Explication des tâches

Une tâche est une action spécifique confiée à un membre de l'équipe : examiner la déclaration, demander un formulaire K-1 manquant, préparer un formulaire 1040. Les tâches transforment le travail au sein d'un projet en une liste claire des prochaines étapes, permettant ainsi à l'équipe de toujours savoir qui fait quoi et ce qui bloque la progression. projet d'aller de l'avant.

Aperçu des tâches

Une tâche est la plus petite unité de travail dans TaxDome 's workflow hiérarchie. Elle se situe en dessous d'un projet — un projet peut contenir de nombreuses tâches, chacune déléguée à un membre différent de l'équipe et exécutée en parallèle — et une seule tâche ne peut être liée qu'à un seul projet à la fois. Les tâches peuvent également exister indépendamment, en dehors de tout pipeline , lorsque la tâche n'est pas liée à un service spécifique.

Voici ce que vous pouvez faire avec les tâches :

• Attribuez le travail aux personnes ou aux rôles — choisissez des membres spécifiques de l'équipe ou attribuez-le par rôle de compte afin que la bonne personne soit automatiquement sélectionnée pour chaque compte client.
• Suivez l'avancement grâce aux statuts — déplacez une tâche entre Planifiée , En cours , Terminée ou Annulée .
• Décomposez le travail en sous-tâches — transformez une tâche en une liste de contrôle d'éléments plus petits ; les sous-tâches n'empêchent pas l'achèvement de la tâche principale, mais rendent les progrès visibles en un coup d'œil.
• Lier les tâches aux projets — associer une tâche à un projet projet il apparaît donc sur le projet carte.
• Planifiez des tâches répétitives — définissez des tâches récurrentes pour le travail qui revient quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou annuellement.
• Suivi du temps passé : lancez un minuteur dans une tâche et liez automatiquement la saisie du temps.

Comment fonctionnent les tâches

Du point de vue de la personne assignée, une tâche est une action unique dont elle est responsable du début à la fin. Le cycle de vie dans cabinet :

1. A task shows up where you’ll find it. New tasks land in Inbox+ alongside other notifications. You can also see them in the Workflow > Tasks list and on the linked job card.

2. Vous ouvrez la tâche pour voir ce qui est nécessaire. La tâche contient la description, la date d'échéance, la priorité, les sous-tâches qui la composent, les pièces jointes et le projet il alimente.

3. À vous de jouer. Dès le début, passez la tâche de « Planifiée » à « En cours » , cochez les sous-tâches au fur et à mesure et lancez un chronomètre si vous souhaitez que le temps soit automatiquement enregistré. Réaffectez la tâche ou ajoutez-y des commentaires si vous avez besoin de l'aide d'une autre personne.

4. Vous clôturez la tâche. Marquez-la comme terminée une fois le travail accompli, ou comme annulée si elle n'est plus nécessaire. Si la tâche est liée à un projet , l'achèvement compte pour le étape les actions à entreprendre — une fois que tout sera terminé étape une fois terminé, le projet se déplace, soit manuellement, soit via automove .

Tâches vs projets

Tâches et projets On les confond parfois car les deux peuvent être assignés, planifiés et suivis, mais ils se situent à des niveaux de travail différents.

• projet — l’ensemble des travaux pour lesquels un client paie, comme une déclaration de revenus (formulaire 1040) ou la paie de janvier. projet vit à l'intérieur d'un pipeline , se déplace à travers étapes et transporte tous les éléments connexes jusqu'à la livraison du travail.
• Tâche — une seule action à accomplir dans un projet , appartenant à un membre de l'équipe. A projet peut contenir plusieurs tâches exécutées en parallèle ; une tâche ne peut être liée qu'à une seule projet à la fois, ou se tenir debout de manière autonome en dehors de tout pipeline .

Pour une vue d'ensemble de la manière pipelines , étapes , projets et les tâches s’imbriquent, voir Explication Workflow .

Accès et autorisations

L'entreprise patron Les administrateurs et les membres de l'équipe disposant du droit d'accès « Afficher tous les comptes » peuvent voir et gérer chaque tâche de l'entreprise.

Les autres membres de l'équipe peuvent créer, consulter, modifier, attribuer et exécuter des tâches uniquement pour les comptes auxquels ils ont accès .

Automatisez les processus avec des tâches

Les tâches font partie de workflow Votre équipe travaille en réalité à la main, donc la plupart automatisation L'objectif de l'organisation des tâches est d'attribuer la bonne tâche à la bonne personne au bon moment.

L' automatisation de la tâche Créer s'attache à un pipeline étape ou à un statut projet personnalisé et se déclenche dès qu'un projet il y entre ; une fois que le responsable a marqué la tâche comme terminée, le déplacement automatique avance. projet au suivant étape .

Vue du client

Les tâches sont internes au cabinet : les clients n’ont pas accès à la liste des tâches de votre équipe ni à leur statut. Ils peuvent toutefois voir le résultat d’une tâche : un document téléchargé après relecture, un message envoyé une fois le travail terminé ou une facture émise à la fin d’une mission. Le travail lui-même (qui fait quoi, les échéances, l’avancement) reste confidentiel au sein du cabinet.