Application Windows : demander des signatures électroniques

Request e-signatures from the TaxDome Windows desktop app as you upload prepared documents and forms. Indicate where you want clients to e-sign, insert fields for the taxpayer and their spouse, and add knowledge-based authentication (KBA). Then turn on reminders so clients don’t forget to sign ASAP!

conseil

Note: Vous devez télécharger les documents dans un dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir accès pour demander des signatures électroniques.

Couvert ici:

Demander des signatures électroniques sur le TaxDome Application Windows 

Pour demander des signatures électroniques sur des documents et formulaires préparés :

1. Téléchargez le document sur le TaxDome Application Windows (pour obtenir de l'aide, voir la démo ci-dessus). 

2. Sélectionnez le compte client auquel le document est destiné. 

3. Sélectionnez un dossier avec lequel le client peut afficher l'accès auquel vous souhaitez télécharger le document, puis activez Demander la signature du client ? La nouvelle fenêtre de signature s'ouvrira.

4. Choisissez le signataire manuellement (il peut s'agir du client ou d'un représentant du cabinet) dans la liste déroulante Choisir le signataire ou appliquez un modèle de signature

5. Ajoutez autant de champs de signature électronique que nécessaire pour chaque formulaire.

6. Сliquez sur ENREGISTRER . Une fois le document téléchargé, un e-mail est envoyé au client avec un lien vers le document en attente de signature électronique, et le document devient visible dans le sous-onglet Signatures de son onglet Documents .

conseil

Conseil! 

  • Si vous souhaitez lier le document téléchargé à un projet , activez le bouton Lien vers projet et sélectionnez le projet . En savoir plus sur la liaison des éléments aux projets .
  • Lorsque le document est lié à un projet , le projet peut être déplacé automatiquement vers le suivant étape de la pipeline une fois la signature électronique complétée.

Ci-dessous, découvrez-en plus sur les champs numérotés :

1. Choisir un modèle : Si vous avez créé des modèles de signature pour gagner du temps avec les formulaires fréquemment utilisés, sélectionnez le modèle. Pour en savoir plus sur l'application de modèles, consultez les détails ci-dessous .

2. Choisir le signataire : Sélectionnez ici le nom de la personne qui doit signer. 

  • Pour ajouter un champ, sélectionnez le nom du contact dans la liste déroulante.
  • Pour ajouter un autre champ pour le représentant du cabinet, sélectionnez son nom dans la liste déroulante (détails ci-dessous ).
  • Vous pouvez également ajouter un champ pour un signataire supplémentaire, tel que le conjoint (détails ci-dessous ).

3. Il existe différents champs que vous pouvez glisser-déposer sur le document :  

  • Signature : faites glisser et déposez ce champ sur le document où vous devez signer par le client ou le représentant du cabinet. 
  • Initiales : faites glisser et déposez ce champ sur le document là où vous en avez besoin pour parapher quelque chose.
  • Date de signature : Glissez-déposez ce champ sur le document là où vous avez besoin de la date. Une fois que le client signe un document, les dates remplissent automatiquement les champs de date, ainsi que les champs de signature où il signe. La date remplit les champs d'un représentant du cabinet lorsque le document est envoyé au client pour être signé. Les dates ne peuvent pas être modifiées. 
  • Champ de texte : utilisez-le comme un Post-it. Faites-le glisser à l'endroit où vous souhaitez ajouter une note ou demander des informations supplémentaires. Placez le champ là où vous souhaitez qu'il soit, puis cliquez dessus pour le modifier.

4. Rappels : activez cette option si vous souhaitez un e-mail notification à envoyer au client lorsqu'il ne signe pas à la date d'échéance. Voici plus d'informations sur les rappels .

5. Require KBA: Toggle this on to use knowledge-based authentication (available to your US clients only). Here's more on KBA.

6. Boutons de navigation : utilisez ces boutons pour passer de page en page.

7. Annuler : cliquez pour annuler toutes les modifications.

8. ENREGISTRER : Vous pouvez enregistrer vos modifications sans envoyer le document. Vous pourrez toujours le consulter et le modifier. Le document ne sera pas visible pour le client tant que vous n'aurez pas cliqué sur TÉLÉCHARGER LES FICHIERS .

