Documents (Basique) : demander des commentaires électroniques (approuver/désapprouver) aux clients

Assurez-vous que vos clients soient satisfaits et que vous n'avez rien manqué en demandant l'approbation des documents que vous avez préparés. Cela vous permet non seulement de vous assurer que les clients sont satisfaits de votre travail, mais également de vérifier que tout est en ordre.

Lorsqu'un client n'est pas satisfait, il est invité à expliquer pourquoi, de sorte que vous sachiez immédiatement à quoi vous attaquer.

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Couvert ici :

• Comment demander des approbations
• Rappeler aux clients les approbations en attente
• Comment les approbations se présentent du côté du client
• Savoir quand un client a approuvé ou désapprouvé un document ?
• Gérer les approbations
• Rechercher tous les comptes avec des documents en attente d'approbation
• Découvrir pourquoi un client a rejeté un document
• Associer des documents en attente d'approbation à des tâches et en utilisant Automove

Comment demander des approbations

Vous souhaitez obtenir l'accord d'un client pour un service que vous avez effectué ? Activer Demander l'approbation du client lorsque vous téléchargez des documents dans un dossier avec le niveau d'accès Le client peut afficher ou pendant que vous modifier un document déjà téléchargé. Vous pouvez également utiliser des Rappels . 

Rappeler aux clients les approbations en attente

Vos clients recoivent une notification e-mail lorsque vous leur envoyez un document qui doit être approuvé. Décidez si vous souhaitez également qu'ils reçoivent des rappels lorsqu'ils prennent trop de temps à répondre.

Si vous voulez qu'un rappel soit envoyé, soit...

• ... renvoyer manuellement une notification.
• ... configurer des rappels automatiques.

Envoyer manuellement un nouveau rappel 

Pour envoyer manuellement un rappel au client pour qu'il approuve un document, procédez comme ceci :

1. Allez sur le compte du client, sélectionnez l'onglet Documents, ouvrez le sous-onglet Approbations, puis cliquez sur Demander approbation en attente.
2. Vérifiez et modifiez le message pour le client (facultatif), puis cliquez sur le bouton Envoyer la demande.

Voici ce qui se passe :

• Un e-mail supplémentaire est envoyé au client.
• La notification sur le portail se déplace en haut des tâches du client.

Rappels automatiques

Activez les rappels lorsque vous téléchargez des documents que vous souhaitez que les clients approuvent. Vous pouvez également activer cette fonctionnalité à tout moment, en cliquant sur les trois points à l'extrême droite du nom du document et en sélectionnant Modifier. Lorsque les rappels sont activés, un e-mail suppplémentaire est envoyé au client lorsqu'il n'approuve pas le document dans un certain nombre de jours. Une fois que vous avez activé les rappels, plusieurs choix s'affichent.  

• Jours jusqu'au prochain rappel : Rappeler le client après x jours d'inactivité. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après le téléchargement du document.

• Nombre de rappels : Envoyez jusqu'à x nombre de rappels. Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail .

Les rappels s'arrêtent quand...

• ...le client n'a pas approuvé le document, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
• ...le client a approuvé le document.

Comment les approbations se présentent du côté du client

Une fois que vous avez envoyé des documents nécessitant une approbation, le client reçoit une notification sur son tableau de bord et un e-mail.

Sur leur portail client, ils verront tous les documents en attente d'approbation dans la fenêtre contextuelle En attente d'action sur leur page Documents. Ci-dessous, nous vous montrons comment le client approuve un projet :

Vous voulez voir comment ça se passe du côté d'un compte client sur TaxDome ? Découvrez la vue en lecture seule de leur portail.

Associer des documents en attente d'approbation à des tâches et en utilisant Automove

Cette rubrique est destinée aux utilisateurs de TaxDome Pro uniquement. Mise à niveau à tout moment ! * ce plan tarifaire n'est pas disponible en Europe

Associer les documents en attente d'approbation à des projets afin qu'ils soient immédiatement disponibles dans vos pipelines. De plus, activez Automove  . De cette façon, une fois que le client a approuvé un document, le projet passe automatiquement à l'étape suivante du pipeline.

