Signatures (avancées) : créer et appliquer des modèles

Utilisez des modèles de signature pour gagner du temps en demandant des signatures électroniques pour les formulaires fréquemment utilisés. Au lieu de devoir à chaque fois ajouter manuellement des champs obligatoires (signature, initiales, date, saisie de texte libre, etc.), créez un modèle une seule fois, puis appliquez-le chaque fois que nécessaire. Les modèles peuvent être appliqués sur l'application Web ainsi que sur l'application de bureau Windows.

Couvert ici:

Création de modèles de signature

Un modèle de signature peut être créé par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant des droits d'accès pour gérer les modèles . Vous souhaiterez peut-être concevoir les modèles de signature à l’avance afin qu’ils soient prêts à être utilisés ou qu’ils soient davantage personnalisés.

Pour créer un modèle de signature :

1. Accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, sélectionnez Signatures , puis cliquez sur Créer un modèle .

2. Faites glisser et déposez le formulaire PDF (par exemple, 8879, 1040 ou 1099) pour lequel vous souhaitez créer un modèle.

3. Nommez le modèle.

4. Ajoutez des champs de signature. Vous devrez ajouter des champs de signature pour les différents signataires séparément :

  • Pour le premier signataire , sélectionnez Signataire n°1 dans la liste déroulante Choisir un signataire . Sélectionnez le format de la date (il restera le même pour les prochains signataires). Ajoutez autant de champs que nécessaire pour leur signature, leurs initiales et la date. Ajoutez des champs de texte pour demander un NIR , le nom de jeune fille de la mère, etc.
  • Pour le deuxième signataire , tel qu'un conjoint, ajoutez un signataire supplémentaire en cliquant sur Modifier les signataires , puis sur Ajouter un signataire, puis sur Retour . Maintenant, ajoutez les champs nécessaires pour le deuxième signataire. 
  • Pour le représentant du cabinet , sélectionnez Membre du cabinet dans la liste déroulante Choisir le signataire . Maintenant, ajoutez également les champs nécessaires pour le représentant du cabinet.

5. Ajoutez une touche personnelle avec un message personnalisé pour le client. Vous pouvez utiliser shortcodes pour le rendre plus engageant. 

6. Cliquez sur Enregistrer et quitter pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles. Ou cliquez sur Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à modifier le modèle.

Ajout de modèles de signature par défaut à partir de notre bibliothèque

Nous proposons des exemples de modèles de signature que vous pouvez facilement modifier. Pour ajouter un modèle de signature de notre bibliothèque :

1. Accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, ouvrez l'onglet Signatures , puis cliquez sur Copier depuis la bibliothèque .

2. Cliquez sur l'icône de copie à l'extrême droite du modèle que vous souhaitez ajouter. Modifiez le modèle en cliquant sur son nom.

Application de modèles de signature

Une fois que vous avez créé un modèle, utilisez-le pour accélérer votre processus de demande de signature. Voici comment:

1. Demandez une signature pour tout document téléchargé dans votre dossier avec Le client peut voir accéder.

2. Cliquez sur Modèle pour obtenir un menu déroulant. Sélectionnez un modèle.

  • Votre nom remplira automatiquement le champ de signature électronique du représentant du cabinet.
  • Les noms de vos clients rempliront automatiquement les champs de signature Signataire 1 et Signataire 2 .

En savoir plus sur les paramètres de signature .

Par défaut, l'ordre de signature est le même que celui des contacts liés dans la section Détails du compte . Changez-le si nécessaire :

  • Pour savoir où placer les signatures , rendez-vous ici .
  • Pour modifier l'ordre des signatures sur un document , cliquez sur Modifier les signataires . Sélectionnez le nom du contact dans la liste déroulante pour Signer 1 , puis pour Signer 2 . Supprimez tous les signataires indésirables en cliquant sur l'icône de la corbeille. Ajoutez d'autres signataires en cliquant sur Ajouter un signataire .

Modification des modèles de signature

Pour apporter des modifications à un modèle de signature :

1. Allez dans Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, ouvrez l'onglet Signatures , puis cliquez sur le modèle de signature.

2. Apportez des modifications au modèle de signature, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Duplication de modèles de signature

Créez de nouveaux modèles de signature basés sur ceux existants : cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du modèle de signature, puis sélectionnez Dupliquer . La copie du modèle sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, Signature (2)).

Suppression de modèles de signature

Pour supprimer complètement un modèle de signature, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, ouvrez l'onglet Signatures . Cliquez sur trois points à l'extrême droite du modèle de signature, cliquez sur Supprimer , puis confirmez en cliquant sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle Confirmation de suppression .

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