Factures récurrentes ( Basique ) : Créer et appliquer des modèles
Les modèles de factures récurrentes sont un excellent moyen de simplifier et d'optimiser vos procédures de facturation. En configurant une facture récurrente, vous pouvez automatiser le processus de facturation pour les paiements d'abonnement réguliers avec autorisation de paiement, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts. De plus, les factures récurrentes garantissent la cohérence et l’uniformité dans toutes les interactions avec les clients, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de confusion. Ici, nous montrons comment les créer.
À venir! Vous pourrez également utiliser des modèles de factures récurrentes pour les automatisations.
Couvert ici:
- Création de modèles de factures récurrentes
- Application de modèles de factures récurrentes
- Modification des modèles de factures récurrentes
- Duplication de modèles de factures récurrentes
- Supprimer des modèles de factures récurrentes
- Votre liste de modèles de factures récurrentes
Création de modèles de factures récurrentes
Un modèle de facture récurrente peut être créé par une entreprise patron , administrateur ou membre de l'équipe ayant des droits d'accès à gérer les modèles .
Pour créer un modèle de facture récurrente, accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, puis Factures récurrentes . Ensuite, cliquez sur Créer un modèle .
Ci-dessous, découvrez toutes les options (1 à 18) dont vous disposez dans la fenêtre Créer un modèle de facture récurrente :
1. Nom du modèle : c'est ce que vous verrez lors de la sélection du modèle.
2. Choisissez un mode de paiement : C'est ainsi que vous souhaitez que vos factures soient payées (soit par carte de crédit, soit par prélèvement bancaire, soit par les deux). Nous prenons en charge un certain nombre de méthodes de paiement . Lorsque le fournisseur de paiement par défaut est désactivé, le mode de paiement passe à Carte de crédit pour tous les modèles de factures récurrentes.
3, 4. Commence le : C'est à ce moment-là que la première facture sera envoyée au client après qu'il ait accepté la récurrence. Cela peut avoir lieu lors de l'acceptation (pour les factures récurrentes avec autorisation de paiement uniquement) ou à une date précise. Si une date spécifique est choisie, vous devez la sélectionner sous la date de la première facture .
5, 6. Récurrence(s) : Ici, vous pouvez sélectionner la période de répétition de la facture et définir le nombre de factures qui seront envoyées dans le cadre de la facture récurrente.
7. Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui recevra les paiements (par défaut, la personne qui crée la facture la reçoit).
8. Nom : Le nom de la facture récurrente (par exemple, Comptabilité 2023 ou Planification financière 2024). Le client ne le verra que pour les factures récurrentes avec autorisation de paiement.
9. Description : Ajoutez une description décrivant ce qui est inclus dans la facture (facultatif).
10. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.
- Automatic payment: after the client accepts the recurring invoice terms, invoices will be issued according to your schedule and the client's card/bank account will be charged automatically. Available for Stripe only.
- Paiement manuel de la facture : les factures seront émises et envoyées au client selon votre planning, mais celui-ci devra les payer à chaque fois manuellement.
En savoir plus sur les types d'autorisation de paiement ici .
12. Envoyer la facture par e-mail au client : activez cette option et ajoutez un message personnalisé si vous souhaitez que le client soit averti par e-mail concernant une facture récurrente avec paiement automatique. Sinon, ils recevront une notification uniquement dans leur portail.
13. Paramètres QuickBooks : sélectionnez Emplacement pour la facture à envoyer à QuickBooks . Les clients ne verront pas ce champ.
14. Postes : détaillez les services rendus dans chaque facture de la récurrence, ainsi que les remises appliquées.
- Élément de campagne : cliquez sur Élément de campagne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un nouveau. Remplissez le champ Taux , définissez la quantité pour chaque service et le taux de taxe (en savoir plus sur les taux de taxe ) et ajoutez une description (facultatif). Sélectionnez le cours à envoyer à QuickBooks (les clients ne verront pas ce champ).
- Remise : pour ajouter un élément de ligne, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif .
Vous pouvez également modifier les mêmes champs d'élément de campagne à partir de la page Modifier l'élément en cliquant sur les trois points à droite de l'élément de campagne, en sélectionnant Modifier , puis en cliquant sur Sauvegarder .
