Temps de piste : aperçu

Le suivi du temps intégré dans TaxDome Vous permet de suivre précisément les heures travaillées, de définir les taux horaires des différents services et de générer des factures à partir de la liste des saisies de temps. De plus, vous pouvez utiliser les saisies de temps pour planifier la capacité de l'équipe, évaluer ses performances et calculer la paie des employés. Cet article explique comment utiliser les saisies de temps et quand vous pourriez en avoir besoin.

Entrées de temps, expliquées

Dans TaxDome , vous pouvez démarrer le suivi du temps et enregistrer votre temps lorsque vous travaillez sur quelque chose. Vous pouvez également l'enregistrer manuellement à tout moment par la suite. 

Voici ce qui est possible avec les entrées de temps dans TaxDome :

• Découvrez le temps passé sur un projet /une tâche. Suivez le temps directement depuis la fiche projet /tâche .

• Convertissez le temps passé en argent versé : Suivez votre travail et celui de votre équipe et rémunérez-les en fonction du taux horaire.

• Facturez vos clients : Émettez des factures pour vos clients en utilisant les saisies de temps sélectionnées.

• Analyser l'utilisation du temps : générer des rapports sur les heures de travail et évaluer l'efficacité globale. Analyser ces rapports et déterminer s'il est nécessaire d'embaucher du personnel supplémentaire.

• Planifiez la capacité hebdomadaire de votre équipe : définissez la capacité hebdomadaire de chaque membre de votre équipe, comparez-la au temps de travail réel et analysez la charge de travail.

• Planification du budget projet : Évaluer le temps alloué à un projet par rapport au temps réellement passé .

  

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser la saisie du temps, il est important de comprendre les différences de droits d'accès entre les différents rôles et de configurer les paramètres de saisie du temps , tels que l'indication obligatoire du service et l'impossibilité de modifier les entrées terminées pour les membres communs de l'équipe. 

Par défaut, l'affichage et la modification de toutes les entrées de temps et de leurs taux et l'affichage des WIP Les tableaux ne sont accessibles qu'aux propriétaires et administrateurs de l'entreprise. Les membres de l'équipe peuvent accéder uniquement à leurs propres entrées de temps et les lier à projets ils ont accès à.

Cependant, si vous souhaitez que les membres de l'équipe gèrent toutes les entrées de temps et les tarifs, vous pouvez définir leurs droits d'accès en conséquence :

• Gérer les entrées de temps : affichez et modifiez toutes les entrées de temps, ajoutez du temps manuellement, quels que soient les paramètres d'entrées de temps définis.

• Gérer les tarifs dans les entrées de temps : Modifiez le coût des services et visualisez les tarifs lors de la création d'entrées de temps.

• Gérer les factures : Générer des factures à partir des entrées de temps.

• Gérer le budget temps. Définir un budget temps pour projets ou comparer le temps alloué avec le temps qui a déjà été consacré à faire projets .

  

Temps de piste

TaxDome vous offre plusieurs options pour le suivi du temps. Vous pouvez le faire en temps réel et commencer à enregistrer votre travail depuis n'importe quelle page ou projet carte. Ou, si vous souhaitez enregistrer le temps passé rétroactivement – par exemple après une réunion ou une consultation – vous pouvez définir manuellement la durée.

L'autre moyen pratique de suivre le temps est d'utiliser un projet ou une carte de tâche pendant que le membre de l'équipe travaille. De cette façon, la saisie du temps est automatiquement liée à une projet , et le temps passé par les différents membres de l’équipe est additionné. 

Facturez vos clients

Une fois votre travail sur un projet terminé, vous pouvez sélectionner toutes les interventions de temps associées et générer une facture . Tous les taux horaires et les services seront automatiquement additionnés et inclus dans la facture de votre client.

Il existe une page WIP distincte où toutes les entrées de temps facturables mais non encore facturées sont regroupées par client, ce qui permet de visualiser facilement le total du temps non facturé et le total des revenus non facturés, et de les supprimer. WIP . 

Analyser l'utilisation du temps

Le tableau de bord d'utilisation du temps, intégré à un outil de reporting performant, vous permet d'analyser l'utilisation du temps de tous vos employés. Il fournit des informations précieuses sur l'efficacité et le potentiel de revenus, vous aidant ainsi à optimiser vos stratégies de tarification, d'allocation des ressources et de relation client.

Planifier la capacité hebdomadaire de l'équipe

Vous pouvez définir la capacité hebdomadaire de chaque membre de votre équipe individuellement (par exemple, pour les contractuels) ou en masse (pour les employés à temps plein). Une fois le temps de travail enregistré, vous pouvez utiliser l'outil de reporting pour comparer leur capacité hebdomadaire en heures avec le temps réellement travaillé. Vous pouvez générer ces rapports pour différentes périodes selon vos objectifs : suivi des nouveaux employés, évaluation de la capacité restante de l'équipe ou détection des employés surchargés pendant la période fiscale.

Planifiez le projet budget-temps

Dans TaxDome , vous pouvez utiliser le suivi du temps pour comparer le temps prévu pour un projet par rapport au temps réellement consacré à cette tâche. Il s'agit d'un élément essentiel pour garantir une facturation précise et une gestion de la charge de travail. 

Quand le projet Une fois la tâche créée, le membre d'équipe responsable peut définir le budget temps qui lui est alloué . Les employés travaillant sur le projet projet Ces outils permettent de suivre le temps passé. Une fois la tâche accomplie, les données sont cumulées et comparées au budget alloué. Cela vous aide à mieux planifier la capacité de votre équipe et à fournir des estimations plus précises à vos clients.