Explication des signatures électroniques pour les documents

Signatures électroniques dans TaxDome Permettez à vos clients de signer des formulaires, des contrats et des déclarations fiscales depuis n'importe quel appareil — un document juridiquement contraignant sans avoir à l'imprimer, le signer et l'envoyer par la poste. Le même système de signature électronique fonctionne pour deux types de documents : les documents papier et les déclarations fiscales.

Aperçu des signatures électroniques

Les signatures électroniques sont reconnues par la loi aux États-Unis, au Canada, en Europe et en Australie depuis le début des années 2000. Une signature électronique a la même valeur qu'une signature manuscrite, mais les clients n'ont plus besoin de consacrer du temps à imprimer, signer, photocopier et renvoyer un document par courrier. Ils signent électroniquement les documents et acceptent les accords en ligne. TaxDome portail.

Il existe deux façons d'utiliser les signatures électroniques pour les documents sur TaxDome .

• La signature électronique de documents et de formulaires vous permet de demander des signatures sur n'importe quel document. PDF — y compris les formulaires officiels du gouvernement. Vous pouvez placer des champs n'importe où dans le document, demander KBA ou QES pour la vérification d'identité et permettre aux clients de signer sans se connecter au portail.

• Le système de signature électronique des déclarations de revenus utilise le même moteur de signature que celui utilisé pour l'envoi des déclarations. Les clients suivent un processus guidé étape par étape pour examiner les documents, signer et payer les factures en une seule opération.

  

Comment fonctionne la signature électronique

En général, la signature électronique workflow est:

1. Préparer le document — télécharger un PDF dans un dossier où le client a au moins un accès en lecture ou en écriture pour la livraison d'une déclaration de revenus .

2. Ajouter des signataires et renseigner les champs — choisissez les signataires dans la liste de contacts liés, ajoutez des tiers par e-mail .

3. Choisissez une méthode de signature — activez-la KBA , QES ou AdES Si une vérification supplémentaire est requise, une signature électronique simple sera demandée. Sinon, la demande sera acceptée par défaut.

4. Envoyer la requête — le client reçoit un e-mail et une notification sur le portail.

5. Signature du client — les clients cliquent sur les champs de signature du portail, de l'application mobile ou e-mail Cliquez sur le lien, effectuez les étapes de vérification et confirmez.

6. Suivez l'avancement — contrôlez l'état des signatures et téléchargez le document signé accompagné d'un certificat d'achèvement une fois que tout le monde a signé.

Méthodes de signature

TaxDome prend en charge quatre méthodes de signature, chacune ayant une valeur juridique et des exigences de vérification différentes :

• Signature électronique simple — la méthode par défaut. Le client saisit ou dessine sa signature ; TaxDome Enregistre l'identité du signataire et l'horodatage dans l'historique d'audit.
• Authentification basée sur la connaissance ( KBA ) — requise pour IRS Conformité au formulaire 8879. Le client répond à cinq questions de vérification d'identité générées à partir de données publiques sur les consommateurs avant de signer. Disponible pour les clients américains. NIR
• Signature électronique qualifiée ( QES ) — Signature conforme au règlement eIDAS, bénéficiant du plus haut statut juridique au sein de l'UE, équivalent à une signature manuscrite. Le client vérifie son identité auprès d'un prestataire de services de confiance qualifié avant de signer.
• Signature électronique avancée ( AdES ) — même flux que QES mais sans le certificat requis. Moins contraignant juridiquement que QES mais accepté dans la plupart des contextes de l'UE

KBA et QES / AdES ce sont des signatures payantes — les coûts sont prélevés sur le solde de l’entreprise .

Accès et autorisations

L’accès à la signature électronique dépend de ce qui est signé et de qui signe :

• Côté entreprise — les propriétaires et administrateurs peuvent demander des signatures électroniques pour tout document. Les membres de l'équipe doivent disposer du droit d'accès « Gérer les documents » et de l'autorisation « Débiter le solde de l'entreprise ». KBA , QES ou AdES est impliqué
• Côté client , seuls les contacts liés au compte et disposant des droits de signature peuvent signer. Les documents doivent se trouver dans un dossier accessible en lecture seule ou avec un accès permettant au client de les consulter et de les modifier .

Automatisez les processus grâce aux signatures électroniques

Commun automatisation scénarios :

• Déplacer un projet lorsqu'une signature électronique est apposée — lier la signature en attente à un projet étape avec le déplacement automatique activé ; projet des avances dès que toutes les parties signent
• Avancer projets dès la signature de la déclaration fiscale — lier le dépôt de la déclaration fiscale à un projet et activer le déplacement automatique lors de la signature étape ; le projet La procédure se poursuit dès que toutes les signatures requises seront recueillies.
• Envoyez des rappels automatiques : programmez des e-mails de suivi pour les clients qui n’ont pas encore signé, sans avoir à les relancer.

Vue du client

Si les notifications sont activées pour le client, celui-ci est informé de la réception d'une demande de signature. Vos clients peuvent consulter et ouvrir les demandes de signature de différentes manières :

• Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous la liste des tâches de la page d'accueil ou dans la section « En attente d'action » . Vous pouvez également l'ouvrir directement depuis la page Documents .

• À partir de la notification e-mail : cliquez sur « Vérifier et se connecter » e-mail .

Si les signataires peuvent signer le document sans se connecter , e-mail Le lien sera valable sept jours après son envoi.

Lorsque vous demandez une signature électronique à plusieurs utilisateurs pour un compte (par exemple, des conjoints), chaque utilisateur ne verra que son propre champ de signature. Le document restera en attente de signature électronique dans l' onglet « Signatures » jusqu'à ce que les deux parties l'aient signé.

Lorsqu'un client reçoit une demande de signature pour la première fois, il sera invité à lire la divulgation des signatures électroniques et à accepter d'utiliser les signatures électroniques.

Pour voir la demande de signature envoyée du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule .