Documents ( Basique ) : Demander des commentaires électroniques (approuver/désapprouver) des clients

Assurez-vous que vos clients sont satisfaits et que vous n'avez rien manqué en demandant l'approbation des documents que vous avez préparés. Cela vous permet non seulement de vous assurer que les clients sont satisfaits de votre travail, mais également de vérifier que vous avez tout reçu correctement.

Lorsqu’un client n’est pas satisfait, il est invité à expliquer pourquoi, afin que vous sachiez immédiatement à quoi s’adresser.

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visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .

Couvert ici:

• Comment demander des approbations
• Rappeler aux clients les approbations en attente
• À quoi ressemblent les approbations du côté du client
• Savoir quand un client a approuvé ou désapprouvé un document ?
• Gestion des approbations
• Recherche de tous les comptes avec des documents en attente d'approbation
• Découvrir pourquoi un client a rejeté un document
• Liaison de documents en attente d'approbation à des tâches et utilisation d'Automove

Comment demander des approbations

Vous voulez obtenir l’accord d’un client pour un service que vous avez effectué ? Activer Demander l'approbation du client quand tu télécharges documents dans un dossier avec Le client peut voir accès ou pendant que vous modifier un document déjà téléchargé. Puis configurez Rappels si tu les veux aussi. 

Rappeler aux clients les approbations en attente

Vos clients bénéficient d'un e-mail notification lorsque vous leur envoyez un document qui doit être approuvé. Décidez si vous souhaitez également qu'ils reçoivent des rappels lorsqu'ils prennent trop de temps.

Si vous souhaitez qu'un rappel soit envoyé, non plus...

• ... renvoyer manuellement une notification.
• ... configurer des rappels automatiques .

Envoyer manuellement un nouveau rappel 

Pour envoyer manuellement un rappel au client pour qu'il approuve un document, procédez comme suit :

1. Accédez au compte du client, sélectionnez l'onglet Documents , ouvrez le sous-onglet Approbations , puis cliquez sur Demander une approbation pour en attente .
2. Vérifiez et modifiez le message destiné au client (facultatif), puis cliquez sur la demande d'envoi bouton.

Voici ce qui se passe :

• Un montant supplémentaire de e-mail le message est envoyé au client.
• Une notification du portail se déplace en haut des tâches du client .

Rappels automatiques

Activez les rappels lors du téléchargement de documents que vous souhaitez que les clients approuvent. Vous pouvez également activer cette fonctionnalité à tout moment en cliquant sur les trois points à l'extrême droite du nom du document et en sélectionnant Modifier . Lorsque les rappels sont activés, un message supplémentaire e-mail est envoyé au client lorsqu'il n'approuve pas le document dans un certain nombre de jours. Une fois que vous avez activé Rappels , vous pouvez effectuer certaines sélections.  

• Jours avant le prochain rappel : rappeler au client après x jours d'inactivité. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après le téléchargement du document.

• Nombre de rappels : Envoyez jusqu'à x nombre de rappels. Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail .

Les rappels s'arrêtent quand...

• ...le client n'a pas approuvé le document, mais le nombre de rappels défini a été envoyé.
• ...le client a approuvé le document.

À quoi ressemblent les approbations du côté du client

Une fois que vous avez envoyé des documents nécessitant une approbation, le client reçoit une notification sur son tableau de bord et un message dans son e-mail .

Sur leur portail client, ils verront tous les documents en attente d'approbation dans la fenêtre contextuelle En attente d'action sur leur page Documents . Ci-dessous, nous vous montrons comment le client approuve votre travail :

Vouloir voir TaxDome du côté d'un client ? Découvrez une vue en lecture seule de leur portail .

Liaison de documents en attente d'approbation à des tâches et utilisation d'Automove

Lier les documents en attente d'approbation à projets afin qu'ils soient immédiatement disponibles dans votre pipelines . De plus, activez Déplacer automatiquement les travaux  . De cette façon, une fois que le client approuve un document, le projet passe automatiquement au suivant étape dans le pipeline .

