Créer et planifier des factures récurrentes

Avec les factures récurrentes, vous pouvez demander une autorisation de paiement à vos clients et être payé automatiquement à intervalles réguliers. Cela peut vous aider avec tous vos clients qui commandent des services de manière cohérente. Découvrez ici tous les détails sur la création de factures récurrentes.

Créer et envoyer des factures récurrentes

Recurring invoices can be created and sent by a firm owner or any team member assigned to the account with access rights to manage invoices . 

You can create recurring invoices alone or include them in your proposals or proposal templates . You can also create recurring invoices from the services listed in the proposal .

Suivez ces étapes : 1. Créez une facture en utilisant l’une des méthodes suivantes :

• Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Facture de. Sélectionnez le compte pour lequel la facture récurrente doit être émise.
• Ouvrez le compte client, passez à l'onglet Factures et cliquez sur Nouvelle facture . Le compte courant sera automatiquement renseigné.

2. Définissez le type de facture sur Récurrente , puis saisissez un nom (choisissez un nom visible par le client pour les factures avec autorisation de paiement) ou sélectionnez un modèle. Si un modèle est sélectionné, passez à l'étape 7.

3. Sélectionnez la fréquence à laquelle les factures doivent être envoyées (définie sur Mensuelle par défaut) et le nombre de fois qu'elles doivent se reproduire.

4. Choisissez un mode de paiement : c'est ainsi que vous souhaitez que vos factures soient payées (par carte de crédit, par débit bancaire ou les deux) 5. Saisissez le montant de chaque facture soit en le saisissant dans le sous-total , soit en additionnant les éléments de ligne.

6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+ .

D'autres informations peuvent également être utiles. La fenêtre « Créer une facture » est divisée en plusieurs sections :

• Type de facture
• Général
• Paramètres de récurrence
• Autorisation de paiement
• Supplémentaire
• QuickBooks paramètres
• Éléments de campagne et récapitulatif
• Note au client
• Calendrier de paiement

Type de facture

La fenêtre « Créer une facture » est commune aux factures ponctuelles et récurrentes. Cliquez sur « Récurrente » pour passer à la facture récurrente.

Général

• Nom du compte, ID ou e-mail : Sélectionnez le compte où la facture sera envoyée.
• Modèle de facture : cliquez et sélectionnez l'un des modèles de facture récurrente que vous avez créés dans le menu déroulant. Les modèles de factures récurrentes sont particulièrement utiles pour les factures que vous envoyez régulièrement aux clients.
• Nom : Le nom de la facture récurrente (par exemple Comptabilité 2023 ou Planification financière 2024). Le client ne le verra que pour les factures récurrentes avec autorisation de paiement. 
• Choose a payment method: This is how you want your clients to pay invoices (either by credit card, bank debit or both). We support a number of payment methods .
• Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui est responsable de la réception des paiements (par défaut, c'est la personne qui crée la facture).
• Description: Add a description outlining what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

Paramètres de récurrence

• Choisir le mode de paiement : Acceptez les paiements dès acceptation (pour les factures récurrentes avec autorisation de paiement uniquement) ou à une date précise. Si Date spécifique est choisi, vous devez la sélectionner sous Date de la première facture .
• Date première facture : Date d'envoi de la première facture.
• Récurrences : Saisissez le nombre de factures que vous souhaitez envoyer.
• Récurrence : sélectionnez un intervalle de temps entre les factures. Vous pouvez choisir l'un des intervalle proposés (par exemple, mensuel ou annuel), ou définir un intervalle personnalisé. Si vous configurez une récurrence mensuelle commençant le 29, le 30 ou le 31, et qu'un mois ne comporte pas cette date, la facture sera envoyée le dernier jour de ce mois.

Vous pouvez consulter et modifier les paramètres de récurrence des factures à tout moment en accédant à votre liste **Factures récurrentes** et en l'ouvrant.

Voici quelques exemples de ce que vous obtiendrez en sélectionnant différents paramètres de planification :

Horaires personnalisés

Les calendriers personnalisés vous permettent d'ajuster encore davantage la fréquence de vos factures récurrentes, selon vos besoins. Planifiez la fréquence de vos factures, par exemple le 25 du mois tous les 4 mois, tous les deux mois, tous les deuxièmes mardis, etc. Pour configurer les paramètres de récurrence personnalisés, sélectionnez « Personnalisé » dans le menu déroulant « Récurrence » .

Voici les options à définir pour créer des horaires personnalisés :

• Début : la première facture est envoyée au client après son accord sur la récurrence. Cette date peut être précise ou dès son acceptation.
• Date de la première facture : la date à laquelle la première facture sera créée (disponible si Date spécifique est choisie).
• Émettre une facture toutes les : nombre de périodes entre chaque facture. Si vous configurez une fréquence mensuelle commençant le 29, le 30 ou le 31, et qu'un mois ne comporte pas cette date, la facture sera envoyée le dernier jour de ce mois.
• Catégorie de temps : ce champ précise la période — jours, semaines ou mois.
• Nombre de récurrences : le nombre de factures à envoyer.

