Signatures (avancé) : Créer et appliquer des modèles

Utilisez des modèles de signature pour gagner du temps en demandant des signatures électroniques pour les formulaires fréquemment utilisés. Au lieu de devoir à chaque fois ajouter manuellement les champs obligatoires (signature, initiales, date, saisie de texte libre, etc.), créez un modèle une fois, puis appliquez-le quand c'est nécessaire. Les modèles peuvent être appliqués aussi bien à l'application Web qu'à l'application de bureau Windows.

Couvert ici :

• Création de modèles de signature
• Ajout de modèles de signature par défaut de notre bibliothèque
• Application de modèles de signature
• Modification des modèles de signature
• Duplication de modèles de signature
• Suppression de modèles de signature

Création de modèles de signature

Un modèle de signature peut être créé par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant des droits d'accès pour gérer les modèles . Vous souhaiterez peut-être concevoir les modèles de signature à l'avance afin qu'ils soient prêts à être utilisés ou à être personnalisés davantage.

Pour créer un modèle de signature :

1. Accédez à Paramètres dans la barre latérale gauche, choisissez Modèles dans la barre de menus, sélectionnez Signatures , puis cliquez sur Créer un modèle .

2. Faites glisser et déposez le formulaire PDF (par exemple, 8879, 1040 ou 1099) pour lequel vous souhaitez créer un modèle.

3. Nommez le modèle.

4. Ajoutez des champs de signature. Vous devrez ajouter des champs de signature pour différents signataires séparément :

• Pour le premier signataire , sélectionnez Signataire n°1 dans la liste déroulante Choisir un signataire . Sélectionnez le format de la date (il restera le même pour les prochains signataires). Ajoutez autant de champs que nécessaire pour leur signature, leurs initiales et la date. Ajoutez des champs de texte pour demander un NIR , le nom de jeune fille de la mère, etc.
• Pour le deuxième signataire , tel qu'un conjoint, ajoutez un signataire supplémentaire en cliquant sur Modifier les signataires , puis sur Ajouter un signataire, puis sur Retour . Maintenant, ajoutez les champs nécessaires pour le deuxième signataire. 
• Pour le représentant du cabinet , sélectionnez Membre du cabinet dans la liste déroulante Choisir le signataire . Maintenant, ajoutez également les champs nécessaires pour le représentant du cabinet.

5. Ajoutez une touche personnelle avec un message personnalisé pour le client. Vous pouvez utiliser des shortcodes pour le rendre plus attrayant. 

5. Cliquez sur Enregistrer et quitter pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles. Ou cliquez sur Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à modifier le modèle.

Ajout de modèles de signature par défaut à partir de notre bibliothèque

Nous proposons des exemples de modèles de signature que vous pouvez facilement modifier. Pour ajouter un modèle de signature à partir de notre bibliothèque :

1. Allez sur Paramètres dans le menu latéral gauche, sélectionnez Modèles dans la barre de menu, ouvrez l'onglet Signatures, puis cliquez sur COPIER DE LA BIBLIOTHÈQUE.

2. Cliquez sur l'icône de copie à l'extrême droite du modèle que vous souhaitez ajouter. Modifiez le modèle en cliquant sur son nom.

Appliquer des modèles de signature

Une fois que vous avez créé un modèle, utilisez-le pour accélérer votre processus de demande de signature. Voici comment:

1. Demandez une signature pour tout document téléchargé dans votre dossier avec Le client peut afficher .

2. Cliquez sur Modèle pour obtenir un menu déroulant. Sélectionnez un modèle.

• Votre nom remplira automatiquement le champ de signature électronique du représentant du cabinet.
• Les noms de vos clients seront remplis automatiquement dans les champs de signature Signataire 1 et Signataire 2.

En savoir plus sur les paramètres de signature .

Par défaut, l'ordre de signature est le même que celui des contacts liés dans la section Détails du compte . Changez-le si besoin :

• Pour savoir où placer les signatures , rendez-vous ici .
• Pour modifier l'ordre des signatures sur un document , cliquez sur Modifier les signataires . Sélectionnez le nom du contact dans la liste déroulante pour Signer 1 , puis pour Signer 2 . Supprimez tous les signataires indésirables en cliquant sur l'icône de la corbeille. Ajoutez d'autres signataires en cliquant sur Ajouter un signataire .

Modification des modèles de signature

Pour apporter des modifications à un modèle de signature :

1. Allez sur Paramètres dans le menu latéral gauche, sélectionnez Modèles dans la barre de menu, ouvrez l'onglet Signatures, puis cliquez sur le modèle de signature.

2. Modifiez le modèle de signature, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Dupliquer les modèles de signature

Créez de nouveaux modèles de signature basés sur des modèles existants : Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du modèle de signature, puis sélectionnez Dupliquer . La copie du modèle sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, Signature (2)).

Supprimer les modèles de signature

Pour supprimer complètement un modèle de signature, allez sur Paramètres dans le menu latéral gauche, sélectionnez Modèles dans la barre de menu, puis ouvrez l'onglet Signatures . Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du modèle de signature, cliquez sur Supprimer, puis confirmez en cliquant sur SUPPRIMER dans la fenêtre contextuelle de confirmation de la suppression .