Travaux (avancés) : Déplacement automatique

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La fonctionnalité Automove Jobs simplifie votre workflow en faisant projets passer de étape à étape dans un pipeline par eux-même. Utilisez la fonctionnalité avec des automatisations, des éléments liés ou les deux. Créer une dépendance pour laisser projets avance automatiquement à chaque fois que toutes les actions dans un étape sont complétés par un membre de l’équipe ou un client.

Déplacement automatique des tâches, expliqué

Voici comment cela fonctionne:

1. While adding stages and automations to a pipeline, toggle on Automove jobs in the stages where you will want jobs to automatically move ahead.

2. Une fois que vous avez ajouté un projet à un pipeline , automatisations dans le premier étape sont déclenchés.

3. Si Automove projets est activé pour la première fois étape , le projet passe automatiquement à la seconde étape une fois toutes les actions du premier étape sont terminés (par exemple, une proposition signée, une facture payée, etc.), puis les automatisations du deuxième étape sont déclenchés – et ainsi de suite.

4. Une fois un projet arrive dans sa finale étape et toutes les actions sont terminées, vous pouvez l'archiver.

Gardez à l'esprit:

  • Si plusieurs automatismes sont ajoutés à un étape sur lequel projets Automove sont activés, le projet se déplace automatiquement une fois toutes les actions terminées.
  • La fonctionnalité Automove projets reconnaît les factures, les propositions, questionnaires , tâches, documents et discussions, même s'ils sont manuellement liés à un projet dans un étape . S'il existe des éléments liés avec des actions incomplètes, le projet n'avancera pas.
  • Vous ne pouvez pas activer projets Automove pour la dernière fois étape d'un pipeline .
  • Regardez le comptoir à droite du projet pour savoir s'il y a des éléments inachevés pour un projet en cours étape . Pour une explication détaillée, allez ici .

Comment fonctionne Automove Jobs avec Automatisations

La fonctionnalité Automove projets fonctionne uniquement avec les automatisations qui nécessitent des actions spécifiques de l'utilisateur, soit de la part d'un membre de l'équipe, soit de la part du client. Consultez les détails ci-dessous et cliquez sur le nom de chacun automatisation pour savoir comment l'utiliser :

Automatisation Que se passe-t-il automatiquement


Action requise Qui exécute l'action Déclenche le déplacement automatique
Envoyer questionnaire
Organisateur envoyé au client et lié à projet Soumettre questionnaire
Client Oui
Créer une facture Facture envoyée au client et liée à projet Payer Client Oui
Envoyer une proposition Proposition envoyée au client et liée à projet Signe Client Oui
Créer une tâche Tâche créée pour un membre de l'équipe et liée à projet Marquer comme terminé ou annulé Membre de l'équipe Oui
Envoyer un message (si des tâches pour le client ont été ajoutées au modèle) Message envoyé au client et lié à projet Cochez les tâches du client Client Oui
Envoyer un message (s'il n'y a aucune tâche pour le client dans le modèle) Message envoyé au client et lié à projet - Effectué automatiquement Non
Appliquer le modèle de dossier Modèle de dossier appliqué au compte client - Effectué automatiquement Non
Appliquer tag pour le compte
Balises appliquées ou supprimées - Effectué automatiquement Non
Mettre à jour l'accès au compte Les membres de l'équipe sont ajoutés ou révoqués du compte - Effectué automatiquement Non
Mise à jour projet cessionnaire Les membres de l'équipe sont ajoutés au fur et à mesure projet cessionnaires ou supprimés - Effectué automatiquement Non
Envoyer e-mail
L'e-mail est envoyé au client - Effectué automatiquement Non

Comment fonctionne Automove Jobs avec des éléments liés manuellement

Parfois, vous préférerez peut-être ajouter manuellement une facture, une proposition ou un autre élément existant à un projet , plutôt que d'utiliser des automatisations pour le créer. De plus, certains éléments (par exemple les documents) ne peuvent être liés que manuellement. Cependant, les éléments liés manuellement déclenchent tout de même les projets Automove . Consultez les détails ci-dessous et cliquez sur le nom de chaque élément pour voir comment l'utiliser :

Élément lié Action requise Déclenche le déplacement automatique
Proposition
Signe Oui
Document en attente de signature
Signe Oui
Document en attente de paiement
Payer la facture sur laquelle le document est verrouillé Oui
Document en attente d'approbation
Approuver Oui
Facture
Payer Oui
Organisateur
Soumettre Oui
Tâche
Marquer comme terminé ou annuler Oui
Fil de discussion avec des tâches pour le client
Cochez les tâches du client Oui
Fil de discussion sans tâches pour le client -
Non
Note - Non
Paiement - Non
Saisie du temps - Non
Page Wiki - Non
projet - Non

Questions et réponses sur les tâches Automove / Exemples

Que se passe-t-il lorsque Automove projets est activé pendant un étape qui inclut ces automatisations et éléments liés :
Répondre:
Créer une facture et mettre à jour tags du compte ? Le projet se déplace automatiquement une fois que le client a payé la facture.

Mettre à jour tags du compte et envoyer e-mail ?


Le projet ne se déplacera pas automatiquement.

Envoyer une proposition et Envoyer le message?

Le projet se déplace automatiquement une fois que le client signe la proposition et que toutes les tâches du client à l'intérieur du fil de discussion sont marquées comme terminées (s'il n'y a aucune tâche client dans le modèle, la signature de la proposition est la seule action qui déclenche le déplacement automatique).
Envoyer une proposition contenant une facture ? Le projet se déplace automatiquement une fois que le client signe la proposition (cependant, si vous liez une facture manuellement, le projet se déplace automatiquement une fois la proposition signée et la facture payée).
Envoyer questionnaire et un document lié en attente d'approbation ?

Le projet se déplace automatiquement une fois que le client ou le membre de l'équipe soumet le questionnaire et approuve le document.

Envoyer questionnaire et une proposition en attente liée manuellement ?

Le projet se déplace automatiquement une fois que le client ou le membre de l'équipe soumet le questionnaire et signe la proposition.

Une attente liée manuellement questionnaire et pas d'automatisations ? Le projet se déplace automatiquement une fois que le client ou le membre de l'équipe soumet le questionnaire .

Une facture liée manuellement et aucun automatisme ?

Le projet se déplace automatiquement une fois que le client effectue un paiement intégral
Un document lié manuellement en attente de signature et de paiement ?

Le projet se déplace automatiquement une fois que le client signe le document et effectue le paiement intégral.
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