Gérer une équipe (cas d'utilisation) : bonnes pratiques pour gérer les employés saisonniers

Même si vous avez une équipe, vous pourriez avoir besoin d'embaucher des employés saisonniers pendant la haute saison. Par exemple, il peut parfois sembler presque impossible de gérer la saison des impôts sans aide supplémentaire. Ici, vous découvrirez les meilleures pratiques pour embaucher et gérer des employés saisonniers en TaxDome .

Vous ajoutez un membre de l'équipe et définissez les droits d'accès . Le meilleur cabinet voici pour utiliser un e-mail adresse que vous contrôlez. De cette façon, après leur départ, vous pourrez révoquer leur accès en changeant le mot de passe.
Vous achetez pour eux une licence mensuelle .
Une fois la saison terminée, vous désactivez leur compte afin de ne plus être facturé.

À bord

Pour intégrer plus rapidement vos employés saisonniers, partagez avec eux votre procédure opérationnelle standard. Si vous comprenez qu'ils n'auront pas besoin de toutes vos instructions, vous pouvez créer une version plus courte et l'envoyer à la place du texte complet.

Dans TaxDome , vous pouvez utiliser les pages wiki comme onboarding ressource. Vous pouvez également inclure des conseils et astuces pour naviguer dans TaxDome et des liens vers les articles et vidéos du centre d'aide.

Gérer l'accès

Vous savez sans doute combien il est important de protéger les informations sensibles contre tout accès non autorisé. Avant que vos employés saisonniers ne commencent à travailler avec des clients, assurez-vous d'avoir limité leur accès aux données confidentielles :

Dans Paramètres , attribuez le moins de droits d'accès globaux possible. Vous pouvez leur accorder l'accès uniquement à des comptes et documents particuliers s'ils en ont besoin pour une tâche spécifique.
Use pipeline automation to grant and revoke account access rights at particular stages. This way, you won’t forget to revoke the access when it’s time to do that.

Temps de piste

De nombreux cabinets comptables utilisent une rémunération basée sur le temps pour les employés saisonniers pendant la saison de forte demande, car cela vous permet de fournir une rémunération équitable et la rend transparente pour toutes les parties concernées.

Les autres membres de votre équipe peuvent avoir un salaire fixe ou un taux horaire, mais les employés saisonniers peuvent avoir des taux différents. Pour gérer cela efficacement, vous pouvez créer des services distincts dans TaxDome avec des noms similaires mais des tarifs différents.

Utilisez la page Entrées de temps pour suivre le temps de travail de chaque employé sur vos projets , en vous assurant que tout le monde est rémunéré équitablement.

Gérer les performances

Vous avez besoin de données précises sur les heures de travail et les tâches pour comprendre les performances d'un individu. Si vous êtes satisfait du résultat, vous pouvez envisager de l'embaucher pour une période plus longue, de lui offrir des primes ou de lui demander s'il serait intéressé à travailler à nouveau avec vous l'année suivante.

Dans TaxDome , vous pouvez obtenir toutes les données dont vous avez besoin grâce à la fonction de création de rapports. Elle vous permet de créer des rapports basés sur différents critères , de les organiser en tableaux de bord et de configurer des alertes .

En savoir plus sur les données disponibles dans les rapports .

Hors-bord

Après la saison chaude, il est temps de se débarrasser de vos employés saisonniers. Voici une liste de choses à faire :

Désactivez les comptes des employés. Après cela, ils ne pourront plus accéder au portail et leur abonnement ne vous sera pas facturé. Vous pouvez restaurer leur compte si vous souhaitez travailler à nouveau avec eux l'année prochaine.
Réaffectez les tâches ou les projets si nécessaire. Assurez-vous qu'aucun travail client ne soit laissé incomplet.
Mettez à jour tous les mots de passe partagés auxquels vos employés saisonniers avaient accès.
Sauvegarder les coordonnées des employés saisonniers si vous souhaitez les réembaucher pour les saisons futures.