Factures récurrentes ( Basique ) : Créer, planifier, enregistrer en tant que brouillon

Avec les factures récurrentes, vous pouvez demander une autorisation de paiement à vos clients et être payé automatiquement à intervalles réguliers. Cela peut vous aider avec tous vos clients qui commandent des services de manière cohérente. Découvrez ici tous les détails sur la création de factures récurrentes.

Create and send recurring invoices

Des factures récurrentes peuvent être créées et envoyées par une entreprise patron ou tout membre de l'équipe affecté au compte avec des droits d'accès pour gérer les factures . 

Vous pouvez créer des factures récurrentes seules ou les inclure dans vos propositions ou modèles de proposition . Vous pouvez également créer des factures récurrentes à partir des services répertoriés dans la proposition .

Suivez ces étapes:

1. Create an invoice using either of the ways:

• Click New on the top left, then select Invoice from the slide-out. Select the account for which the recurring invoice should be issued.
• Open the client account, switch to the Invoices tab and click New invoice. The current account will be automatically filled in.

2. Set the Invoice type to Recurring, then either enter a Name for it (choose a client-facing name for invoices with payment authorization) or select a template. If a template is selected, then proceed to step 7.

3. Select how often the invoices should be sent (set to Monthly by default) and how many times they should recur.

4. Choose a payment method: this is how you want your invoices to be paid (either by credit card, bank debit or both)

5. Enter the amount of each invoice either by entering it into Subtotal or adding up the line items.

6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+.

En outre, vous souhaiterez peut-être inclure d’autres détails. La fenêtre Créer une facture est divisée en plusieurs sections :

• Type de facture
• Général
• Paramètres de récurrence
• Autorisation de paiement
• Supplémentaire
• QuickBooks paramètres
• Éléments de campagne et récapitulatif
• Note au client
• Calendrier de paiement

Type de facture

La fenêtre Créer une facture est courante pour les factures uniques et récurrentes. Cliquez sur Récurrent pour passer au récurrent.

Général

1. Nom du compte, ID ou e-mail : Sélectionnez le compte où la facture sera envoyée.
2. Modèle de facture : cliquez et sélectionnez l'un des modèles de facture récurrente que vous avez créés dans le menu déroulant. Les modèles de factures récurrentes sont particulièrement utiles pour les factures que vous envoyez régulièrement aux clients.
3. Nom : Le nom de la facture récurrente (par exemple Comptabilité 2023 ou Planification financière 2024). Le client ne le verra que pour les factures récurrentes avec autorisation de paiement. 
4. Choisissez un mode de paiement : C'est ainsi que vous souhaitez que vos clients paient leurs factures (soit par carte de crédit, soit par prélèvement bancaire, soit par les deux). Nous prenons en charge un certain nombre de méthodes de paiement .
5. Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui est responsable de la réception des paiements (par défaut, c'est la personne qui crée la facture).
6. Description: Add a description outlining what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.

Paramètres de récurrence

1. Choisir le mode de paiement : Acceptez les paiements dès acceptation (pour les factures récurrentes avec autorisation de paiement uniquement) ou à une date précise. Si Date spécifique est choisi, vous devez la sélectionner sous Date de la première facture .
2. Date première facture : Date d'envoi de la première facture.
3. Récurrences : Saisissez le nombre de factures que vous souhaitez envoyer.
4. Récurrence : Sélectionnez un intervalle de temps entre les factures. Il peut s'agir de l'un des éléments de la liste (par exemple, mensuel ou annuel), ou vous pouvez définir un intervalle personnalisé.

Vous pouvez consulter et modifier les paramètres de récurrence des factures à tout moment en accédant à votre liste de factures récurrentes et en l'ouvrant.

Voici quelques exemples de ce que vous obtiendrez en sélectionnant différents paramètres de programmation :

Horaires personnalisés

Les calendriers personnalisés vous permettent de modifier encore davantage les calendriers de factures récurrentes, en fonction de vos besoins. Planifiez les factures pour qu'elles se reproduisent à la fréquence souhaitée, par exemple le 25 tous les 4 mois, tous les deux mois, un mardi sur deux, etc.

Pour configurer les paramètres de récurrence personnalisés, sélectionnez Personnalisé dans la liste déroulante Récurrence .

Voici les options à définir pour créer des horaires personnalisés :

• Commence le : C'est à ce moment-là que la première facture sera envoyée au client après avoir accepté la récurrence. Cela peut être à une date précise ou lors de l'acceptation.
• Date de la première facture : la date à laquelle la première facture sera créée (disponible si Date spécifique est choisi).
• Émettre une facture toutes les : le nombre de périodes entre chaque facture.
• Catégorie de temps : ce champ précise la période — jours, semaines ou mois.
• Nombre de récurrences : le nombre de factures à envoyer.

Vous verrez également la date d'expiration, qui est la date à laquelle la dernière facture doit être payée selon le calendrier.

Autorisation de paiement

Sélectionnez l'une des options :

1. Paiement automatique : Une fois que le client a accepté les conditions de facturation récurrentes, les factures seront émises selon votre calendrier et la carte/compte bancaire du client sera automatiquement débité. Cette option est disponible pour Stripe seulement.

