Envoyer des propositions
Notre fonctionnalité « Propositions et lettres de mission » vous permet d' envoyer des propositions et des lettres de mission à vos clients. Celles-ci peuvent inclure une liste de vos services et des factures payables une fois la proposition signée.
Moyens d'envoyer des propositions
Une entreprise peut envoyer des propositions à ses clients. patron , l’administrateur ou tout employé qui a reçu des droits d’accès pour gérer les propositions .
Pour envoyer une proposition à un client, vous aurez probablement besoin d'un modèle. Pour plus de détails, consultez l'article sur la création et l'utilisation de modèles de propositions . Vous pouvez envoyer des propositions manuellement à un ou plusieurs clients , ou automatiser ces envois .
Pour envoyer des propositions manuellement, suivez ces étapes :
1. Créez une proposition en utilisant l'une des méthodes suivantes :
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Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, sélectionnez Proposition , puis sélectionnez les comptes clients pour la proposition.
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Dans le menu de gauche, accédez à Clients > Comptes , puis cochez les cases correspondant aux comptes clients concernés par la proposition. Une fois les comptes sélectionnés, cliquez sur Plus d'actions dans le menu, puis sélectionnez Envoyer la proposition dans le menu déroulant.
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Ouvrez le compte client, passez à l'onglet Propositions et EL et cliquez sur Nouvelle proposition et EL . Le compte actuel sera automatiquement renseigné.
Note
Vous ne pouvez pas envoyer de propositions aux contacts liés à un compte qui n'ont pas accès au portail (leur Se connecter (doit être activé). Pour plus de détails, Allez ici .-
Enter a name for the proposal, then click the Template drop-down to select a template. You can add shortcodes to the name to individualize it.
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Modifiez chaque étape du modèle si nécessaire, ajoutez des pages ou désactivez-les. Pour plus de détails sur chaque étape, consultez l'article sur le remplissage des modèles de proposition .
- Afin de garantir l'accès à la proposition à tous les membres de l'équipe dans les délais impartis pipeline , relier la proposition à un projet en cliquant sur « Ajouter projet en bas de l’étape « Général » . Cette opération n’est possible que si la proposition est envoyée à un seul client.
Une fois terminé, envoyez la proposition. Tous les utilisateurs liés à un compte et ayant coché la case « Signataire » recevront alors une notification automatique. e-mail Les informer qu'une proposition a été envoyée pour examen et signature. Selon les paramètres de la proposition, celle-ci est considérée comme signée lorsqu'au moins un ou tous les utilisateurs disposant des pouvoirs de signature l'ont signée.
Un champ de signature sera automatiquement ajouté à la proposition. Une fois la proposition signée, la date est automatiquement ajoutée.
Sauvegarder projet de proposition
Si vous avez besoin de plus de temps pour finaliser une proposition avant de l'envoyer à un client, enregistrez-la comme brouillon. Vous pourrez ainsi la préparer sans déclencher de notification client et y revenir plus tard pour la modifier. Pour ce faire, cliquez sur Sauvegarder brouillon » au lieu d'envoyer la proposition.
Vous trouverez les projets de propositions dans la section Facturation > Propositions et EL et dans la section Propositions et EL du compte du client ; leur statut sera marqué comme Brouillon .
Pour identifier rapidement toutes les propositions préliminaires, utilisez les filtres : cliquez sur Filtrer , puis sélectionnez Statut > Brouillon parmi les options de statut.
Envoyer la proposition à partir du brouillon
Pour envoyer la proposition à partir du brouillon, cliquez sur le nom du brouillon, effectuez toutes les modifications nécessaires, puis cliquez sur Envoyer .
Rappeler aux clients les propositions en attente (non signées)
Chaque fois que vous envoyez des propositions à vos clients, ils sont notifiés. Tous les utilisateurs liés au compte, dont la notification est activée, reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en vérifiant la colonne Notifier dans la liste des comptes.
Si les destinataires mettent trop de temps à exécuter l'action ou s'ils oublient de le faire, vous pouvez soit :
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Renvoyer manuellement une notification concernant la proposition en attente, ou
Rappels manuels (renvoyer)
Vous pouvez renvoyer une notification concernant la proposition en attente. Pour ce faire, cliquez sur les trois points à droite de l'élément dans la liste, puis sélectionnez « Renvoyer » .
Voici ce qui se passe :
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Un supplément e-mail Un message est envoyé à chaque utilisateur lié au compte dont la case « Signataire » est cochée ;
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Une notification sur le portail concernant cet élément sera placée en haut de la liste des tâches à faire du client .
Rappels automatiques
L'option de rappels automatiques peut être activée ou désactivée à tout moment en modifiant la proposition en attente. Vous pouvez également activer les rappels automatiques lors de l'envoi d'une proposition manuellement ou via pipeline automatisation .
Une fois que vous avez activé les rappels automatiques, vous pouvez les configurer :
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Seuil d'inactivité, jours : par défaut, un rappel est configuré pour être envoyé trois jours après l'envoi de la proposition au client, mais vous pouvez modifier cela comme vous le souhaitez.
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Limite à : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également le modifier en fonction de vos préférences.
Les rappels s’arrêtent lorsque…
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…le client n’a pas signé la proposition et le nombre de rappels fixé a été envoyé.
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…la proposition est au statut Signé .
Vue du client
Chaque utilisateur ayant coché la case « Signataire » reçoit une notification concernant toute nouvelle proposition qui lui est envoyée. Vos clients peuvent consulter et ouvrir les propositions de différentes manières :
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Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Propositions et EL .
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Extrait de la notification e-mail .
Ensuite, les clients interagiront avec votre proposition (par exemple, ils pourront procéder à l'autorisation d'un paiement sécurisé).
Lorsqu'ils soumettent une proposition, son statut passe de En attente à Partiellement signée (si plusieurs signataires sont nécessaires) ou Signée , et vous recevez une notification .
Pour consulter la proposition envoyée du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule .
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