⏩ Migrer les documents vers TaxDome en 3 étapes

Table des matières

Étape 1. Exporter les documents depuis votre ancienne plateforme
Étape 2. Assurez-vous que les comptes sont créés dans TaxDome
Étape 3. Importer des documents à l’aide de l’application Windows

Migration de vos documents clients vers TaxDome La transition depuis votre ancienne plateforme n'est pas forcément compliquée. Suivre le processus décrit ci-dessous vous permettra une transition fluide. Que vous exportiez depuis Google Drive, SmartVault ou Drake, ce guide vous aidera à répliquer facilement les structures de dossiers de vos clients.

Étape 1. Exporter les documents depuis votre ancienne plateforme

Dans TaxDome Les documents sont toujours stockés dans le compte client ; chaque document fait donc toujours référence à un client. Vous pouvez définir la structure de dossiers de votre choix pour chaque compte client. Ainsi, si vos données client sont désormais stockées dans une autre application, la première étape consiste à les déplacer vers TaxDome L'objectif est de les exporter sur votre ordinateur afin que les fichiers de chaque client soient stockés dans un dossier portant son nom. Découvrez comment obtenir les données au format dossier pour chaque client, avec la structure imbriquée souhaitée de sous-dossiers et de documents, grâce au guide ci-dessous :

Avertissement

Le processus de migration pour FileCabinet est très différent. Si c'est votre plateforme, suivez le guide séparé.

Étape 2. Assurez-vous que les comptes sont créés dans TaxDome

When you’re done exporting the folders from the previous platform, ensure you have accounts created in TaxDome for each client. The quickest way to do that is to prepare a CSV file with your CRM data and then import it into the system .

If you already have your client documents organized in the appropriate folders, the best practice is not to use a folder template while importing the client list. This way, all client accounts created during import will have only one default folder for clients’ documents, which cannot be removed .

Étape 3. Importer des documents à l’aide de l’application Windows

Une fois que vous avez créé des comptes clients dans TaxDome et les données client préparées, vous pouvez importer rapidement des dossiers avec des documents clients de deux manières :

Use TaxDome Drive . It’s intuitive and easy – drag-and-drop folders or copy and paste them. This Is convenient if you have different folders in different places. However, you should ensure the titles of all client folders match the accounts created because creating one via TD Drive is impossible.
Use Bulk upload in the Windows app . This way, you can check each account match, create one if needed and even apply a folder template in bulk. However, you need to have folders/docs gathered in one place beforehand: one top directory containing client folders that contain data. We consider the second case in the article.

Download and install the TaxDome Windows app. You can click the button below to download it:
Sign in to the app using your TaxDome credentials.
Cliquez sur Nouveau et sélectionnez Téléchargement en masse .
Localisez le dossier qui comprend tous les dossiers des clients avec les sous-dossiers et les fichiers exportés depuis la plate-forme précédente.

Note

Si le dossier est vide ou contient des fichiers non pris en charge, une erreur se produira lors du téléchargement.

Faites correspondre les dossiers clients avec les comptes clients créés dans TaxDome Si les noms correspondent, il vous suffit de vérifier. Si le compte approprié n'a pas été trouvé automatiquement (par exemple, en raison d'une faute d'orthographe), vous pouvez retrouver le compte client existant ou en créer un nouveau.
Dans la colonne Destination , sélectionnez le dossier de copie des fichiers. Par défaut, ils seront placés dans le répertoire parent. Les nouveaux dossiers créés ne seront visibles pour les clients que lorsque vous modifierez manuellement les paramètres de visibilité.

Pour placer des fichiers dans un autre répertoire, cliquez sur la flèche à droite de la ligne. Vous pouvez sélectionner le dossier existant (par défaut, celui contenant les documents téléchargés par le client ) pour en créer un nouveau avec des autorisations différentes.
Click Upload files at the bottom right corner of the screen. The data will be uploaded to TaxDome. Empty folders will be skipped. The system will indicate if there are unsupported file types that cannot be uploaded.
Cliquez sur Terminer pour fermer l'écran de téléchargement en masse ou cliquez sur Télécharger le rapport .

Voilà ! Les documents seront importés dans TaxDome , et l'onglet Documents du client contiendra la structure et le contenu requis.