Suivez le temps en temps réel ou rétroactivement

Vous pouvez suivre avec précision les heures travaillées pour toute votre équipe, définir des taux horaires et générer des factures en fonction des saisies de temps, le tout en utilisant TaxDome Suivi du temps intégré. Dans cet article, nous expliquerons ce que sont les saisies de temps et comment les suivre en temps réel ou en saisissant les détails rétroactivement.

Entrées de temps, expliquées

TaxDome Les entrées de temps de vous permettent de suivre le temps précisément au moment où projet Une fois cette étape terminée, générez des factures à partir des données de temps saisies en quelques clics. 

Vous pouvez démarrer le temps de piste :

• En haut de n'importe quelle autre page .

• À partir de la fiche projet - pour que la saisie du temps soit automatiquement liée à projet .

• À partir de la tâche : que la saisie du temps y soit automatiquement liée.

  Pour les services que vous avez déjà fournis, nous vous proposons d'ajouter une entrée de temps rétroactivement .

  

Démarrer le minuteur depuis n'importe quelle page

Le suivi du temps de travail est simple. Pour ce faire, l'employé doit avoir accès au compte client concerné, sans qu'aucun droit supplémentaire ne soit requis. 

Vous avez deux options pour démarrer le chronomètre :

1. Cliquez sur « Saisie horaire » en haut de l'écran, puis sur « Nouvelle saisie horaire » . Vous pouvez également cliquer sur « Nouveau » et sélectionner « Saisie horaire » .

2. Sélectionnez le client pour lequel vous effectuez un service.

3. Renseignez les informations relatives à la saisie des heures. Pour en savoir plus, consultez la section ci-dessous .

4. Cliquez sur Démarrer un nouveau minuteur .

Le minuteur s'affiche en haut à droite de votre écran et apparaît sur toutes les pages. Il indique le temps passé et le compte client. ID Cliquez sur le minuteur pour le mettre en pause, l'arrêter, modifier une entrée de temps, la supprimer ou ajouter une nouvelle entrée de temps.

Lorsque le chronomètre est en pause, l'icône d'horloge s'affiche en haut à droite. Pour reprendre le chronométrage, cliquez sur l'icône, puis sur « Reprendre » .

Détails de la saisie du temps

Lorsque vous démarrez le minuteur ou modifiez une entrée, la barre latérale « Suivre votre temps » s'affiche avec tous les détails pertinents. Consultez les éléments pour savoir quels détails inclure :

a. Lien vers projets : Sélectionnez le projets pour lesquelles le temps doit être suivi. Lier les entrées de temps à projets Cet outil peut s'avérer utile pour planifier la capacité de l'équipe et comparer le temps réellement effectué au budget temps alloué. En savoir plus sur la planification de la capacité de l'équipe .

b. Compte : La personne ou l'entreprise projet est pour.

c. Service : Type de travail à suivre. Si l’option « Service requis pour les saisies de temps » est activée, vous ne pouvez pas ajouter de saisies de temps sans spécifier de service. Cliquez sur le champ pour sélectionner un service dans la liste déroulante ou créez-en un nouveau en cliquant sur « Créer un service » . 

d. Tarif : Coût du service à facturer. Ce champ est renseigné automatiquement lors de la sélection du service. Il est visible uniquement par les membres de l’équipe disposant du droit d’accès « Gérer les tarifs dans les saisies de temps » . Il peut être modifié si nécessaire. Si le service est facturé à l’unité, le temps enregistré n’a aucune incidence sur le montant facturable. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le temps enregistré pour générer des rapports, mais le prix du service reste fixe.

e. Facturable : Activez cette option pour que la saisie de temps soit facturable. Cette option est activée par défaut. Les saisies de temps non facturables ne peuvent pas être utilisées pour créer des factures.

f. Saisie manuelle de la date et de la durée : activez cette option pour saisir la date et la durée a posteriori. Plus de détails dans la section ci-dessous .

g. Cessionnaire : Le membre de l’équipe affecté à ce service.

h. Début et fin : affiche la date et l'heure auxquelles vous avez commencé et terminé le projet , calculant automatiquement la durée.

i. Durée : indique la durée de projet a pris.

j. Description (facultatif) : Ajoutez des notes sur le projet suivi dans le temps.

k. Copier la description sur la ligne de facturation : lorsque cette option est activée, la description de la saisie de temps ci-dessus est copiée sur la ligne de facturation. Cette option est activée par défaut.

l. Balises : Ajouter tags à l'entrée horaire.

m. Options Sauvegarder : 

• Sauvegarder : Sauvegarder la minuterie.

• Sauvegarder et créer un autre : enregistre la saisie de temps actuelle et ouvre un nouveau formulaire de saisie de temps pour le compte sélectionné, tous les champs étant vides. Cette option ne fonctionne que si le champ « Saisir la date et la durée manuellement » est activé.

• Sauvegarder et dupliquer : Enregistre la saisie de temps en cours et ouvre un nouveau formulaire pour le compte sélectionné pré-rempli avec les mêmes données. Cela ne fonctionne que si le champ Saisir la date et la durée manuellement est activé.

Saisissez la date et la durée manuellement

Vous pouvez créer une entrée de temps pour des services que vous avez déjà fournis ou pour d'autres membres de votre équipe. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Activer l'option Saisir la date et la durée manuellement .

2. Sélectionnez un membre de l’équipe affecté à ce service dans la liste déroulante Personne affectée .

3. Saisissez les dates de début et de fin de l'entrée de temps ou la date de début et la durée .

Par défaut, le champ « Début » affiche la date et l'heure actuelles. Modifier la date de fin calculera automatiquement la durée , et inversement.

La saisie manuelle peut être désactivée dans les paramètres pour tous les membres de l'équipe qui ne disposent pas du droit d'accès « Gérer les entrées de temps » .