Vous verrez également la date d'expiration, qui est la date à laquelle la dernière facture doit être payée selon le calendrier.

Autorisation de paiement

Sélectionnez l'une des options :

1.  Automatic payment : After the client accepts the recurring invoice terms, invoices will be issued according to your schedule, and the client’s card/bank account will be charged automatically. This option is available for Stripe only.

2.  Manual payment of invoice : Invoices will be issued and sent to the client according to your schedule, but they will need to pay them manually each time.

Paiement automatique

Lorsque le paiement automatique est sélectionné, le client autorise le paiement une fois, et tous les paiements suivants sont automatiques. Voyons à quoi cela ressemble côté client :

1. The firm owner or team member prepares a recurrent invoice. The client receives an email and sees a pending notification at the top of the Billing page.

2. The client with signatory authority reviews the terms, submits payment details, and then signs and accepts the recurring invoice.

Une fois cela fait, la carte/le compte sera débité automatiquement selon le calendrier indiqué dans la facture récurrente.

Conseil

Pour utiliser ce type d'autorisation, Stripe doit être sélectionné comme fournisseur de paiement par défaut.

Paiement manuel de la facture

Lorsque le paiement manuel des factures est sélectionné, les factures sont émises et envoyées au client selon votre calendrier, et le client doit les régler manuellement à chaque fois. Si vous avez sélectionné CPACharge, vous ne pouvez pas sélectionner d'autorisation de paiement ; le paiement manuel sera la seule option. Toutes les factures émises fonctionneront comme des factures uniques : elles seront affichées sur la page Facturation > Factures . Si QuickBooks Si les factures sont connectées, elles seront synchronisées dans la journée suivant leur émission. Le calendrier sera également consultable et modifiable dans l'onglet « Factures récurrentes » . 

Voyons à quoi cela ressemble côté client :

1. L'entreprise patron Un membre de l'équipe prépare une facture récurrente et le client reçoit une notification à chaque émission. Si le paiement manuel est sélectionné, la facture n'est pas considérée comme récurrente de son côté. 

2. Le client paie la facture manuellement comme il le ferait pour une facture ordinaire.

3. Lorsqu'une certaine date arrive, une nouvelle facture est émise au client selon le calendrier et celui-ci doit à nouveau la payer manuellement. Ceci est répété jusqu'à ce que toutes les factures soient envoyées selon le calendrier.

Supplémentaire

Notez que vous ne verrez cette section que si vous utilisez Stripe et vous avez activé l'autorisation de paiement. Dans la section « Supplémentaires » , vous ne devez ajouter des informations que si vous avez activé les options :

1. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

2. Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Here’s more on reminders .

QuickBooks paramètres

Sélectionnez l'emplacement et la classe auxquels la facture doit être envoyée QuickBooks Les clients ne verront pas ce champ. 

Notez que la section des paramètres QuickBooks ne s'affiche que si vous l'activez dans QuickBooks Pour ce faire, accédez à Compte et paramètres > Avancé > Catégories et activez le suivi des emplacements et/ou des classes.

Éléments de campagne et récapitulatif

Les rubriques et le résumé indiquent le montant de la facture. Si vous ne souhaitez pas inclure de description détaillée de vos services ni de tarif, vous pouvez accéder directement à la section « Résumé » et indiquer le montant.

Vous pouvez également créer une liste détaillée des produits et services que vous proposez à vos clients dans la section « Articles » . Toutes les données de cette section seront également automatiquement ajoutées à la section « Résumé » .

Dans la section Éléments de ligne , vous pouvez :

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).
• Appliquer des remises : pour ajouter un élément de campagne de remise, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif . 
• Gérer les éléments de campagne : cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un élément de campagne. Cliquez sur trois points pour modifier, dupliquer, supprimer ou créer un nouveau service à partir de celui-ci.
• Paramètres : Cliquez sur « Paramètres » pour déterminer les colonnes à afficher sur votre facture. Si les champs « Description » et « Date de service » sont vides et que vous ne les avez pas masqués, ils seront automatiquement masqués sur la facture. La logique est différente pour les colonnes « Tarifs et quantité » et « Taxes » : vous devez les masquer dans « Paramètres » afin qu'elles ne s'affichent pas sur la facture, même si leur valeur est définie sur 0. 