Demander des signatures électroniques à un couple marié

Selon les règles fiscales, les conjoints qui déposent conjointement une déclaration de revenus doivent tous les deux signer. 

Avant de demander les signatures électroniques d'un couple, assurez-vous que...

  • Le contact du conjoint est lié au compte du contribuable. (En savoir plus sur les contacts et les comptes .)
  • Le contribuable et son conjoint disposent d'un accès portail au compte : dans la section contact du compte, la connexion doit être activée pour leurs deux e-mail adresses.

Prochaines étapes:

1. Activez Demander la signature du client ? tout comme vous le faites lorsque vous avez besoin d’une seule personne pour signer électroniquement (voir ci-dessus ). Ajoutez d'abord des champs pour le contribuable, puis sélectionnez le nom du contact du conjoint dans le champ Choisir le signataire dérouler.

2. Ajoutez des champs où le conjoint doit signer. Pour plus de clarté, une couleur différente est utilisée pour chaque signataire.

3. Сliquez sur Envoyer pour envoyer le document aux deux conjoints.

Que se passe-t-il lorsque vous demandez des signatures électroniques à un couple marié

  • Les deux contacts liés au compte, le contribuable et son conjoint, reçoivent un e-mail avec un lien unique vers le document en attente de signature électronique.
  • Les deux époux voient que le document est en attente de signature électronique.
  • Les deux conjoints voient tous les champs ajoutés au document mais ne peuvent signer que les leurs.
  • Vous recevez une notification lorsqu'un conjoint signe le document ; il vous permet de savoir si l'autre conjoint doit encore signer électroniquement.
  • Une fois que quelqu'un a signé, vous ne pouvez pas modifier les champs de signature.
  • Un document est marqué Signé une fois que les deux époux auront signé. 
  • If one of the signers fails the KBA or declines to sign, you’ll need to upload the prepared document again and re-request both signatures.

Ajouter la signature électronique d'un représentant du cabinet

De nombreux documents doivent également être signés par un spécialiste en déclarations. Si vous avez besoin que plusieurs représentants de l'entreprise signent, ajoutez les champs pour ces signatures et indiquez le nom de chaque membre de l'équipe.

Lorsque vous demandez une signature électronique à un membre de l'équipe, sélectionnez son nom dans la liste déroulante Choisir un signataire . Champs disponibles :

  • Signature : Par défaut, votre nom apparaît. Si vous avez besoin de plus de champs de signature pour votre entreprise, ajoutez-en d'autres, puis modifiez les noms.
  • Date : Elle est automatiquement renseignée lors de l'envoi du document au client.

Conseils:

  • Si vous devez modifier votre nom ou vos initiales, cliquez sur le champ pour le modifier.
  • Si un champ de signature est ajouté pour un représentant du cabinet, mais que le document n'a pas été envoyé au client, le champ peut être modifié ou supprimé par tout membre de l'équipe ayant accès aux documents du compte client.
  • Une fois que vous envoyez le document à un client, le document est considéré comme signé par votre entreprise et le client voit qu'il est signé par les représentants de l'entreprise.
  • Si des champs de signature pour les représentants du cabinet sont ajoutés au document, mais que le document n'a pas encore été signé par le client, vous pouvez toujours annuler la demande de signature électronique .
  • La piste d'audit d'un document montre qui a ajouté le champ de signature de chaque représentant du cabinet sur le document.

Application de modèles de signature

Avoir des modèles de signature permettra de gagner du temps lors de la demande de signatures électroniques sur des formulaires fréquemment utilisés, tels que 8879, 8821 ou 2848. En savoir plus sur la création de modèles .

Une fois que vous avez créé un modèle, utilisez-le pour accélérer votre processus de demande de signature. 

Voici comment:

1. Demandez une signature électronique pour tout document téléchargé dans le dossier avec Le client peut voir accéder.

2. Cliquez sur Choisir un modèle pour obtenir un menu déroulant. Sélectionnez un modèle.

  • Votre nom remplira automatiquement le champ de signature du représentant du cabinet.
  • Les noms de vos clients rempliront automatiquement les champs de signature Signataire 1 et Signataire 2 .

3. Pour plus d'informations, lisez les paramètres de signature .

L'ordre des contacts liés dans la section Détails du compte détermine l'ordre des signataires. Si nécessaire, vous pouvez modifier l'ordre de signature par défaut .

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