Préparez votre portail pour inviter des clients

Bienvenue à TaxDome Ce guide vous aidera à configurer efficacement votre portail de gestion client. Vous apprendrez à structurer les informations client, à importer des données existantes, à organiser vos documents et à personnaliser vos communications pour créer un portail efficace. workflow .

Comprendre les comptes et les contacts

Avant d'ajouter des clients à votre portail, il est important de comprendre comment TaxDome organise les informations clients via les comptes et les contacts.

• Contacts & Accounts : Learn how to organize married couples, business entities or family groups under one account while maintaining separate contact profiles. This structure helps when working with households that need shared tax documents but separate communications.

• Contact toggles : Configure which contacts receive portal access, notifications and emails. Use these settings to control who gets deadline reminders or document requests within the same account.

• Test client accounts : Create sample accounts to see the exact client experience before inviting actual clients. This helps identify any configuration issues in your portal setup.

Note

Des comptes et des contacts correctement configurés évitent des problèmes tels que l'autorisation de contacts non autorisés à signer des propositions ou la création de comptes en double pour des personnes liées.

Déplacez votre CRM données à TaxDome

Importer votre base de données clients existante dans TaxDome nécessite une planification pour garantir que toutes les informations sont transférées correctement :

• Export a client list from your current software : Step-by-step instructions for exporting client data from common tax and accounting software, including field mapping considerations.

• Prepare your CSV file for import : Format your client data to match TaxDome’s import requirements. This includes mapping fields like names, contact information and tax identifiers. Also, you need to ensure spouse/dependent relationships are properly structured.

• Import your CRM data to TaxDome : Execute the import process, which includes validation steps, error handling, and post-import verification, to ensure data integrity.

• Import a CSV file with taxpayer and spouse on one row : Special instructions for importing household data where taxpayer and spouse information is contained in a single record in your source system.

Conseil

Effectuez un test d'importation avec un petit échantillon de clients comprenant différents types de relations pour vérifier que votre structure de données fonctionne correctement avant d'importer l'intégralité de votre base de clients.

Explorer la liste des comptes

La liste des comptes sert de liste principale interface pour la gestion des clients. Apprendre à utiliser efficacement ses fonctionnalités améliorera votre workflow :

• Learn bulk actions : Perform operations on multiple accounts simultaneously, such as sending requests to all clients missing specific forms, applying tags to categorize clients, or assigning accounts to team members.

• Discover the power of filters : Create and save filters to quickly identify client segments based on specific criteria. For example, filter by filing status, assigned preparer, service type or organizer status to focus on relevant client groups during different workflow phases.

  

Déplacez vos documents vers TaxDome

Une gestion documentaire efficace est essentielle à la collaboration avec les clients. Voici comment configurer votre système documentaire :

• Understand the Documents: overview : Learn TaxDome’s document organization structure, including private and shared folders, document statuses and version control. This system helps separate internal working files from client-facing documents.

• Install Desktop App with TD Drive - TaxDome Drive works the same way as Dropbox or Google Drive letting you quickly copy files to TaxDome without need to open web portal. You can also easily open and edit files already stored at TaxDome.

• Document migration strategies : Different methods for transferring existing documents based on your current storage system. Includes bulk upload procedures, folder mapping, and metadata preservation when importing from other document management systems.

Note

La mise en œuvre de modèles de dossiers standardisés avant la migration garantit une organisation cohérente des documents sur tous les comptes clients et simplifie l'accès des membres de l'équipe aux fichiers critiques.

Configurer des notifications/personnalisations pour vos clients

Configurez la manière dont vos clients interagissent avec votre entreprise via le portail :

• Explore manual and automated reminders : Configure notification rules for document deadlines, outstanding information requests and payment reminders. Define which events trigger client notifications and customize reminder frequency.

• Emails from firms to clients : Set up email templates for common communications.

• Customize client portal : Adjust portal settings to match your firm’s workflow, including enabling/disabling specific features, adding firm branding elements and configuring client-facing job statuses.

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