2. Paiement manuel de la facture : Les factures seront émises et envoyées au client selon votre planning, mais celui-ci devra les payer manuellement à chaque fois.

Paiement automatique

Lorsque le paiement automatique est sélectionné, le client autorise le paiement une fois et tous les paiements suivants s'effectuent automatiquement. Voyons à quoi cela ressemble côté client :

1. L'entreprise patron ou un membre de l'équipe prépare une facture récurrente. Le client reçoit un e-mail et voit une notification en attente dans la section En attente d'action de la page Facturation .

2. Le client disposant du pouvoir de signature examine les conditions, soumet les détails du paiement, puis signe et accepte la facture récurrente.

Une fois cela fait, la carte/le compte sera débité automatiquement selon le calendrier indiqué dans la facture récurrente.

Attention! Pour utiliser ce type d'autorisation, Stripe doit être sélectionné comme fournisseur de paiement par défaut .

Paiement manuel de la facture

Lorsque le paiement manuel des factures est choisi, les factures sont émises et envoyées au client selon votre calendrier, et les clients doivent payer les factures manuellement à chaque fois. Si CPACharge est sélectionné, vous ne pouvez pas sélectionner l'autorisation de paiement et le manuel sera la seule option.

Toutes les factures émises fonctionneront comme des factures uniques — elles seront affichées sur la page Facturation > Factures . Si QuickBooks est connecté, ils seront synchronisés dans la journée suivant leur émission. Dans le même temps, le calendrier sera disponible pour révision et modification dans l'onglet Factures récurrentes . 

Voyons à quoi cela ressemble côté client :

1. L'entreprise patron ou un membre de l'équipe prépare une facture récurrente et le client reçoit une notification sur chaque facture émise. Lorsque le paiement manuel est sélectionné, le client ne voit pas la facture comme récurrente de son côté. 

2. Le client paie la facture manuellement comme s'il s'agissait d'une facture ordinaire.

3. Lorsqu'une certaine date arrive, une nouvelle facture est émise au client selon le calendrier et celui-ci doit à nouveau la payer manuellement. Ceci est répété jusqu'à ce que toutes les factures soient envoyées selon le calendrier.

Supplémentaire

Notez que vous ne verrez cette section que si vous utilisez Stripe et vous avez activé l'autorisation de paiement.

Dans la section Supplémentaire , vous devez ajouter des détails uniquement si vous activez les boutons :

1. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won't be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

2. Rappels : activez cette option pour envoyer un e-mail notification au client s'il n'a pas payé la facture dans un nombre de jours spécifié. En savoir plus sur les rappels .

QuickBooks paramètres

Sélectionnez l'emplacement et la classe auxquels la facture doit être envoyée. QuickBooks . Les clients ne verront pas ce champ. 

Notez que la section des paramètres QuickBooks ne s'affiche que si vous l'activez dans QuickBooks . Pour ce faire, accédez à Compte et paramètres > Avancé > Catégories et activez le suivi des emplacements et/ou des classes.

Éléments de campagne et récapitulatif

Les éléments de ligne et le résumé affichent le montant de la facture. Si vous ne souhaitez pas inclure une description détaillée de vos services et du tarif, vous pouvez vous rendre directement dans la section Récapitulatif et renseigner le montant.

Sinon, vous pouvez créer une liste détaillée destinée aux clients des produits et services que vous fournissez dans la section Éléments de campagne . Toutes les données de cette section seront également automatiquement ajoutées à la section Résumé .

Dans la section Éléments de campagne , vous pouvez :

1. Ajouter un élément de campagne : cliquez sur Élément de campagne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un nouveau. Remplissez le champ Taux , définissez le nombre de services et la taxe (en savoir plus sur les taux de taxe dans les factures ) et saisissez la description (facultatif). Sélectionnez la classe à laquelle envoyer QuickBooks (les clients ne verront pas ce champ).
2. Appliquer des remises : pour ajouter un élément de campagne de remise, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif . 
3. Gérer les éléments de campagne : cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un élément de campagne. Cliquez sur trois points pour modifier, dupliquer, supprimer ou créer un nouveau service à partir de celui-ci.
4. Paramètres : Cliquez sur Paramètres pour déterminer quelles colonnes seront affichées dans votre facture.
   Si les champs Description et Date de prestation sont vides et que vous ne les avez pas masqués, ils seront automatiquement masqués de la facture. Il existe une logique différente pour les colonnes Tarifs & Quantité et Taxes : vous devez les masquer dans Paramètres afin qu'elles ne soient pas affichées dans la facture, même si la valeur est définie sur 0. 

Le résumé vous permet de voir :

• Sous-total : Il s'agit de la somme des montants des services rendus avant taxes. Vous pouvez le modifier si vous n'avez aucun élément de campagne. Une fois que vous les avez ajoutés, ils sont calculés automatiquement et ne peuvent plus être modifiés.
• Taux de TVA : si vous n'avez pas d'éléments de campagne, vous pouvez modifier le taux de TVA. Si vous avez des éléments de campagne, pour modifier le taux de TVA, vous devez activer la colonne TVA pour les éléments de campagne (en savoir plus sur la taxe de vente ).
• Montant de TVA : Calculé automatiquement à partir du Sous-total x Taux de TVA .
• Total : Calculé automatiquement à partir du sous-total + montant de la TVA .

