Créer et appliquer des modèles de signature

Utilisez des modèles de signature pour gagner du temps lors de la demande de signatures électroniques pour les formulaires fréquemment utilisés. Au lieu d'ajouter manuellement les champs obligatoires (signature, initiales, date, texte libre, etc.) à chaque fois, créez un modèle une seule fois, puis appliquez-le automatiquement. Les modèles sont compatibles avec l'application web et l'application de bureau Windows.

Créer des modèles de signature

Une entreprise peut créer un modèle de signature. patron L’administrateur ou tout membre de l’équipe disposant des droits d’accès nécessaires pour gérer les modèles peut les créer. Il est conseillé de concevoir les modèles de signature à l’avance afin qu’ils soient prêts à l’emploi ou personnalisables ultérieurement.

Pour créer un modèle de signature :

1. Accédez à Modèles > Modèles d’entreprise dans la barre de menu de gauche, sélectionnez Signatures , puis cliquez sur Créer un modèle .

2. Faites glisser et déposez le PDF formulaire (par exemple, 8879, 1040 ou 1099) pour lequel vous souhaitez créer un modèle.

3. Nommez le modèle.

4. Ajoutez des champs de signature. Vous devrez ajouter des champs de signature pour chaque signataire séparément :

• Pour le premier signataire , sélectionnez Signataire n° 1 dans le menu déroulant Choisir le signataire. Sélectionnez le format de date (il restera le même pour les signataires suivants). Ajoutez autant de champs que nécessaire pour sa signature, ses initiales et la date. Ajoutez des champs de texte pour demander un NIR , le nom de jeune fille de la mère, etc.

• Pour le deuxième signataire , par exemple votre conjoint, ajoutez-en un autre en cliquant sur « Modifier les signataires » , « Ajouter un signataire », puis « Retour » . Remplissez ensuite les champs nécessaires pour le deuxième signataire. 

• Pour le représentant de l'entreprise , sélectionnez « Membre de l'entreprise » dans le menu déroulant « Choisir le signataire » . Ajoutez ensuite les champs nécessaires pour le représentant de l'entreprise.

5. Ajoutez une touche personnelle avec un message personnalisé pour le client. Vous pouvez utiliser shortcodes pour le rendre plus attrayant. 

6. Cliquez sur Sauvegarder et quitter » pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles. Vous pouvez également cliquer sur Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à modifier le modèle.

Ajoutez des modèles de signature par défaut à partir de notre bibliothèque

Nous proposons des exemples de modèles de signature que vous pouvez facilement modifier. Pour ajouter un modèle de signature de notre bibliothèque :

1. Accédez à Modèles > Modèles d’entreprise dans la barre de menu de gauche, ouvrez l’onglet Signatures , puis cliquez sur Copier depuis la bibliothèque .

2. Cliquez sur l'icône de copie à droite du modèle à ajouter. Modifiez-le en cliquant sur son nom.

Appliquer des modèles de signature

Une fois que vous avez créé un modèle, utilisez-le pour accélérer votre processus de demande de signature. Voici comment:

1. Demandez une signature pour tout document téléchargé dans votre dossier avec un accès en lecture seule .

2. Cliquez sur « Modèle » pour accéder à un menu déroulant. Sélectionnez un modèle.

• Votre nom remplira automatiquement le champ de signature électronique du représentant du cabinet.

• Les noms de vos clients rempliront automatiquement les champs de signature Signataire 1 et Signataire 2 .

En savoir plus sur les paramètres de signature .

Par défaut, l'ordre de signature correspond à celui des contacts associés dans la section Informations . Modifiez-le si nécessaire :

• Pour savoir où placer les signatures , cliquez ici .

• Pour modifier l'ordre des signatures sur un document , cliquez sur Modifier les signataires . Sélectionnez le nom du contact dans la liste déroulante pour Signer 1 , puis pour Signer 2 . Supprimez tous les signataires indésirables en cliquant sur l'icône de la corbeille. Ajoutez d'autres signataires en cliquant sur Ajouter un signataire .

Modifier les modèles de signature

Pour apporter des modifications à un modèle de signature :

1. Dans la barre de menu de gauche, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise , ouvrez l'onglet Signatures , puis cliquez sur le modèle de signature.

2. Apportez des modifications au modèle de signature, puis cliquez sur Sauvegarder et quitter .

Modèles de signature en double

Créez de nouveaux modèles de signature à partir de modèles existants : cliquez sur les trois points à droite du nom du modèle de signature, puis sélectionnez « Dupliquer » . La copie du modèle sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, Signature (2)).

Supprimer les modèles de signature

Pour supprimer définitivement un modèle de signature, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis ouvrez l'onglet Signatures . Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du modèle de signature, cliquez sur Supprimer , puis confirmez en cliquant sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle de confirmation de suppression .