Créer et appliquer des modèles de factures récurrentes

Les modèles de factures récurrentes sont un excellent moyen de simplifier et d'optimiser vos procédures de facturation. En configurant une facture récurrente, vous pouvez automatiser le processus de facturation pour les paiements d'abonnement réguliers avec autorisation de paiement, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts. De plus, les factures récurrentes garantissent la cohérence et l’uniformité dans toutes les interactions avec les clients, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de confusion. Ici, nous montrons comment les créer.

Travaux en cours

Vous pourrez également utiliser des modèles de factures récurrentes pour les automatisations.

Créer des modèles de factures récurrentes

Une entreprise peut créer un modèle de facture récurrente. patron , administrateur ou membre de l'équipe disposant des droits d'accès pour gérer les modèles .

Pour créer un modèle de facture récurrente, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis à Factures récurrentes . Cliquez ensuite sur Créer un modèle .

La fenêtre de création de modèle de facture récurrente peut être divisée en deux parties :

• La première partie comprend les paramètres de récurrence, le mode de paiement et les métadonnées décrivant le modèle et la facture. 
• La deuxième partie comprend les paramètres d'autorisation de paiement, le QuickBooks paramètres d'intégration et détails concernant les services et le montant. Pour plus d’informations, consultez les descriptions ci-dessous. 

Dans la première partie, vous disposez des options suivantes :

1. Nom du modèle : Vous verrez ceci lors de la sélection du modèle.

2, 3. Début : Il s'agit de la date d'envoi de la première facture au client après accord sur la récurrence. Cet envoi peut avoir lieu dès l'acceptation (pour les factures récurrentes nécessitant une autorisation de paiement uniquement) ou à une date précise. Si vous choisissez une date précise , vous devez la sélectionner dans le champ « Date de la première facture » .

4, 5. Récurrence(s) : Saisissez le nombre de factures que vous souhaitez envoyer et sélectionnez un intervalle de temps entre elles.

6. Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui recevra les paiements (par défaut, la personne qui crée la facture les reçoit).

7. Nom : Nom de la facture récurrente (par exemple, Comptabilité 2023 ou Planification financière 2024). Le client ne le verra que pour les factures récurrentes ayant fait l’objet d’une autorisation de paiement.

8. Description: Add an optional description outlining what’s included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

9. Mode de paiement : Indiquez ici comment vous souhaitez que vos factures soient réglées (par carte bancaire, prélèvement automatique ou les deux). Nous acceptons plusieurs modes de paiement . Si le mode de paiement par défaut est désactivé, le paiement par carte bancaire sera automatiquement appliqué à tous les modèles de factures récurrentes.

Dans la deuxième partie, vous disposez des options suivantes :

1. Autorisation de paiement : Veuillez sélectionner une des options suivantes :

   • Paiement automatique : Une fois que le client a accepté les conditions de facturation récurrente, les factures seront émises selon votre calendrier et la carte/le compte bancaire du client sera débité automatiquement. Cette option est disponible pour TaxDome Paiements ( Stripe ) seulement.

   • Paiement manuel : Les factures seront émises et envoyées au client selon votre calendrier, mais celui-ci devra les régler manuellement à chaque échéance.

2. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account  shortcodes  based on  custom fields  and date shortcodes. 

3. Paramètres QuickBooks : Sélectionnez l’emplacement et la catégorie pour l’envoi de la facture à QuickBooks Les clients ne verront pas ce champ. Notez que la section des paramètres QuickBooks s'affiche uniquement si vous l'activez. QuickBooks Accédez à Compte et paramètres > Avancé > Catégories et activez le suivi des lieux et/ou des cours.

4. Lignes de commande : Dans la section Lignes de commande , vous pouvez :

• Ajouter un élément de ligne : Cliquez sur Élément de ligne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un. Renseignez le champ Tarif , indiquez le nombre de services et la taxe (plus d’informations sur les taux de taxe sur les factures ici), et saisissez la description (facultatif). Sélectionnez la classe à envoyer. QuickBooks (Ce champ ne sera pas visible par les clients).

• Appliquer des remises : pour ajouter un élément de campagne de remise, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif . 

• Gérer les éléments de campagne : cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un élément de campagne. Cliquez sur trois points pour modifier, dupliquer, supprimer ou créer un nouveau service à partir de celui-ci.

• Ajuster les paramètres : Cliquez sur Paramètres pour choisir les colonnes à afficher sur votre facture. Si les champs Description et Date de service sont vides et que vous ne les avez pas masqués, ils seront automatiquement masqués. Le fonctionnement est différent pour les colonnes Tarifs et Quantité et Taxes : vous devez les masquer dans les Paramètres pour qu’elles n’apparaissent pas sur la facture, même si leur valeur est égale à 0. 

