Tax Preparation: Client communication

As one of our clients put it: “Proper time management and client communication allow an experienced tax professional to handle each tax return only one time.” Here, you’ll find a cheat sheet with the most helpful tips on how you can achieve this. Send personalized emails {#1}

Une communication régulière et personnalisée vous apporte, à vous comme à votre client, une tranquillité d'esprit. Vous savez qu'il est informé et il a le sentiment que vous le contactez régulièrement. Voici ce qui suit : TaxDome Les fonctionnalités vous aideront à rationaliser vos interactions :

• Email templates . Prepare an email template for each time you need to communicate with clients. Use our templates library for an easy start.

• Use shortcodes for personalization - you don’t have to compose every email manually.

• Send personalized emails in bulk (i.e. when you need to inform a group of clients about something).

• Send automated emails (i.e. notifications when your job is moving through a pipeline).

Planifier des e-mails

You can also plan for emails to be sent automatically if you know exactly when they should be sent. Write your emails in advance and specify the date and time for the dispatch. Here’s more on scheduling ahead .

Sur la base de l'expérience d'autres cabinets qui utilisent notre système, nous vous recommandons d'utiliser cette fonctionnalité pour le coup d'envoi de la saison des impôts. e-mail informer les clients sur :

• Des changements dans votre cabinet /services cette année

• Vos horaires de bureau

• Comment vos clients peuvent vous joindre

• Infos sur le dépôt dont vous avez besoin pour commencer vos travaux

• Comment vous assurer que leurs documents sont sécurisés

• Comment les clients peuvent accéder à leur portail client

Permettez à vos clients de prendre rendez-vous directement depuis leur portail client

You can save the time you usually spend scheduling a call. Go to the  Settings page, select the Integrations tab, then click on the Scheduler subtab. Here, you can set up the TaxDome integration with Acuity, Calendly, YouCanBook.Me, and Schedulista. For more details, go here .

Even though your clients will be able to schedule appointments using the button on the top right of their portal , we recommend you create a separate email with instructions on how to schedule an appointment.

Collecte de documents

Rassembler les documents est une routine que l'on répète avec chaque client. Cela peut aussi être source de surprises, comme découvrir qu'il manque des documents en pleine préparation de la déclaration de revenus. TaxDome Vous pouvez configurer le processus de collecte des documents et vous assurer que vos clients le respectent. Consultez nos conseils ci-dessous :

• Collecte automatisée à l'aide questionnaires

• Finalisation des documents

Collecte automatisée à l'aide questionnaires

The most common way to collect info and documents from your clients is via PDF. However, this is also outdated and inefficient. TaxDome provides you with organizers , which can be easily automated and set up to your needs.

En utilisant questionnaires peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter bien des ennuis — explorez les fonctionnalités suivantes pour voir :

• Conditional logic : set the conditions to skip the questions that are not applicable

• Additional sections : let your clients copy the sections that repeat (e.g. the address for both spouses)

• Explanations for questions : add a description to your questions so that your clients know exactly what’s required from them

• Text blocks : add text blocks to describe each section in detail or to convey important information

Finalisation des documents

Suivez toujours cette règle : ne commencez à préparer votre déclaration qu'après avoir reçu tous les documents. Voici quelques recommandations :

• Open the client’s organizer or documents only after you got a notification that all the documents are uploaded to TaxDome. Your clients have the Notify firm if you are done uploading checkbox for that.

• Désactivez les notifications dans questionnaires sur les téléchargements de documents afin de ne pas être distrait prématurément.

  

• Ask your clients to send an email to you once they’re finished uploading, or take it one step further by using automations and client tasks in chats.

• Make a separate stage for the automation for sending the confirmation message in your pipeline.

• Create a chat template to request that your clients confirm that they are done uploading documents — and add a client task there.

• Facturer des frais en cas de réponse questionnaires ou questionnaires soumis après la date limite.

Utiliser intégré PDF outils pour préparer et examiner les déclarations

TaxDome provides you with embedded PDF Tools suitable for viewing, editing , markup, collaboration and more. To keep docs handy, you can use these hacks:

• Merge documents right inside TaxDome if your client scanned them as single files

• Use stamps when reviewing PDFs so that your team knows which docs have been checked