Emplois (avancés) : Automove
La fonctionnalité Automove projets simplifie votre workflow en faisant projets passer de étape à étape dans un pipeline ou du statut projet personnalisé à Actif par eux-mêmes. Utilisez la fonctionnalité avec des automatisations, des éléments liés ou les deux. Créez une dépendance pour permettre projets sauter automatiquement en avant à chaque fois que toutes les actions dans un étape ou action dans projet les statuts sont complétés par un membre de l'équipe ou un client.
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Astuce ! Téléchargez la liste de contrôle des déclencheurs Automove pour savoir quand Automove fonctionne et quand il ne fonctionne pas.
Déplacement automatique projets , expliqué
- Déplacez automatiquement projets d' étape à étape . Déplace les cartes à travers le pipeline lorsque les conditions fixées sont remplies.
- Déplacement automatique pour les statuts projet personnalisés . Le statut personnalisé est automatiquement modifié en Actif une fois les conditions remplies.
Ci-dessous, nous décrivons automove projets depuis étape à étape . Si vous souhaitez en savoir plus sur la personnalisation projet statut automove, passez à la section .
1. While adding stages and automations to a pipeline, toggle on Automove jobs in the stages where you will want jobs to automatically move ahead.
2. Une fois que vous avez ajouté un projet à un pipeline , automatisations dans le premier étape sont déclenchés.
3. Si Automove projets est activé pour la première fois étape , le projet passe automatiquement à la deuxième étape une fois toutes les actions du premier étape sont terminés (par exemple, une proposition signée, une facture payée, etc.), puis les automatisations pour la deuxième étape sont déclenchées, et ainsi de suite. Les entités liées manuellement ont également un impact sur le déplacement automatique.
Si plusieurs automatismes sont ajoutés à un étape qui a activé projets Automove , le projet se déplace automatiquement une fois toutes les actions terminées.
Vous pouvez voir tous les éléments d'action en attente sur le projet carte. Découvrez d'autres façons de gérer les éléments d'action en attente ici .
4. Une fois par projet arrive dans sa finale étape et toutes les actions sont terminées, vous pouvez les archiver . Vous ne pouvez pas activer projets Automove pour le dernier étape d'un pipeline .
Comment Automove projets fonctionne avec des automatismes
La fonctionnalité Automove projets fonctionne uniquement avec les automatisations qui nécessitent des actions spécifiques de l'utilisateur, soit de la part d'un membre de l'équipe, soit de la part du client. Consultez les détails ci-dessous et cliquez sur le nom de chacun automatisation pour savoir comment l'utiliser :
| Automatisation | Que se passe-t-il automatiquement |
Action requise | Qui exécute l'action | Déclenche le déplacement automatique |
| Envoyer questionnaire |
Organisateur envoyé au client et lié à projet | Soumettre questionnaire |
Client | Oui |
| Envoyer une demande client | Demande client envoyée au client et liée à projet | Soumettre une demande client | Client | Oui |
| Créer une facture | Facture envoyée au client et liée à projet | Payer le montant total | Client | Oui |
| Envoyer une proposition (s'il n'y a pas de factures uniques liées) | Proposition envoyée au client et liée à projet | Signe | Client | Oui |
| Envoyer une proposition (s'il existe des factures uniques liées) | Proposition envoyée au client et liée à projet accompagné de la facture | Signez et payez le montant total | Client | Oui |
| Créer une tâche | Tâche créée pour un membre de l'équipe et liée à projet | Marquer comme terminé ou annulé | Membre de l'équipe | Oui |
| Envoyer un message (si des tâches pour le client ont été ajoutées au modèle) | Message envoyé au client et lié à projet | Cochez les tâches du client | Client | Oui |
| Envoyer un message (s'il n'y a aucune tâche pour le client dans le modèle) | Message envoyé au client et lié à projet | - | Effectué automatiquement | Non |
| Appliquer le modèle de dossier | Modèle de dossier appliqué au compte client | - | Effectué automatiquement | Non |
| Appliquer tag pour le compte |
Balises appliquées ou supprimées | - | Effectué automatiquement | Non |
| Mettre à jour l'accès au compte | Les membres de l'équipe sont ajoutés ou révoqués du compte | - | Effectué automatiquement | Non |
| Mise à jour projet cessionnaire | Les membres de l'équipe sont ajoutés au fur et à mesure projet cessionnaires ou supprimés | - | Effectué automatiquement | Non |
| Envoyer e-mail |
L'e-mail est envoyé au client | - | Effectué automatiquement | Non |
Comment Automove projets fonctionne avec des éléments liés manuellement
