Gérer l'équipe (avancé) : capacité hebdomadaire

Avec une capacité d'équipe hebdomadaire en TaxDome Les propriétaires et administrateurs d'entreprise peuvent gérer les ressources de l'équipe en définissant les heures de travail de chaque membre de l'équipe et en examinant les rapports de capacité. Cela garantit que la capacité réelle des employés est spécifiée, qui travaille à temps plein et qui travaille à temps partiel, et que les charges de travail de l'équipe sont équilibrées efficacement.

Capacité hebdomadaire de l'équipe, expliquée

La fonctionnalité de capacité hebdomadaire de l'équipe fournit aux propriétaires et aux administrateurs d'entreprise des informations pour optimiser les ressources de l'équipe : 

• Équilibrer les charges de travail : définissez les heures de travail de chaque membre de l'équipe et suivez la disponibilité pour répartir efficacement les tâches.
• Surveillez la productivité : comparez la capacité planifiée avec le temps suivi pour identifier les inefficacités ou les domaines à améliorer.
• Soutenez des décisions éclairées : utilisez les rapports de capacité pour planifier les périodes de pointe, ajuster le personnel ou répartir les tâches.
• Prévenir l’épuisement professionnel : garantir des charges de travail gérables favorise le bien-être de l’équipe et une productivité soutenue.

En général, le processus d’utilisation de la capacité hebdomadaire de l’équipe est le suivant :

1. Administrateur ou entreprise patron définit le nombre d'heures de travail pour chaque membre de l'équipe
2. Les membres de l'équipe suivent le temps pendant qu'ils travaillent
3. Les administrateurs/membres de l'équipe ayant accès à l' outil de création de rapports peuvent explorer le rapport, qui affiche la capacité totale de l'équipe, le temps suivi et la capacité restante de l'équipe pour différentes périodes. 

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser la capacité hebdomadaire de l'équipe, tenez compte des éléments suivants :

• Assurez-vous que tous les membres de l'équipe suivent le temps pendant qu'ils travaillent . Si vos employés ne suivent pas le temps pendant qu'ils travaillent projets ou des tâches, vous pouvez uniquement définir la capacité hebdomadaire de l'équipe mais pas analyser le temps passé ni créer des rapports. 

• Affectez le droit d'accès Afficher les rapports pour l'analyse. Par défaut, seuls les propriétaires et les administrateurs de l'entreprise peuvent définir la capacité hebdomadaire de l'équipe, mais vous pouvez déléguer l'analyse des données à n'importe quel membre de l'équipe. 

Définir la capacité hebdomadaire des membres de l'équipe

La définition d'une capacité hebdomadaire est une étape essentielle de la capacité de l'équipe de planification, car vous avez besoin de ces données pour les comparer et les analyser. Par exemple, si, après analyse, vous comprenez que vous disposez d'une capacité restante suffisante, vous pourrez prendre en charge davantage de clients. 

Vous pouvez définir la capacité hebdomadaire en fonction de la façon dont le travail est planifié dans votre entreprise : 

• Si les charges de travail varient entre les membres de l’équipe, nous vous recommandons de définir une capacité d’équipe individuelle pour chaque employé . 
• Si votre entreprise fonctionne avec des horaires de travail fixes par semaine, vous pouvez appliquer la capacité de l'équipe en masse .

Un par un

1. Accédez à Paramètres > Équipes et forfaits .

2. Accédez à l’onglet Membres de l’équipe .

3. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du membre d'équipe souhaité et sélectionnez Gérer la capacité . Vous pouvez également trouver ce paramètre sur la page de l'employé (accédez-y en cliquant sur son nom dans cet onglet).

4. Dans la barre latérale, définissez l'heure de chaque jour ouvrable de la semaine et cliquez sur Sauvegarder . Le tableau indique la capacité hebdomadaire totale du membre de l'équipe.

Répétez ces étapes pour les autres membres de l’équipe.

Remarque ! Les administrateurs et l'entreprise patron peuvent accéder et modifier leurs paramètres de capacité hebdomadaires via les paramètres du compte en haut à droite de n'importe quelle page.

En masse

Si plusieurs/tous les membres de votre entreprise travaillent à temps plein et partagent des horaires de travail communs, vous pouvez définir leur capacité hebdomadaire en bloc. Pour ce faire :

1. Accédez à Paramètres > Équipes et forfaits .

2. Accédez à l’onglet Membres de l’équipe .

3. Sélectionnez les membres de l’équipe avec les cases à cocher et cliquez sur Gérer la capacité dans la barre de navigation ci-dessus.

4. Dans la barre latérale, définissez l'heure de chaque jour ouvrable de la semaine et cliquez sur Sauvegarder . Le tableau indique la capacité hebdomadaire totale de chaque membre de l'équipe.

Analyser la capacité hebdomadaire de l'équipe

Une fois la capacité hebdomadaire définie et que toute l'équipe a suivi son temps pendant une certaine période (au moins pendant une semaine), il est temps d'analyser les données avec le tableau de bord prédéfini de la capacité de l'équipe. 

Pour accéder au tableau de bord, accédez à Rapports > Tableaux de bord et sélectionnez Capacité de l'équipe .

Vous pouvez construire ces rapports avec des caractéristiques différentes en fonction de votre cible :

• Périodes de temps (semaine, mois, trimestre) . Utilisées pour effectuer l'évaluation régulière des performances.
• Membre de l'équipe et statut . Utilisé pour évaluer les performances individuelles et la ponctualité.