⏩ Migrer les documents vers TaxDome en 3 étapes

Migration de vos documents clients vers TaxDome Cela ne doit pas être compliqué. En suivant le processus décrit ci-dessous, vous assurerez une transition en douceur depuis votre ancienne plateforme. Que vous exportiez depuis Google Drive, SmartVault ou Drake, ce guide vous aidera à répliquer sans effort les structures de dossiers de vos clients.

Étape 1. Exporter les documents depuis votre ancienne plateforme

Dans TaxDome , les documents sont toujours stockés dans le compte du client, donc chaque document fait toujours référence à un client. Vous pouvez avoir n'importe quelle structure de dossiers dans chaque compte client.

De cette façon, si vous avez maintenant vos données client dans une autre application, la première étape pour les déplacer vers TaxDome consiste à l'exporter sur votre ordinateur afin que les fichiers de chaque client soient situés dans un dossier nommé d'après le client.

Découvrez comment obtenir des données au format de dossier pour chaque client, avec la structure imbriquée souhaitée de sous-dossiers et de documents à l'intérieur, en utilisant le guide nécessaire :

Attention ! Le processus de migration pour FileCabinet diffère considérablement. Par conséquent, si c'est votre plateforme, suivez le guide séparé .

Étape 2. Assurez-vous que les comptes sont créés dans TaxDome

Lorsque vous avez terminé d'exporter les dossiers de la plate-forme précédente, assurez-vous que des comptes sont créés dans TaxDome pour chaque client. Le moyen le plus rapide de le faire est de préparer un fichier CSV avec vos données CRM , puis de l'importer dans le système .

Si vous avez déjà vos documents clients organisés dans les dossiers appropriés, il est cabinet de ne pas utiliser de modèle de dossier lors de l'importation de la liste des clients. De cette façon, tous les comptes clients créés lors de l'importation n'auront qu'un seul dossier par défaut pour les documents des clients, qui ne peut pas être supprimé .

Étape 3. Importer des documents à l’aide de l’application Windows

Une fois que vous avez créé des comptes clients dans TaxDome et les données client préparées, vous pouvez importer rapidement des dossiers avec des documents clients de deux manières :

Utilisez TaxDome Drive . C'est intuitif et simple : faites glisser et déposez les dossiers ou copiez-les et collez-les. C'est pratique si vous avez différents dossiers à différents endroits. Cependant, vous devez vous assurer que les titres de tous les dossiers clients correspondent aux comptes créés, car il est impossible d'en créer un via TD Drive.
Utilisez le téléchargement en masse dans l'application Windows . De cette façon, vous pouvez vérifier chaque correspondance de compte, en créer un si nécessaire et même appliquer un modèle de dossier en masse. Cependant, vous devez au préalable avoir rassemblé les dossiers/documents à un seul endroit : un répertoire supérieur contenant les dossiers clients contenant des données. Nous examinons le deuxième cas dans l'article.

1. Téléchargez et installez le TaxDome Application Windows. Vous pouvez cliquer sur le bouton ci-dessous pour la télécharger :

2. Connectez-vous à l'application à l'aide de votre TaxDome informations d'identification.

3. Cliquez sur Nouveau et sélectionnez Téléchargement en masse .

4. Localisez le dossier qui comprend tous les dossiers des clients avec les sous-dossiers et les fichiers exportés depuis la plate-forme précédente.

Remarque ! Si le dossier est vide ou contient des fichiers non pris en charge , une erreur se produira lors du téléchargement.

5. Faites correspondre les dossiers clients avec les comptes clients créés dans TaxDome . Si les noms correspondent, il vous suffit de vérifier. Si le compte approprié n'a pas été trouvé automatiquement (par exemple, en raison d'une faute d'orthographe), vous pouvez rechercher le compte client existant ou en créer un nouveau.

6. Dans la colonne Destination , sélectionnez le dossier dans lequel copier les fichiers. Par défaut, ils seront placés dans le répertoire parent. Tous les dossiers nouvellement créés ne seront pas visibles pour les clients tant que vous n'aurez pas modifié manuellement les paramètres de visibilité.

Si vous souhaitez placer des fichiers dans un autre répertoire, cliquez sur la flèche à droite de la ligne. Vous pouvez sélectionner le dossier existant (qui contient les documents téléchargés par le client par défaut) pour en créer un nouveau avec une autorisation différente.

7. Cliquez sur Télécharger les fichiers dans le coin inférieur droit de l'écran. Les données seront téléchargées sur TaxDome . Les dossiers vides seront ignorés. Le système indiquera s'il existe des types de fichiers non pris en charge qui ne peuvent pas être téléchargés .

8. Cliquez sur Terminer pour fermer l’écran de téléchargement en masse ou cliquez sur Télécharger le rapport .

C'est tout ! Les documents seront importés dans TaxDome , et l'onglet Documents du client contiendra la structure et le contenu requis.