Notes sur le compte client

Account notes are intended for your staff only, they are not visible to clients. Store information that you will need to keep in mind while preparing documents inside TaxDome. Link your notes to jobs and tasks for faster access.

Client account notes, explained

Client account notes provide a centralized location within each client’s account to store internal information that your team needs to reference while working. Unlike client-facing communication tools, notes are visible only to your team members with appropriate permissions. They could be accessed either via the Overview or Notes tab of client’s profile.

When to use account notes:

• Store client preferences and requirements: Document communication preferences, preferred contact methods, specific formatting requirements, or service delivery instructions that team members should remember.
• Track account-specific details: Record information about the client’s business structure, key contacts, important dates, or historical context that helps your team provide better service.
• Maintain reference information: Keep login credentials, third-party system access details, or technical specifications that multiple team members may need.
• Document special circumstances: Note any unique situations, exceptions to standard processes, or considerations that should be kept in mind during service delivery.

Notes vs. other team communication tools

• Notes remain with the account permanently, providing consistent reference across all jobs and services.
• Internal messages in client chats are best for quick, context-specific discussions within a conversation thread, while notes provide long-term reference information that applies to the entire account.
• Job comments stay within a specific job and are only visible there, while notes can be linked to multiple jobs and tasks across the account.
• Team chats are designed for back-and-forth communication with team members, while notes are strictly internal documentation.

Créer des notes

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A note can be created by a firm owner and admin. It can also be created by an employee who is either assigned to the account or has granted the View all accounts permission .

Pour créer une nouvelle note :

1. Click on the New button in the Sidebar, select Note. Alternatively, from the account’s Overview page, go to the Notes section and click Add note.

2. Enter a title for your note in the title field, then write your note content below. You can use text formatting, emoji, bullets, numbered lists, and also insert links. You can also mention your team members to get them notified of the note content.

3. Click Save to add the note.

Si vous tentez de quitter la page Notes sans cliquer sur Sauvegarder , nous vous en avertirons. Cliquez sur « Annuler » dans la fenêtre d'alerte, puis enregistrez votre note. Veuillez ne pas cocher la case « Empêcher cette page de créer des boîtes de dialogue supplémentaires » . Sinon, vous ne pourrez plus recevoir d'alertes.

Conseil

Utiliser les messages internes dans les chats pour une communication rapide en équipe sur des sujets spécifiques. Contrairement aux notes de référence à long terme, qui peuvent être liées à des tâches ou projets , les messages internes sont adaptés lorsque vous avez besoin de discuter de quelque chose avec votre équipe directement dans le cadre d'un chat.

Go to the Accounts and tap on the account you need. Find the Notes tab and tap the New Note button there. You can mention your team members in notes using the @ symbol.

Archive/delete notes

Toutes les notes peuvent être actives ou archivées. Toutes les notes créées sont affichées dans l'onglet « Actif » . Une fois que vous n'en avez plus besoin, vous pouvez les transférer vers les archives en cliquant sur l'icône « Déplacer vers les archives » .

You can also restore the note by clicking the Move to active link in the Archived tab.

Pour supprimer une note, vous devez d'abord la déplacer vers les archives. Ensuite, accédez à l'onglet « Archivé » , cliquez sur « Supprimer » et confirmez la suppression.

Pin notes

You can pin up to three notes to always display them at the top of the list by clicking the Pin icon. Pinned notes are highlighted for easy visibility. This is helpful for notes you often refer to or important information you need quick access to.

Search and filter notes

Use the search and filter options in the Notes tab to quickly find specific notes.

To search notes, enter keywords in the search field. The search looks through note titles and content.

To filter notes, use the filter options to view notes by date created, date updated, or created by team member. Plus, you can save any of your selections as filter presets for later use—and even share them with your team. Read more about TaxDome filters .

Modifier les notes

Web Mobile

To make changes to a note, click the Edit icon in the Notes tab or click the note from the account’s Overview page. Make your changes, then click Save.

To edit a note created by another team member, an employee must have Manage accounts permission . 

From the Notes tab of the account, you can edit existing notes—plus view, archive, or pin them to the top of your list. All changes are saved automatically.

Lier les notes aux tâches

Lier des notes aux tâches vous aide à garantir que les données les plus importantes sont disponibles à portée de main. Par exemple, si des informations sur les comptes bancaires d'un client sont stockées dans des notes de compte, vous pouvez lier cette note à la tâche de rapprochement des comptes.

1. Cliquez sur le lien « Lier les notes de compte » en haut de la fenêtre de création ou de modification de tâche. Les notes étant spécifiques à chaque compte, vous ne pouvez pas accéder à cette option si vous créez une tâche pour deux comptes ou plus.

2. Choisissez la ou les notes. Vous pouvez lier toutes les notes précédemment créées pour le compte du client. Une tâche peut comporter autant de notes liées que vous le souhaitez.

Une fois les notes liées, vous pouvez les voir dans la section Notes du compte . Cliquez sur l'icône en forme de croix pour dissocier les notes inutiles.

Lier les notes à projets

Linking notes to jobs helps make them immediately available in your workflow when needed. Notes can be linked to jobs by a firm owner or any team member who is either assigned to the account or has granted the View all accounts permission .

1. Cliquez sur le projet pour élargir le projet boîte, cliquez sur Lien en haut, puis sélectionnez Notes dans le menu déroulant.

2. Choisissez la ou les notes. Vous pouvez lier toutes les notes précédemment créées pour le compte du client. projet peut avoir n'importe quel nombre de notes liées.

Une fois les notes liées, vous pouvez les voir dans la section Notes dans la section développée. projet boîte. Cliquez sur l'icône en forme de croix pour dissocier les notes inutiles.

Note

Notes are different from job comments . Job comments are created inside a job and are visible only inside it. Unlike them, notes are created inside an account and could be linked to any number of jobs for this account.

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