Application Windows : télécharger des documents

Le TaxDome L'application Windows vous permet de télécharger vos documents et dossiers rapidement et facilement. Voici les différentes actions que vous pouvez entreprendre :

Téléchargement de documents

Pour télécharger des fichiers à l'aide de TaxDome Application Windows :

1. Cliquez sur + NOUVEAU en haut à gauche du page, sélectionnez Téléchargement de fichiers , puis choisissez les fichiers

2. Sélectionnez le compte client sur lequel vous souhaitez télécharger les fichiers

3. Cliquez sur TÉLÉCHARGER DES FICHIERS

Ci-dessous, voyez comment gérer chaque section numérotée :

1. Compte : Sélectionnez le compte auquel les documents sont destinés. 

2. Sélectionnez la destination du fichier : sélectionnez le dossier de niveau supérieur dans lequel vous souhaitez télécharger les documents. En savoir plus sur les niveaux de visibilité et d'accès .

3. Répertoire : Par défaut, les documents sont enregistrés dans un dossier de niveau supérieur. Si vous souhaitez sélectionner un sous-dossier, cliquez sur Modifier . Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur l'icône du dossier, entrez le nom du nouveau dossier, cliquez sur la coche verte à droite, puis cliquez sur CHOISIR .

4. Nom du fichier : Modifiez le nom du fichier si nécessaire.

5. Lien vers le projet : activez cette option, puis sélectionnez un projet pour le compte auquel le document sera lié. En savoir plus sur la liaison des éléments aux projets .

 6. Verrouiller un document sur une facture impayée : Activez cette option si vous souhaitez que le document soit visible par le client, mais téléchargeable uniquement une fois qu'il a payé le service. Le document se déverrouille dès que le paiement a été effectué. Sélectionnez la facture sur laquelle vous souhaitez verrouiller le document dans la liste ou cliquez sur CRÉER UNE NOUVELLE FACTURE pour créer une nouvelle facture, puis cliquez sur CHOISIR. (Voici plus sur verrouiller des documents sur des factures.)

conseil

Note: Cette option est disponible uniquement pour les téléchargements vers des dossiers de niveau supérieur avec l'attribut Le client peut voir accéder. Vous pouvez en savoir plus sur paramètres de visibilité.

7. Demander l'approbation du client : activez cette option pour savoir si les clients sont satisfaits de votre travail ou doivent apporter des modifications. Voici plus d'informations sur la manière de demander des commentaires aux clients .

8. Demander la signature du client : si vous souhaitez que les clients signent électroniquement des documents, activez cette option. En savoir plus sur l'ajout de champs de signature .

9. Description : Modifiez la description du document, si nécessaire (jusqu'à 150 caractères).

10. Informez les clients du téléchargement : Informez les clients qu'un fichier a été téléchargé. Par défaut, cette option est activée, de sorte qu'un message automatique e-mail une notification leur est envoyée. Désactivez-le si vous ne souhaitez pas que les clients reçoivent des notifications.

conseil

Note: Cette option est disponible uniquement pour les téléchargements vers les dossiers de niveau supérieur avec l'attribut Le client peut voir accéder. En voici plus sur paramètres de visibilité.

11. TÉLÉCHARGER DES FICHIERS : Cliquez pour démarrer le processus de téléchargement ; vous verrez les progrès. Une fois le chargement des fichiers terminé, ils seront disponibles dans l'onglet Documents du profil du compte client.

Téléchargement de dossiers

Le TaxDome L'application Windows vous permet de télécharger des dossiers entiers contenant plusieurs documents de compte client. Pour ajouter un dossier, cliquez sur + NOUVEAU , sélectionnez Téléchargement de dossier , puis choisissez le dossier. Continuez comme décrit ci-dessus . C'est beaucoup plus rapide que de télécharger des documents un par un.

Lorsque vous téléchargez des dossiers, gardez ces faits à l'esprit :

  1. TaxDome traite tous les fichiers du dossier sélectionné et de ses sous-dossiers.

  2. Pour la sûreté et la sécurité de vos données, TaxDome ne reconnaît pas tous les types de fichiers (plus d'informations sur les types de fichiers non reconnus ).

  3. Vous pouvez fournir des détails pour chaque document présent dans vos dossiers et sous-dossiers : sélectionnez le client, le dossier de destination, etc.

  4. Votre structure de dossiers d'origine n'est pas répliquée dans TaxDome ; vous devrez créer de nouveaux dossiers pour organiser vos fichiers. Vous pouvez également effectuer un téléchargement groupé pour conserver votre structure d'origine. Notez que de nouveaux dossiers seront créés avec le client pouvant afficher et modifier le niveau d'accès.

  5. Vous ne pouvez pas sélectionner plusieurs dossiers à la fois. Si vous devez télécharger des documents à partir de plusieurs dossiers différents, utilisez le bouton TÉLÉCHARGER LE DOSSIER pour chacun d'eux.

Téléchargement en masse

Notre fonctionnalité de téléchargement groupé est utile lorsque vous avez de nombreux anciens documents clients dans des dossiers sur votre bureau ou dans le stockage cloud. Le téléchargement groupé vous permet de déplacer rapidement ces documents vers TaxDome .

