Téléchargement en masse dans une application Windows

Cette fonctionnalité est extrêmement utile pour transférer vos données vers TaxDome En vrac. Voici comment l'utiliser.

Téléchargement en masse

Notre fonctionnalité de téléchargement groupé est utile si vous avez de nombreux anciens documents clients dans des dossiers sur votre ordinateur ou dans un espace de stockage cloud. Le téléchargement groupé vous permet de déplacer rapidement ces documents vers TaxDome .

Lorsque vous effectuez un transfert groupé :

• Les fichiers qui ne se trouvent pas dans des dossiers sont téléchargés vers un Privé dossier racine. Ainsi, vous pourrez les trier quand vous le souhaiterez. Si vous n'avez pas déjà de dossier racine appelé Privé Un exemplaire est automatiquement créé pour vous.

• Les dossiers sur votre bureau sont automatiquement mis en correspondance avec les noms de compte dans TaxDome , afin que vous n'ayez pas à les sélectionner manuellement.

• Si un dossier de bureau ne dispose pas d'un compte client correspondant, vous pouvez en créer un rapidement.

• Les fichiers sont téléchargés en arrière-plan, vous pouvez donc utiliser l'application pendant le téléchargement.

Note

Lors de l'importation groupée d'une structure de dossiers, les dossiers vides ne seront pas créés. Pour inclure les dossiers vides, ouvrez TaxDome Conduire et copiez-collez directement votre arborescence de dossiers à l'intérieur.

Voici comment télécharger en masse :

1. Placez chaque document à téléverser dans le dossier client approprié. Créez autant de sous-dossiers que nécessaire dans le dossier client. La taille maximale des fichiers à téléverser est de 200 Mo.

2. Cliquez sur +Nouveau , puis sélectionnez Importation groupée . Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur TaxDome Icône de la barre d'état système Windows et sélectionnez Téléchargement en masse .

3. Localisez le dossier parent que vous avez créé. Si le nom du dossier correspond au nom du compte ou ID , le TaxDome L'application Windows fera correspondre automatiquement les noms des clients. Vous pouvez également ajouter de nouveaux comptes ou sélectionner des comptes existants.

Consultez nos conseils sur la préparation des dossiers ci-dessous :

• Préparation de la structure des dossiers pour le téléchargement groupé

• Création groupée de dossiers de comptes 

4. Pour sélectionner un dossier de destination, choisissez-le dans le menu déroulant Destination ou cliquez sur le bouton Créer un dossier pour télécharger des fichiers dans un nouveau dossier.

5. Cliquez sur « Téléverser des fichiers » pour ajouter vos documents. TaxDome .

Vous pouvez suivre la progression du téléchargement ou le réduire ; il continuera alors à s'exécuter en arrière-plan. Une fois le téléchargement des fichiers terminé, vous pouvez télécharger un rapport. Les fichiers téléchargés avec succès seront disponibles dans la section « Documents » de chaque profil client, avec la structure des dossiers en place.

Les fichiers qui ne correspondent pas à un compte peuvent être consultés sous l'onglet Non correspondant . 

Si des erreurs sont survenues lors du processus de téléchargement, elles sont affichées dans l'onglet Erreurs .

Préparation de la structure des dossiers pour le téléchargement groupé

Pour que vos dossiers soient automatiquement associés aux comptes clients appropriés, le nom de chaque dossier doit correspondre à son compte client correspondant. TaxDome Nom du compte client ou ID du compte .

Pour trouver un client ID Pour trouver le nom du compte client, rendez-vous dans la section Clients . Les noms de compte sont indiqués dans les colonnes ID et Nom . Le nom du compte client correspond soit au nom de l'organisation, soit au nom et au prénom du client.

Un client ID est une combinaison unique de deux lettres et d'un chiffre, comme JB1 ou AR2 .

Création groupée de dossiers de comptes

Pour utiliser la fonction de chargement groupé (détails ici ) ou copier des fichiers entre TD Drive et vos dossiers locaux, vous devez créer des dossiers de compte sur votre ordinateur. Nous allons vous montrer comment procéder rapidement, même si vous avez des dizaines de clients.

Pour ce faire, vous devez créer un script de création de dossiers. Voici comment procéder :

1. Préparez le fichier CSV que vous avez utilisé pour importer les contacts dans TaxDome Vous pouvez également utiliser la fonction Exporter les comptes depuis la page Clients . Voici plus d'informations sur l'exportation des listes de contacts .

2. Créez un dossier sur votre bureau et placez le fichier CSV dans le dossier.

3. Ouvrez le fichier CSV . Recherchez la colonne avec les noms de compte ; c'est le seul dont vous avez besoin. Supprimez toutes les autres colonnes.

   

4. Copiez la formule =CONCATENATE(“MD “,CHAR(34),A2,CHAR(34)) dans la cellule à droite du nom du compte, puis appliquez-la à toute la colonne (vous pouvez utiliser les fonctions de saisie automatique de Google Sheets ou Excel). Si la formule CONCATENER n'est pas disponible dans votre logiciel, essayez plutôt CONCATENER .

5. Sélectionnez toutes les cellules avec la formule appliquée (colonne B) et copiez-les.

   

6. Créez un fichier bloc-notes dans le même dossier et collez-y la valeur. Sauvegarder le fichier, en le nommant Script.bat et en sélectionnant le type de fichier « Tous les fichiers » . Fermez-le ensuite.

7. Ouvrez Script.bat pour exécuter le script. Il créera rapidement des dossiers en masse.

Vous pouvez maintenant utiliser la fonction de chargement groupé pour déplacer rapidement tous les dossiers vers TaxDome Voici plus de détails.

Affichage de l'historique de téléchargement

Vous n'êtes pas certain d'avoir téléchargé tous les documents nécessaires ? Consultez votre historique de téléchargement pour le vérifier. Cliquez sur le lien « Historique de téléchargement » pour afficher la date, le nom du fichier, les informations client et l'état du téléchargement.

Cliquez sur « Effacer l'historique » pour supprimer ces informations (vos fichiers ne seront pas supprimés).

Partager

Lien copié