De plus, au final, après la section Échéancier de paiement , vous pouvez consulter les principaux paramètres de la facture récurrente : le nombre de paiements que vous attendez, le montant de chacun et le montant total.

Note au client

Vous pouvez ajouter Note au client et personnalisez-le en utilisant shortcodes . Il peut s'agir soit d'une note avec les détails du paiement, soit simplement d'un message. Cette note sera affichée dans le portail client et dans le PDF facture.

Calendrier de paiement

Vérifiez les dates auxquelles chacune des factures sera envoyée.

Save recurring invoice as draft

La préparation d'une facture récurrente peut prendre du temps dans certains cas (par exemple si vous êtes encore en train de définir les conditions avec le client). Vous pouvez enregistrer toutes vos modifications en cliquant sur Sauvegarder comme brouillon sans envoyer cette facture à votre client.

Une fois cela fait, vous pourrez retrouver la facture récurrente dans l'onglet Inactif de la page Factures > Factures récurrentes . Ces factures sont marquées comme Brouillon .

Pour afficher les projets de factures d'un client spécifique, accédez à Clients , sélectionnez le compte, puis accédez au sous-onglet Factures récurrentes de l'onglet Factures depuis son profil. L'onglet Factures du profil du client est accessible au cabinet patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant du droit d'accès Gérer les factures .

Lorsque la facture récurrente est enregistrée en tant que brouillon, vous pouvez toujours la consulter et ajouter ou supprimer des champs. Cependant, le projet de facture ne sera pas visible pour le client tant que vous n'aurez pas cliqué sur Créer .

Note! La colonne Solde des factures provisoires affichera 0,00 $ jusqu'à ce que vous créiez et envoyiez la facture récurrente. Le solde est la somme des factures impayées dans la récurrence.

Duplicate recurring invoices

Pour créer une copie d'une facture récurrente existante, rendez-vous sur la page Factures > Factures récurrentes ou sur le sous-onglet Factures récurrentes de l'onglet Factures du compte client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom de la facture et sélectionnez Dupliquer .

Vous verrez le Créer une facture page avec tous les détails de votre facture originale déjà renseignée. Cliquez sur Créer ou modifiez-le comme bon vous semble.

Ce que voient les clients lorsque vous créez des factures récurrentes

Votre client peut consulter et signer des factures récurrentes soit en cliquant sur la notification sur son tableau de bord, soit en cliquant sur le lien dans son e-mail notification, ou en cliquant sur le lien sur la page Facturation de leur portail. 

Ensuite, un formulaire simple leur sera présenté dans lequel ils pourront examiner les détails, ajouter des informations de paiement et signer. 

Si tu veux voir TaxDome comment le client le voit, accédez à une vue en lecture seule de son portail .

Qui peut signer une facture récurrente

Lorsque vous envoyez une facture récurrente, tous les contacts liés au compte avec le pouvoir de signature activé sont autorisés à signer depuis leur portail client. 

Un seul contact doit accepter la facture récurrente pour la rendre active. Assurez-vous donc que l'autorité de signature est désactivée pour les contacts qui ne sont pas autorisés à signer (par exemple les enfants).

Que se passe-t-il si le client signe après la première date de facture

Si un client signe une facture récurrente avec autorisation de paiement après la date de la première facture, toutes les factures manquées seront générées et automatiquement facturées au client. Par exemple, si la facture récurrente commence le 25 septembre mais que le client la signe le 26 octobre, les factures manquées de septembre et d'octobre lui seront facturées.

Si le mode de paiement choisi par le client ne dispose pas de fonds suffisants, TaxDome fera plusieurs tentatives pour facturer les paiements. Cependant, le client aura toujours la possibilité de payer les factures s'il choisit de le faire manuellement.

Que se passe-t-il si un paiement automatique échoue ?

S'il y a des problèmes avec le traitement du paiement, tels qu'un solde insuffisant sur le compte bancaire du client ou d'autres erreurs de traitement qui empêchent le paiement, le système tentera automatiquement de réessayer le paiement jusqu'à quatre fois supplémentaires :

• 4 heures après le premier paiement infructueux
• 24 heures après la dernière tentative
• 48 heures après la dernière tentative
• 72 heures après la dernière tentative

Si les quatre tentatives échouent, le client devra mettre à jour ses informations de paiement ou vous pourrez appliquer des crédits à la facture (le cas échéant). Une fois cette opération effectuée, les paiements futurs seront facturés automatiquement.

Note! Pour les paiements par débit bancaire, le délai de traitement standard peut aller jusqu'à 30 jours, ce qui est suffisant pour garantir que le paiement est traité avec succès. Si le paiement échoue pendant cette période, il sera réessayé une fois que le statut du paiement passera de « Traitement du paiement » à « Échec ».