Envoyer des factures récurrentes

Les factures récurrentes automatisent la facturation régulière en facturant les clients selon un échéancier. Vous pouvez les envoyer manuellement à un client, les inclure dans une nouvelle proposition ou les créer à partir d'une proposition signée.

Envoyer une facture récurrente à un client

Note

L'entreprise peut envoyer des factures récurrentes. patron , les administrateurs et les membres de l'équipe attribué au compte avec le Gérer les factures droit d'accès .

Pour envoyer une facture récurrente à un client :

1. Ouvrez la boîte de dialogue d'envoi en utilisant l'une de ces méthodes :

   • Cliquez sur Nouveau en haut à gauche et sélectionnez Facture .
   • Ouvrez le compte client, accédez à l'onglet Factures et cliquez sur Nouvelle facture . Le compte est prérempli automatiquement.

   

2. Définissez le type de facture sur Récurrente , puis saisissez un nom (choisissez un nom destiné au client pour les factures nécessitant une autorisation de paiement) ou sélectionnez un modèle.

3. Sélectionnez la fréquence d'envoi des factures ( mensuelle par défaut) et le nombre de fois où elles doivent se répéter.

4. Choisissez un mode de paiement : c’est ainsi que vous souhaitez que vos factures soient payées (par carte de crédit, par prélèvement bancaire ou les deux).

5. Remplissez et vérifiez les détails de la facture .

6. Cliquez sur Créer pour envoyer la facture.

The client receives an email notification that a recurring invoice has been sent. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+ .

Sauvegarder comme brouillon

Pour enregistrer une facture récurrente sans l'envoyer, cliquez sur Sauvegarder comme brouillon » au lieu de « Créer » .

Les brouillons sont enregistrés dans l'onglet Inactif de la page Factures > Factures récurrentes avec le statut Brouillon .

Pour consulter les factures provisoires d'un client spécifique, accédez à Clients , sélectionnez le compte, puis ouvrez l'onglet Factures récurrentes . L'onglet Factures est accessible à l'entreprise. patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant du droit d'accès Gérer les factures .

Vous pouvez toujours consulter et modifier un brouillon, mais celui-ci n'est visible par le client que lorsque vous cliquez sur Créer .

Note

La colonne « Solde » des factures provisoires affiche 0,00 $ jusqu'à la création et l'envoi de la facture récurrente. Le solde correspond à la somme des factures impayées de la période de récurrence.

Les autres moyens d'envoyer des factures récurrentes

Découvrez d'autres façons d'envoyer des factures récurrentes :

• Inclure dans une nouvelle proposition
• Créer à partir d'une proposition signée

Vue du client

Lorsque vous envoyez une facture récurrente, vos clients peuvent y accéder depuis :

• Portail client ou application mobile — dans la section En attente d'action ou via le lien sur la page de facturation .
• Notification par e-mail — via le lien dans le e-mail .

Le client vérifie les détails, ajoute ses informations de paiement et signe. Lorsque le client accepte la facture récurrente ou règle une facture, vous recevez une notification .

Pour consulter la facture récurrente envoyée du point de vue du client, utilisez la vue en lecture seule .

Paiement automatique

Lorsque le paiement automatique est sélectionné, le client autorise le paiement une seule fois et tous les paiements suivants s'effectuent automatiquement :

1. Le client reçoit un e-mail et voit une notification en attente en haut de la page de facturation .

   

2. Le client habilité à signer examine les conditions, soumet les informations de paiement, puis signe et accepte la facture récurrente.

   

Une fois cette opération effectuée, la carte ou le compte bancaire est débité automatiquement selon le calendrier indiqué sur la facture récurrente.

Note

Si le client a saisi manuellement ses coordonnées bancaires, les paiements automatiques ne sont débités qu'une fois le compte bancaire vérifié. microdépôts .

Gardez les points suivants à l'esprit :

• Signature tardive : Si un client signe après la date de la première facture, toutes les factures impayées sont générées et facturées automatiquement. Par exemple, si la facturation récurrente commence le 25 septembre mais que le client signe le 26 octobre, les factures impayées de septembre et d’octobre lui seront facturées. Si le mode de paiement sélectionné par le client ne dispose pas de fonds suffisants, TaxDome Le fournisseur tente à plusieurs reprises de facturer le client. Ce dernier peut toujours régler les factures manuellement.

• Nouvelles tentatives de paiement : Si un paiement automatique échoue en raison d’un solde insuffisant ou d’autres erreurs de traitement, TaxDome Le paiement est relancé jusqu'à quatre fois : 4 heures après la première tentative infructueuse, puis 24, 48 et 72 heures après la dernière tentative. Si les quatre tentatives échouent, le client doit mettre à jour ses informations de paiement ou vous pouvez appliquer un avoir à la facture . Une fois cette opération effectuée, les paiements suivants seront prélevés automatiquement.

  

• Traitement des prélèvements bancaires : Pour les paiements par prélèvement bancaire, le délai de traitement standard est de 30 jours maximum. Si le paiement échoue pendant ce délai, une nouvelle tentative est effectuée dès que le statut passe de « Traitement du paiement » à « Échec » .

Paiement manuel

Lorsque le paiement manuel est sélectionné, le client ne voit pas la facture comme étant récurrente :

1. À chaque émission de facture, le client reçoit une notification.

   

2. Le client paie la facture manuellement comme il le ferait pour une facture ordinaire.

   

3. Une nouvelle facture est émise conformément à l'échéancier, et le client la règle manuellement. Ce processus se répète jusqu'à ce que toutes les factures prévues aient été envoyées.

Qui peut signer

Lorsque vous envoyez une facture récurrente, tous les contacts liés au compte et disposant des droits de signature peuvent signer depuis leur portail client.

Il suffit qu'un seul contact accepte la facture récurrente pour qu'elle soit activée. Assurez-vous que le droit de signature est désactivé pour les contacts qui ne sont pas autorisés à signer (par exemple, les enfants).

Partager

Lien copié