Créer et appliquer projet modèles

Créer projet Les modèles vous feront gagner beaucoup de temps et sont indispensables pour travailler efficacement. Vous en aurez besoin pour toutes vos procédures fréquemment utilisées ainsi que pour ajouter projets à pipelines .

Créer projet modèles

A job template is created by a firm owner, an admin or any team member who has access rights to manage templates .

Pour créer un projet modèle, allez dans Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, ouvrez l'onglet Emplois , puis cliquez sur Créer un modèle .

Voir ci-dessous pour les détails sur chaque champ numéroté dans la fenêtre Créer un modèle projet :

a. Nom du modèle : Donnez le projet modèle un nom que vous verrez lors de sa sélection (par exemple, 1040 Return ).

b. Job name: Give the job name displayed on the job cards in a pipeline. Use shortcodes to add dynamic data (such as the specific account name and due date) to make jobs easily identifiable. 

c. Time budget: Set the time that should be allocated to completing the job . This field is available only to firm owners, admins and team members with the Manage time budget access right . 

d. Priorité : Choisissez le niveau de priorité pour le projet : Faible, Élevé, Moyen ou Urgent .

e. Description: Use different text formatting, emojis, bullets, numbered lists, links and even shortcodes here. The shortcodes add dynamic data to automatically add more specific information to a job description.

f. Responsables : sélectionnez un ou plusieurs responsables de tâches. Vous pouvez sélectionner des membres de l'équipe ou des rôles .

• Membres de l'équipe : Sélectionnez le nom d'un membre de l'équipe ou plusieurs noms.

• Rôles : Sélectionnez un ou plusieurs rôles de compte. Une fois le projet est créé à partir du modèle, tous les membres de l'équipe affectés aux rôles pertinents dans un compte client seront affectés au projet .

g. Start date: Set the date when the assigned team member should start working on a job. It’s not the same as the job creation date. The job is visible inside a pipeline once it is created, but it is not visible in the calendar view unless you set the Start and/or Due dates.

h. Due date: Set the date by which the job must be completed, calculated from the start date. When you have it set, you can easily tweak your calendar view to see all your due dates inside the calendar . This also influences the color of the counters on the job card.

Les dates de début et d’échéance sont considérées comme relatives ou absolues (approximatives ou fermes) :

• Relatif (par défaut) : définissez une période de temps pendant laquelle, après la date de début, projet est dû (par exemple, commencer un jour après le projet a été créé ; se termine deux semaines après la date de début. Si aucune date de début n'a été définie, la date d'échéance est calculée à partir de la date de début. projet date de création. Notez que vous ne pouvez pas définir plus de 10 000 unités (jours/mois/années).

• Absolu : activez les dates absolues pour définir les dates de début et d'échéance à partir du calendrier (par exemple, le 15 avril).

i. Intake and internal deadline: Set default dates for when you receive the client’s documents (Intake date) and your internal completion target (Internal deadline). Both fields are optional and work independently from Start and Due dates. Read more in the article on tracking document intake and internal deadlines for jobs .

j. Client-facing status: Toggle Show in the client portal to set up a job status that will be visible to clients when the job is added to a pipeline. Here’s more on assigning the client-facing status via the job template.

k. Add: Click to enable a comment or a wiki page section for the job template. 

l. Comment (first, click “j”): Leave any useful notes here. For example, specify details your team members might need to know to do the job.

m. Add a wiki page (first, click “j”): Leave internal instructions suitable for this kind of job for your team members.

n. Save & exit, Save and Cancel: Click Save & exit to save the template and go back to the templates list; Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

Personnaliser projet noms et descriptions avec shortcodes

Lors de la création d'un projet modèle, inclure des données dynamiques, telles que le nom du compte ou la date d'échéance, dans un projet le nom de, projet Nom et description d'un client. Ainsi, vous pouvez : 

• Dites facilement projets séparés par les détails spécifiques de leurs noms une fois qu'ils se trouvent à l'intérieur d'un pipeline et affiché sur projet cartes.

• Ajoutez automatiquement des informations plus spécifiques à projet description.

• Share specific information in the job’s name and description for a client.

  

En sélectionnant ces shortcodes , vous pouvez inclure n'importe lequel de ces détails dans un projet le nom de, projet nom de 's pour un client ou une description :

• Nom du compte : Le compte du projet est pour

• Account custom field: Any custom account field

• Date shortcodes : Any date, such as a due date set in the job template

• Pipeline periodicity: The job’s schedule settings in the selected pipeline

• Priorité : La priorité définie dans le projet modèle

Retrouvez ici quelques exemples de projet noms ou descriptions avec shortcodes et comment ils apparaîtraient dans un pipeline ou pour le client :

Appliquer projet modèles

Once you have some job templates, you can speed up the process of creating jobs. Job templates are applied manually or automatically by selecting a default .

Pour appliquer un projet modèle manuellement :

1. Create a new job .

2. Add accounts and indicate the pipeline.

3. Click the Template list to expand it, then select the template you want. Check the template details; edit them if needed.

4. Continuer à créer le projet en cliquant sur Ajouter en bas à gauche.

   

Défaut projet modèle

La valeur par défaut projet le modèle est automatiquement appliqué à tous projets créé à l'intérieur d'un pipeline Pour le régler, cliquez sur le pipeline nom sur la page Pipelines , à partir des sections Modèles ou Workflow . 

Une fois la valeur par défaut projet le modèle est choisi, il est automatiquement appliqué…

• …quand un projet est ajouté manuellement au pipeline .

• …when a recurring job is automatically added to the pipeline according to the schedule settings. For more details, go here .

• …when a job is automatically added to the pipeline according to the settings of the client sign-up form. For more details, go here .

Modifier projet modèles

Pour apporter des modifications à un projet modèle:

1. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, sélectionnez Emplois , puis cliquez sur l'un des projet nom du modèle dans la liste ou sélectionnez Modifier dans le menu déroulant.

2. Apporter des modifications à la projet modèle, puis cliquez sur le bouton Sauvegarder et quitter .

Double projet modèles

Créer un nouveau projet modèles à partir de modèles existants : cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la projet modèle, puis sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant. projet La copie du modèle sera enregistrée avec le suffixe approprié (par exemple, formulaire 940 (2)).

Supprimer projet modèles

Pour supprimer un projet modèle complètement, allez dans Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, sélectionnez Emplois , cliquez sur les trois points à l'extrême droite du projet modèle, sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant, puis cliquez sur le bouton Supprimer pour confirmer.