Notes sur le compte client

Les notes de compte sont destinées exclusivement à votre personnel et ne sont pas visibles par les clients. Conservez-y les informations dont vous aurez besoin pour préparer vos documents. TaxDome Liez vos notes à projets et des tâches pour un accès plus rapide.

Explication des notes de compte client

Les notes du compte client offrent un espace centralisé au sein de chaque compte client pour stocker les informations internes dont votre équipe a besoin pour travailler. Contrairement aux outils de communication destinés aux clients, ces notes ne sont visibles que par les membres de votre équipe disposant des autorisations appropriées. Elles sont accessibles via l'onglet « Vue d'ensemble » ou « Notes » du profil client.

Quand utiliser les notes de compte :

• Consignez les préférences et les exigences des clients : documentez les préférences de communication, les méthodes de contact préférées, les exigences de formatage spécifiques ou les instructions de prestation de services que les membres de l’équipe doivent retenir.
• Suivez les détails spécifiques au compte : enregistrez les informations concernant la structure de l’entreprise du client, ses contacts clés, les dates importantes ou le contexte historique qui aideront votre équipe à fournir un meilleur service.
• Conserver les informations de référence : connexion identifiants, informations d'accès à des systèmes tiers ou spécifications techniques dont plusieurs membres de l'équipe peuvent avoir besoin.
• Documenter les circonstances particulières : Notez toute situation unique, toute exception aux processus standard ou toute considération à prendre en compte lors de la prestation de services.

Notes par rapport aux autres outils de communication d'équipe

• Les notes restent associées au compte de façon permanente, assurant ainsi une référence cohérente pour l'ensemble des documents. projets et services.
• Dans les discussions internes des clients de messagerie, les messages sont idéaux pour des échanges rapides et contextuels au sein d'une conversation, tandis que les notes fournissent des informations de référence à long terme qui s'appliquent à l'ensemble du compte.
• Les commentaires projet restent dans un cadre spécifique projet et ne sont visibles que là, tandis que les notes peuvent être liées à plusieurs projets et les tâches liées au compte.
• Les discussions d'équipe sont conçues pour les échanges entre les membres de l'équipe, tandis que les notes sont strictement réservées à la documentation interne.

Créer des notes

Web Mobile

Une note peut être créée par une entreprise patron et administrateur. Il peut également être créé par un employé qui est soit affecté au compte , soit qui a accordé l' autorisation « Afficher tous les comptes » .

Pour créer une nouvelle note :

1. Cliquez sur le bouton Nouveau dans la barre latérale, puis sélectionnez Note . Vous pouvez également, depuis la page Vue d'ensemble du compte, accéder à la section Notes et cliquer sur Ajouter une note .

2. Saisissez un titre pour votre note dans le champ prévu à cet effet, puis rédigez son contenu ci-dessous. Vous pouvez utiliser une mise en forme de texte, des émojis, des puces, des listes numérotées et insérer des liens. Vous pouvez également mentionner les membres de votre équipe pour les informer du contenu de la note.

3. Cliquez sur Sauvegarder pour ajouter la note.

Si vous tentez de quitter la page Notes sans cliquer sur Sauvegarder , nous vous en avertirons. Cliquez sur « Annuler » dans la fenêtre d'alerte, puis enregistrez votre note. Veuillez ne pas cocher la case « Empêcher cette page de créer des boîtes de dialogue supplémentaires » . Sinon, vous ne pourrez plus recevoir d'alertes.

Conseil

Utiliser les messages internes dans les chats pour une communication rapide en équipe sur des sujets spécifiques. Contrairement aux notes de référence à long terme, qui peuvent être liées à des tâches ou projets , les messages internes sont adaptés lorsque vous avez besoin de discuter de quelque chose avec votre équipe directement dans le cadre d'un chat.

Accédez à la section « Comptes » et sélectionnez le compte souhaité. Trouvez l’onglet « Notes » et appuyez sur le bouton « Nouvelle note » . Vous pouvez mentionner les membres de votre équipe dans les notes en utilisant le symbole @.

notes d'archivage/suppression

Toutes les notes peuvent être actives ou archivées. Toutes les notes créées sont affichées dans l'onglet « Actif » . Une fois que vous n'en avez plus besoin, vous pouvez les transférer vers les archives en cliquant sur l'icône « Déplacer vers les archives » .

