Signatures ( Basique ) : Trois façons d'utiliser la signature électronique sur TaxDome

L'utilisation de signatures électroniques permet aux clients de signer des documents et des accords importants, tels que des propositions ou des paiements réguliers, depuis leur téléphone ou leur ordinateur, ce qui fait gagner du temps à chacun. Les signatures électroniques sont tout aussi juridiquement contraignantes que de mettre un stylo sur papier. De plus, vous pouvez également demander des signatures électroniques à plusieurs personnes pour le même document.

Couvert ici:

Signatures électroniques, expliquées

Les signatures électroniques sont reconnues par la loi aux États-Unis, au Canada, en Europe et en Australie depuis le début des années 2000. Une signature électronique est tout aussi valide qu'une signature manuscrite, mais les clients n'ont pas à prendre le temps, malgré leur emploi du temps chargé, d'imprimer, de signer, de faire des copies et de renvoyer un document par courrier ordinaire. Au lieu de cela, ils signent électroniquement des documents et acceptent des accords sur leur TaxDome portail.

Il existe trois manières d'utiliser les signatures électroniques sur TaxDome :

Demander aux clients de signer électroniquement les documents et formulaires remplis

Voici comment utiliser les signatures électroniques avec notre fonctionnalité Demander une signature :

1. Téléchargez le document.

2. Accédez à Documents , cliquez sur les trois points à l'extrême droite du PDF , puis cliquez sur Demander une signature dans le menu déroulant.

3. Choisissez le signataire manuellement dans la liste déroulante Choisir le signataire ou appliquez un modèle de signature .

4. Indiquez où le client doit apposer sa signature.

5. Ajoutez autant de champs de signature électronique que nécessaire, un pour chaque signataire.

6. Ajoutez un message personnalisé pour le client. 

7. Ajoutez un nombre illimité de champs de date et de texte libre pour demander toutes les informations dont vous avez besoin à un client.

8. Ajoutez votre signature électronique ou celle des membres de votre équipe aux documents.

Voici à quoi ressemble la signature électronique pour le client :

9. Once the client has e-signed, you’re alerted with a notification in your email and Inbox+. The completed document is visible in the client account profile, and it's downloadable.

conseil

Note! TaxDome ne prend actuellement pas en charge les signatures électroniques pour les documents protégés par mot de passe.

Demander aux clients de signer électroniquement un accord avec votre entreprise

Voici comment utiliser les signatures électroniques avec notre fonctionnalité Propositions :

1. Créez des modèles de proposition pour vos accords. Vous n'aurez pas besoin de baliser le document avec des champs de signature électronique ; une demande de signature électronique et un accord sur les conditions sont automatiquement ajoutés au modèle de proposition.

Veuillez noter que, dans les propositions, vous ne pouvez pas ajuster l'emplacement de la signature. Ce sera toujours en bas de la page.

2. Modifiez les modèles et envoyez des propositions aux clients pour la signature électronique.

3. Tous les contacts dotés d'une autorité signataire qui sont liés au compte du client seront invités à signer électroniquement la proposition depuis leur portail client. La proposition est signée lorsque toutes les parties ont ajouté leur signature électronique. Si vous avez ajouté une facture lors de l'acceptation de la proposition, au moins un des contacts devra saisir ses informations de paiement pour continuer.

Voici à quoi ressemble le processus de signature électronique pour le client :

4. Once your clients have e-signed, you are alerted with a notification in your email and Inbox+. The completed proposal is visible in the client account profile. By clicking the name of the proposal, you can see the client's signature, along with the date and time stamp.

conseil

Conseil! En savoir plus sur l'utilisation de la fonctionnalité Propositions pour envoyer des lettres de mission et des propositions .

Demander aux clients de signer électroniquement un accord comprenant des paiements réguliers à votre entreprise

Voici comment utiliser les signatures électroniques avec notre Fonctionnalité de factures récurrentes :

1. Créez la facture récurrente avec autorisation de paiement automatique . Vous n'aurez pas besoin de le marquer avec des champs de signature électronique ; une demande de signature électronique et un accord sur les conditions sont automatiquement ajoutés à la facture récurrente.

2. Tous les contacts dotés d'une autorité signataire qui sont liés au compte client seront invités à signer électroniquement la facture récurrente depuis leur portail client. Toutefois, une seule signature suffit pour accepter une facture récurrente.

Voici à quoi ressemble le processus de signature électronique pour le client :

3. Une fois que vos clients ont signé électroniquement, vous êtes alerté par une notification dans votre e-mail et Inbox+ ; la carte de crédit/le compte bancaire du client sera débité automatiquement selon un calendrier indiqué dans la facture récurrente.

conseil

Conseil! En savoir plus sur l'utilisation des factures récurrentes .

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