Projets (Basique) : Créer et appliquer des modèles

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La création de modèles vous fera gagner beaucoup de temps et est indispensable pour travailler efficacement. Vous en aurez besoin pour toutes vos procédures fréquemment utilisées ainsi que pour ajouter des projets aux pipelines.

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Créer des modèles de projet

Un modèle de projet est créé par le patron d'une entreprise, un administrateur ou tout membre de l'équipe qui a les droits d'accès pour gérer les modèles.

Pour créer un modèle de projet, allez dans Paramètres dans la barre latérale gauche, sélectionnez Modèles dans la barre de menu, ouvrez l'onglet Projets, puis cliquez sur Créer un modèle.

Voir ci-dessous les détails pour chaque champ numéroté de la fenêtre Créer un modèle de projet :

1. Nom du modèle : donnez un nom au modèle de projet ; ce que vous verrez lorsque vous le sélectionnerez. Par exemple : Déclaration 2042.

2. Nom du projet : Il s'agit du nom qui s'affiche sur les fiches de projet dans un pipeline. Les shortcodes ajoutent des données dynamiques - telles que le nom du compte spécifique et la date d'échéance - pour rendre les tâches facilement identifiables (voir la section ci-dessous).

3. Personnes assignées : Sélectionnez le membre de l'équipe pour le projet. Pour en savoir plus sur l'attribution des tâches, cliquez ici.

4. Priorité : Choisissez le niveau de priorité du projet : BASSE, ÉLEVÉ, MOYENNE ou URGENTE.

5. Description : Utilisez ici différents formats de texte, emojis, puces, listes numérotées et même des liens.

6. Date d' échéance : choisissez si vous souhaitez que la date soit relative (approximative) ou absolue (ferme). Pour sélectionner une date d'échéance spécifique dans le calendrier, basculez sur Dates absolues

7. Ajoutez un commentaire : Laissez ici toute note utile ; par exemple, quelque chose que les membres de votre équipe pourraient avoir besoin de savoir pour mener à bien le projet.

8. Ajoutez une page wiki : Si vous avez des instructions internes pour ce type de projet, associez-les au modèle pour les membres de votre équipe.

9. Sauvegarder : Une fois que vous avez enregistré le modèle, il est prêt à être utilisé dans un pipeline.

Personnaliser les noms de projet avec des shortcodes

Lorsque vous créez un modèle de projets, vous pouvez inclure des données dynamiques, telles que le nom du compte ou la date d'échéance, dans le nom du projet. De cette façon, vous pouvez facilement distinguer les projets avec les détails spécifiques contenus dans leurs noms, quand qu'ils sont dans un pipeline et affichées sur les fiches de projets. 

En sélectionnant ces shortcodes, vous pouvez inclure n'importe lequel de ces détails dans le nom d'un projet :

  • Nom du compte : le compte pour lequel le projet est effectué
  • Champ personnalisé du compte : tout les champs personnalisés du compte
  • Date de création : la date de création du projet
  • Jour de création : le jour de création du projet
  • Mois de création : le mois de création du projet
  • Année de création : l'année de création du projet
  • Date d'échéance : la date d'échéance fixée dans le modèle de projet
  • Périodicité du pipeline: les paramètres de programmation du projet dans le pipeline sélectionné
  • Priorité : la priorité définie dans le modèle de projet

Vous trouverez ici quelques exemples de noms de projets avec des shortcodes et comment ils apparaîtraient dans un pipeline :

Nom du projet avec des shortcodes Ce que vous verrez dans le pipeline
Paie pour [ACCOUNT_NAME], due [DUE_DATE]. Paie pour Otto Mann, pour le 12 mai 2021.
2042, [ACCOUNT_NAME], [PRIORITY]. 2042, ACME Corp., Élevé
Masse salariale mensuelle, [CREATION_MONTH][CREATION_YEAR] Salaire mensuel, mai 2021

Appliquer les modèles de projet

Une fois que vous disposez de quelques modèles de tâches, vous pouvez accélérer le processus de création de tâches. Les modèles de projet sont appliqués soit manuellement, soit automatiquement en sélectionnant un modèle par défaut (voir ci-dessous).

Pour appliquer un modèle de projet manuellement :

1. Créez un nouveau projet, comme décrit ici.

2. Ajoutez des comptes et indiquez le pipeline.

3. Cliquez sur la liste des modèles pour l'aggrandir, puis sélectionnez le modèle que vous voulez. Vérifiez les détails du modèle ; modifiez-les si nécessaire.

4. Continuez à créer le projet en cliquant sur Ajouter en bas à gauche.

Modèle de projet par défaut

Le modèle de tâche par défaut est celui qui est automatiquement appliqué à toutes les tâches créées dans un pipeline. Pour définir le modèle de tâche par défaut, cliquez sur le bouton Créer un pipeline dans la section Pipelines, à partir de Paramètres ou de Flux de travail. Vous pouvez également modifier un pipeline existant pour sélectionner le modèle de projet par défaut.

Une fois que le modèle de projet par défaut est choisi, il est automatiquement appliqué...

  • ...lorsqu'un projet est ajouté manuellement au pipeline.
  • ...lorsqu'un projet récurrent est automatiquement ajouté au pipeline en fonction des paramètres de planification. Pour en savoir plus, cliquez ici.
  • ...lorsqu'un projet est automatiquement ajouté au pipeline en fonction des paramètres du formulaire d'inscription du client. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Modifier les modèles de projet

Pour apporter des modifications à un modèle de projet :

1. Allez sur Paramètres dans le menu latéral gauche, sélectionnez Modèles dans la barre de menu, allez sur Projets, puis cliquez sur le nom du modèle de projet dans la liste.

2. Apportez des modifications au modèle de projet, puis cliquez sur le bouton Sauvegarder.

Dupliquer les modèles de projet

Créez de nouveaux modèles de projet à partir de modèles existants : Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du modèle de projet, puis sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant. La copie du modèle de projet sera enregistrée avec le suffixe approprié (p. ex., formulaire 940 (2)).

Supprimer les modèles de projet

Pour supprimer complètement un modèle de projet, allez sur Paramètres dans le menu latéral gauche, sélectionnez Modèles dans la barre de menu, allez sur Projets, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du modèle de tâche, sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant, puis cliquez sur le bouton Supprimer pour confirmer.

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