Demander des signatures électroniques aux clients

La signature électronique des documents est tout aussi contraignante juridiquement que leur signature manuscrite. Une fois qu'un document a été signé, il est considéré comme définitif et ne peut plus être modifié. TaxDome , vous pouvez indiquer où vous souhaitez des signatures électroniques, insérer des champs pour le contribuable et son conjoint, ajouter une authentification basée sur les connaissances ( KBA ) ou QES / AdES , activez les rappels et bien plus encore ! Vos clients peuvent signer des documents, qu'ils utilisent ou non le portail client.

Avant de commencer

Pour procéder à la demande de signature :

• Assurez-vous que votre document est un fichier PDF .

• Make sure the doc has Client can view permission level . If it hasn’t, move the document to the folder with Le client peut voir permission level or grant the client individual permissions .

• Decide whether you want to allow your clients to sign documents without logging in. If yes, disable the Require login for e-signature toggle. Those who don’t use the client portal can sign docs per your request, regardless of this setting.

Demander des signatures électroniques aux clients

Pour demander une signature électronique à un client, procédez comme suit :

Web Bureau

You can request e-signatures either directly from the document viewer or from the document list. To request it from the document viewer, click the Request signature icon in the top-right corner, or select Request signature from the three-dot menu.

To request it from the document list:

1. Click the three dots to the far right of the document name, then select Request signature.

2. Choose the signer in the Signers list or apply a signature template . You can select any contacts linked to the account or add a third-party signer .

3. Glissez-déposez le champ de signature électronique. Si nécessaire, survolez l'un des coins du champ et redimensionnez-le.

4. Сlick Send. For details on the signature request menu, go to the subsection below .

After sending the signature request, you can open the document to view where the signature fields have been placed.

1. Téléchargez le document sur le TaxDome Application Windows (pour obtenir de l'aide, voir la démo ci-dessus). 

2. Sélectionnez le compte client auquel le document est destiné. 

3. Sélectionnez un dossier accessible en consultation par le client pour lequel vous souhaitez télécharger le document, puis activez l'option « Demander la signature du client » . Une nouvelle fenêtre de signature s'ouvrira.

4. Either choose the signer manually (this could be the client or a firm representative) in the Choose signer drop-down, or apply a signature template . 

5. Ajoutez autant de champs de signature électronique que nécessaire pour chaque formulaire.

6. Cliquez sur ENREGISTRER . Une fois le document téléchargé, un e-mail est envoyé au client avec un lien vers le document en attente de signature électronique, et le document devient visible dans le sous-onglet Signatures de son onglet Documents .

Menu de demande de signature

You have various options when requesting an e-signature, which we’ll describe in more detail below:

a. Require KBA /QES/AdES: add the KBA authentication method (for your US clients only) or QES/AdES signature (for your EU clients only). If QES/AdES is selected, the following flow differs as described in the detailed article . 

b. Template: if you’ve created signature templates to save time with frequently used forms, here is where you can select one.

c. Signers: select a signer for whom you want to add signature fields.

Cliquez sur le nom d’un signataire, puis faites glisser et déposez les champs de signature ci-dessous.

• Cliquez sur X à droite pour supprimer un signataire.

• To add a field for a firm rep, select the Me option (details below ).

• Change the default signing order .

d. Add signer: select the account’s contacts to sign the document or add a new signer using their email address .

e. Signature fields:

• Signature : utilisez-la pour une signature électronique par un client ou un représentant de l'entreprise. Chaque champ de signature contient la signature, la date et l'heure de la signature.

• Initiales : utilisez cette option chaque fois que vous avez besoin que le client ou le représentant de l'entreprise ajoute ses initiales.

• Date de signature : ce champ est renseigné lorsque le client signe le document et le représentant du cabinet le verra dans le TaxDome fuseau horaire du serveur. Dans les champs du représentant de l'entreprise, les dates s'affichent lorsque les documents sont envoyés aux clients. Les dates ne peuvent pas être modifiées.

• Texte : demander ou ajouter des informations supplémentaires :

  • Pour demander des données supplémentaires, placez le champ là où vous souhaitez qu'il soit, puis cliquez dessus pour le modifier.
  • Pour ajouter des informations, placez le champ prérempli là où vous souhaitez qu'il soit, puis cliquez dessus pour le modifier.

f. Date format: select the date format for e-signatures. If not set manually, the default date format is used.

g. Reminders: toggle this on if you want an email notification to be automatically sent to the client if they don’t sign on time (details below ). Reminders will include text from the next field—Message for client. 

h. Message for client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the signature request. This email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the signature template .

i. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes ).

j. Send: click here when the document is ready to be signed.

k. Save: save your changes without sending the document: all added fields are saved, and the document is visible under the Docs tab in the Signatures section. You’ll still be able to review the document and add or delete fields. The document isn’t visible to the client until you hit Send.

Demander des signatures électroniques à des tiers

Si votre client n'utilise pas le portail client, ou si vous souhaitez qu'une autre personne (par exemple, une personne disposant d'une procuration) signe le document, vous pouvez également demander sa signature. Pour ajouter des signataires, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Ajouter un signataire sous la liste des signataires . Sélectionnez Nouveau signataire .

