Application Windows : demander des signatures électroniques

Demander des signatures électroniques au TaxDome Application de bureau Windows lorsque vous téléchargez des documents et des formulaires préparés. Indiquez où vous souhaitez que les clients signent en ligne, insérez des champs pour le contribuable et son conjoint et ajoutez l'authentification basée sur les connaissances (KBA). Activez ensuite les rappels pour que les clients n'oublient pas de signer dès que possible !

Note : Vous devez télécharger des documents dans un dossier de niveau supérieur avec le niveau d'accès Le client peut afficher pour demander des signatures électroniques.

Couvert ici :

Demander des signatures électroniques sur le TaxDome Application Windows
Demander des signatures électroniques à un couple marié
Ajout de la signature électronique d'un représentant du cabinet
Application de modèles de signature

Demander des signatures électroniques sur le TaxDome Application Windows

Pour demander des signatures électroniques sur des documents et formulaires préparés :

1. Téléchargez le document sur l'application Windows TaxDome (pour obtenir de l'aide, voir la démo ci-dessus).

2. Sélectionnez le compte client auquel le document est destiné.

3. Sélectionnez un dossier avec le client peut afficher l'accès auquel vous souhaitez télécharger le document, puis basculez sur Demander la signature du client ?

4. Choisissez le signataire manuellement (il peut s'agir du client ou d'un représentant de l'entreprise) dans la liste déroulante Choisir le signataire ou appliquez un modèle de signature .

5. Ajoutez autant de champs de signature électronique que nécessaire pour chaque formulaire.

6. Cliquez sur ENREGISTRER. Une fois le document téléchargé, un e-mail est envoyé au client avec un lien vers le document en attente de signature électronique, et le document devient visible dans le sous-onglet Signatures de son onglet Docs.

Pointe!

Si vous souhaitez lier le document téléchargé à un projet , activez le Lien vers projet basculer et sélectionner le projet . En savoir plus sur la liaison d'éléments à projets .
Lorsque le document est lié à un projet , le projet peut être déplacé automatiquement vers le suivant étape du pipeline une fois la signature électronique terminée.

Ci-dessous, en savoir plus sur les champs numérotés :

1. Choisissez un modèle : Si vous avez créé des modèles de signature pour gagner du temps avec les formulaires fréquemment utilisés, sélectionnez le modèle. Pour en savoir plus sur l'application de modèles, voir les détails ci-dessous .

2. Choisir le signataire : sélectionnez, ici, le nom de la personne qui doit signer.

Pour ajouter un champ, sélectionnez le nom du contact dans la liste déroulante.
Pour ajouter un autre champ pour le représentant du cabinet, sélectionnez son nom dans la liste déroulante (détails ci-dessous ).
Vous pouvez également ajouter un champ pour un signataire supplémentaire, tel que le conjoint (détails ci-dessous ).

3. Il existe différents champs que vous pouvez glisser-déposer sur le document :

Signature : glisser-déposer ce champ sur le document où vous avez besoin que le client ou le représentant du cabinet signe.
Initiales : Glissez-déposez ce champ sur le document où vous en avez besoin pour initialiser quelque chose.
Date de signature : Glissez-déposez ce champ sur le document où vous avez besoin de la date. Une fois que le client a signé un document, les dates remplissent automatiquement les champs de date, ainsi que les champs de signature où ils signent. La date remplit les champs d'un représentant du cabinet lorsque le document est envoyé au client pour être signé. Les dates ne peuvent pas être modifiées.
Champ de texte : utilisez-le comme un post-it. Glissez-déposez-le là où vous souhaitez ajouter une note ou demander des informations supplémentaires. Placez le champ où vous voulez qu'il soit, puis cliquez dessus pour le modifier.

4. Rappels : activez cette option si vous souhaitez e-mail notification à envoyer au client lorsqu'il ne signe pas à la date d'échéance. Voici plus d'informations sur les rappels .

5. Exiger KBA : activez cette option pour utiliser l'authentification basée sur les connaissances (disponible uniquement pour vos clients américains). En savoir plus sur KBA .

6. Boutons de navigation : utilisez ces boutons pour passer d'une page à l'autre.

7. Annuler : cliquez pour annuler toutes les modifications.

8. ENREGISTRER : vous pouvez enregistrer vos modifications sans envoyer le document. Vous pourrez toujours l'examiner et le modifier. Le document ne sera pas visible pour le client tant que vous n'aurez pas cliqué sur TÉLÉCHARGER LES FICHIERS.