Parfois, vous préférerez peut-être ajouter manuellement une facture, une proposition ou un autre élément existant à un projet , plutôt que d'utiliser des automatisations pour le créer. De plus, certains éléments (par exemple les documents) ne peuvent être liés que manuellement. Cependant, les éléments liés manuellement déclenchent tout de même les projets Automove . Consultez les détails ci-dessous et cliquez sur le nom de chaque élément pour voir comment l'utiliser :
| Élément lié | Action requise | Déclenche le déplacement automatique |
| Proposition (s'il n'y a pas de factures uniques à l'intérieur) |
Signe | Oui |
| Proposition (s'il y a des factures uniques à l'intérieur) | Signer et payer la facture | Oui |
| Document en attente de signature |
Signe | Oui |
| Document en attente de paiement |
Payer la facture sur laquelle le document est verrouillé | Oui |
| Document en attente d'approbation |
Approuver | Oui |
| Facture |
Payer le montant total | Oui |
| Organisateur |
Soumettre | Oui |
| Demande du client | Soumettre | Oui |
| Tâche |
Marquer comme terminé ou annuler | Oui |
| Fil de discussion avec des tâches pour le client |
Cochez les tâches du client | Oui |
| Fil de discussion sans tâches pour le client | - |
Non |
| Note | - | Non |
| Paiement | - | Non |
| Saisie du temps | - | Non |
| Page Wiki | - | Non |
| projet |
- | Non |
| SMS | - | Non |
| Demande du client | Soumettre la demande ou modifier son statut en Terminé | Oui |
Comment Automove projets fonctionne pour la coutume projet statuts
Contrairement à Automove projets entre étapes , Passer automatiquement de personnalisé à actif projet le statut se produit dans un seul étape :
- Une fois que le projet le statut est changé en un statut personnalisé, le projet reste dans le même étape , et les déclencheurs de déplacement automatique pour un étape ne l'affecte pas.
- Lorsque les conditions configurées dans le statut personnalisé sont remplies, le projet passe automatiquement au statut Actif . Après cela, il se déplace à travers les pipeline en suivant les règles générales.
Par exemple, un statut d'informations manquantes personnalisé a été attribué à l' projet , avec automatisation configurée pour récupérer les informations via la demande du client . Jusqu'à ce que les clients fournissent des informations, le projet la carte s'affichera avec le statut Informations manquantes . Lorsque les clients fournissent des réponses via des demandes client, le statut passe automatiquement à Actif .
Gardez à l'esprit:
- Si plusieurs automatisations sont ajoutées à une personnalisation projet statut, le projet le statut sera automatiquement modifié en Actif une fois toutes les actions terminées.
- L'Automove projets pour la coutume projet La fonction de statut reconnaît les factures, les propositions, questionnaires , demandes client, tâches, documents et discussions avec les tâches client, même s'ils sont liés manuellement à un projet statut personnalisé au sein d'un automatisation ensemble. S'il y a des éléments liés avec des actions incomplètes, le projet ne changera pas le statut en Actif .
Déplacement automatique projets Questions-réponses/exemples
| Question | Répondre |
| Que se passe-t-il lorsque Automove projets est activé pendant un étape qui inclut ces automatisations et éléments liés : Créer une facture et mettre à jour tags de compte ? |
Le projet automoves une fois que le client a payé le montant total de la facture. |
| Mettre à jour tags du compte et envoyer e-mail ? |
Le projet ne se déplacera pas automatiquement. |
| Envoyer une proposition contenant une facture unique ? | Le projet automoves une fois que le client signe la proposition et paie le montant total de la facture. |
| Envoyer questionnaire et un document lié en attente d'approbation ?
|
Le projet se déplace automatiquement une fois que le client ou le membre de l'équipe soumet le questionnaire et approuve le document. |
| Envoyer questionnaire et une proposition en attente liée manuellement ? | Le projet se déplace automatiquement une fois que le client ou le membre de l'équipe soumet le questionnaire et signe la proposition. |
| Une attente liée manuellement questionnaire et pas d'automatisations ? | Le projet se déplace automatiquement une fois que le client ou le membre de l'équipe soumet le questionnaire . |
| Une facture liée manuellement et aucun automatisme ? | Le projet se déplace automatiquement une fois que le client effectue un paiement intégral |
| Un document lié manuellement en attente de signature et de paiement ? | Le projet se déplace automatiquement une fois que le client signe le document et effectue le paiement intégral. |
| Une demande client liée manuellement ? | Le projet se déplace automatiquement une fois que le client soumet la demande ou une fois que vous avez modifié le statut de la demande sur Terminé . |