Mise à jour projet dates automatiquement

Laissez le pipelines automatisez la mise à jour des champs Date de réception et Date limite interne lorsque projets parcourez votre workflow Ainsi, votre équipe disposera toujours d'un suivi précis de la date d'arrivée des documents et des objectifs de réalisation internes, sans mises à jour manuelles.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages , but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Étape 1. Définir la fréquence de mise à jour des dates

Avant d'ajouter le automatisation , décider quand chaque champ de date dans projets doit être mis à jour automatiquement et préciser sa valeur.

Par exemple, lorsqu'un client termine son questionnaire Vous pouvez ainsi définir automatiquement la date de réception comme étant aujourd'hui. Vous pouvez également enchaîner les mises à jour de dates : lorsque la date de réception est définie sur aujourd'hui, l' échéance interne est automatiquement fixée à 14 jours plus tard. Cette cohérence vous aide à organiser le travail selon le principe du premier entré, premier sorti (FIFO), puisque chaque projet comporte un horodatage d'admission clair.

Étape 2. Configurer les dates de mise à jour projet automatisation

Pour garantir que vos champs de date sont automatiquement mis à jour comme projets progressez à travers votre workflow , suivez ces étapes :

1. Sélectionnez étape sur votre pipeline Lorsque la date doit être mise à jour, ajoutez les dates de mise à jour projet automatisation .

2. Lors de la création du automatisation Sélectionnez le champ de date à mettre à jour et indiquez comment il doit être calculé.

Une fois projet entre dans le étape Vos champs de date sont automatiquement mis à jour conformément à votre configuration.

Note

Pour le Mise à jour projet dates automatisation , peu importe si le Déplacement automatique projets bascule pour le étape est allumé. automatisation Elle se déclenche automatiquement et ne nécessite aucune action de la part du client ou de l'entreprise pour être finalisée.

Options de configuration

Le automatisation peut être configuré de différentes manières :

a. Sélectionnez le type de date : Choisissez le champ correspondant. automatisation Mise à jour :

• Date de réception : Indique la date de réception des documents
• Échéance interne : Fixe les objectifs de réalisation internes

b. Définir la date à l'aide des options :

• Date d'entrée projet étape : Définit la date à aujourd'hui lorsque le projet atteint ce étape
• Autre date de référence : Calcule la date à partir d'un autre champ de date

c. Options de date de référence (lorsque vous utilisez « Autre date de référence ») :

• Date d'entrée projet dans étape : Utilise la date du jour comme date de référence
• Date d'admission : Utilise le projet la date d'admission de comme date de base
• Délai interne : Utilise le projet date limite interne de comme date de base
• Date de début : Utilise projet date de début comme date de base
• Date d'échéance : Utilise le projet la date d'échéance comme date de base

d. Jours à ajouter : Spécifiez le nombre de jours à ajouter ou à soustraire de la date de référence (maximum 999 jours).

Considérations importantes

• Failed automations: If the reference date field is empty, the automation will fail and you’ll receive a notification in Inbox+ . For example, if you set up an automation to calculate “Start Date + 10 days” but the job has no Start Date, the automation won’t run.

• Automatisations multiples : Vous devez créer des automatisations distinctes pour chaque champ de date à mettre à jour. Vous pouvez avoir plusieurs automatisations de mise à jour des dates projet sur le même projet. étape .

• Ajouter des conditions : Utilisez les conditions pour appliquer les automatisations uniquement à des types de clients, des tailles de compte ou d’autres critères spécifiques.

Mise à jour projet dates automatisation exemples

Exemple 1 : Indiquer la date d’admission lorsque le client termine questionnaire

• Étape : « Organisateur terminé »
• Type de date : Date d'admission
• Définir la date à l'aide de : Date projet entré étape
• Résultat : La date d'admission est fixée à aujourd'hui. projets Entrez ceci étape

Exemple 2 : Définir une date limite interne en fonction de la date de réception

• Étape : « Organisateur terminé »
• Type de date : Date limite interne
• Définir la date à l'aide d' une autre date de référence
• Date de référence : Date d'admission
• Jours à ajouter : 14
• Résultat : La date limite interne est fixée à 14 jours après la date de réception.

Exemple 3 : Fixer une date limite interne avant la date d’échéance

• Étape : « Travaux en cours »
• Type de date : Date limite interne
• Définir la date à l'aide d' une autre date de référence
• Date de référence : Date d'échéance
• Jours à ajouter : -5
• Résultat : La date limite interne est fixée à 5 jours avant le projet date d'échéance

Qui peut faire ça ?

Ferme patron et les administrateurs peuvent configurer des automatisations de dates sans droits d'accès supplémentaires.

Les membres de l'équipe auront besoin des droits d'accès suivants :

• pipelines les droits d'accès aux pipelines pour ajouter des automatisations. pipelines ils ont accès à.
• Access to the specific pipeline where they want to add the automation (must be listed in the pipeline’s Available to field).

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