Demander des signatures électroniques à un couple marié

Selon les règles fiscales, les époux qui font une déclaration de revenus conjointe doivent signer tous les deux.

Avant de demander les signatures électroniques d'un couple, assurez-vous que...

Le contact du conjoint est lié au compte du contribuable. (En savoir plus sur les contacts et les comptes .)
Le contribuable et le conjoint ont tous deux accès au portail du compte : dans la section de contact du compte, la connexion doit être activée pour leurs deux e-mail adresses.

Prochaines étapes:

1. Activez Demanderla signature du client ? tout comme vous le faites lorsque vous avez besoin d'une personne pour signer électroniquement (voir ci-dessus). Commencez par ajouter des champs pour le contribuable, puis sélectionnez le nom du contact du conjoint dans le menu déroulant Choisissez le signataire.

2. Ajoutez des champs où le conjoint doit signer. Pour plus de clarté, une couleur différente est utilisée pour chaque signataire.

3. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le document aux deux conjoints.

Que se passe-t-il lorsque vous demandez des signatures électroniques à un couple marié

Les deux contacts liés au compte, le contribuable et son conjoint, reçoivent un e-mail avec un lien unique vers le document en attente de signature électronique.
Les deux conjoints voient que le document est en attente de signature électronique.
Les deux conjoints voient tous les champs ajoutés au document mais ne peuvent signer que les leurs.
Vous recevez une notification lorsqu'un conjoint signe le document ; il vous permet de savoir si l'autre conjoint a encore besoin de signer électroniquement.
Une fois que quelqu'un a signé, vous ne pouvez pas modifier les champs de signature.
Un document est marqué Signé une fois que les deux époux ont signé.
Si l'un des signataires échoue au KBA ou refuse de signer, vous devrez télécharger à nouveau le document préparé et redemander les deux signatures.

Ajout de la signature électronique d'un représentant du cabinet

De nombreux documents doivent également être signés par un spécialiste en déclarations. Si vous avez besoin que plusieurs représentants de l'entreprise signent, ajoutez les champs pour ces signatures et indiquez le nom de chaque membre de l'équipe.

Lorsque vous demandez une signature électronique à un membre de l'équipe, sélectionnez le nom dans le menu déroulant Choisir un signataire . Champs disponibles :

Signature: par défaut, votre nom apparaît. Si vous avez besoin de plus de champs de signature pour votre entreprise, ajoutez-en d'autres, puis modifiez les noms.
Date : elle est automatiquement renseignée lors de l'envoi du document au client.

Conseils :

Si vous avez besoin de changer votre nom ou vos initiales, cliquez sur le champ pour le modifier.
Si un champ de signature est ajouté pour un représentant du cabinet, mais que le document n'a pas été envoyé au client, le champ peut être modifié ou supprimé par n'importe quel membre de l'équipe ayant accès aux documents du compte client.
Une fois que vous avez envoyé le document à un client, le document est considéré comme signé par votre entreprise et le client voit qu'il est signé par les représentants de l'entreprise.
Si des champs de signature pour les représentants du cabinet sont ajoutés au document, mais que le document n'a pas encore été signé par le client, vous pouvez toujours annuler la demande de signature électronique.
La piste d'audit d'un document montre qui a ajouté le champ de signature de chaque représentant de l'entreprise sur le document.

Application de modèles de signature

Avoir des modèles de signature vous fera gagner du temps lors de la demande de signatures électroniques sur des formulaires fréquemment utilisés, tels que 8879, 8821 ou 2848. En savoir plus sur la création de modèles .

Une fois que vous avez créé un modèle, utilisez-le pour accélérer votre processus de demande de signature.

Voici comment :

1. Demandez une signature électronique pour tout document téléchargé dans le dossier avec le niveau d'accès Le client peut afficher .

2. Cliquez sur Choisir un modèle pour afficher le menu déroulant. Sélectionnez un modèle.

Votre nom sera rempli automatiquement dans le champ de signature du représentant du cabinet.
Les noms de vos clients seront remplis automatiquement dans les champs de signature Signataire 1 et Signataire 2.

3. Pour plus d'informations, lisez à propos des paramètres de signature .

L'ordre des contacts liés dans la section Détails du compte détermine l'ordre des signataires. Si nécessaire, vous pouvez modifier l'ordre de signature par défaut .