Factures récurrentes ( Basique ) : Créer, Planifier, Sauvegarder comme brouillon

Avec les factures récurrentes, vous pouvez demander une autorisation de paiement à vos clients et être payé automatiquement à intervalles réguliers. Cela peut vous aider avec tous vos clients qui commandent des services de manière cohérente. Découvrez ici tous les détails sur la création de factures récurrentes.

Couvert ici:

• Création et envoi de factures récurrentes
• Paramètres de récurrence
  • Horaires personnalisés
• Types d'autorisations de paiement
  • Paiement automatique
  • Paiement manuel de la facture
• Mise en place de rappels de factures récurrents
• Enregistrer la facture récurrente comme brouillon
• Duplication de factures récurrentes
• Ce que voient les clients lorsque vous créez des factures récurrentes
• Qui peut signer une facture récurrente
• Que se passe-t-il si le client signe après la première date de facture
• Que se passe-t-il si un paiement automatique échoue ?

Création et envoi de factures récurrentes

Des factures récurrentes peuvent être créées et envoyées par une entreprise patron ou tout membre de l'équipe affecté au compte avec des droits d'accès pour gérer les factures . 

Vous pouvez créer des factures récurrentes seules ou les inclure dans vos propositions ou modèles de proposition . Vous pouvez également créer des factures récurrentes à partir des services répertoriés dans la proposition .

Suivez ces étapes:

1. Cliquez sur le bouton + Nouveau dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez Facture dans le menu déroulant. Ou ajoutez une facture à la proposition.

2. Sélectionnez le compte pour lequel la facture récurrente doit être émise.

3. Définissez le type de facture sur Récurrent , Ensuite, saisissez un nom (choisissez un nom destiné au client pour les factures avec autorisation de paiement) ou sélectionnez un modèle. Si un modèle est sélectionné, passez à l'étape 7.

4. Sélectionnez la fréquence d'envoi des factures (définie sur Mensuelle par défaut) et combien de fois elles doivent se reproduire.

5. Choisissez un mode de paiement : c'est ainsi que vous souhaitez que vos factures soient payées (soit par carte bancaire, soit par prélèvement bancaire, soit par les deux)

6. Saisissez le montant de chaque facture soit en le saisissant dans le sous-total , soit en additionnant les postes.

7. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+.

Il y a d'autres détails que vous souhaiterez peut-être inclure. Voir les instructions détaillées pour chaque champ numéroté ci-dessous :

1. Type de facture : Pour une facture récurrente, sélectionnez l'option appropriée. 

2. Account name, ID or email: Select the account where the invoice will be sent.

3. Modèle de facture : cliquez et sélectionnez l'un des modèles de facture récurrente que vous avez créés dans le menu déroulant. Les modèles de factures récurrentes sont particulièrement utiles pour les factures que vous envoyez régulièrement aux clients.

4. Choisissez un mode de paiement : C'est ainsi que vous souhaitez que vos factures soient payées (soit par carte de crédit, soit par prélèvement bancaire, soit par les deux). Nous prenons en charge un certain nombre de méthodes de paiement .

5, 6. Commence le : C'est à ce moment-là que la première facture est envoyée au client après avoir accepté la récurrence. Cela peut avoir lieu lors de l'acceptation (pour les factures récurrentes avec autorisation de paiement uniquement) ou à une date précise. Si une Date spécifique est choisie, vous devez la sélectionner sous Date de la première facture .

7, 8. Récurrence(s) : Ici, vous pouvez sélectionner la période de répétition de la facture et définir le nombre de factures qui seront envoyées dans le cadre de la facture récurrente.

9. Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui est responsable de la réception des paiements (par défaut, c'est la personne qui crée la facture).

10. Nom : Le nom de la facture récurrente (par exemple, Comptabilité 2023 ou Planification financière 2024). Le client ne le verra que pour les factures récurrentes avec autorisation de paiement.

11. Description : Ajoutez une description décrivant ce qui est inclus dans la facture (facultatif).

12, 15. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.

