Migrer les documents vers TaxDome en 3 étapes

Migration de vos documents clients vers TaxDome La transition depuis votre ancienne plateforme n'est pas forcément compliquée. Suivre le processus décrit ci-dessous vous permettra une transition fluide. Que vous exportiez depuis Google Drive, SmartVault ou Drake, ce guide vous aidera à répliquer facilement les structures de dossiers de vos clients.

Étape 1. Exporter les documents depuis votre ancienne plateforme

Dans TaxDome Les documents sont toujours stockés dans le compte client ; chaque document fait donc toujours référence à un client. Vous pouvez définir la structure de dossiers de votre choix pour chaque compte client. Ainsi, si vos données client sont désormais stockées dans une autre application, la première étape consiste à les déplacer vers TaxDome L'objectif est de les exporter sur votre ordinateur afin que les fichiers de chaque client soient stockés dans un dossier portant son nom. Découvrez comment obtenir les données au format dossier pour chaque client, avec la structure imbriquée souhaitée de sous-dossiers et de documents, grâce au guide ci-dessous :

• Exporter des documents depuis Google Drive

• Exporter des documents depuis SmartVault

• Exporter les documents depuis Drake

Avertissement

Le processus de migration pour FileCabinet est très différent. Si c'est votre plateforme, suivez le guide séparé.

Étape 2. Assurez-vous que les comptes sont créés dans TaxDome

Une fois l'exportation des dossiers depuis la plateforme précédente terminée, assurez-vous d'avoir créé des comptes dans TaxDome pour chaque client. La méthode la plus rapide consiste à préparer un fichier CSV contenant vos informations. CRM données puis les importer dans le système . 

Si vos documents clients sont déjà organisés dans les dossiers appropriés, la meilleure solution est de procéder ainsi. cabinet Il est déconseillé d'utiliser un modèle de dossier lors de l'importation de la liste des clients. Ainsi, tous les comptes clients créés lors de l'importation n'auront qu'un seul dossier par défaut pour les documents des clients, dossier qui ne pourra pas être supprimé .

Étape 3. Importer des documents à l’aide de l’application Windows

Une fois que vous avez créé des comptes clients dans TaxDome et les données client préparées, vous pouvez importer rapidement des dossiers avec des documents clients de deux manières :

• Utilisez TaxDome Drive . Son utilisation est intuitive et simple : glissez-déposez les dossiers ou copiez-collez-les. C’est pratique si vous avez des dossiers répartis à différents emplacements. Toutefois, assurez-vous que les noms de tous les dossiers clients correspondent aux comptes créés, car la création d’un compte via TD Drive est impossible. 

• Utilisez l'importation groupée dans l'application Windows . Vous pourrez ainsi vérifier la correspondance de chaque compte, en créer un si nécessaire et même appliquer un modèle de dossier en masse. Toutefois, vous devez avoir préalablement rassemblé les dossiers et documents dans un répertoire racine contenant les dossiers clients renfermant les données. Nous aborderons ce second cas dans cet article.

1. Téléchargez et installez le TaxDome Application Windows.

2. Connectez-vous à l'application en utilisant votre TaxDome informations d'identification.

3. Cliquez sur Nouveau et sélectionnez Téléchargement en masse .

   

4. Localisez le dossier qui comprend tous les dossiers des clients avec les sous-dossiers et les fichiers exportés depuis la plate-forme précédente.

   

5. Faites correspondre les dossiers clients avec les comptes clients créés dans TaxDome Si les noms correspondent, il vous suffit de vérifier. Si le compte approprié n'a pas été trouvé automatiquement (par exemple, en raison d'une faute d'orthographe), vous pouvez retrouver le compte client existant ou en créer un nouveau. 

   

6. Dans la colonne Destination , sélectionnez le dossier de copie des fichiers. Par défaut, ils seront placés dans le répertoire parent. Les nouveaux dossiers créés ne seront visibles pour les clients que lorsque vous modifierez manuellement les paramètres de visibilité.  

   Pour déplacer des fichiers dans un autre répertoire, cliquez sur la flèche située à droite de la ligne. Vous pouvez sélectionner le dossier existant (par défaut « Documents téléchargés par le client » ) pour en créer un nouveau avec des autorisations différentes.

   

7. Cliquez sur « Téléverser des fichiers » en bas à droite de l’écran. Les données seront téléchargées sur TaxDome .

Note

Fichiers non pris en charge Les dossiers vides seront ignorés.

8. Cliquez sur Terminer pour fermer l'écran de téléchargement en masse ou cliquez sur Télécharger le rapport .

   

   Voilà ! Les documents seront importés dans TaxDome , et l'onglet Documents du client contiendra la structure et le contenu requis. 

   

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