Créer et planifier des factures récurrentes

Avec les factures récurrentes, vous pouvez demander une autorisation de paiement à vos clients et être payé automatiquement à intervalles réguliers. Cela peut vous aider avec tous vos clients qui commandent des services de manière cohérente. Découvrez ici tous les détails sur la création de factures récurrentes.

Créer et envoyer des factures récurrentes

Une entreprise peut créer et envoyer des factures récurrentes. patron ou tout membre de l'équipe affecté au compte et disposant des droits d'accès pour gérer les factures . 

Vous pouvez créer des factures récurrentes individuellement ou les inclure dans vos propositions ou modèles de propositions . Vous pouvez également créer des factures récurrentes à partir des services listés dans la proposition .

Suivez ces étapes:

1. Créez une facture en utilisant l'une des méthodes suivantes :

• Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Facture de. Sélectionnez le compte pour lequel la facture récurrente doit être émise.
• Ouvrez le compte client, passez à l'onglet Factures et cliquez sur Nouvelle facture . Le compte courant sera automatiquement renseigné.

2. Définissez le type de facture sur « Récurrente » , puis saisissez un nom (choisissez un nom visible par le client pour les factures nécessitant une autorisation de paiement) ou sélectionnez un modèle. Si vous sélectionnez un modèle, passez à l’étape 6.

3. Sélectionnez la fréquence à laquelle les factures doivent être envoyées (définie sur Mensuelle par défaut) et le nombre de fois qu'elles doivent se reproduire.

4. Choisissez un mode de paiement : c'est ainsi que vous souhaitez que vos factures soient payées (par carte de crédit, par débit bancaire ou les deux) 5. Saisissez le montant de chaque facture soit en le saisissant dans le sous-total , soit en additionnant les éléments de ligne.

6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+ .

D'autres informations peuvent également être utiles. La fenêtre « Créer une facture » est divisée en plusieurs sections :

• Général
• Paramètres de récurrence
• Autorisation de paiement
• Supplémentaire
• QuickBooks paramètres
• Éléments de ligne et récapitulatif
• Note au client
• Calendrier de paiement

Général

1. Nom du compte, ID ou e-mail : Sélectionnez le compte où la facture sera envoyée.

2. Modèle de facture : cliquez et sélectionnez l'un des modèles de facture récurrente que vous avez créés dans le menu déroulant. Les modèles de factures récurrentes sont particulièrement utiles pour les factures que vous envoyez régulièrement aux clients.

3. Nom : Le nom de la facture récurrente (par exemple Comptabilité 2023 ou Planification financière 2024). Le client ne le verra que pour les factures récurrentes avec autorisation de paiement. 

4. Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui est responsable de la réception des paiements (par défaut, c'est la personne qui crée la facture).

5. Description: Add a description outlining what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

6. Mode de paiement : Indiquez comment vous souhaitez que vos clients règlent leurs factures (par carte de crédit, par prélèvement bancaire ou les deux).

Paramètres de récurrence

1. Début : La récurrence débute à la date d’acceptation (uniquement pour les factures récurrentes avec autorisation de paiement) ou à une date précise. Si vous choisissez une date précise , vous devez la sélectionner dans le champ « Date de la première facture » .

2. Date première facture : Date d'envoi de la première facture.

3. Récurrences : Saisissez le nombre de factures que vous souhaitez envoyer.

4. Récurrence : sélectionnez un intervalle de temps entre les factures. Vous pouvez choisir l'un des intervalle proposés (par exemple, mensuel ou annuel), ou définir un intervalle personnalisé. Si vous configurez une récurrence mensuelle commençant le 29, le 30 ou le 31, et qu'un mois ne comporte pas cette date, la facture sera envoyée le dernier jour de ce mois.

Vous pouvez consulter et modifier les paramètres de récurrence des factures à tout moment en accédant à votre liste de factures récurrentes et en l'ouvrant.

