Application Windows : demander des signatures électroniques

Demander des signatures électroniques au TaxDome Application de bureau Windows lorsque vous téléchargez des documents et des formulaires préparés. Indiquez où vous voulez que les clients signent en ligne, insérez des champs pour le contribuable et son conjoint, ajoutez l'authentification basée sur la connaissance (KBA), puis activez les rappels pour que les clients n'oublient pas de signer dès que possible !

pointe

Note : Vous devez télécharger des documents dans un dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir accès pour demander des signatures électroniques.

Couvert ici :

Demander des signatures électroniques sur le TaxDome Application Windows 

Pour demander des signatures électroniques sur des documents et formulaires préparés :

1. Téléchargez le document sur le TaxDome Application Windows (pour obtenir de l'aide, voir la démo ci-dessus). 

2. Sélectionnez le compte client auquel le document est destiné. 

3. Sélectionnez un dossier auquel le client peut voir l'accès pour télécharger le document, puis basculez sur Demander la signature du client ?

4. Choisissez manuellement le signataire (le client ou le représentant de l'entreprise) dans la liste déroulante Choisir le signataire ou appliquez un modèle de signature

5. Ajoutez cependant de nombreux champs de signature électronique nécessaires pour chaque signataire.

6. Cliquez sur ENREGISTRER . Une fois le document téléchargé, un e-mail est envoyé au client avec un lien vers le document en attente de signature électronique, et le document devient visible dans le sous-onglet Signatures de son onglet Docs .

Ci-dessous, en savoir plus sur les champs numérotés :

1. Choisissez un modèle : Si vous avez créé des modèles de signature pour gagner du temps avec les formulaires fréquemment utilisés, sélectionnez-en un. Pour en savoir plus sur l'application de modèles, voir les détails ci- dessous .

2. Choisir le signataire : Sélectionnez ici le nom de la personne qui doit signer. 

  • Pour ajouter un champ, sélectionnez le nom du contact de l'utilisateur du compte.
  • Pour ajouter un champ pour le représentant du cabinet, sélectionnez l'option avec votre nom (détails ci- dessous ).
  • Pour ajouter un champ pour un signataire supplémentaire, tel que le conjoint (détails ci- dessous ).

3. Il existe différents champs que vous pouvez glisser-déposer sur le document :  

  • Signature : Glissez-déposez ce champ sur le document où vous avez besoin que le client ou le représentant du cabinet signe. 
  • Initiales : faites glisser et déposez ce champ sur le document où vous avez besoin d'initiales.
  • Date de signature : Faites glisser et déposez ce champ sur le document où vous avez besoin d'une date. Une fois que le client a signé, les dates remplissent automatiquement ces champs ainsi que les champs de signature où il signe. La date remplit les champs d'un représentant du cabinet lorsque le document est envoyé au client pour être signé. Les dates ne peuvent pas être modifiées. 
  • Champ de texte : utilisez-le comme un post-it. Glissez-déposez-le là où vous souhaitez ajouter une note, par exemple pour demander un NIR , le nom de jeune fille de la mère ou toute autre donnée supplémentaire. Placez le champ où vous le souhaitez, puis cliquez dessus pour le modifier.

4. Rappels : activez cette option si vous souhaitez e-mail notification à envoyer au client lorsqu'il ne signe pas à la date d'échéance. Pour en savoir plus sur les rappels, rendez-vous ici .

5. Exiger KBA : activez cette option pour utiliser l'authentification basée sur la connaissance (disponible uniquement pour les clients et entreprises américains). Pour plus de détails sur KBA, rendez-vous ici .

6. Boutons de navigation : utilisez ces boutons pour passer d'une page à l'autre

7. Annuler : Cliquez pour annuler toutes les modifications.

8. ENREGISTRER : Vous pouvez enregistrer vos modifications sans envoyer le document. Vous pourrez toujours l'examiner et le modifier. Le document ne sera pas visible pour le client tant que vous n'aurez pas cliqué sur TÉLÉCHARGER LES FICHIERS .

Demander des signatures électroniques à un couple marié

Selon les règles fiscales, les époux qui font une déclaration de revenus conjointe doivent signer tous les deux. 

Avant de demander les signatures électroniques d'un couple, assurez-vous que...