Lorsque vous effectuez un transfert groupé :

  • Les fichiers qui ne se trouvent pas dans des dossiers sont téléchargés vers un dossier privé de niveau supérieur. De cette façon, vous pouvez les trier quand vous êtes prêt. Si vous ne disposez pas déjà d'un dossier de niveau supérieur appelé Private , un dossier est automatiquement créé pour vous.
  • Les dossiers sur votre bureau sont automatiquement mis en correspondance avec les noms de compte dans TaxDome , afin que vous n'ayez pas à les sélectionner manuellement.
  • Si un dossier de bureau ne dispose pas d'un compte client correspondant, vous pouvez en créer un rapidement.
  • Les fichiers sont téléchargés en arrière-plan, vous pouvez donc utiliser l'application pendant le téléchargement.

Voici comment effectuer un téléchargement groupé :

1. Placez chaque document que vous devez télécharger dans le dossier client approprié. Créez autant de sous-dossiers que nécessaire dans un dossier client. La taille maximale du fichier de téléchargement est de 300 Mo.

2. Cliquez sur +NOUVEAU , puis sélectionnez Téléchargement groupé . Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur TaxDome Icône de la barre d'application Windows et sélectionnez Téléchargement groupé .

3. Localisez le dossier parent que vous avez créé. Si le nom du dossier est le nom du compte ou ID , le TaxDome L'application Windows fera automatiquement correspondre les noms des clients. Vous avez également la possibilité d' ajouter de nouveaux comptes ou de sélectionner des comptes existants.

Consultez nos conseils sur la préparation des dossiers ci-dessous :

4. Localisez la destination de téléchargement dans la liste déroulante Destination en sélectionnant un dossier, ou cliquez sur le bouton CRÉER UN DOSSIER pour télécharger des fichiers vers un nouveau dossier.

5. Cliquez sur TÉLÉCHARGER DES FICHIERS pour ajouter vos documents à TaxDome .

Vous pouvez suivre la progression du téléchargement ou le réduire, et il continuera à s'exécuter en arrière-plan. Une fois le téléchargement des fichiers terminé, vous pouvez télécharger un rapport. Les fichiers téléchargés avec succès seront disponibles dans la section Docs de chaque profil client avec la structure des dossiers en place.

Les fichiers qui ne correspondent pas à un compte peuvent être consultés sous l'onglet Sans correspondance . 

Si des erreurs se sont produites pendant le processus de téléchargement, elles sont affichées sous l'onglet Erreurs .

Préparation de la structure des dossiers pour le téléchargement groupé

Pour vous assurer que vos dossiers sont automatiquement associés aux comptes clients appropriés, chaque nom de dossier doit correspondre à son correspondant. TaxDome nom du compte client ou ID de compte .

Pour trouver un client ID et le nom du compte, accédez à la section Clients . Ils sont répertoriés dans les colonnes ID et NOM . Les noms de compte client sont soit le nom de l’organisation, soit le prénom et le nom du client.

Un client ID est une combinaison unique de deux lettres et d'un chiffre, comme JB1 ou AR2 .

Création groupée de dossiers de comptes 

Lorsque vous utilisez la fonction de téléchargement groupé (détails ici ) ou que vous copiez des fichiers de TD Drive vers vos dossiers locaux ou vice versa, vous devez créer des dossiers de compte sur votre ordinateur. Ici, nous allons vous montrer comment le faire rapidement, même si vous avez des dizaines de clients.

Pour ce faire, vous devez créer un script de création de dossier. Voici comment:

  1. Préparez le fichier CSV que vous avez utilisé pour importer les contacts dans TaxDome . Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Exporter des comptes à partir de la page Clients . En savoir plus sur l'exportation de listes de contacts .
  2. Créez un dossier sur votre bureau et placez le fichier CSV dans le dossier.
  3. Ouvrez le fichier CSV . Recherchez la colonne avec les noms de compte ; c'est le seul dont vous avez besoin. Supprimez toutes les autres colonnes.

  4. Copiez la formule : =CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) dans la cellule à droite de celle avec le nom du compte puis appliquez-la à toute la colonne (vous pouvez utiliser les fonctionnalités de remplissage automatique dans Google Sheets ou Excel). Si la formule CONCATENATE n'est pas disponible dans votre logiciel, essayez plutôt d'utiliser CONCATE .

  6. Sélectionnez toutes les cellules avec la formule appliquée (colonne B) et copiez-les.
  7. Créez un fichier bloc-notes dans le même dossier et collez-y la valeur. Sauvegarder le fichier, en le nommant Script.bat et en sélectionnant le type de fichier Tous les fichiers . Puis fermez-le.
  8. Ouvrez Script.bat pour exécuter le script. Il créera rapidement des dossiers en masse.

Vous êtes maintenant prêt à utiliser la fonctionnalité de téléchargement groupé pour déplacer rapidement tous les dossiers vers TaxDome . Voici plus de détails.

Affichage de l'historique de téléchargement

Vous n'êtes pas sûr d'avoir téléchargé tous les documents nécessaires ? Consultez votre historique de téléchargement pour le savoir. Cliquez sur le lien TÉLÉCHARGER L'HISTOIRE pour voir la date, le nom du fichier, les informations sur le client et l'état du téléchargement. Cliquez sur EFFACER L'HISTOIRE pour supprimer ces informations (cela ne supprimera pas vos fichiers).

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