Voici comment cela fonctionne :

1. Accédez aux paramètres du pipeline, ajoutez l'étape pour le document en attente d'approbation, puis activez Automove projets. Vous n'avez pas besoin d'ajouter d'automatisations.

2. Allez dans le pipeline, assurez-vous que le projet se trouve dans la bonne étape, puis associer le document en attente d'approbation : Cliquez sur la boîte du travail, cliquez sur + Associer en haut, sélectionnez Documents, cliquez sur le dossier et choisissez le(s) fichier(s), puis cliquez sur Associer.

C'est tout ! Une fois que le client a approuvé le document, le projet passe automatiquement à l'étape suivante. Et si vous déplacez le projet manuellement, vous pouvez décider quoi faire avec le document associé.

Savoir quand un client a approuvé ou désapprouvé un document ?

Une fois qu'un client a approuvé ou désapprouvé un document, il passe en haut de l' onglet Récent liste sur la page Documents . 

Si vous avez coché la case Approbations dans la section Préférences de notification des Paramètres , vous recevrez également un e-mail et une notification dans votre Inbox+ . 

Cliquez sur le nom du document ou sur Aller à.. . pour le voir.

La piste d'audit du document indique si le client a approuvé ou désapprouvé un document.

Gérer les approbations

1. Il existe plusieurs façons de localiser les documents en attente d'approbation. Choisissez la méthode qui vous convient le mieux :

• Allez sur Documents pour voir tous les documents sur lesquels vous avez travaillé activement (téléchargés, modifiés, envoyés, verrouillés sur une facture, etc.) au cours des 30 derniers jours. 
• Allez sur Documents, puis sur Documents, puis sélectionnez le client pour afficher les documents d'un client.
• Allez sur l'onglet Documents à partir du compte du client. 

2. Vous souhaitez réduire la liste des documents en attente d'approbation ? Cliquez sur Filtrer dans le coin supérieur droit et sélectionnez un ou plusieurs filtres dans la section Approbations pour affiner les résultats de votre recherche. 

• Tous : tous les documents en attente d'approbation
• Paiement en attente : tous les documents verrouillés sur les factures et en attente de paiement
• En attente d'approbation : tous les documents en attente d'approbation par le client
• Approuvé : tous les documents approuvés par le client
• Refusé : tous les documents rejetés par le client

3. Cliquez sur Appliquer pour filtrer la liste.

Pour voir tous les documents en attente d'approbation pour un client, allez sur compte, ouvrez Documents, puis ouvrez le sous-onglet Approbations.

Vous verrez les informations suivantes :

• Nom du document : le nom du document accompagné d'une icône indiquant le type de fichier.

• Date de la demande : la date à laquelle l'approbation du client a été demandée

• Téléchargé par : le nom du membre de l'équipe qui a téléchargé le document

• Description : une description du document si elle a été ajoutée lors du téléchargement du document (optionnel)

• Statut : le statut du document. Pour en savoir plus sur les statuts des documents, cliquez ici.

• Refusé : la date à laquelle le document a été rejeté, si il a été rejeté.

Rechercher tous les comptes avec des documents en attente d'approbation

Vous pouvez facilement filtrer votre liste de comptes clients pour voir lesquels ont des documents en attente d'approbation.

1. Allez sur Clients, puis cliquez sur FILTRER.
2. Dans la section Approbations, sélectionnez En attente, puis cliquez sur Appliquer en bas de la page.

Vous pouvez également le faire sur la page Documents dans l'onglet Récent .

Découvrir pourquoi un client a rejeté un document

If a client is not entirely satisfied with a document you’ve prepared, TaxDome prompts them explain why. To view a client’s feedback, open the document, click the three dots in the upper right corner and select Show more info (the button is unavailable if there was no rejection). To the right of the document, you’ll find a Disapproval Reasons list with the client’s comments.

Click Back to return to the document list.