  • Le contact du conjoint est lié au compte du contribuable. (Pour plus de détails, rendez-vous ici .)
  • Le contribuable et le conjoint ont tous deux accès au portail du compte : dans la section de contact du compte, la connexion doit être activée pour leurs deux e-mail adresses.

Prochaines étapes:

1. Activez Demander la signature du client ? tout comme vous le faites lorsque vous avez besoin d'une personne pour signer électroniquement (voir ci- dessus ). Commencez par ajouter des champs pour le contribuable, puis sélectionnez le nom du contact du conjoint dans le Choisissez le signataire menu déroulant.

2. Ajoutez des champs pour que le conjoint signe. Pour plus de clarté, une couleur différente est utilisée pour chaque signataire.

3. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le document aux deux conjoints.

Que se passe-t-il lorsque vous demandez des signatures électroniques à un couple marié

  • Les deux contacts liés au compte, le contribuable et le conjoint, reçoivent un e-mail avec un lien unique vers le document en attente de signature électronique.
  • Les deux conjoints voient que le document est en attente de signature électronique.
  • Les deux conjoints voient tous les champs ajoutés au document mais ne peuvent signer que les leurs.
  • Vous recevez une notification lorsqu'un conjoint signe le document ; il vous permet de savoir si l'autre conjoint a encore besoin de signer électroniquement.
  • Une fois que quelqu'un a signé, vous ne pouvez pas modifier les champs de signature.
  • Un document est marqué Signé une fois que les deux époux ont signé. 
  • Si l'un des signataires échoue au KBA ou refuse de signer, vous devrez télécharger à nouveau le document préparé et redemander les deux signatures.

Ajout de la signature électronique d'un représentant du cabinet

La plupart des documents doivent également être signés par un ou plusieurs préparateurs fiscaux. Si plusieurs représentants de l'entreprise doivent signer, ajoutez les champs correspondant à ces signatures et indiquez le nom de chaque membre de l'équipe.

Lorsque vous demandez une signature électronique à un membre de l'équipe, sélectionnez votre nom dans le menu déroulant Choisir un signataire . Champs disponibles :

  • Signature : Par défaut, votre nom apparaît. Si vous avez besoin de plus de champs de signature pour votre entreprise, ajoutez-en d'autres, puis modifiez les noms.
  • Date : Elle est automatiquement renseignée lors de l'envoi du document au client.

Des astuces:

  • Si vous avez besoin de changer votre nom ou vos initiales, cliquez sur et modifiez le champ.
  • Si un champ de signature est ajouté pour un représentant du cabinet, mais que le document n'a pas été envoyé au client, le champ peut être modifié ou supprimé par n'importe quel membre de l'équipe ayant accès aux documents du compte client.
  • Une fois que vous avez envoyé le document à un client, le document est considéré comme signé par votre entreprise et le client voit qu'il est signé par les représentants de l'entreprise.
  • Si des champs de signature pour les représentants du cabinet sont ajoutés au document, mais que le document n'a pas encore été signé par le client, vous pouvez toujours annuler la demande de signature électronique .
  • La piste d'audit d'un document montre qui a placé le champ de signature de chaque représentant de l'entreprise sur le document.

Appliquer des modèles de signature

Avoir des modèles de signature vous fera gagner du temps lors de la demande de signatures électroniques sur des formulaires fréquemment utilisés, tels que 8879, 8821 ou 2848. En savoir plus sur la création d'un modèle ici .

Une fois que vous avez créé un modèle, utilisez-le pour accélérer votre processus de demande de signature. 

Voici comment :

1. Demandez une signature électronique pour tout document téléchargé dans le dossier avec Le client peut voir .

2. Cliquez sur Choisir un modèle pour obtenir un menu déroulant. Sélectionnez un modèle.

  • Votre nom remplira automatiquement le champ de signature du représentant du cabinet.
  • Les noms de vos clients rempliront automatiquement les champs de signature Signer 1 et Signer 2 .

3. Pour en savoir plus sur les paramètres de signature, rendez-vous ici .

L'ordre des contacts liés dans la section Détails du compte détermine l'ordre des signataires. Pour savoir comment modifier l'ordre de signature par défaut, rendez-vous ici .

Cela a-t-il répondu à votre question ? Merci pour le commentaire Il y a eu un problème pour soumettre vos commentaires. Veuillez réessayer plus tard.

Vous avez encore besoin d'aide ? Contactez-nous Contactez-nous