Le résumé vous permet de voir :

• Sous-total : Il s'agit de la somme des montants hors taxes des prestations fournies. Vous pouvez le modifier si vous n'avez pas de ligne. Une fois ajoutée, elle est calculée automatiquement et ne peut pas être modifiée.
• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the **VAT **column for the line items (here’s more on sales tax ).
• Montant de TVA : Calculé automatiquement à partir du sous-total x taux de TVA .
• Total : Calculé automatiquement à partir du sous-total + montant de TVA .

De plus, à la fin, après la section Calendrier de paiement , vous pouvez consulter les principaux paramètres de la facture récurrente : le nombre de paiements que vous attendez, le montant de chacun et le montant total.

Note au client

Vous pouvez ajouter une note au client et la personnaliser en utilisant shortcodes Il peut s'agir d'une note avec les détails du paiement ou d'un simple message. Cette note sera affichée sur le portail client et dans la section PDF facture.

Calendrier de paiement

Vérifiez les dates auxquelles chacune des factures sera envoyée.

Sauvegarder facture récurrente en tant que brouillon

La préparation d'une facture récurrente peut parfois prendre du temps (par exemple, si vous négociez encore les conditions avec le client). Vous pouvez enregistrer toutes vos modifications en cliquant sur Sauvegarder comme brouillon » sans envoyer cette facture à votre client.

Une fois terminé, vous trouverez la facture récurrente dans l'onglet « Inactif » de la page « Factures > Factures récurrentes » . Ces factures sont marquées comme « Brouillon ».

To view draft invoices for a specific client, go to  Clients, select the account, then go to the Recurring invoices subtab of the Invoices tab from their profile. The Invoices tab in the client’s profile is available to the firm owner, admin or any team member with the Manage invoices access right.

Une fois la facture récurrente enregistrée comme brouillon, vous pouvez toujours la consulter et ajouter ou supprimer des champs. Cependant, le client ne pourra pas la consulter tant que vous n'aurez pas cliqué sur « Créer » .

Note

La colonne Solde des factures provisoires affichera 0,00 $ jusqu'à la création et l'envoi de la facture récurrente. Le solde correspond à la somme des factures impayées de la facture récurrente.

Factures récurrentes en double

Pour créer une copie d'une facture récurrente existante, accédez à la page Factures > Factures récurrentes ou au sous-onglet Factures récurrentes de l'onglet Factures du compte client, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom de la facture et sélectionnez Dupliquer .

Vous verrez la page Créer une facture avec tous les détails de votre facture d'origine déjà remplis. Cliquez sur Créer ou modifiez-la comme bon vous semble.

Vue du client

Votre client peut consulter et signer les factures récurrentes en cliquant sur la notification sur son tableau de bord, en cliquant sur le lien dans son e-mail notification, ou en cliquant sur le lien sur la page Facturation de leur portail. 

Then, they will be presented with a simple form where they will be able to review the details, add payment information, and sign.  If you want to see TaxDome how the client sees it, access a read-only view of their portal .

Qui peut signer une facture récurrente

When you send a recurring invoice, all contacts linked to the account with the signatory authority enabled are allowed to sign from their client portal. 

Un seul contact doit accepter la facture récurrente pour la rendre active. Assurez-vous donc que l'autorité de signature est désactivée pour les contacts qui ne sont pas autorisés à signer (par exemple les enfants).

Que se passe-t-il si le client signe après la première date de facture

Si un client signe une facture récurrente avec autorisation de paiement après la date de la première facture, toutes les factures manquantes seront générées et automatiquement facturées au client. Par exemple, si la facture récurrente débute le 25 septembre, mais que le client la signe le 26 octobre, les factures manquantes de septembre et d'octobre lui seront facturées. Si le mode de paiement sélectionné par le client ne dispose pas de fonds suffisants, TaxDome Le service effectuera plusieurs tentatives de paiement. Cependant, le client aura toujours la possibilité de régler les factures manuellement. Que se passe-t-il en cas d'échec d'un paiement automatique ? {#fail}

S'il y a des problèmes avec le traitement du paiement, comme un solde insuffisant sur le compte bancaire du client ou d'autres erreurs de traitement qui empêchent le paiement d'être effectué, le système tentera automatiquement de réessayer le paiement jusqu'à quatre fois supplémentaires :

• 4 heures après le premier paiement infructueux
• 24 heures après la dernière tentative
• 48 heures après la dernière tentative
• 72 heures après la dernière tentative

If all four attempts are unsuccessful, the client will have to update their payment details or you can apply credits to the invoice (if any). Once they have done so, future payments will be charged automatically.

Note

Pour les paiements par prélèvement bancaire, le délai de traitement standard peut aller jusqu'à 30 jours, ce qui est largement suffisant pour garantir le bon traitement du paiement. En cas d'échec du paiement pendant ce délai, une nouvelle tentative sera effectuée dès que le statut du paiement passera de « à ». Traitement des paiements à Échoué.

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