Envoyer maintenant » et choisissez « Programmer l’envoi e-mail . Indiquez la date et l’heure auxquelles vous souhaitez recevoir l’e-mail. e-mail pour sortir et confirmer l'horaire.

Note

Lorsque vous planifiez des e-mails dans un fil de discussion, spécifiez la date et l'heure de chaque message séparément.

• Dans la section Programmée , cliquez sur le bouton Nouvel e-mail et remplissez les champs. e-mail Veuillez fournir les informations et préciser la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que e-mail à envoyer.

Afficher les courriels programmés

Une fois que vous avez créé un planning e-mail Vous pouvez prévisualiser le contenu pour vérifier que tout est correct. Tous les e-mails programmés sont stockés dans la section « Programmés » . Survolez l'icône d'horloge pour afficher la date et l'heure d'envoi. e-mail sa sortie est prévue.

Pour lire un programme e-mail Cliquez sur son nom pour l'afficher en aperçu. Vous y verrez le nom de l'expéditeur et l'objet du message. e-mail , son contenu et l'heure à laquelle il sera envoyé.

Annuler les e-mails programmés

Si vous avez changé d'avis, vous pouvez annuler un rendez-vous programmé. e-mail avant son envoi. Pour ce faire :

1. Allez dans Clients > Comptes > Communication > E-mails et ouvrez la section Programmée .

2. Cliquez sur le e-mail Vous souhaitez annuler.

3. Cliquez sur l'icône Annuler en haut à droite.

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