💸 Préparation d'impôts : communication avec les clients

Comme le dit l’un de nos clients : « Une bonne gestion du temps et une bonne communication avec les clients permettent à un fiscaliste expérimenté de traiter chaque déclaration de revenus une seule fois. » Ici, vous trouverez un aide-mémoire avec les conseils les plus utiles pour y parvenir.

Couvert ici:

• Envoyer des e-mails personnalisés
• Planifier des e-mails
• Permettez à vos clients de prendre rendez-vous directement depuis leur portail client
• Collecte de documents
• Collecte automatisée à l'aide questionnaires
• Finalisation des documents
• Utilisez les outils PDF intégrés pour préparer et examiner les déclarations

Envoyer des e-mails personnalisés

Une communication régulière et personnalisée apporte une tranquillité d'esprit à vous et à votre client. Vous savez qu'ils sont informés ; ils ont l'impression que vous les contactez régulièrement.

Ce qui suit TaxDome les fonctionnalités vous aideront à rationaliser vos interactions :

• Modèles d'e-mails . Préparez un e-mail modèle pour chaque fois que vous devez communiquer avec des clients. Utilisez notre bibliothèque de modèles pour démarrer facilement.
• Use shortcodes for personalization - you don't have to compose every email manually.
• Envoyez des e-mails personnalisés en masse (c'est-à-dire lorsque vous devez informer un groupe de clients de quelque chose).
• Envoyez des e-mails automatisés (c'est-à-dire des notifications lorsque votre projet se déplace à travers un pipeline ).

Planifier des e-mails

Vous pouvez également planifier l’envoi automatique des e-mails si vous savez exactement quand ils doivent être envoyés. Rédigez vos emails à l'avance et précisez la date et l'heure d'envoi. En savoir plus sur la planification à l'avance .

Sur la base de l'expérience d'autres cabinets qui utilisent notre système, nous vous recommandons d'utiliser cette fonctionnalité pour le coup d'envoi de la saison des impôts. e-mail informer les clients sur :

• Des changements dans votre cabinet /services cette année
• Vos horaires de bureau
• Comment vos clients peuvent vous joindre
• Infos sur le dépôt dont vous avez besoin pour commencer vos travaux
• Comment vous assurer que leurs documents sont sécurisés
• Comment les clients peuvent accéder à leur portail client

Permettez à vos clients de prendre rendez-vous directement depuis leur portail client

Vous pouvez gagner le temps que vous passez habituellement à planifier un appel. Accédez à la page Paramètres , sélectionnez l'onglet Intégrations , puis cliquez sur le sous-onglet Planificateur . Ici, vous pouvez configurer le TaxDome intégration avec Acuity, Calendly, YouCanBook.Me et Schedulista. Pour plus de détails, allez ici .

Même si vos clients pourront planifier des rendez-vous à l'aide du bouton en haut à droite de leur portail , nous vous recommandons de créer un compte distinct. e-mail avec des instructions sur la façon de prendre rendez-vous.

Collecte de documents

Rassembler des documents est une routine que vous répétez avec chaque client. En outre, cela peut être une source de surprises, comme découvrir qu'il manque des documents au milieu de la préparation de la déclaration de revenus. Avec TaxDome , vous pouvez mettre en place le processus de collecte des documents et vous assurer que vos clients le suivent. Consultez nos conseils ci-dessous :

• Collecte automatisée à l'aide questionnaires
• Finalisation des documents

Collecte automatisée à l'aide questionnaires

Le moyen le plus courant de collecter des informations et des documents auprès de vos clients est via PDF. Cependant, cette solution est également obsolète et inefficace. TaxDome vous propose des questionnaires , qui peuvent être facilement automatisés et configurés selon vos besoins.

En utilisant questionnaires peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'ennuis : explorez les fonctionnalités suivantes :

• Logique conditionnelle : définissez les conditions pour ignorer les questions qui ne sont pas applicables

• Sections supplémentaires : laissez vos clients copier les sections qui se répètent (par exemple l'adresse des deux conjoints)

• Explications pour les questions : ajoutez une description à vos questions afin que vos clients sachent exactement ce qu'on attend d'eux

• Blocs de texte : ajoutez des blocs de texte pour décrire chaque section en détail ou pour transmettre des informations importantes

Finalisation des documents

Suivez toujours cette règle : commencez votre préparation de retour seulement après avoir reçu tous les documents de.

Nous avons fait quelques recommandations ici :

• Ouvrez le client questionnaire ou des documents seulement après avoir reçu une notification indiquant que tous les documents sont téléchargés sur TaxDome . Vos clients disposent de la case à cocher Notifier l'entreprise si vous avez terminé le téléchargement .
• Désactivez les notifications dans questionnaires sur les téléchargements de documents afin de ne pas être distrait prématurément.

• Demandez à vos clients d'envoyer un e-mail une fois le téléchargement terminé, ou allez plus loin en utilisant les automatisations et les tâches client dans les discussions.

• Faire un séparé étape pour le automatisation pour envoyer le message de confirmation dans votre pipeline .

• Créez un modèle de discussion pour demander à vos clients de confirmer qu'ils ont fini de télécharger des documents et ajoutez-y une tâche client.

• Facturer des frais en cas de réponse questionnaires ou questionnaires soumis après la date limite.

Utilisez les outils PDF intégrés pour préparer et examiner les déclarations

TaxDome vous fournit des outils PDF intégrés adaptés à la visualisation, à l'édition , au balisage, à la collaboration et bien plus encore. Pour garder les documents à portée de main, vous pouvez utiliser ces hacks :

• Fusionner des documents directement à l'intérieur TaxDome si votre client les a numérisés sous forme de fichiers uniques

• Utilisez des tampons lors de la révision des PDF afin que votre équipe sache quels documents ont été vérifiés