   

2. Saisissez leur prénom, leur nom (facultatif) et leur adresse e-mail .

   

3. (facultatif). S'ils ont besoin d'accéder au portail ultérieurement, activez l'option « Créer un contact ». Pour ajouter des coordonnées, développez la section « Informations de contact » et renseignez le champ souhaité.

   

4. Click Confirm. This will add them to the Signers list. Request their signature as if they were just another contact linked to the account. 

Lorsque vous demandez une signature à un non-client, le signataire reçoit un lien unique via e-mail . Le lien sera valable 7 jours. Ils pourront signer en cliquant dessus, aucune autorisation n'est nécessaire.

Ajouter la signature électronique du représentant de l'entreprise

La plupart des documents doivent être signés par un ou plusieurs préparateurs de déclarations de revenus. Si vous avez besoin que plusieurs représentants de l'entreprise signent, ajoutez des champs pour eux et modifiez-les en indiquant le nom de chaque membre de l'équipe.

When requesting an e-signature from a team member, select Me in the Choose signer drop-down. The available fields are:

• Signature : Votre nom apparaît par défaut, mais vous pouvez le modifier. Si vous avez besoin de champs de signature supplémentaires pour les représentants de votre entreprise, ajoutez-en d'autres, puis modifiez les noms.

• Initiales : par défaut, les initiales sélectionnées s'affichent, mais vous pouvez modifier le champ selon vos besoins.

• Date : Ce champ est automatiquement renseigné lors de l'envoi du document au client.

• Texte : Ajoutez le nom de votre entreprise, l'adresse ou tout autre détail nécessaire.

Conseils:

• Si vous devez modifier votre nom ou vos initiales, cliquez et modifiez le champ.

• Si un champ de signature est ajouté pour un représentant de l'entreprise et que le document n'a pas été envoyé au client, le champ peut être modifié ou supprimé par n'importe quel membre de l'équipe ayant accès aux documents du compte du client.

• Once you send the document to the client, the document is considered signed by your firm, and the client can see this (excluding QES/AdES signatures).

• If signature fields for firm reps are added, and the document hasn’t been signed by the client yet, you still have time to cancel the e-signature request if needed.

• La piste d'audit du document indique qui a créé le champ de signature de chaque représentant du cabinet dans le document.

Rappelez aux clients de signer électroniquement les documents

Chaque fois que vous envoyez un message contenant une action à un client, celui-ci est notifié. Tous les utilisateurs liés au compte, dont la notification est activée, reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en vérifiant la colonne Notifier dans la liste des comptes.   

Conseil

N'oubliez pas que le lien avec la demande de signature envoyée via e-mail expirera dans 7 joursPour garantir un processus fluide, rappelez à vos clients d'agir rapidement. Vous pouvez également leur indiquer qu'ils peuvent toujours accéder à la demande et la signer directement via le portail client, où elle n'a pas de date d'expiration.

Si les destinataires mettent trop de temps à répondre ou s'ils oublient de le faire, vous pouvez :

• Manually resend a notification about the pending document

• Configurer des rappels automatiques

Rappels manuels (renvoi)

To resend a signature request from the document viewer, click the Resend signature request icon in the top-right corner, or select it from the three-dot menu.

To resend it from Signatures subtab, click the three dots to the far right of the document and select Resend.

Ce qui se produit:

• Un montant supplémentaire de e-mail le message est envoyé au client
• A notification about the document pending e-signature is moved to the top of the client’s to-do list

Rappels automatiques

Les clients reçoivent un e-mail notification lorsque vous leur envoyez un document à signer électroniquement.

Si vous activez les rappels lors de la demande de signature électronique, des e-mails supplémentaires sont envoyés au client s'il ne signe pas électroniquement le document dans un délai spécifié. 

Une fois que vous avez activé les rappels , faites vos sélections :

• Days until next reminder: set the reminder to go out after a specified number of days if the document has not been e-signed by all signers. By default, a reminder is sent three days after the e-signature has been requested.

• Number of reminders: set the number of reminders that go out to the client. By default, the client receives only one reminder email.

Les rappels s'arrêtent lorsque :

• Le nombre défini de rappels a été envoyé
• Le document a été signé par tous les signataires

L'option Rappels peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant le document en attente de signature (même si l'un des signataires l'a signé électroniquement). Pour ce faire, ouvrez le profil client et accédez à Documents > Signatures . Dans le sous-onglet Signatures , recherchez un document et cliquez sur son nom. Cliquez ensuite sur Afficher les signataires et mettez à jour les paramètres de rappel. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous effectuez des modifications.

Vue du client

If notifications for the client are on, they are informed on receiving a signature request. Your clients can see and open signature requests in different ways:

• Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous la liste des tâches de la page d'accueil ou dans la section « En attente d'action » . Vous pouvez également l'ouvrir directement depuis la page Documents .

• À partir de la notification e-mail : cliquez sur « Vérifier et se connecter » e-mail .

If signers can sign the document without logging in , the email link will be valid seven days after it’s sent.

When you request an e-signature from more than one user for an account (e.g., spouses), each user will see only their own e-signature field. The document remains in Pending E-Signature status in the Signatures subtab until both parties have signed it.

Lorsqu'un client reçoit une demande de signature pour la première fois, il sera invité à lire la divulgation des signatures électroniques et à accepter d'utiliser les signatures électroniques.

To see the sent signature request from the client’s perspective, access the read-only view .

Partager

Lien copié