Vous pouvez également restaurer la note en cliquant sur le lien « Déplacer vers la page active » dans l’onglet « Archivé » .

Pour supprimer une note, vous devez d'abord la déplacer vers les archives. Ensuite, accédez à l'onglet « Archivé » , cliquez sur « Supprimer » et confirmez la suppression.

Notes épinglées

Vous pouvez épingler jusqu'à trois notes pour les afficher en permanence en haut de la liste en cliquant sur l'icône Épingler . Les notes épinglées sont mises en évidence pour une meilleure visibilité. C'est pratique pour les notes que vous consultez fréquemment ou les informations importantes auxquelles vous devez accéder rapidement.

Rechercher et filtrer les notes

Utilisez les options de recherche et de filtrage de l'onglet Notes pour trouver rapidement des notes spécifiques.

Pour effectuer une recherche dans les notes, saisissez des mots-clés dans le champ de recherche. La recherche s'effectue dans les titres et le contenu des notes.

Pour filtrer les notes, utilisez les options de filtrage afin de les afficher par date de création, date de mise à jour ou par membre de l'équipe. Vous pouvez également enregistrer vos sélections comme filtres prédéfinis pour une utilisation ultérieure et même les partager avec votre équipe. En savoir plus sur les filtres TaxDome .

Modifier les notes

Web Mobile

Pour modifier une note, cliquez sur l'icône Modifier dans l'onglet Notes ou cliquez sur la note depuis la page Vue d'ensemble du compte. Apportez vos modifications, puis cliquez sur Sauvegarder .

Pour modifier une note créée par un autre membre de l'équipe, un employé doit disposer de l'autorisation Gérer les comptes . 

Dans l'onglet Notes de votre compte, vous pouvez modifier les notes existantes, les consulter, les archiver ou les épingler en haut de votre liste. Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement.

Lier les notes aux tâches

Lier des notes aux tâches vous aide à garantir que les données les plus importantes sont disponibles à portée de main. Par exemple, si des informations sur les comptes bancaires d'un client sont stockées dans des notes de compte, vous pouvez lier cette note à la tâche de rapprochement des comptes.

1. Cliquez sur le lien « Lier les notes de compte » en haut de la fenêtre de création ou de modification de tâche. Les notes étant spécifiques à chaque compte, vous ne pouvez pas accéder à cette option si vous créez une tâche pour deux comptes ou plus.

2. Choisissez la ou les notes. Vous pouvez lier toutes les notes précédemment créées pour le compte du client. Une tâche peut comporter autant de notes liées que vous le souhaitez.

Une fois les notes liées, vous pouvez les voir dans la section Notes du compte . Cliquez sur l'icône en forme de croix pour dissocier les notes inutiles.

Lier les notes à projets

Notes de liaison projets permet de les rendre immédiatement disponibles dans votre workflow au besoin. Les notes peuvent être liées à projets par une entreprise patron ou tout membre de l'équipe qui est soit affecté au compte , soit qui a accordé l' autorisation « Afficher tous les comptes » .

1. Cliquez sur le projet pour élargir le projet boîte, cliquez sur Lien en haut, puis sélectionnez Notes dans le menu déroulant.

2. Choisissez la ou les notes. Vous pouvez lier toutes les notes précédemment créées pour le compte du client. projet peut avoir n'importe quel nombre de notes liées.

Une fois les notes liées, vous pouvez les voir dans la section Notes dans la section développée. projet boîte. Cliquez sur l'icône en forme de croix pour dissocier les notes inutiles.

Note

Les notes sont différentes de projet commentaires . projet Les commentaires sont créés à l'intérieur d'un projet et ne sont visibles qu'à l'intérieur de celle-ci. Contrairement à elles, les notes sont créées dans un compte et peuvent être liées à un nombre quelconque de projets pour ce compte.

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