Documents ( Basique ): Demander un retour électronique (approbation/désapprobation) aux clients

Assurez-vous que vos clients sont satisfaits et que vous n'avez rien manqué en demandant l'approbation des documents que vous avez préparés. Cela vous permet non seulement de vous assurer que les clients sont satisfaits de votre travail, mais également de vérifier que vous avez tout reçu correctement.

Lorsqu’un client n’est pas satisfait, il est invité à expliquer pourquoi, afin que vous sachiez immédiatement à quoi s’adresser.

Demander des approbations

Vous souhaitez obtenir l'accord d'un client pour une prestation que vous avez effectuée ? Assurez-vous que le document est conservé dans un dossier avec Le client peut voir accès, puis suivez ces étapes :

1. Ouvrez le document et cliquez sur le bouton de coche d’approbation en haut de la visionneuse de documents.

Vous pouvez également demander l'approbation du client lors du téléchargement de documents ou en cliquant sur les trois points à droite du document dans la liste et en sélectionnant Demander l'approbation .

2. Tapez votre message pour le client ( facultatif ).

3. Configurez des rappels ( facultatif ), puis envoyez votre demande.

Rappeler aux clients les approbations en attente

Chaque fois que vous envoyez des documents qui doivent être approuvés par des clients, ceux-ci sont avertis. Tous les utilisateurs liés au compte (avec l'option Notifier activée) reçoivent une notification e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en consultant la colonne Notifier dans la liste des comptes.

Si les destinataires mettent trop de temps à approuver un document, vous avez deux options :

Renvoyer manuellement une notification.
Configurez des rappels automatiques .

Envoyer manuellement de nouveaux rappels

Pour envoyer manuellement un rappel au client pour qu'il approuve un document, procédez comme suit :

1. Ouvrez le document, puis cliquez sur le bouton de coche d’approbation en haut de la visionneuse de documents.

Vous pouvez également renvoyer l’approbation du client en cliquant sur les trois points à droite du document et en sélectionnant Renvoyer la demande d’approbation.

2. Tapez votre message pour le client ( facultatif ).

3. Configurez des rappels ( facultatif ), puis renvoyez votre demande.

Voici ce qui se passe :

Un montant supplémentaire de e-mail le message est envoyé au client.
Une notification du portail se déplace en haut des tâches du client .

Rappels automatiques

Activez les rappels lors de l'envoi ou du renvoi d'une demande d'approbation client. Lorsque les rappels sont activés, un message supplémentaire s'affiche. e-mail Un message est envoyé au client lorsqu'il n'approuve pas le document dans un délai donné. Une fois l' option Rappels activée, vous pouvez configurer les paramètres suivants :

Jours avant le prochain rappel : rappeler au client après x jours d'inactivité. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après le téléchargement du document.
Nombre de rappels : Envoyez jusqu'à x nombre de rappels. Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail .

Les rappels s'arrêtent quand...

...le client n'a pas approuvé le document, mais le nombre de rappels défini a été envoyé.
...le client a approuvé le document.

Vue du client

Si les notifications sont activées, le client est informé de la réception d'une demande d'approbation de document. Vos clients peuvent consulter et ouvrir ces demandes de différentes manières :

Depuis le portail client ou l'application mobile : Cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Documents .
À partir de la notification e-mail : cliquez sur Réviser les documents dans le e-mail .

Ensuite, les clients interagiront avec votre formulaire de commentaires : approuveront ou désapprouveront.

Pour voir l'approbation envoyée du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule .

Savoir quand les clients ont approuvé ou désapprouvé des documents ?

Une fois qu'un client a approuvé ou désapprouvé un document, celui-ci se déplace en haut de la liste Récent. liste sur la page Documents .

If you have turned on the Approvals checkbox in the Notification preferences section of your Account settings, you’ll also receive an email and a notification in your Inbox+.

Cliquez sur le nom du document ou Aller à... . pour le visualiser.

Les statuts des documents sont affichés dans l' onglet Documents . Pour en savoir plus sur les statuts, allez ici .

La piste d'audit du document indique si le client a approuvé ou désapprouvé un document.

Gérer les approbations

1. Il existe plusieurs façons de localiser les documents en attente d'approbation. Choisissez celui qui vous convient le mieux :

Accédez à Documents pour voir tous les documents qui ont été activement utilisés (téléchargés, modifiés, envoyés, verrouillés sur une facture, etc.) au cours des 30 derniers jours,
Accédez à Documents , puis Docs , puis sélectionnez le client pour afficher les documents d'un client.
Accédez à l'onglet Docs depuis le compte du client.

2. Vous souhaitez affiner la liste des documents en attente d'approbation ? Cliquez sur Filtrer dans le coin supérieur droit et sélectionnez un ou plusieurs filtres dans la section Approbations pour affiner les résultats de votre recherche.

Tous : tous les documents en attente d'approbation
Paiement en attente : tous les documents verrouillés sur les factures et en attente de paiement
En attente d'approbation : tous les documents en attente d'approbation du client
Approuvé : tous les documents approuvés par le client
Rejeté : tous les documents rejetés par le client

3. Cliquez sur Appliquer pour filtrer la liste.

Pour voir tous les documents en attente d'approbation pour un client, accédez au compte, ouvrez Docs , puis ouvrez le sous-onglet Approbations .

Vous verrez les informations suivantes :

Nom du document : le nom du document accompagné d'une icône indiquant le type de fichier.
Date de demande : la date à laquelle l'approbation du client a été demandée
Téléversé par : le nom du membre de l'équipe qui a mis en ligne le document
Description : une description du document si elle a été ajoutée lors du téléchargement du document (facultatif)
Statut : le statut du document. En savoir plus sur les statuts des documents ici .
Refusé : la date à laquelle le document a été rejeté s'il a été

Annuler la demande d'approbation

Si le document nécessite des modifications, a été envoyé par erreur ou n'est plus pertinent, vous pouvez annuler votre demande d'approbation. Pour ce faire, ouvrez le document en attente d'approbation, cliquez sur les trois points en haut à droite de la visionneuse de documents et sélectionnez « Annuler la demande d'approbation » .

Vous pouvez également accéder au bouton du même nom en cliquant sur les trois points à droite du document.

Trouver tous les comptes avec des documents en attente d'approbation

Vous pouvez facilement filtrer la liste de vos comptes clients pour voir lesquels ont des documents en attente d'approbation.

Accédez à Clients , puis cliquez sur Filtrer .
Sélectionnez Approbations dans la liste déroulante et cochez En attente d'approbation .

Vous pouvez également utiliser le filtre sur la page Documents dans l’onglet Récent .

Découvrez pourquoi les clients ont rejeté des documents

Si un client n’est pas entièrement satisfait d’un document que vous avez préparé, TaxDome Les invite à expliquer leur refus. Pour consulter le commentaire d'un client, ouvrez le document, cliquez sur les trois points en haut à droite et sélectionnez « Afficher plus d'informations » (ce bouton est indisponible si le document a été accepté). À droite du document, vous trouverez la liste des motifs de refus. avec les commentaires du client.