Demander un retour électronique (approbation/désapprobation) aux clients

Assurez-vous que vos clients sont satisfaits et que vous n'avez rien manqué en demandant l'approbation des documents que vous avez préparés. Cela vous permet non seulement de vous assurer que les clients sont satisfaits de votre travail, mais également de vérifier que vous avez tout reçu correctement.

Lorsqu’un client n’est pas satisfait, il est invité à expliquer pourquoi, afin que vous sachiez immédiatement à quoi s’adresser.

Demander des approbations

Vous souhaitez obtenir l’accord d’un client pour un service que vous avez effectué ?

Web Bureau

Assurez-vous que le document est stocké dans un dossier auquel le client peut accéder en lecture , puis suivez ces étapes :

1. Ouvrez le document et cliquez sur le bouton d'approbation (coche) en haut de la visionneuse. Vous pouvez également demander l'approbation du client lors du chargement des documents ou en cliquant sur les trois points à droite du document dans la liste et en sélectionnant « Demander une approbation » .

2. Tapez votre message pour le client (facultatif).

3. Configurez des rappels (facultatif), puis envoyez votre demande. 

Après avoir téléchargé un document via l' application Windows , cliquez sur « Demander une approbation » dans le menu Actions du fichier . La page de demande d'approbation s'ouvrira alors dans votre navigateur.

Note

Cette action est visible pour les documents situés dans des dossiers portant le nom suivant : Le client peut voir niveau d'accès.

Configurer des rappels d'approbation

Les rappels sont des courriels de suivi automatiques qui incitent les clients qui n'ont pas encore approuvé un document à le faire.

Pour les activer, activez l'option Rappels lors de l'envoi ou du renvoi d'une demande d'approbation, puis configurez :

• Nombre de jours avant le prochain rappel — fréquence de répétition du rappel (par défaut : 3)
• Nombre de rappels — nombre total de rappels à envoyer (par défaut : 1)

Vous pourrez modifier ces paramètres ultérieurement en éditant la demande d'approbation en attente.

Pour renvoyer manuellement une demande d'approbation à tout moment, cliquez sur les trois points à droite du document et sélectionnez « Renvoyer la demande d'approbation » . Pour renvoyer les approbations de tous les documents en attente simultanément, accédez à Documents > Approbations et cliquez sur « Demander une approbation pour les documents en attente » .

Conseil

Plus d'informations sur les rappels : valeurs par défaut exactes des champs, conditions d'arrêt et action du menu pour chaque renvoi manuel.

Vue du client

Si les notifications sont activées pour le client, celui-ci est informé de la réception d'une demande d'approbation de document. Vos clients peuvent consulter et ouvrir ces demandes de différentes manières :

• Depuis le portail client ou l'application mobile : Cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Documents . 

• À partir de la notification e-mail : cliquez sur Réviser les documents dans le e-mail . 

  

Ensuite, les clients interagiront avec votre formulaire de commentaires : approuveront ou désapprouveront. 

Pour consulter l'approbation envoyée du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule . 

Comment savoir si un client a approuvé ou désapprouvé un document ?

Une fois qu'un client a approuvé ou désapprouvé un document, celui-ci est déplacé en haut de la liste Récent sur la page Documents . 

If you have turned on the Approvals checkbox in the Notification preferences section of your Account settings, you’ll also receive an email and a notification in your Inbox+ . 

Cliquez sur le nom du document ou sur Aller à... pour le visualiser.

L'état des documents est affiché dans l'onglet Documents . Pour en savoir plus sur les états, cliquez ici .

L' historique d'audit du document indique si le client a approuvé ou désapprouvé le document.

Conseil

Vous pouvez facilement suivre le document et son statut dans votre workflow en le reliant à un projet . Une fois terminé, le projet peut être déplacé automatiquement au suivant pipeline étape une fois que le client approuve un document.

Gérer les approbations

1. Il existe plusieurs façons de localiser les documents en attente d'approbation. Choisissez celle qui vous convient le mieux :

• Accédez à Documents pour voir tous les documents qui ont été activement utilisés (téléchargés, modifiés, envoyés, verrouillés sur une facture, etc.) au cours des 30 derniers jours, 

• Accédez à Documents , puis Docs , puis sélectionnez le client pour afficher les documents d'un client.

• Accédez à l’onglet Docs depuis le compte du client. 

2. Vous souhaitez affiner la liste des documents en attente d'approbation ? Cliquez sur « Filtrer » en haut à droite et sélectionnez un ou plusieurs filtres dans la section « Approbations » pour affiner votre recherche. 

   

• Tous : tous les documents en attente d'approbation

• Paiement en attente : tous les documents liés aux factures et en attente de paiement

• En attente d'approbation : tous les documents sont en attente d'approbation du client

• Approuvé : tous les documents approuvés par le client

• Rejeté : tous les documents rejetés par le client

3. Cliquez sur Appliquer pour filtrer la liste.

Pour voir tous les documents en attente d'approbation pour un client, accédez au compte, ouvrez Docs , puis ouvrez le sous-onglet Approbations .

Vous verrez les informations suivantes :

• Nom du document : le nom du document accompagné d'une icône indiquant le type de fichier.

• Date de la demande : la date à laquelle l'approbation du client a été demandée

• Téléchargé par : le nom du membre de l'équipe qui a téléchargé le document

• Description : une description du document si elle a été ajoutée lors du téléchargement du document (facultatif)

• Statut : état du document. Pour en savoir plus sur les statuts des documents, cliquez ici .

• Refusé : la date à laquelle le document a été rejeté s'il était

Annuler la demande d'approbation

Si le document nécessite des modifications, a été envoyé par erreur ou n'est plus pertinent, vous pouvez annuler votre demande d'approbation. Pour ce faire, ouvrez le document en attente d'approbation, cliquez sur les trois points en haut à droite de la visionneuse de documents et sélectionnez « Annuler la demande d'approbation » .

Vous pouvez également accéder au bouton du même nom en cliquant sur les trois points à droite du document.

Trouver tous les comptes avec des documents en attente d'approbation

Vous pouvez facilement filtrer la liste de vos comptes clients pour voir lesquels ont des documents en attente d'approbation.

1. Accédez à Clients , puis cliquez sur Filtrer .

2. Sélectionnez Approbations dans la liste déroulante et cochez En attente d'approbation .

   

Vous pouvez également utiliser le filtre sur la page Documents , dans l'onglet Récent .

Découvrez pourquoi les clients ont rejeté des documents

Si un client n’est pas entièrement satisfait d’un document que vous avez préparé, TaxDome Les invite à expliquer leur refus. Pour consulter les commentaires d'un client, ouvrez le document, cliquez sur les trois points en haut à droite et sélectionnez « Afficher plus d'informations » (ce bouton est indisponible si le document a été accepté). À droite du document, vous trouverez la liste des motifs de refus avec les commentaires du client.

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