Travaux (avancés) : Déplacement automatique
Pour des vidéos explicatives plus utiles, visitez TaxDome Academy , notre plateforme en ligne gratuite pour
visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .
Astuce ! Téléchargez la liste de contrôle des déclencheurs Automove pour savoir quand Automove fonctionne et quand il ne fonctionne pas.
La fonctionnalité Automove Jobs simplifie votre workflow en faisant projets passer de étape à étape dans un pipeline par eux-même. Utilisez la fonctionnalité avec des automatisations, des éléments liés ou les deux. Créer une dépendance pour laisser projets avance automatiquement à chaque fois que toutes les actions dans un étape sont complétés par un membre de l’équipe ou un client.
Déplacement automatique des tâches, expliqué
Voici comment cela fonctionne:
1. While adding stages and automations to a pipeline, toggle on Automove jobs in the stages where you will want jobs to automatically move ahead.
2. Une fois que vous avez ajouté un projet à un pipeline , automatisations dans le premier étape sont déclenchés.
3. Si Automove projets est activé pour la première fois étape , le projet passe automatiquement à la seconde étape une fois toutes les actions du premier étape sont terminés (par exemple, une proposition signée, une facture payée, etc.), puis les automatisations du deuxième étape sont déclenchés – et ainsi de suite.
4. Une fois un projet arrive dans sa finale étape et toutes les actions sont terminées, vous pouvez l'archiver.
Gardez à l'esprit:
- Si plusieurs automatismes sont ajoutés à un étape sur lequel projets Automove sont activés, le projet se déplace automatiquement une fois toutes les actions terminées.
- La fonctionnalité Automove projets reconnaît les factures, les propositions, questionnaires , tâches, documents et discussions, même s'ils sont manuellement liés à un projet dans un étape . S'il existe des éléments liés avec des actions incomplètes, le projet n'avancera pas.
- Vous ne pouvez pas activer projets Automove pour la dernière fois étape d'un pipeline .
- Regardez le comptoir à droite du projet pour savoir s'il y a des éléments inachevés pour un projet en cours étape . Pour une explication détaillée, allez ici .
Comment fonctionne Automove Jobs avec Automatisations
La fonctionnalité Automove projets fonctionne uniquement avec les automatisations qui nécessitent des actions spécifiques de l'utilisateur, soit de la part d'un membre de l'équipe, soit de la part du client. Consultez les détails ci-dessous et cliquez sur le nom de chacun automatisation pour savoir comment l'utiliser :
| Automatisation | Que se passe-t-il automatiquement |
Action requise | Qui exécute l'action | Déclenche le déplacement automatique |
| Envoyer questionnaire |
Organisateur envoyé au client et lié à projet | Soumettre questionnaire |
Client | Oui |
| Créer une facture | Facture envoyée au client et liée à projet | Payer le montant total | Client | Oui |
| Envoyer une proposition | Proposition envoyée au client et liée à projet | Signe | Client | Oui |
| Créer une tâche | Tâche créée pour un membre de l'équipe et liée à projet | Marquer comme terminé ou annulé | Membre de l'équipe | Oui |
| Envoyer un message (si des tâches pour le client ont été ajoutées au modèle) | Message envoyé au client et lié à projet | Cochez les tâches du client | Client | Oui |
| Envoyer un message (s'il n'y a aucune tâche pour le client dans le modèle) | Message envoyé au client et lié à projet | - | Effectué automatiquement | Non |
| Appliquer le modèle de dossier | Modèle de dossier appliqué au compte client | - | Effectué automatiquement | Non |
| Appliquer tag pour le compte |
Balises appliquées ou supprimées | - | Effectué automatiquement | Non |
| Mettre à jour l'accès au compte | Les membres de l'équipe sont ajoutés ou révoqués du compte | - | Effectué automatiquement | Non |
| Mise à jour projet cessionnaire | Les membres de l'équipe sont ajoutés au fur et à mesure projet cessionnaires ou supprimés | - | Effectué automatiquement | Non |
| Envoyer e-mail |
L'e-mail est envoyé au client | - | Effectué automatiquement | Non |
Comment fonctionne Automove Jobs avec des éléments liés manuellement
Parfois, vous préférerez peut-être ajouter manuellement une facture, une proposition ou un autre élément existant à un projet , plutôt que d'utiliser des automatisations pour le créer. De plus, certains éléments (par exemple les documents) ne peuvent être liés que manuellement. Cependant, les éléments liés manuellement déclenchent tout de même les projets Automove . Consultez les détails ci-dessous et cliquez sur le nom de chaque élément pour voir comment l'utiliser :
| Élément lié | Action requise | Déclenche le déplacement automatique |
| Proposition |
Signe | Oui |
| Document en attente de signature |
Signe | Oui |
| Document en attente de paiement |
Payer la facture sur laquelle le document est verrouillé | Oui |
| Document en attente d'approbation |
Approuver | Oui |
| Facture |
Payer le montant total | Oui |
| Organisateur |
Soumettre | Oui |
| Tâche |
Marquer comme terminé ou annuler | Oui |
| Fil de discussion avec des tâches pour le client |
Cochez les tâches du client | Oui |
| Fil de discussion sans tâches pour le client | - |
Non |
| Note | - | Non |
| Paiement | - | Non |
| Saisie du temps | - | Non |
| Page Wiki | - | Non |
| projet |
- | Non |
| SMS | - | Non |
| Demande du client | Soumettre la demande ou modifier son statut en Terminé | Oui |
Questions et réponses sur les tâches Automove / Exemples
| Question | Répondre |
| Que se passe-t-il lorsque Automove projets est activé pendant un étape qui inclut ces automatisations et éléments liés : Créer une facture et mettre à jour tags de compte ? |
Le projet automoves une fois que le client a payé le montant total de la facture. |
| Mettre à jour tags du compte et envoyer e-mail ? |
Le projet ne se déplacera pas automatiquement. |
| Envoyer une proposition et envoyer un message ? | Le projet se déplace automatiquement une fois que le client signe la proposition et que toutes les tâches du client à l'intérieur du fil de discussion sont marquées comme terminées (s'il n'y a aucune tâche client dans le modèle, la signature de la proposition est la seule action qui déclenche le déplacement automatique). |
| Envoyer une proposition contenant une facture ? | Le projet se déplace automatiquement une fois que le client signe la proposition (cependant, si vous liez une facture manuellement, le projet automoves une fois la proposition signée et la facture entièrement payée). |
| Envoyer questionnaire et un document lié en attente d'approbation ?
|
Le projet se déplace automatiquement une fois que le client ou le membre de l'équipe soumet le questionnaire et approuve le document. |
| Envoyer questionnaire et une proposition en attente liée manuellement ? | Le projet se déplace automatiquement une fois que le client ou le membre de l'équipe soumet le questionnaire et signe la proposition. |
| Une attente liée manuellement questionnaire et pas d'automatisations ? | Le projet se déplace automatiquement une fois que le client ou le membre de l'équipe soumet le questionnaire . |
| Une facture liée manuellement et aucun automatisme ? | Le projet se déplace automatiquement une fois que le client effectue un paiement intégral |
| Un document lié manuellement en attente de signature et de paiement ? | Le projet se déplace automatiquement une fois que le client signe le document et effectue le paiement intégral. |
| Une demande client liée manuellement ? | Le projet se déplace automatiquement une fois que le client soumet la demande ou une fois que vous avez modifié le statut de la demande sur Terminé . |