Voici quelques exemples de ce que vous obtiendrez en sélectionnant différents paramètres de planification :

Horaires personnalisés

Les calendriers personnalisés vous permettent d'ajuster encore davantage la fréquence de vos factures récurrentes, selon vos besoins. Planifiez la fréquence de vos factures, par exemple le 25 du mois tous les 4 mois, tous les deux mois, tous les deuxièmes mardis, etc. Pour configurer les paramètres de récurrence personnalisés, sélectionnez « Personnalisé » dans le menu déroulant « Récurrence » .

Voici les options à définir pour créer des horaires personnalisés :

• Début : la première facture est envoyée au client après son accord sur la récurrence. Cette date peut être précise ou dès son acceptation.
• Date de la première facture : la date à laquelle la première facture sera créée (disponible si Date spécifique est choisie).
• Émettre une facture toutes les : nombre de périodes entre chaque facture. Si vous configurez une fréquence mensuelle commençant le 29, le 30 ou le 31, et qu'un mois ne comporte pas cette date, la facture sera envoyée le dernier jour de ce mois.
• Catégorie de temps : ce champ précise la période — jours, semaines ou mois.
• Nombre de récurrences : le nombre de factures à envoyer.

Vous verrez également la date d'expiration, qui est la date à laquelle la dernière facture doit être payée selon le calendrier.

Autorisation de paiement

Sélectionnez l'une des options :

1. Paiement automatique : Une fois que le client a accepté les conditions de facturation récurrente, les factures seront émises selon votre calendrier et la carte/le compte bancaire du client sera débité automatiquement. Cette option est disponible pour TaxDome Paiements ( Stripe ) seulement.

2. Paiement manuel des factures : Les factures seront émises et envoyées au client selon votre calendrier, mais celui-ci devra les payer manuellement à chaque fois.

Paiement automatique

Lorsque le paiement automatique est sélectionné, le client autorise le paiement une fois, et tous les paiements suivants sont automatiques. Voyons à quoi cela ressemble côté client :

1. L'entreprise patron Un membre de l'équipe prépare une facture récurrente. Le client reçoit une facture. e-mail et voit une notification en attente en haut de la page de facturation .

2. Le client habilité à signer examine les conditions, soumet les informations de paiement, puis signe et accepte la facture récurrente.

Une fois cela fait, la carte/le compte sera débité automatiquement selon le calendrier indiqué dans la facture récurrente.

Conseil

Pour utiliser ce type d'autorisation, TaxDome Paiements ( Stripe ) doit être sélectionné comme fournisseur de paiement actuel.

Paiement manuel de la facture

Lorsque le paiement manuel des factures est choisi, les factures sont émises et envoyées au client selon votre calendrier, et les clients doivent payer les factures manuellement à chaque fois. 

• Toutes les factures émises fonctionneront comme des factures ponctuelles — elles seront affichées sur la page Facturation > Factures .

• Le calendrier sera disponible pour consultation et modification dans l'onglet Factures récurrentes . 

• Si QuickBooks Une fois la connexion établie, les données seront synchronisées dans un délai de 24 heures suivant leur émission.

• Si vous avez sélectionné CPACharge, vous ne pourrez pas sélectionner l'autorisation de paiement et le mode manuel sera la seule option.

  Voyons à quoi cela ressemble côté client :

1. L'entreprise patron Un membre de l'équipe prépare une facture récurrente et le client reçoit une notification à chaque émission. Si le paiement manuel est sélectionné, la facture n'est pas considérée comme récurrente de son côté. 

2. Le client paie la facture manuellement comme il le ferait pour une facture ordinaire.

3. Lorsqu'une certaine date arrive, une nouvelle facture est émise au client selon le calendrier et celui-ci doit à nouveau la payer manuellement. Ceci est répété jusqu'à ce que toutes les factures soient envoyées selon le calendrier.

Supplémentaire

Notez que cette section ne s'affichera que si vous utilisez TaxDome Paiements ( Stripe Vous avez activé l'autorisation de paiement. Dans la section « Informations supplémentaires » , vous devez ajouter des détails uniquement si vous activez les options correspondantes.

1. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

2. Rappels : Activez cette option pour envoyer un e-mail Notification au client s'il n'a pas réglé la facture dans le délai imparti. Plus d'informations sur les rappels ici.

QuickBooks paramètres

Sélectionnez l'emplacement et la classe auxquels la facture doit être envoyée QuickBooks Les clients ne verront pas ce champ. 

Notez que la section des paramètres QuickBooks ne s'affiche que si vous l'activez dans QuickBooks Pour ce faire, accédez à Compte et paramètres > Avancé > Catégories et activez le suivi des emplacements et/ou des classes.

Éléments de ligne et récapitulatif

Le montant de la facture figure à la fois dans les lignes de détail et dans le récapitulatif. Si vous ne souhaitez pas inclure une description détaillée de vos services et du tarif, vous pouvez saisir directement le montant dans le récapitulatif.

Sinon, vous pouvez créer une liste détaillée des produits et services que vous proposez, destinée à vos clients, dans la section « Articles » . Toutes les données de cette section seront automatiquement ajoutées au récapitulatif.

Dans la section Éléments de ligne , vous pouvez :

1. Ajouter un élément de ligne : Cliquez sur Élément de ligne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un. Renseignez le champ Tarif , indiquez le nombre de services et la taxe (plus d’informations sur les taux de taxe sur les factures ici), et saisissez la description (facultatif). Sélectionnez la classe à envoyer. QuickBooks (Ce champ ne sera pas visible par les clients).

2. Appliquer des remises : pour ajouter un élément de campagne de remise, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif . 

3. Gérer les éléments de campagne : cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un élément de campagne. Cliquez sur trois points pour modifier, dupliquer, supprimer ou créer un nouveau service à partir de celui-ci.

4. Paramètres : Cliquez sur Paramètres pour déterminer les colonnes qui seront affichées sur votre facture. 

Si les champs Description et Date de service sont vides et que vous ne les avez pas masqués, ils seront automatiquement masqués sur la facture. Le fonctionnement est différent pour les colonnes Tarifs et Quantité et Taxes : vous devez les masquer dans les Paramètres afin qu’elles n’apparaissent pas sur la facture, même si leur valeur est égale à 0. 

La section récapitulative vous permet de voir :

• Sous-total : Il s'agit de la somme des montants hors taxes des prestations fournies. Vous pouvez le modifier si vous n'avez pas de ligne. Une fois ajoutée, elle est calculée automatiquement et ne peut pas être modifiée.

• Taux de taxe/TVA/TPS : Si vous n’avez pas de lignes de commande, vous pouvez modifier le taux. Si vous avez des lignes de commande, pour modifier le taux de taxe, vous devez activer la colonne Taxe pour ces lignes (plus d’informations sur la taxe de vente ici).

• Montant de la taxe/TVA/TPS : calculé automatiquement à partir du sous-total multiplié par le taux de taxe . Le pourcentage et le montant de la taxe sont affichés dans cette section.

• Total : Calculé automatiquement à partir du sous-total + montant de la taxe .

De plus, à la fin, après la section Calendrier de paiement , vous pouvez consulter les principaux paramètres de la facture récurrente : le nombre de paiements que vous attendez, le montant de chacun et le montant total.

Note au client

Vous pouvez ajouter une note au client et la personnaliser en utilisant shortcodes Il peut s'agir d'une note avec les détails du paiement ou d'un simple message. Cette note sera affichée sur le portail client et dans la section PDF facture.

Calendrier de paiement

Vérifiez les dates auxquelles chacune des factures sera envoyée.

Sauvegarder facture récurrente en tant que brouillon

La préparation d'une facture récurrente peut parfois prendre du temps (par exemple, si vous négociez encore les conditions avec le client). Vous pouvez enregistrer toutes vos modifications en cliquant sur Sauvegarder comme brouillon » sans envoyer cette facture à votre client.

