Envoyer des messages dans les conversations clients

Vous pouvez envoyer à vos clients des messages texte, des images, des vidéos, des documents et des demandes. Pour répondre à une conversation, rendez-vous dans Communications > Conversation ou dans la section correspondante du profil du client et sélectionnez la conversation souhaitée.

Pour répondre à une conversation, appuyez sur la notification dans l'onglet Boîte de réception lorsque vous recevez un nouveau message, ou ouvrez la conversation directement dans l'onglet Discussions .

Type your message in the text field. To present information in easy to read format, use formatting options: you can change the font size and color, apply different styles, add lists and links, use shortcodes . Send a message by pressing Ctrl + Enter on Windows or Cmd + Enter on Mac.

Les clients, les membres de l'équipe assignés, les administrateurs et les patron Vous pourrez voir ce message après son envoi.

Saisissez votre message dans le champ de texte. Utilisez les options de mise en forme pour faciliter sa lecture : modifiez le style du texte, ajoutez des listes ou des liens. Envoyez votre message en appuyant sur le bouton bleu « Envoyer ».

Dans n'importe quelle conversation, vous pouvez envoyer des messages internes visibles uniquement par les membres de l'équipe et invisibles pour les clients. Pour rendre un message interne, activez l'option correspondante dans l'éditeur. Les messages internes sont identifiés par une couleur : les messages visibles par les clients sont blancs, tandis que les messages internes sont jaunes.

Pour une communication efficace, combinez messages internes et mentions (@) pour informer des collègues spécifiques. Ainsi, les membres de votre équipe seront avertis et pourront collaborer sans difficulté.

Appuyez sur l'icône située à côté de l'icône de pièce jointe pour envoyer une note interne (elle deviendra orange), puis saisissez et envoyez votre message comme d'habitude.

Une entreprise patron Un administrateur ou un membre de l'équipe autorisé à gérer des documents peut joindre des fichiers aux messages. Pour cela, vous pouvez utiliser des fichiers stockés sur votre ordinateur ou depuis un serveur. TaxDome avec:

• Le client peut afficher et modifier niveau d'autorisation.

• Le client peut voir niveau d'autorisation.

Pour joindre des fichiers à une conversation existante :

1. Cliquez sur Joindre > Documents en haut à gauche du champ de message.

2. Sélectionner:

• Depuis TaxDome , choisissez ensuite l'un des documents existants.
• Depuis mon ordinateur , sélectionnez le document puis le dossier à télécharger . Cliquez sur « Téléverser » .

Conseil

Vous pouvez télécharger des fichiers zip depuis votre ordinateur et ils se décompresseront automatiquement.

Pour consulter tous les documents ajoutés à la conversation, cliquez sur l'icône en forme de trombone en haut de la fenêtre. Vous pourrez ensuite les télécharger, les consulter ou les supprimer. La suppression d'un document l'efface également de la conversation.

Pour joindre des fichiers à une conversation, appuyez sur le bouton + et sélectionnez l'une des options suivantes :

• Scanner de documents : Prenez des photos de vos documents et utilisez le scanner pour créer des PDF. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez cet article .

• Gestionnaire de fichiers : Sélectionnez des fichiers depuis votre appareil mobile.

• Documents téléchargés : Choisissez un document déjà téléchargé sur TaxDome .

  

Pour afficher tous les documents joints à la conversation, appuyez sur « Pièces jointes » en haut. Vous pourrez ensuite les consulter, les télécharger, les déplacer, les imprimer ou les supprimer. La suppression d'un document le retirera également de la conversation.

Vous pouvez intégrer des clips Loom, Vimeo, YouTube et Google Drive lorsqu'une démonstration est plus parlante qu'une explication. Cliquez sur l'icône vidéo dans la barre d'outils de mise en forme du texte, puis collez un lien dans la fenêtre contextuelle « Intégrer la vidéo » . Votre client verra la vidéo directement dans votre conversation. 

Dans la conversation, appuyez sur le bouton + , sélectionnez « Intégrer une vidéo » , puis collez un lien vidéo depuis Loom, YouTube, Google Drive ou Vimeo. La vidéo apparaîtra directement dans la conversation et tous les participants pourront la visionner.

Vous pouvez envoyer des images et des captures d'écran depuis votre appareil ou depuis n'importe quel site web. Pour ce faire, utilisez l'une des options disponibles :

• Importez une image depuis votre appareil ou depuis le Web à l'aide de l'icône d'image. Pour importer une image depuis le Web, collez son adresse dans le champ Nom de fichier après avoir cliqué sur l'icône d'image, puis cliquez sur Ouvrir .

• Copiez/collez n'importe quelle image, que ce soit depuis le web ou depuis votre appareil, dans le champ de message.

• Faites glisser une image depuis votre appareil vers le champ de message.

  

Vous pouvez joindre des images à une conversation en appuyant sur le bouton + dans la conversation et en sélectionnant Bibliothèque de photos pour choisir une image sur votre appareil.

Les discussions instantanées vous permettent de demander des informations à vos clients de différentes manières :

• Tâches : Créer des listes de tâches à accomplir pour les clients. Idéal pour suivre l'avancement de projets à plusieurs éléments et automatiser les flux de travail.

• Demandes : Envoyez vos demandes urgentes directement depuis les fils de discussion pour obtenir une réponse rapide. Vous pouvez créer une nouvelle demande ou en lier une existante. Pour ce faire :

1. Cliquez sur « Joindre » dans la conversation.

2. Sélectionnez la demande du client .

3. Choisissez : Nouvelle demande client ou Sélectionner parmi les demandes existantes .

4. Si vous avez choisi « Sélectionner parmi les demandes existantes » , vous pouvez en choisir une dans la liste. Si vous avez choisi « Nouvelle demande client » , suivez ces étapes .

Vos clients verront la demande dans leur liste de tâches et dans la section « Demandes » .

Pour gérer les tâches d'un client, accédez à l'onglet Tâches depuis une conversation avec ce client. Vous pourrez alors ajouter de nouvelles tâches, consulter celles qui sont terminées ou les supprimer.

Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit d'un message (public ou interne) pour choisir parmi les actions suivantes :

• Réponse : Si le message auquel vous répondez était interne, les réponses seront également internes.

• Modification : Les membres de l’équipe peuvent modifier les messages qu’ils ont envoyés au cours des dernières 24 heures. Une icône de modification apparaîtra à côté du message et vos clients pourront la voir. Vos clients ne peuvent pas modifier les messages. De même, vous ne pouvez pas modifier les messages envoyés par d’autres personnes.

• Copier le lien : Vous pouvez copier le lien d’un message et l’envoyer à collègue pour les remettre dans leur contexte.

• Épingler à la conversation : Pour retrouver facilement les messages importants, vous pouvez les épingler en haut de la conversation. Le message épinglé est visible par tous les participants et reste affiché en haut. Pour désépingler un message, cliquez sur l’icône « X » à côté.

• Supprimer : La suppression est définitive et le message ne peut pas être restauré. Seul l’expéditeur peut le supprimer. Supprimer un message contenant des pièces jointes entraînera également la suppression de ces pièces jointes de l’onglet « Documents » de la conversation.

  

Appuyez longuement sur un message pour afficher les actions disponibles.