Meilleures pratiques pour gérer les employés saisonniers

Même si vous avez une équipe, vous pourriez avoir besoin d'embaucher des employés saisonniers pendant la haute saison. Par exemple, il peut parfois sembler presque impossible de gérer la saison des impôts sans aide supplémentaire. Ici, vous découvrirez les meilleures pratiques pour embaucher et gérer des employés saisonniers en TaxDome .

Ajouter un abonnement mensuel ou saisonnier pour un membre temporaire

Étant donné que les employés saisonniers auront besoin d'un TaxDome Si votre enfant ne bénéficie que d'un siège pour quelques mois, il est inutile de lui acheter un siège pour toute la durée de son abonnement. Vous pouvez opter pour un abonnement mensuel ou saisonnier.

• Abonnements mensuels (formule Pro) : 100 $/mois par utilisateur. Renouvelable mensuellement, idéal pour les employés aux horaires de travail courts et irréguliers.
• Postes saisonniers (formule Affaires) : 500 $ US ou 600 $ CA par poste pour 4 mois. Renouvelable tous les 4 mois, ce contrat est spécialement conçu pour répondre aux besoins en personnel durant la haute saison.

En général, le déroulement est le suivant :

1. Vous achetez un abonnement mensuel ou saisonnier pour chacun de vos employés temporaires.

2. Vous ajoutez un membre à l'équipe et configurez les droits d'accès dont il a besoin . Le meilleur cabinet voici comment utiliser un e-mail Une adresse que vous contrôlez. Ainsi, après leur départ, vous pourrez révoquer leur accès en changeant le mot de passe.

3. Une fois la saison terminée, vous désactivez leur compte et pouvez soit réattribuer le siège, soit le supprimer afin d'éviter des frais inutiles.

Embarquer les employés saisonniers

Pour intégrer plus rapidement vos employés saisonniers, partagez avec eux votre procédure opérationnelle standard. Si vous comprenez qu'ils n'auront pas besoin de toutes vos instructions, vous pouvez créer une version plus courte et l'envoyer à la place du texte complet.

Dans TaxDome , vous pouvez utiliser les pages wiki comme un onboarding ressource. Vous pouvez également inclure des conseils et astuces pour naviguer dans TaxDome et des liens vers les articles et les vidéos du Centre d'aide. Voici une section du Centre d'aide qui peut leur servir de point de départ.

Gérer l'accès des employés saisonniers

Vous savez sans doute combien il est important de protéger les informations sensibles contre tout accès non autorisé. Avant que vos employés saisonniers ne commencent à travailler avec des clients, assurez-vous d'avoir limité leur accès aux données confidentielles :

• Limitez au maximum les droits d'accès globaux . Vous pouvez leur accorder l'accès uniquement à certains comptes et documents s'ils en ont besoin pour une tâche spécifique.

• Use pipeline automation to grant and revoke account access rights at particular stages. This way, you won’t forget to revoke the access when it’s time to do that.

Suivi du temps de travail des employés saisonniers

De nombreux cabinets comptables utilisent une rémunération basée sur le temps pour les employés saisonniers pendant la saison de forte demande, car cela vous permet de fournir une rémunération équitable et la rend transparente pour toutes les parties concernées.

Les autres membres de votre équipe peuvent avoir un salaire fixe ou un taux horaire, mais les employés saisonniers peuvent avoir des taux différents. Pour gérer cela efficacement, vous pouvez créer des services distincts dans TaxDome avec des noms similaires mais des tarifs différents.

• Veillez à ce que chaque employé suive le temps passé sur projets .

• Définissez la capacité hebdomadaire de l'équipe . Veillez à l'analyser régulièrement et à l'ajuster si nécessaire.

• Utilisez la liste des entrées de temps pour suivre le temps de travail de chaque employé sur vos projets , en veillant à ce que chacun soit rémunéré équitablement.

  

Gérer la performance des employés saisonniers

Vous avez besoin de données précises sur les heures de travail et les tâches pour comprendre les performances d'un employé. Si le résultat vous convient, vous pourriez envisager de prolonger son embauche, de lui offrir des primes ou de lui demander s'il serait intéressé à retravailler avec vous l'année suivante.

Dans TaxDome Vous pouvez obtenir toutes les données nécessaires grâce à la fonction de reporting. Celle-ci vous permet de créer des rapports selon différents critères , de les organiser en tableaux de bord et de configurer des alertes .

Plus d'informations sur les données disponibles dans les rapports .

employés saisonniers hors bord

Après la saison chaude, il est temps de se débarrasser de vos employés saisonniers. Voici une liste de choses à faire :

• Désactivez les comptes des employés. Ils n'auront alors plus accès au portail et vous pourrez supprimer leur compte pour éviter des frais supplémentaires. Vous pourrez le réactiver ultérieurement si vous souhaitez collaborer à nouveau avec eux l'année prochaine.
• Réaffectez les tâches ou les projets si nécessaire. Assurez-vous qu'aucun travail client ne soit laissé incomplet.
• Mettez à jour tous les mots de passe partagés auxquels vos employés saisonniers avaient accès.
• Sauvegarder les coordonnées des employés saisonniers si vous souhaitez les réembaucher pour les saisons futures.