Factures récurrentes ( Basique ) : Créer et appliquer des modèles

Les modèles de factures récurrentes sont un excellent moyen de simplifier et d'optimiser vos procédures de facturation. En configurant une facture récurrente, vous pouvez automatiser le processus de facturation pour les paiements d'abonnement réguliers avec autorisation de paiement, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts. De plus, les factures récurrentes garantissent la cohérence et l’uniformité dans toutes les interactions avec les clients, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de confusion. Ici, nous montrons comment les créer.

À venir! Vous pourrez également utiliser des modèles de factures récurrentes pour les automatisations.

Couvert ici:

• Création de modèles de factures récurrentes
• Personnaliser l'apparence de la facture
• Application de modèles de factures récurrentes
• Modification des modèles de factures récurrentes
• Duplication de modèles de factures récurrentes
• Supprimer des modèles de factures récurrentes
• Votre liste de modèles de factures récurrentes

Création de modèles de factures récurrentes

Un modèle de facture récurrente peut être créé par une entreprise patron , administrateur ou membre de l'équipe ayant des droits d'accès à gérer les modèles .

Pour créer un modèle de facture récurrente, accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, puis Factures récurrentes . Ensuite, cliquez sur Créer un modèle .

La fenêtre Créer un modèle de facture récurrente peut être divisée en deux parties :

• La première partie comprend les paramètres de récurrence, le mode de paiement et les métadonnées décrivant le modèle et la facture. 
• La deuxième partie comprend les paramètres d'autorisation de paiement, le QuickBooks paramètres d'intégration et détails concernant les services et le montant. Pour plus d’informations, consultez les descriptions ci-dessous. 

Dans la première partie, vous disposez des options suivantes :

1. Nom du modèle : Vous le verrez lors de la sélection du modèle.

2. Choisissez un mode de paiement : C'est ainsi que vous souhaitez que vos factures soient payées (soit par carte bancaire, soit par prélèvement bancaire, soit par les deux). Nous prenons en charge un certain nombre de méthodes de paiement . Lorsque le fournisseur de paiement par défaut est désactivé, le mode de paiement passera à Carte de crédit pour tous les modèles de factures récurrentes.

3., 4. Commence le : C'est à ce moment-là que la première facture sera envoyée au client après avoir accepté la récurrence. Cela peut avoir lieu lors de l'acceptation (pour les factures récurrentes avec autorisation de paiement uniquement) ou à une date précise. Si Date spécifique est choisi, vous devez la sélectionner sous la Date de la première facture .

5, 6. Récurrence(s) : Saisissez le nombre de factures que vous souhaitez envoyer et sélectionnez un intervalle de temps entre elles.

7. Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui recevra les paiements (par défaut, la personne créant la facture la reçoit).

8. Nom : Le nom de la facture récurrente (par exemple Comptabilité 2023 ou Planification financière 2024). Le client ne le verra que pour les factures récurrentes avec autorisation de paiement.

9. Description: Add an optional description outlining what's included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.

Dans la deuxième partie, vous disposez des options suivantes :

1. Autorisation de paiement : Sélectionnez l'une des options :

• Paiement automatique : Une fois que le client a accepté les conditions de facturation récurrentes, les factures seront émises selon votre planning et la carte/compte bancaire du client sera automatiquement débité. Cette option est disponible pour Stripe seulement.
• Paiement manuel de la facture : Les factures seront émises et envoyées au client selon votre planning, mais celui-ci devra les payer manuellement à chaque fois.

2. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won't be accessible to you after you send the request. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. 

3. Paramètres QuickBooks : sélectionnez l'emplacement et la classe auxquels la facture doit être envoyée. QuickBooks . Les clients ne verront pas ce champ. Notez que la section des paramètres QuickBooks ne s'affiche que si vous l'activez dans QuickBooks . Accédez à Compte et paramètres > Avancé > Catégories et activez le suivi des emplacements et/ou des classes.

4. Éléments de campagne : dans la section Éléments de campagne , vous pouvez :

• Ajouter un élément de campagne : cliquez sur Élément de campagne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un nouveau. Remplissez le champ Taux , définissez le nombre de services et la taxe (en savoir plus sur les taux de taxe dans les factures ) et saisissez la description (facultatif). Sélectionnez la classe à laquelle envoyer QuickBooks (les clients ne verront pas ce champ).
• Appliquer des remises : pour ajouter un élément de campagne de remise, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif . 
• Gérer les éléments de campagne : cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un élément de campagne. Cliquez sur trois points pour modifier, dupliquer, supprimer ou créer un nouveau service à partir de celui-ci.
• Ajuster les paramètres : Cliquez sur Paramètres pour déterminer quelles colonnes seront affichées dans votre facture.
  Si les champs Description et Date de prestation sont vides et que vous ne les avez pas masqués, ils seront automatiquement masqués de la facture. Il existe une logique différente pour les colonnes Tarifs & Quantité et Taxes : vous devez les masquer dans Paramètres afin qu'elles ne soient pas affichées dans la facture, même si la valeur est définie sur 0. 

