Préparation des déclarations de revenus : Communication avec les clients

Comme l'a dit l'un de nos clients : « Une bonne gestion du temps et une communication efficace avec le client permettent à un fiscaliste expérimenté de traiter chaque déclaration de revenus une seule fois. » Vous trouverez ici un aide-mémoire contenant les conseils les plus utiles pour y parvenir.

Envoyer des e-mails personnalisés

Une communication régulière et personnalisée vous apporte, à vous comme à votre client, une tranquillité d'esprit. Vous savez qu'il est informé et il a le sentiment que vous le contactez régulièrement. Voici ce qui suit : TaxDome Les fonctionnalités vous aideront à rationaliser vos interactions :

• Modèles d'e-mails : Préparez un e-mail Utilisez un modèle pour chaque communication avec vos clients. Les modèles Marketplace vous permettent de démarrer facilement.

• Use shortcodes for personalization: You don’t have to compose every email manually.

• Envoyez des e-mails personnalisés en masse : lorsque vous devez informer un groupe de clients d’un sujet.

• Envoyer des e-mails automatisés : Notifications lorsque votre projet se déplace à travers un pipeline .

Planifier des e-mails

Vous pouvez également programmer l'envoi automatique d'e-mails si vous connaissez précisément la date et l'heure d'envoi. Rédigez vos e-mails à l'avance et indiquez la date et l'heure d'envoi. Voici plus d'informations sur la planification .

Sur la base de l'expérience d'autres cabinets qui utilisent notre système, nous vous recommandons d'utiliser cette fonctionnalité pour le coup d'envoi de la saison des impôts. e-mail informer les clients sur :

• Des changements dans votre cabinet /services cette année

• Vos horaires de bureau

• Comment vos clients peuvent vous joindre

• Infos sur le dépôt dont vous avez besoin pour commencer vos travaux

• Comment vous assurer que leurs documents sont sécurisés

• Comment les clients peuvent accéder à leur portail client

Permettez à vos clients de prendre rendez-vous directement depuis leur portail client

Vous pouvez gagner du temps en évitant de planifier un appel. Accédez à la page Paramètres , sélectionnez l'onglet Intégrations , puis cliquez sur le sous-onglet Planificateur . Vous pourrez alors configurer… TaxDome Intégration avec Acuity, Calendly, YouCanBook.Me et Schedulista. Pour plus de détails, cliquez ici .

Même si vos clients pourront prendre rendez-vous à l'aide du bouton situé en haut à droite de leur portail , nous vous recommandons de créer un compte séparé. e-mail avec des instructions sur la façon de prendre rendez-vous.

Collecter les documents

La collecte des documents est une routine que vous répétez pour chaque client. Elle peut aussi réserver des surprises, comme la découverte de documents manquants en pleine préparation d'une déclaration de revenus. TaxDome Vous pouvez mettre en place le processus de collecte des documents et vous assurer que vos clients le respectent. Consultez nos conseils ci-dessous :

• Collecte automatisée à l'aide questionnaires

• Utilisez des listes de contrôle de documents pour une prise en charge claire

• Finalisation des documents

Collecte automatisée à l'aide questionnaires

La méthode la plus courante pour recueillir des informations et des documents auprès de vos clients est via PDF Cependant, cette méthode est également obsolète et inefficace. TaxDome nous vous proposons questionnaires , facilement automatisables et configurables selon vos besoins.

En utilisant questionnaires peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter bien des ennuis — explorez les fonctionnalités suivantes pour voir :

• Logique conditionnelle : définissez les conditions pour ignorer les questions qui ne s’appliquent pas.

• Sections supplémentaires : laissez vos clients copier les sections qui se répètent (par exemple, l'adresse des deux conjoints).

• Explications relatives aux questions : ajoutez une description à vos questions afin que vos clients sachent exactement ce qui est attendu d’eux.

• Blocs de texte : ajoutez des blocs de texte pour décrire chaque section en détail ou pour transmettre des informations importantes.

Envoyer les listes de contrôle des documents

Les listes de contrôle des documents fournissent une liste personnalisée des documents fiscaux pour chaque client, transmise via questionnaire Au lieu de deviner ce qu'il faut télécharger, les clients voient exactement ce qui est nécessaire. S'il manque un document, ils peuvent en indiquer la raison (non applicable, à télécharger ultérieurement, déjà fourni ou ajouter un commentaire). Voici quelques conseils pour utiliser les listes de contrôle de documents :

• Créez des listes de contrôle pendant la période creuse pour qu'elles soient prêtes au début de la saison des impôts. Vous pouvez les créer manuellement en sélectionnant parmi plus de 42 types de documents (W-2, 1099, 1098, etc.) ou utiliser l'IA pour les générer à partir des années précédentes. PDF retours (actuellement disponibles pour le formulaire 1040 avec Drake, Lacerte et ProSeries).

• Joignez des listes de contrôle à vos modèles questionnaire pour qu'ils soient envoyés ensemble. Activez l'option « Joindre des listes de contrôle » lors de la création ou de la modification d'un questionnaire. questionnaire modèle.

• Envoyez des listes de contrôle en masse à plusieurs clients simultanément. Filtrez votre liste de comptes par Liste de contrôle > Créée , sélectionnez les clients et envoyez-les. questionnaire avec liste de contrôle ci-jointe.

• Automatisez la distribution des listes de contrôle via votre pipeline en ajoutant un questionnaire Créer automatisation au cas approprié étape Activez le déplacement automatique projet ; il progressera automatiquement une fois que le client aura rempli tous les éléments de la liste de contrôle et soumis le formulaire. questionnaire .

• Suivez les progrès en temps réel grâce à la colonne « Liste de contrôle » de la section « Organisateurs » . Filtrez par statut de la liste de contrôle pour identifier rapidement les clients nécessitant un suivi.

Finalisation des documents

Suivez toujours cette règle : ne commencez à préparer votre déclaration de revenus qu’après avoir reçu tous les documents.

Nous avons formulé quelques recommandations ici :

• Ouvrez le client questionnaire ou les documents seulement après avoir reçu une notification indiquant que tous les documents ont été téléchargés sur TaxDome Vos clients disposent d'une case à cocher « Avertir le cabinet une fois le téléchargement terminé » .

• Désactivez les notifications dans questionnaires sur les téléchargements de documents afin de ne pas être distrait prématurément.

  

• Demandez à vos clients d'envoyer un e-mail vous les communiquerez une fois le téléchargement terminé, ou allez plus loin en utilisant des automatisations et des tâches client dans les discussions.

• Faites un séparé étape pour le automatisation pour l'envoi du message de confirmation dans votre pipeline .

• Créez un modèle de chat pour demander à vos clients de confirmer qu'ils ont terminé de télécharger les documents, et ajoutez-y une tâche client.

• Facturer des frais en cas de réponse questionnaires ou questionnaires soumis après la date limite.

Utiliser intégré PDF outils pour préparer et examiner les déclarations

TaxDome Il vous offre des outils PDF intégrés adaptés à la visualisation, l'édition , l'annotation, la collaboration et bien plus encore. Pour garder vos documents à portée de main, vous pouvez utiliser ces astuces :

• Fusionnez les documents directement dans l'intérieur TaxDome si votre client les a numérisés comme des fichiers individuels

• Utilisez des tampons lors de la révision des PDF afin que votre équipe sache quels documents ont été vérifiés.