• Automatic payment: after the client accepts the recurring invoice terms, invoices will be issued according to your schedule, and the client's card/bank account will be charged automatically. Available for Stripe only.
• Paiement manuel de la facture : les factures seront émises et envoyées au client selon votre planning, mais celui-ci devra les payer manuellement à chaque fois.

En savoir plus sur les types d'autorisation de paiement ci-dessous .

14. Facture par e-mail au client : activez cette option et ajoutez un message personnalisé si vous souhaitez que le client soit averti par e-mail concernant une facture récurrente avec paiement automatique. Sinon, ils recevront uniquement une notification sur leur portail.

16. Rappels : activez cette option envoyer un e-mail notification au client lorsqu'il n'accepte pas la facture récurrente dans un nombre de jours spécifié ( plus de détails ci-dessous ).

17. Paramètres QuickBooks : sélectionnez Emplacement pour la facture à envoyer à QuickBooks . Les clients ne verront pas ce champ.

18. Postes : Détaillez les prestations réalisées pour chaque facture de la récurrence, ainsi que les éventuelles remises appliquées. 

• Élément de campagne : cliquez sur Élément de campagne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un nouveau. Remplissez le champ Taux , définissez la quantité pour chaque service et le taux de taxe (en savoir plus sur les taux de taxe ) et ajoutez une description (facultatif). Sélectionnez le cours à envoyer à QuickBooks (les clients ne verront pas ce champ).
• Remise : pour ajouter un élément de ligne, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif . 

Vous pouvez également modifier les mêmes champs d'élément de campagne à partir de la page Modifier l'élément en cliquant sur les trois points à droite de l'élément de campagne, en sélectionnant Modifier , puis en cliquant sur Sauvegarder .

19. Résumé : Ici, vous pouvez voir le montant de chaque paiement.

• Sous-total : La somme des services fournis dans chaque facture, avant taxes. Celui-ci est rempli automatiquement après l'ajout des éléments de campagne. Vous pouvez également saisir la somme manuellement si vous ne souhaitez pas ajouter d'éléments de campagne.
• Taux de taxe : une fois la taxe de vente ajoutée, elle est reflétée dans le total (en savoir plus sur l'ajout de la taxe de vente ).

20. Échéancier de paiement : Vérifiez les dates auxquelles chacune des factures sera envoyée. 

21. Chaque paiement, montant de la facture, total : passez en revue les principaux paramètres de la facture récurrente : le nombre de paiements que vous attendez, le montant de chacun et le total.

22. Créer : cliquez pour envoyer la facture récurrente au client afin qu'elle l'examine et l'accepte.

23. Sauvegarder en tant que brouillon : Sauvegarder vos modifications sans envoyer la facture récurrente : les paramètres sont enregistrés et la facture récurrente est visible sous l'onglet Factures récurrentes dans la section Factures et marquée comme Brouillon . Vous pourrez toujours consulter et modifier la facture et ajouter ou supprimer des champs. La facture n'est pas visible pour le client tant que vous n'avez pas cliqué sur Créer .

Paramètres de récurrence

Paramètres de récurrence en détail :

• Récurrences : définit le nombre de factures qui entreront dans le cadre d'une facture récurrente
• Récurrence: définit la période de répétition de la facture :
  • Tous les jours
  • Hebdomadaire
  • Mensuel
  • Tous les 3 mois
  • Tous les 6 mois
  • Annuel
  • Personnalisé (voir ci-dessous)

Vous pouvez consulter et modifier les paramètres de récurrence des factures à tout moment en accédant à votre liste de factures récurrentes et en l'ouvrant.

Voici quelques exemples de ce que vous obtiendrez en sélectionnant différents paramètres de programmation :

Horaires personnalisés

Les calendriers personnalisés vous permettent de modifier encore davantage les calendriers de factures récurrentes, en fonction de vos besoins. Programmez les factures pour qu'elles se reproduisent à la fréquence souhaitée ; par exemple, le 25 tous les 4 mois, tous les deux mois, un mardi sur deux, etc.

Pour configurer les paramètres de récurrence personnalisés, sélectionnez l'option Personnalisé dans la liste déroulante Récurrence .

