Temps de piste : aperçu

Le suivi du temps intégré dans TaxDome Vous permet de suivre précisément les heures travaillées, de définir les taux horaires des différents services et de générer des factures à partir de la liste des saisies de temps. De plus, vous pouvez utiliser les saisies de temps pour planifier la capacité de l'équipe, évaluer ses performances et calculer la paie des employés. Cet article explique comment utiliser les saisies de temps et quand vous pourriez en avoir besoin.

Entrées de temps, expliquées

Dans TaxDome , vous pouvez démarrer le suivi du temps et enregistrer votre temps lorsque vous travaillez sur quelque chose. Vous pouvez également l'enregistrer manuellement à tout moment par la suite. 

Voici ce qui est possible avec les entrées de temps dans TaxDome :

• Find out how many time spent for a job/task. Track time right from the job/task card .

• Convert time tracked to money paid: Track your and your team’s work and pay them based on the hourly rate.

• Bill your clients: Issue invoices for your clients using the selected time entries.

• Analyze time utilization: Generate reports on work hours and assess overall efficiency. Analyze reports and determine if hiring more staff is necessary.

• Plan the weekly team capacity: Set weekly capacity for your team members, compare it to the actual time worked and analyze the workload.

• Plan job budget: Assess the time allocated for a job versus the actual time spent .

  

Avant de commencer

Before you start using time entries, it’s important to understand the differences in access rights between different roles and set up the settings for time entries , such as obligatory service indication and impossibility of editing finished entries for common team members. 

Par défaut, l'affichage et la modification de toutes les entrées de temps et de leurs taux et l'affichage des WIP Les tableaux ne sont accessibles qu'aux propriétaires et administrateurs de l'entreprise. Les membres de l'équipe peuvent accéder uniquement à leurs propres entrées de temps et les lier à projets ils ont accès à.

Cependant, si vous souhaitez que les membres de l'équipe gèrent toutes les entrées de temps et les tarifs, vous pouvez définir leurs droits d'accès en conséquence :

• Gérer les entrées de temps : affichez et modifiez toutes les entrées de temps, ajoutez du temps manuellement, quels que soient les paramètres d'entrées de temps définis.

• Gérer les tarifs dans les entrées de temps : Modifiez le coût des services et visualisez les tarifs lors de la création d'entrées de temps.

• Gérer les factures : Générer des factures à partir des entrées de temps.

• Gérer le budget temps. Définir un budget temps pour projets ou comparer le temps alloué avec le temps qui a déjà été consacré à faire projets .

  

Temps de piste

TaxDome offers you several options for tracking time. You can do it in real time and start logging your work from any page or job card. Or, if you want to record time spent retroactively – for example, after a meeting or consultation – you can manually set the duration.

L'autre moyen pratique de suivre le temps est d'utiliser un projet ou une carte de tâche pendant que le membre de l'équipe travaille. De cette façon, la saisie du temps est automatiquement liée à une projet , et le temps passé par les différents membres de l’équipe est additionné. 

Facturez vos clients

After you complete working on a project, you can select all time entries related to this project and generate an invoice from them . All rates and services will be automatically summed up and included in your client’s invoice.

There is a separate WIP page where all billable but not yet billed time entries are grouped by client, making it easy to see total unbilled time and total unbilled revenue and clear out the WIP. 

Analyser l'utilisation du temps

The Time Utilization Dashboard, which is a part of a powerful Reporting tool, allows you to analyze the time utilization of all your employees. It provides insights on efficiency and revenue potential, guiding better pricing, resource allocation and client relationship strategies.

Planifier la capacité hebdomadaire de l'équipe

You can set the weekly capacity for your team members individually (e.g., for contractors) or in bulk (for full-time employees). After they track time, you can use the Reporting tool to compare their weekly capacity in hours with the actual time they worked. You can build these reports for different time periods depending on what you want to achieve with them: check on new employees, find out the remaining capacity for the team or detect overloaded employees during the tax season.

Planifiez le projet budget-temps

Dans TaxDome , vous pouvez utiliser le suivi du temps pour comparer le temps prévu pour un projet par rapport au temps réellement consacré à cette tâche. Il s'agit d'un élément essentiel pour garantir une facturation précise et une gestion de la charge de travail. 

When the job is created, the responsible team member can set the time budget for it . Employees working on the job are supposed to track time, after it’s done, time entries are accumulated and compared to the allocated budget. This helps you plan the team capacity better and provide more accurate estimations to your clients.