15. Résumé : Ici, vous pouvez voir le montant de chaque paiement.
- Sous-total : La somme des prestations fournies pour chaque facture, avant taxes. Celui-ci est rempli automatiquement une fois les éléments de campagne ajoutés. Vous pouvez également saisir la somme manuellement si vous ne souhaitez pas ajouter d'éléments de campagne.
- Taux de taxe : une fois la taxe de vente ajoutée, elle est reflétée dans le total (en savoir plus sur l'ajout de la taxe de vente ).
16. Échéancier de paiement : Vérifiez les dates auxquelles chacune des factures sera envoyée.
17. Chaque paiement, Montant de la facture, Total : passez en revue les principaux paramètres de la facture récurrente : le nombre de paiements que vous attendez, le montant de chaque paiement et le total.
18. Sauvegarder & Quitter , Sauvegarder et Annuler : Cliquez sur Sauvegarder & Quitter pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles, Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à éditer le modèle, ou Annuler pour quitter sans enregistrer.
Application de modèles de factures récurrentes
Recurring invoice templates could be used either while creating recurring invoices or while creating proposals.
Voici comment:
1. Create a new invoice or add an invoice to the proposal.
2. Set the Invoice type to Recurring.
3. Click the Invoice template list to expand it, then select a template and сontinue by setting up the recurring invoice. You can now make changes to the amount, tax rate, etc.
Remarque : Les modifications que vous apportez aux factures n'affectent pas le modèle utilisé pour les établir.
Modification des modèles de factures récurrentes
Pour apporter des modifications à un modèle de facture récurrente, procédez comme suit :
1. Accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, puis sélectionnez Factures récurrentes. Ensuite, cliquez sur le nom du modèle de facture récurrente dans la liste.
2. Apportez des modifications au modèle de facture récurrente, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .
Duplication de modèles de factures récurrentes
Pour créer un nouveau modèle de facture récurrente à partir d'un modèle existant, cliquez sur trois points à l'extrême droite du modèle de facture récurrente, puis sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant. La copie du modèle de facture récurrente sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, Form1040 (2)).
Supprimer des modèles de factures récurrentes
Pour supprimer complètement un modèle de facture récurrente, cliquez sur trois points à l'extrême droite du nom du modèle de facture récurrente, sélectionnez Supprimer dans la liste déroulante, puis cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.
Votre liste de modèles de factures récurrentes
TaxDome allows you to easily track your recurring invoice templates so you are always able to find them quickly and easily. For an overall picture of your recurring invoice templates, go to Templates > Firm templates from the left menu bar, then Recurring invoices.
La liste complète des modèles de factures récurrentes est disponible pour une entreprise patron et l'administrateur ou tout membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les modèles . Sinon, cette page ne sera pas disponible.
La page Factures récurrentes est entièrement personnalisable (voir ci-dessous). Ici, vous pouvez avoir des colonnes pour :
- Nom : C'est ce que vous verrez lors de la sélection du modèle.
- Description : la description décrivant ce qui est inclus dans la facture.
- Autorisation de paiement : si les paiements seront traités automatiquement ou non.
- Contrôles : s'il faut afficher les contrôles pour ouvrir la liste déroulante avec les options Modifier , Dupliquer et Supprimer .
Les noms de colonnes sont visibles à tout moment pendant que vous faites défiler. Vous pouvez également cliquer sur la flèche haut-bas à côté de l'en-tête de la colonne que vous souhaitez trier.
La liste des modèles de factures récurrentes peut être personnalisée de différentes manières. Vous pouvez redimensionner, activer, désactiver et déplacer les colonnes à votre guise. Pour personnaliser les colonnes, cliquez et maintenez le séparateur entre les noms des colonnes et redimensionnez-le en déplaçant votre souris.
Pour configurer les colonnes que vous souhaitez afficher dans la section contenant la liste des modèles de factures récurrentes, cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite du tableau.
Vous pouvez activer, désactiver ou déplacer les colonnes de votre choix. Après avoir cliqué sur Appliquer , le tableau sera reconstruit avec de nouvelles colonnes.
Cliquer sur Réinitialiser affichera toutes les colonnes.