Une fois terminé, vous trouverez la facture récurrente dans l'onglet « Inactif » de la page « Factures > Factures récurrentes » . Ces factures sont marquées comme « Brouillon ».

Pour consulter les factures provisoires d'un client, accédez à la section Clients , sélectionnez le compte, puis rendez-vous dans l'onglet Factures de son profil, sous l'onglet Factures récurrentes . Cet onglet est accessible à l'entreprise. patron , un administrateur ou tout membre de l'équipe disposant du droit d'accès « Gérer les factures » .

Une fois la facture récurrente enregistrée comme brouillon, vous pouvez toujours la consulter et ajouter ou supprimer des champs. Cependant, le client ne pourra pas la consulter tant que vous n'aurez pas cliqué sur « Créer » .

Note

La colonne Solde des factures provisoires affichera 0,00 $ jusqu'à la création et l'envoi de la facture récurrente. Le solde correspond à la somme des factures impayées de la facture récurrente.

Factures récurrentes en double

Pour créer une copie d'une facture récurrente existante, accédez à la page Factures > Factures récurrentes ou au sous-onglet Factures récurrentes de l'onglet Factures du compte client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom de la facture et sélectionnez Dupliquer .

Vous verrez la page Créer une facture avec tous les détails de votre facture d'origine déjà remplis. Cliquez sur Créer ou modifiez-la comme bon vous semble.

Vue du client

Votre client peut consulter et signer les factures récurrentes en cliquant sur la notification sur son tableau de bord, en cliquant sur le lien dans son e-mail notification, ou en cliquant sur le lien sur la page Facturation de leur portail. 

Ensuite, un formulaire simple leur sera présenté, leur permettant de vérifier les détails, d'ajouter leurs informations de paiement et de signer. Si vous souhaitez voir TaxDome comment le client le voit, accédez à une vue en lecture seule de son portail .

Qui peut signer une facture récurrente

Lorsque vous envoyez une facture récurrente, tous les contacts liés au compte et disposant du droit de signature activé sont autorisés à signer depuis leur portail client. 

Un seul contact doit accepter la facture récurrente pour la rendre active. Assurez-vous donc que l'autorité de signature est désactivée pour les contacts qui ne sont pas autorisés à signer (par exemple les enfants).

Que se passe-t-il si le client signe après la première date de facture

Si un client signe une facture récurrente avec autorisation de paiement après la date d'échéance de la première facture, toutes les factures impayées seront générées et automatiquement facturées au client. Par exemple, si la facture récurrente débute le 25 septembre mais que le client la signe le 26 octobre, il sera facturé pour les factures impayées de septembre et d'octobre.

Si le mode de paiement sélectionné par le client ne dispose pas de fonds suffisants, TaxDome Plusieurs tentatives de prélèvement seront effectuées. Toutefois, le client aura toujours la possibilité de régler les factures manuellement s'il le souhaite.

Que se passe-t-il si un paiement automatique échoue ?

S'il y a des problèmes avec le traitement du paiement, comme un solde insuffisant sur le compte bancaire du client ou d'autres erreurs de traitement qui empêchent le paiement d'être effectué, le système tentera automatiquement de réessayer le paiement jusqu'à quatre fois supplémentaires :

• 4 heures après le premier paiement infructueux
• 24 heures après la dernière tentative
• 48 heures après la dernière tentative
• 72 heures après la dernière tentative

Si les quatre tentatives échouent, le client devra mettre à jour ses informations de paiement ou vous pourrez appliquer un avoir à la facture (le cas échéant). Une fois cette opération effectuée, les paiements suivants seront prélevés automatiquement.

Note

Pour les paiements par prélèvement bancaire, le délai de traitement standard peut aller jusqu'à 30 jours, ce qui est largement suffisant pour garantir le bon traitement du paiement. En cas d'échec du paiement pendant ce délai, une nouvelle tentative sera effectuée dès que le statut du paiement passera de « à ». Traitement des paiements à Échoué.

Partager

Lien copié