Voici comment cela fonctionne:

1. Accédez au pipeline paramètres, ajoutez le étape pour le document en attente d'approbation, puis activez Automove Jobs . Vous n'avez pas besoin d'ajouter des automatisations.

2. Accédez au pipeline , assurez-vous que le projet a raison étape , puis liez-y le document en attente d'approbation : Cliquez sur l'icône projet , cliquez sur + Lien en haut, sélectionnez Documents , cliquez sur le dossier et choisissez le(s) fichier(s), puis cliquez sur Lien .

C'est ça! Une fois que le client approuve le document, le projet passe automatiquement au suivant étape dans le pipeline . Et si vous déplacez le projet manuellement, vous pouvez décider quoi faire avec le document lié.

Savoir quand un client a approuvé ou désapprouvé un document ?

Une fois qu'un client a approuvé ou désapprouvé un document, celui-ci se déplace en haut de la liste Récent. liste sur la page Documents . 

If you have turned on the Approvals checkbox in the Notification Preferences section of Settings, you’ll also receive an email and a notification in your Inbox+. 

Cliquez sur le nom du document ou Aller à... . pour le visualiser.

Les statuts des documents sont affichés dans l' onglet Documents . Pour en savoir plus sur les statuts, allez ici .

La piste d'audit du document indique si le client a approuvé ou désapprouvé un document.

Gestion des approbations

1. Il existe plusieurs façons de localiser les documents en attente d'approbation. Choisissez celui qui vous convient le mieux :

• Accédez à Documents pour voir tous les documents qui ont été activement utilisés (téléchargés, modifiés, envoyés, verrouillés sur une facture, etc.) au cours des 30 derniers jours, 
• Accédez à Documents , puis Docs , puis sélectionnez le client pour afficher les documents d'un client.
• Accédez à l'onglet Docs depuis le compte du client. 

2. Vous souhaitez affiner la liste des documents en attente d'approbation ? Cliquez sur Filtrer dans le coin supérieur droit et sélectionnez un ou plusieurs filtres dans la section Approbations pour affiner les résultats de votre recherche. 

• Tous : tous les documents en attente d'approbation
• Paiement en attente : tous les documents verrouillés sur les factures et en attente de paiement
• En attente d'approbation : tous les documents en attente d'approbation du client
• Approuvé : tous les documents approuvés par le client
• Rejeté : tous les documents rejetés par le client

3. Cliquez sur Appliquer pour filtrer la liste.

Pour voir tous les documents en attente d'approbation pour un client, accédez au compte, ouvrez Docs , puis ouvrez le sous-onglet Approbations .

Vous verrez les informations suivantes :

• Nom du document : le nom du document accompagné d'une icône indiquant le type de fichier.
• Date de demande : la date à laquelle l'approbation du client a été demandée
• Téléversé par : le nom du membre de l'équipe qui a mis en ligne le document
• Description : une description du document si elle a été ajoutée lors du téléchargement du document (facultatif)
• Statut : le statut du document. En savoir plus sur les statuts des documents ici .
• Refusé : la date à laquelle le document a été rejeté s'il a été

Recherche de tous les comptes avec des documents en attente d'approbation

Vous pouvez facilement filtrer la liste de vos comptes clients pour voir lesquels ont des documents en attente d'approbation.

1. Accédez à Clients , puis cliquez sur Filtrer .
2. Sélectionnez Approbations dans la liste déroulante et cochez En attente d'approbation .

Vous pouvez également ajouter le filtre sur la page Documents dans l'onglet Récent .

Découvrir pourquoi un client a rejeté un document

Si un client n'est pas entièrement satisfait d'un document que vous avez préparé, TaxDome les invite à expliquer pourquoi. Pour consulter les commentaires d'un client, ouvrez le document, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Afficher plus d'informations (le bouton n'est pas disponible si le document a été accepté). À droite du document, vous trouverez la liste des motifs de refus. avec les commentaires du client.

Cliquez sur Retour pour revenir à la liste des documents.