Voici les options à définir pour créer des horaires personnalisés :

• Commence le : C'est à ce moment-là que la première facture sera envoyée au client après avoir accepté la récurrence. Cela peut être à une date précise ou lors de l'acceptation.
• Date première facture : la date à laquelle la première facture sera créée (disponible si une Date spécifique est choisie).
• Émettre une facture toutes les : le nombre de périodes entre chaque facture.
• Catégorie de temps : ce champ précise la période — jours, semaines ou mois.
• Nombre de récurrences : le nombre de factures à envoyer.

Vous verrez également la date d’expiration – la date à laquelle la dernière facture doit être payée selon le calendrier.

Types d'autorisations de paiement

Avec les factures récurrentes, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les paiements soient autorisés puis effectués automatiquement ou non. Ci-dessous, nous avons une description plus détaillée de son fonctionnement.

• Automatic payment - client accepts the recurring terms, then their card/bank account is charged automatically according to the schedule. Available for Stripe only.
• Manual payment of invoice - invoices are issued and sent to the client according to your schedule, and they will need to pay manually each time. Available for Stripe and CPACharge. If you have CPACharge selected, you will not be able to select payment authorization, and manual will be the only option.

Paiement automatique

Lorsque le paiement automatique est sélectionné, le client autorise le paiement une fois et tous les paiements suivants s'effectuent automatiquement. Les factures récurrentes avec paiements automatiques s'apparentent à un abonnement : une fois configurées, aucune autre action n'est requise de votre part ou de la part du client.

Voyons à quoi cela ressemble côté client :

1. Ferme patron ou un membre de l'équipe prépare une facture récurrente. Le client reçoit une notification.

2. Le client ayant le pouvoir de signer examine les conditions, soumet les détails du paiement, puis signe et accepte la facture récurrente.

Une fois cela fait, la carte/le compte sera débité automatiquement conformément au calendrier indiqué dans la facture récurrente.

Attention! To use this type of authorization, Stripe should be selected as the default payment provider.

Paiement manuel de la facture

Lorsque le paiement manuel des factures est choisi, les factures sont émises et envoyées au client selon votre calendrier, et les clients doivent payer les factures manuellement à chaque fois. Si CPACharge est sélectionné, vous ne pourrez pas sélectionner l'autorisation de paiement et le manuel sera la seule option.

Toutes les factures émises fonctionneront comme des factures uniques : elles seront affichées dans l'onglet Factures de la page Factures et si QuickBooks en ligne est connecté, elles seront synchronisées dans la journée suivant leur émission. Dans le même temps, le calendrier sera disponible pour révision et modification dans l'onglet Factures récurrentes . 

Voyons à quoi cela ressemble côté client :

1. Ferme patron ou un membre de l'équipe prépare une facture récurrente et le client reçoit une notification sur chaque facture émise. Lorsque le paiement manuel est sélectionné, le client ne voit pas la facture comme récurrente de son côté. 

2. Le client paie la facture manuellement comme s'il s'agissait d'une facture ordinaire.

3. Lorsqu'une certaine date arrive, une nouvelle facture est émise au client selon le calendrier, et celui-ci doit à nouveau la payer manuellement. Ceci est répété jusqu'à ce que toutes les factures soient envoyées selon le calendrier.

Mise en place de rappels de factures récurrents

Lors de la création d'une facture récurrente, activez Rappels . Dans ce cas, le client reçoit un rappel concernant la facture si celle-ci n'a pas été acceptée dans un certain délai ; le nombre de jours par défaut est de trois, mais vous pouvez le modifier :

• Jours jusqu'au prochain rappel : Il s'agit du nombre de jours avant que le client reçoive un rappel. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'émission d'une facture, mais vous pouvez le modifier comme bon vous semble.

• Nombre de relances : C'est le nombre de relances envoyées au client. Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela.

Les rappels s'arrêtent lorsque :

• Le client n'a pas accepté la facture récurrente, mais le nombre de rappels défini a été envoyé.
• Le client a accepté la facture.
• La facture en attente a été désactivée par un membre du cabinet.

