Contrats (Basique) : Envoi manuel ou automatique

Cette page est destinée aux utilisateurs de TaxDome Pro uniquement. Mise à niveau à tout moment ! *ce plan tarifaire n'est pas disponible en Europe

Notre fonction Contrats vous permet d'envoyer des contrats, tels que des lettres de mission et des propositions, aux clients pour signature. Vous n'avez pas besoin de les marquer avec des champs de signature. Au lieu de cela, une demande de signature électronique et un accord sur les termes sont automatiquement ajoutés au modèle de contrat. Lorsque vous envoyez un contrat, tous les contacts liés au compte (avec Activer la signature des contrats sélectionné) sont invités à signer depuis leur portail client. Une fois qu'un contrat est entièrement signé, une notification est envoyée à votre e-mail et Inbox+ .

Couvert ici :

Envoi des contrats
- Manuellement
- Utilisant Automatisations
Rappel aux clients des contrats en suspens (non signés)
Ce que vos clients voient lorsque vous envoyez un contrat

Envoi des contrats

Les contrats peuvent être envoyés aux clients par une entreprise patron , Admin ou tout employé disposant de droits d'accès pour gérer les contrats .

Pour envoyer un contrat à un client, vous avez besoin d'un modèle. Pour plus de détails, consultez la page Modèles de contrats personnalisés.

Vous pouvez envoyer des contrats de différentes manières :

Manuellement
Utilisant Automatisations

Envoyer manuellement les contrats aux clients

Pour envoyer des contrats aux clients manuellement, suivez ces étapes :

1. Soit (a.) cliquez sur le bouton + NOUVEAU dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Contrat , puis sélectionnez les comptes clients auxquels le contrat est destiné, ou (b.) accédez à Clients dans le menu latéral de gauche, puis cochez les cases à côté des comptes clients auxquels le contrat est destiné. Une fois que vous avez sélectionné les comptes, cliquez sur Plus d'actions dans la barre de menu, puis sélectionnez Envoyer le contrat dans le menu déroulant.

À savoir ! Vous ne pouvez pas envoyer de contrats à des contacts liés à un compte qui n'ont pas accès au portail (leur LOGIN doit être activé). Pour plus de détails, rendez-vous ici .

2. Entrez un nom pour le contrat, puis cliquez sur la liste Modèle de contrat pour sélectionner un modèle. Vous pouvez modifier le modèle ou écrire votre propre texte à partir de zéro.

3. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le contrat aux utilisateurs des comptes sélectionnés. Un champ de signature sera automatiquement ajouté au contrat. Dès qu'un contact signe, la date est automatiquement ajoutée.

Tous les utilisateurs liés à un compte qui ont activé l'option Activer la signature de contrats recevront alors un e-mail l'avisant qu'un contrat a été envoyé pour examen et signature.

À savoir ! Si vous essayez de quitter la page Envoyer le contrat sans cliquer sur Envoyer , vous verrez un avertissement. Cliquez sur Annuler dans la fenêtre contextuelle d'alerte, puis envoyez le contrat. Ne cochez pas la case Empêcher cette page de créer des boîtes de dialogue supplémentaires , sinon vous ne pourrez plus recevoir ces alertes à l'avenir.

Il y a d'autres détails que vous voudrez peut-être inclure dans un contrat. Ci-dessous, nous vous montrons tout ce que vous pouvez ajouter.

1. Nom du contrat : placez votre ligne d'objet ici et elle sera affichée dans la liste des contrats . Lorsque vous utilisez un modèle de contrat, il est automatiquement rempli.

2. Compte Client : Compte auquel le contrat sera envoyé.

3. Modèle de contrat : sélectionnez un modèle pour les lettres de mission fréquemment utilisées. Pour plus de détails sur les modèles, rendez-vous ici .

4. Corps : il est automatiquement rempli lorsque vous utilisez un modèle. Vous pouvez utiliser deux types de formatage ici :

WYSIWYG : Cette option vous permet d'utiliser différents formats de texte ainsi que d'ajouter des liens.
HTML : cette option vous permet d'insérer des codes HTML personnalisés pour les images, les liens, etc. Notez que les tableaux ne sont pas pris en charge pour le moment.

Pointe! Si vous souhaitez ajouter une image à votre contrat, suivez ces instructions .

5. Rappels : activez si vous souhaitez un rappel e-mail aller vers le client lorsqu'il ne signe pas de contrat dans un certain délai. Pour plus de détails à ce sujet, voir ci- dessous .

6. Services : Utilisez les services pour créer des contrats détaillés, afin que les clients sachent ce qu'ils paient. Cliquez sur le lien Ajouter , puis sur Ajouter des services et sélectionnez les services. (Pour plus de détails, rendez-vous ici .)

7. Emplois : Liez votre contrat à un contrat existant projet pour le rendre immédiatement disponible dans votre flux de travail en cas de besoin. Cliquez sur le lien Ajouter , puis sur Lien vers les travaux et sélectionnez le projets . Une fois lié, la section Travaux s'affiche. Tu peux voir le projet titre et le pipeline auquel il appartient (voir l'article pour plus de détails).

8. Envoyer : Cliquez pour envoyer un contrat à un client.

Envoi de contrats par automatisation

Pour plus de détails, rendez-vous ici .

Rappel aux clients des contrats en suspens (non signés)

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

Les clients reçoivent une notification e-mail lorsque vous leur envoyez un contrat. Lorsque vous activez les rappels lors de l'envoi d'un contrat ou de la configuration d'une automatisation Envoyer un contrat, un e-mail supplémentaire est envoyé à chaque utilisateur associé au compte (avec Activer la signature des contrats sélectionné) s'il ne renvoie pas le contrat signé dans un certain délai.

L'option Rappels peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant le contrat en attente. N'oubliez pas de cliquer Sauvegarder lorsque vous apportez des modifications aux paramètres des rappels .

Si les destinataires mettent trop de temps à exécuter l'élément d'action ou s'ils oublient de le faire, vous pouvez soit :

renvoyer manuellement une notification sur le contrat en attente OU
configurer des rappels automatiques

Rappels manuels (envoyer à nouveau)

Vous pouvez renvoyer une notification sur le contrat en cours. Pour ce faire, cliquez sur les trois points à droite de l'élément dans la liste, puis sélectionnez Renvoyer .

Voici ce qui se passe :

Un e-mail supplémentaire est envoyé au client.
Une notification de portail pour cet élément sera déplacée en haut des éléments à faire du client.

Rappels automatiques

L'option Rappels automatiques peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant le contrat en attente. Vous pouvez activer les rappels automatiques lorsque vous l'envoyez manuellement ou via un pipeline automatisation .

Une fois que vous avez activé les rappels automatiques , vous pouvez les configurer :

Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est configuré pour être envoyé trois jours après l'envoi du contrat au client, mais vous pouvez le modifier à votre guise.
Nombre de rappels : par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également changer cela en quelque chose que vous préférez.

Les rappels s'arrêtent quand...

...le client n'a pas signé le contrat et le nombre de rappels fixé a été envoyé.
...tous les signataires requis ont signé le contrat.

Ce que vos clients voient lorsque vous envoyez un contrat

Chaque utilisateur dont l' option Activer la signature des contrats est sélectionnée reçoit une notification concernant un nouveau contrat qui lui est envoyé. Ils peuvent consulter et signer électroniquement le contrat en cliquant sur le lien dans le e-mail notification, en cliquant sur la notification sur leur tableau de bord, ou en allant dans la section Contrats de leur portail.