Onboarding : Préparez votre portail pour inviter des clients

Bienvenue à TaxDome Ce guide vous aidera à configurer efficacement votre portail de gestion client. Vous apprendrez à structurer les informations client, à importer des données existantes, à organiser vos documents et à personnaliser vos communications pour créer un portail efficace. workflow .

Comprendre les comptes et les contacts

Avant d'ajouter des clients à votre portail, il est important de comprendre comment TaxDome organise les informations clients via les comptes et les contacts.

Contacts et comptes : Apprenez à regrouper les couples mariés, les entreprises ou les groupes familiaux sous un même compte tout en conservant des profils de contacts distincts. Cette structure est utile pour les ménages nécessitant des documents fiscaux partagés, mais des communications distinctes.
Basculement des contacts : configurez les contacts qui reçoivent l'accès au portail, les notifications et les e-mails. Utilisez ces paramètres pour contrôler qui reçoit les rappels d'échéance ou les demandes de documents au sein d'un même compte.
Comptes clients de test : créez des comptes d'exemple pour évaluer l'expérience client avant d'inviter de vrais clients. Cela permet d'identifier d'éventuels problèmes de configuration dans votre portail.

Remarque ! Des comptes et des contacts correctement configurés permettent d'éviter des problèmes tels que la signature de propositions par des contacts non autorisés ou la création de comptes en double pour des personnes apparentées.

Déplacez votre CRM données à TaxDome

Importer votre base de données clients existante dans TaxDome nécessite une planification pour garantir que toutes les informations sont transférées correctement :

Exporter une liste de clients à partir de votre logiciel actuel : instructions étape par étape pour exporter des données clients à partir de logiciels fiscaux et comptables courants, y compris des considérations sur le mappage des champs.
Préparez votre fichier CSV pour l'importation : formatez vos données client pour qu'elles correspondent TaxDome Exigences d'importation. Cela inclut le mappage de champs tels que les noms, les coordonnées et les identifiants fiscaux. Vous devez également vous assurer que les relations entre conjoints et personnes à charge sont correctement structurées.
Importez vos données CRM dans TaxDome : exécutez le processus d'importation, qui comprend les étapes de validation, la gestion des erreurs et la vérification post-importation, pour garantir l'intégrité des données.
Importer un fichier CSV avec le contribuable et son conjoint sur une seule ligne : Instructions spéciales pour l'importation de données sur les ménages où les informations sur le contribuable et le conjoint sont contenues dans un seul enregistrement dans votre système source.

Conseil ! Effectuez un test d'importation avec un petit échantillon de clients incluant différents types de relations afin de vérifier le bon fonctionnement de votre structure de données avant d'importer l'ensemble de votre base de clients.

Explorer la liste des comptes

La liste des comptes sert de liste principale interface pour la gestion des clients. Apprendre à utiliser efficacement ses fonctionnalités améliorera votre workflow :

Apprenez les actions en masse : effectuez des opérations sur plusieurs comptes simultanément, telles que l'envoi de demandes à tous les clients manquant des formulaires spécifiques, l'application tags pour catégoriser les clients ou attribuer des comptes aux membres de l'équipe.
Découvrez la puissance des filtres : créez et enregistrez des filtres pour identifier rapidement des segments de clientèle selon des critères précis. Par exemple, filtrez par statut de dépôt, préparateur désigné, type de service, etc. questionnaire statut pour se concentrer sur les groupes de clients pertinents au cours de différentes workflow phases.

Déplacez vos documents vers TaxDome

Une gestion documentaire efficace est essentielle à la collaboration avec les clients. Voici comment configurer votre système documentaire :

Comprendre les documents : aperçu : Apprendre TaxDome Structure d'organisation des documents, incluant les dossiers privés et partagés, les statuts des documents et le contrôle des versions. Ce système permet de séparer les fichiers de travail internes des documents destinés aux clients.
Installer l'application de bureau avec TD Drive - TaxDome Drive fonctionne de la même manière que Dropbox ou Google Drive, vous permettant de copier rapidement des fichiers vers TaxDome sans avoir à ouvrir le portail web. Vous pouvez également facilement ouvrir et modifier des fichiers déjà stockés sur TaxDome .
Stratégies de migration de documents : Différentes méthodes de transfert de documents existants en fonction de votre système de stockage actuel. Inclut les procédures de téléchargement groupé, le mappage de dossiers et la conservation des métadonnées lors de l'importation depuis d'autres systèmes de gestion de documents.

Remarque ! La mise en œuvre de modèles de dossiers standardisés avant la migration garantit une organisation cohérente des documents sur tous les comptes clients et simplifie l'accès des membres de l'équipe aux fichiers critiques.

Configurer des notifications/personnalisations pour vos clients

Configurez la manière dont vos clients interagissent avec votre entreprise via le portail :

Découvrez les rappels manuels et automatisés : configurez des règles de notification pour les échéances de documents, les demandes d'informations en attente et les rappels de paiement. Définissez les événements qui déclenchent les notifications clients et personnalisez la fréquence des rappels.
Courriels des entreprises aux clients : configuration e-mail modèles pour les communications courantes.
Personnaliser le portail client : ajustez les paramètres du portail pour qu'ils correspondent à ceux de votre entreprise workflow , y compris l'activation/la désactivation de fonctionnalités spécifiques, l'ajout d'éléments de marque d'entreprise et la configuration de l'interface client projet statuts.