5&8. Le résumé vous permet de voir :

• Sous-total : Il s'agit de la somme des montants des services rendus avant taxes. Vous pouvez le modifier si vous n'avez aucun élément de campagne. Une fois que vous les avez ajoutés, ils sont calculés automatiquement et ne peuvent plus être modifiés.
• Taux de TVA : si vous n'avez pas d'éléments de campagne, vous pouvez modifier le taux de TVA. Si vous avez des éléments de campagne, pour modifier le taux de TVA, vous devez activer la colonne TVA pour les éléments de campagne (en savoir plus sur la taxe de vente ).
• Montant de TVA : Calculé automatiquement à partir du Sous-total x Taux de TVA .
• Total : Calculé automatiquement à partir du sous-total + montant de la TVA .

De plus, au final, après la section Échéancier de paiement , vous pouvez consulter les principaux paramètres de la facture récurrente : le nombre de paiements que vous attendez, le montant de chacun et le montant total.

6. Note au client : vous pouvez ajouter une note au client et la personnaliser en utilisant shortcodes . Il peut s'agir soit d'une note avec les détails du paiement, soit simplement d'un message. Cette note sera affichée dans le portail client et dans le PDF facture.

7. Échéancier de paiement : Vérifiez les dates auxquelles chacune des factures sera envoyée. 

Application de modèles de factures récurrentes

Les modèles de factures récurrentes peuvent être utilisés soit lors de la création de factures récurrentes, soit lors de la création de propositions .

Voici comment:

1. Créez une nouvelle facture ou ajoutez une facture à la proposition.

2. Définissez le Type de facture sur Récurrent .

3. Cliquez sur la liste Modèle de facture pour la développer, puis sélectionnez un modèle et continuez en configurant la facture récurrente. Vous pouvez désormais modifier le montant, le taux de taxe, etc.

Remarque : Les modifications que vous apportez aux factures n'affectent pas le modèle utilisé pour les établir.

Modification des modèles de factures récurrentes

Pour apporter des modifications à un modèle de facture récurrente, procédez comme suit :

1. Accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, puis sélectionnez Factures récurrentes. Ensuite, cliquez sur le nom du modèle de facture récurrente dans la liste.

2. Apportez des modifications au modèle de facture récurrente, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Duplication de modèles de factures récurrentes

Pour créer un nouveau modèle de facture récurrente à partir d'un modèle existant, cliquez sur trois points à l'extrême droite du modèle de facture récurrente, puis sélectionnez Dupliquer dans la liste déroulante. La copie du modèle de facture récurrente sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, Form1040 (2)).

Supprimer des modèles de factures récurrentes

Pour supprimer complètement un modèle de facture récurrente, cliquez sur trois points à l'extrême droite du nom du modèle de facture récurrente, sélectionnez Supprimer dans la liste déroulante, puis cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.

Votre liste de modèles de factures récurrentes

TaxDome vous permet de suivre facilement vos modèles de factures récurrentes afin que vous puissiez toujours les retrouver rapidement et facilement. Pour une vue d'ensemble de vos modèles de factures récurrentes, accédez à Modèles > Modèles de cabinets dans la barre de menu de gauche, puis Factures récurrentes .

La liste complète des modèles de factures récurrentes est disponible pour une entreprise patron et l'administrateur ou tout membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les modèles . Sinon, cette page ne sera pas disponible.

La page Factures récurrentes est entièrement personnalisable (voir ci-dessous). Ici, vous pouvez avoir des colonnes pour :

• Nom : C'est ce que vous verrez lors de la sélection du modèle.
• Description : la description décrivant ce qui est inclus dans la facture.
• Autorisation de paiement : si les paiements seront traités automatiquement ou non.
• Contrôles : s'il faut afficher les contrôles pour ouvrir la liste déroulante avec les options Modifier , Dupliquer et Supprimer .

Les noms de colonnes sont visibles à tout moment pendant que vous faites défiler. Vous pouvez également cliquer sur la flèche haut-bas à côté de l'en-tête de la colonne que vous souhaitez trier.

La liste des modèles de factures récurrentes peut être personnalisée de différentes manières. Vous pouvez redimensionner, activer, désactiver et déplacer les colonnes à votre guise. Pour personnaliser les colonnes, cliquez et maintenez le séparateur entre les noms des colonnes et redimensionnez-le en déplaçant votre souris.

Pour configurer les colonnes que vous souhaitez afficher dans la section contenant la liste des modèles de factures récurrentes, cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite du tableau.

Vous pouvez activer, désactiver ou déplacer les colonnes de votre choix. Après avoir cliqué sur Appliquer , le tableau sera reconstruit avec de nouvelles colonnes.

Cliquer sur Réinitialiser affichera toutes les colonnes.