5.8. La section récapitulative vous permet de voir :

• Sous-total : Il s'agit de la somme des montants hors taxes des prestations fournies. Vous pouvez le modifier si vous n'avez pas de ligne. Une fois ajoutée, elle est calculée automatiquement et ne peut pas être modifiée.

• Taux de taxe/TVA/TPS : Si vous n’avez pas de lignes de commande, vous pouvez modifier le taux. Si vous avez des lignes de commande, pour modifier le taux de taxe, vous devez activer la colonne Taxe pour ces lignes (plus d’informations sur la taxe de vente ici).

• Montant de la taxe/TVA/TPS : calculé automatiquement à partir du sous-total multiplié par le taux de taxe . Le pourcentage et le montant de la taxe sont affichés dans cette section.

• Total : Calculé automatiquement à partir du sous-total + montant de la taxe .

  Enfin, à la fin, après la section « Échéancier des paiements » , vous pouvez consulter les principaux paramètres de la facture récurrente : le nombre de paiements prévus, le montant de chaque paiement et le montant total.

6. Note au client : Vous pouvez ajouter une note au client et la personnaliser à l'aide de shortcodes Il peut s'agir soit d'une note contenant les détails du paiement, soit d'un simple message. Cette note sera affichée sur le portail client et dans le PDF facture.

7. Échéancier de paiement : Veuillez vérifier les dates d'envoi de chaque facture. 

Appliquer les modèles de factures récurrentes

Les modèles de factures récurrentes peuvent être utilisés soit lors de la création de factures récurrentes, soit lors de la création de propositions .

Voici comment:

1. Créez une nouvelle facture ou ajoutez une facture à la proposition.

2. Définissez le type de facture sur Récurrente .

3. Cliquez sur la liste des modèles de factures pour la développer, puis sélectionnez un modèle et poursuivez la configuration de la facture récurrente. Vous pouvez maintenant modifier le montant, le taux de taxe, etc.

Note

Les modifications que vous apportez aux factures n'affectent pas le modèle utilisé pour les créer.

Modifier les modèles de factures récurrentes

Pour apporter des modifications à un modèle de facture récurrente, procédez comme suit :

1. Dans le menu de gauche, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise , puis sélectionnez Factures récurrentes . Cliquez ensuite sur le nom du modèle de facture récurrente dans la liste.

2. Apportez des modifications au modèle de facture récurrente, puis cliquez sur Sauvegarder et quitter .

Modèles de factures récurrentes en double

Pour créer un nouveau modèle de facture récurrente à partir d'un modèle existant, cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du modèle de facture récurrente, puis sélectionnez « Dupliquer » dans le menu déroulant. La copie du modèle de facture récurrente sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, Formulaire 1040 (2)).

Supprimer les modèles de factures récurrentes

Pour supprimer définitivement un modèle de facture récurrente, cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du nom du modèle de facture récurrente, sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant, puis cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.

Votre liste de modèles de factures récurrentes

TaxDome Vous pouvez ainsi facilement suivre vos modèles de factures récurrentes et les retrouver rapidement. Pour une vue d'ensemble de vos modèles de factures récurrentes, accédez à Modèles > Modèles de l'entreprise dans le menu de gauche, puis à Factures récurrentes .

La page Factures récurrentes est entièrement personnalisable. Vous pouvez y ajouter des colonnes pour :

• Nom : C'est ce que vous verrez lors de la sélection du modèle.

• Description : Description détaillant le contenu de la facture.

• Autorisation de paiement : si les paiements seront traités automatiquement ou non.

• Contrôles : s'il faut afficher les contrôles pour ouvrir la liste déroulante avec les options Modifier , Dupliquer et Supprimer .

La liste complète des modèles de factures récurrentes est disponible pour une entreprise. patron et un administrateur ou tout membre de l'équipe disposant des droits d'accès pour gérer les modèles . Sinon, cette page ne sera pas accessible.

Liste de modèles de factures récurrentes personnalisables

Vous pouvez personnaliser votre liste de modèles de factures récurrentes de différentes manières. Les noms des colonnes restent visibles pendant le défilement. Vous pouvez également cliquer sur la flèche haut/bas située à côté de l'en-tête de la colonne que vous souhaitez trier.

Vous pouvez redimensionner, activer, désactiver et déplacer les colonnes à votre guise. Pour personnaliser la taille des colonnes, cliquez et maintenez le clic sur le séparateur entre les noms des colonnes, puis redimensionnez-le à l'aide de la souris.

Pour configurer les colonnes que vous souhaitez afficher dans la section contenant la liste des modèles de factures récurrentes, cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite du tableau.

Vous pouvez activer, désactiver ou déplacer les colonnes de votre choix. Après avoir cliqué sur Appliquer , le tableau sera reconstruit avec les nouvelles colonnes. Cliquer sur Réinitialiser affichera toutes les colonnes.

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