Meilleures pratiques pour gérer les employés saisonniers

Même si vous avez une équipe, vous pourriez avoir besoin d'embaucher des employés saisonniers pendant la haute saison. Par exemple, il peut parfois sembler presque impossible de gérer la saison des impôts sans aide supplémentaire. Ici, vous découvrirez les meilleures pratiques pour embaucher et gérer des employés saisonniers en TaxDome .

S'abonner

Étant donné que les employés saisonniers auront besoin d'un supplément TaxDome La licence n'est valable que pour quelques mois, il n'y a donc aucune raison de dépenser de l'argent pour un abonnement annuel. Vous pouvez acheter une licence mensuelle à la place.

En général, le déroulement est le suivant :

• You add a team member and set up the access rights . The best practice here is to use an email address that you control. This way, after they quit, you’ll be able to revoke their access by changing the password.

• You purchase a monthly license for them.

• Once the season ends, you deactivate their account so you don’t get charged anymore.

À bord

Pour intégrer plus rapidement vos employés saisonniers, partagez avec eux votre procédure opérationnelle standard. Si vous comprenez qu'ils n'auront pas besoin de toutes vos instructions, vous pouvez créer une version plus courte et l'envoyer à la place du texte complet.

In TaxDome, you can use wiki pages as an onboarding resource. You can also include tips and tricks on navigating through TaxDome and links to the Help Center articles and videos.

Gérer l'accès

Vous savez sans doute combien il est important de protéger les informations sensibles contre tout accès non autorisé. Avant que vos employés saisonniers ne commencent à travailler avec des clients, assurez-vous d'avoir limité leur accès aux données confidentielles :

• In Settings, assign as few global access rights as possible. You can grant them access only to particular accounts and documents if they need them for a specific task.

• Use pipeline automation to grant and revoke account access rights at particular stages. This way, you won’t forget to revoke the access when it’s time to do that.

Temps de piste

De nombreux cabinets comptables utilisent une rémunération basée sur le temps pour les employés saisonniers pendant la saison de forte demande, car cela vous permet de fournir une rémunération équitable et la rend transparente pour toutes les parties concernées.

Les autres membres de votre équipe peuvent avoir un salaire fixe ou un taux horaire, mais les employés saisonniers peuvent avoir des taux différents. Pour gérer cela efficacement, vous pouvez créer des services distincts dans TaxDome avec des noms similaires mais des tarifs différents.

Use the Time entries page to track each employee’s time working on your projects , ensuring everyone is compensated fairly.

Gérer les performances

Vous avez besoin de données précises sur les heures de travail et les tâches pour comprendre les performances d'un employé. Si le résultat vous convient, vous pourriez envisager de prolonger son embauche, de lui offrir des primes ou de lui demander s'il serait intéressé à retravailler avec vous l'année suivante.

In TaxDome, you can get all the data you need using the reporting feature. It allows you to create reports based on different criteria , organize them into dashboards and set up alerts .

More about the data available in reporting .

Hors-bord

Après la saison chaude, il est temps de se débarrasser de vos employés saisonniers. Voici une liste de choses à faire :

• Deactivate the employee accounts. After that, they won’t be able to access the portal, and you won’t be charged for their subscription. You can restore their account if you want to work with them again next year.

• Réaffectez les tâches ou les projets si nécessaire. Assurez-vous qu'aucun travail client ne soit laissé incomplet.

• Mettez à jour tous les mots de passe partagés auxquels vos employés saisonniers avaient accès.

• Sauvegarder les coordonnées des employés saisonniers si vous souhaitez les réembaucher pour les saisons futures.