Envoyer des propositions

Our Proposals & ELs feature allows you to send proposals and engagement letters to clients. This could include a list of your services and invoices which could be paid once the proposal is signed.

Ways to send proposals

Proposals can be sent to clients by a firm owner, Admin, or any employee who has been given access rights to manage proposals .

To send a proposal to a client, you’ll likely need a template. For more details, go to the article on creating and applying proposal templates .

Vous pouvez envoyer des propositions de différentes manières :

• Manuellement

• Utiliser les automatisations

Pour envoyer manuellement des propositions aux clients, procédez comme suit :

1. Créez une proposition en utilisant l'une des méthodes suivantes :

• Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, sélectionnez Proposition , puis sélectionnez les comptes clients pour la proposition.

• Accédez à « Clients » > « Comptes » dans la barre de menu de gauche, puis cochez les cases correspondant aux comptes clients concernés par la proposition. Après avoir sélectionné les comptes, cliquez sur « Plus d'actions » dans la barre de menu, puis sélectionnez « Envoyer la proposition » dans le menu déroulant.

• Ouvrez le compte client, passez à l'onglet Propositions et EL et cliquez sur Nouvelle proposition et EL . Le compte actuel sera automatiquement renseigné.

Note

Vous ne pouvez pas envoyer de propositions aux contacts liés à un compte qui n'ont pas accès au portail (leur identifiant doit être activé). Pour plus d'informations, cliquez ici.

2. Enter a name for the proposal, then click the Template drop-down to select a template. You can add shortcodes to the name to individualize it.

3. Edit any template step if needed, add more pages, or turn them off. For details about each step, go to the article on filling out the proposal templates .

4. To ensure access for all the team members to the proposal within the pipeline, link the proposal to a job by clicking the Add job in the bottom of the General step. This could be done only if the proposal is sent to one client.

Once you’re done, send the proposal.  All users linked to an account who have  Signatory checkbox selected will then receive an automatic email notifying them that a proposal has been sent to be reviewed and signed. Depending on the proposal settings , it is considered signed when either at least one or all users with the signatory authority have signed it.  

Un champ de signature sera automatiquement ajouté à la proposition. Une fois la proposition signée, la date est automatiquement ajoutée.

Rappeler aux clients les propositions en attente (non signées)

Chaque fois que vous envoyez des propositions à vos clients, ils sont notifiés. Tous les utilisateurs liés au compte, dont la notification est activée, reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en vérifiant la colonne Notifier dans la liste des comptes.   

Si les destinataires mettent trop de temps à exécuter l'action ou s'ils oublient de le faire, vous pouvez soit :

• Manually resend a notification on the pending proposal, or

• Configurer des rappels automatiques

Rappels manuels (renvoyer)

Vous pouvez renvoyer une notification concernant la proposition en attente. Pour ce faire, cliquez sur les trois points à droite de l'élément dans la liste, puis sélectionnez « Renvoyer » .

Voici ce qui se passe :

• An additional email message is sent to each user linked to the account with Signatory checkbox enabled;

• A portal notification for this item will be moved to the top of the client’s to-do items .

Rappels automatiques

The automatic Reminders option can be turned on or off at any time by editing the pending proposal. And you can also turn on automatic reminders when you send a proposal manually or via pipeline automation.

Une fois que vous avez activé les rappels automatiques, vous pouvez les configurer :

• Seuil d'inactivité, jours : par défaut, un rappel est configuré pour être envoyé trois jours après l'envoi de la proposition au client, mais vous pouvez modifier cela comme vous le souhaitez.

• Limite à : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également le modifier en fonction de vos préférences.

  

  Les rappels s’arrêtent lorsque…

• …le client n’a pas signé la proposition et le nombre de rappels fixé a été envoyé.

• …la proposition est au statut Signé .

Vue du client

Each user with the  Signatory checkbox enabled receives a notification about a new proposal sent to them. Your clients can see and open proposals in different ways:

• Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Propositions et EL . 

• From the email notification.  

Then, clients will interact with your proposal (e.g., they can proceed to authorize a secure payment). 

When they submit a proposal, its status changes from  Pending to Partially signed (if several signers are needed) or Signed, and you receive a notification .

To see the sent proposal from the client’s perspective, access the read-only view . 

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