Enregistrer la facture récurrente comme brouillon

Dans certains cas, la préparation d'une facture récurrente peut prendre du temps (par exemple, vous êtes encore en train de définir les conditions avec le client). Vous pouvez sauvegarder toutes vos modifications sans envoyer cette facture à votre client en cliquant sur le lien Sauvegarder comme brouillon .

Une fois cela fait, vous pourrez retrouver la facture récurrente dans le sous-onglet Inactif de l'onglet Factures récurrentes de la section Factures . Ces factures sont marquées comme Brouillon .

Pour afficher les projets de factures d'un client spécifique, accédez à Clients , sélectionnez le compte, puis accédez au sous-onglet Factures récurrentes de l'onglet Factures depuis son profil. L'onglet Factures du profil du client est accessible au cabinet patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant du droit d'accès Gérer les factures .

Lorsque la facture récurrente est enregistrée en tant que brouillon, vous pouvez toujours la consulter et ajouter ou supprimer des champs. Le projet de facture ne sera pas visible pour le client tant que vous n'aurez pas cliqué sur Créer .

Note! La colonne Solde des factures provisoires affichera 0,00 $ jusqu'à ce que vous créiez et envoyiez la facture récurrente. Le solde est la somme des factures impayées dans la récurrence.

Duplication de factures récurrentes

Pour créer une copie d'une facture récurrente existante, accédez à l'onglet Factures récurrentes de la page Factures ou au sous-onglet Factures récurrentes de l'onglet Factures du compte client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom de la facture et sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant. -vers le bas.

Vous verrez la page Créer une facture avec tous les détails de votre facture originale déjà renseignés. Cliquez sur le bouton Créer ou modifiez-le comme bon vous semble.

Ce que voient les clients lorsque vous créez des factures récurrentes

Votre client peut consulter et signer des factures récurrentes soit en cliquant sur la notification sur son tableau de bord, soit en cliquant sur le lien dans son e-mail notification, ou en cliquant sur le lien sur la page Factures récurrentes de leur portail. 

Ensuite, un formulaire simple leur sera présenté dans lequel ils pourront examiner les détails, ajouter des informations de paiement et signer. 

Si tu veux voir TaxDome comment le client le voit, accédez à une vue en lecture seule de son portail .

Qui peut signer une facture récurrente

Lorsque vous envoyez une facture récurrente, tous les contacts liés au compte avec le pouvoir de signature activé sont autorisés à signer depuis leur portail client. 

Pour rendre la facture récurrente active, un seul contact doit l'accepter. Assurez-vous donc que l'autorité de signature est désactivée pour les contacts qui ne sont pas autorisés à signer (par exemple les enfants).

Que se passe-t-il si le client signe après la première date de facture

Si un client signe une facture récurrente avec autorisation de paiement après la date de la première facture, toutes les factures manquées seront générées et automatiquement facturées au client. Par exemple, si la facture récurrente commence le 25 septembre mais que le client la signe le 26 octobre, les factures manquées de septembre et d'octobre lui seront facturées.

Si le mode de paiement choisi par le client ne dispose pas de fonds suffisants, TaxDome fera plusieurs tentatives pour facturer les paiements. Cependant, le client aura toujours la possibilité de payer les factures s'il choisit de le faire manuellement.

Que se passe-t-il si un paiement automatique échoue ?

S'il y a des problèmes avec le traitement du paiement, tels qu'un solde insuffisant sur le compte bancaire du client ou d'autres erreurs de traitement qui empêchent le paiement, le système tentera automatiquement de réessayer le paiement jusqu'à quatre fois supplémentaires :

• 4 heures après le premier paiement infructueux
• 24 heures après la dernière tentative
• 48 heures après la dernière tentative
• 72 heures après la dernière tentative

Si les quatre tentatives échouent, le client devra mettre à jour ses informations de paiement . Une fois cela fait, les futurs paiements seront automatiquement facturés.

Note! Pour les paiements par débit bancaire, le délai de traitement standard peut aller jusqu'à 30 jours, ce qui est suffisant pour garantir que le paiement est traité avec succès. Si le paiement échoue pendant cette période, il sera réessayé une fois que le statut du paiement passera de « Traitement du paiement » à « Échec ».