Préparez votre portail pour inviter des clients

Bienvenue à TaxDome Ce guide vous aidera à configurer efficacement votre portail de gestion client. Vous apprendrez à structurer les informations client, à importer des données existantes, à organiser vos documents et à personnaliser vos communications pour créer un portail efficace. workflow .

Comprendre les comptes et les contacts

Avant d'ajouter des clients à votre portail, il est important de comprendre comment TaxDome organise les informations clients via les comptes et les contacts.

• Contacts et comptes : Découvrez comment organiser les couples mariés, les entreprises ou les familles sous un seul compte tout en conservant des profils de contact distincts. Cette structure est utile pour les ménages qui partagent des documents fiscaux mais ont des communications séparées.

• Gestion des contacts : configurez les contacts qui reçoivent l’accès au portail, les notifications et les e-mails. Utilisez ces paramètres pour contrôler qui reçoit les rappels d’échéance ou les demandes de documents au sein du même compte.

• Comptes clients de test : Créez des comptes de test pour visualiser l’expérience utilisateur avant d’inviter de vrais clients. Cela permet d’identifier d’éventuels problèmes de configuration de votre portail.

Note

Des comptes et des contacts correctement configurés évitent des problèmes tels que l'autorisation de contacts non autorisés à signer des propositions ou la création de comptes en double pour des personnes liées.

Déplacez votre CRM données à TaxDome

Importer votre base de données clients existante dans TaxDome nécessite une planification pour garantir que toutes les informations sont transférées correctement :

• Exportez une liste de clients depuis votre logiciel actuel : Instructions étape par étape pour exporter les données clients depuis les logiciels de comptabilité et de fiscalité courants, y compris les considérations relatives au mappage des champs.

• Préparez votre fichier CSV pour l'importation : formatez vos données client pour qu'elles correspondent TaxDome Les exigences d'importation de [nom de l'entreprise] comprennent le mappage de champs tels que les noms, les coordonnées et les identifiants fiscaux. Il est également nécessaire de s'assurer que les liens de parenté (conjoint/personne à charge) sont correctement structurés.

• Importez vos données CRM dans TaxDome : exécutez le processus d’importation, qui comprend des étapes de validation, la gestion des erreurs et la vérification post-importation, afin de garantir l’intégrité des données.

• Importer un fichier CSV avec le contribuable et son conjoint sur une seule ligne : Instructions spéciales pour l’importation de données de ménage lorsque les informations sur le contribuable et son conjoint sont contenues dans un seul enregistrement de votre système source.

Conseil

Effectuez un test d'importation avec un petit échantillon de clients comprenant différents types de relations pour vérifier que votre structure de données fonctionne correctement avant d'importer l'intégralité de votre base de clients.

Explorer la liste des comptes

La liste des comptes sert de liste principale interface pour la gestion des clients. Apprendre à utiliser efficacement ses fonctionnalités améliorera votre workflow :

• Apprenez les actions groupées : effectuez des opérations sur plusieurs comptes simultanément, comme l’envoi de demandes à tous les clients ne disposant pas de certains formulaires, l’application de… tags catégoriser les clients ou attribuer des comptes aux membres de l'équipe.

• Découvrez la puissance des filtres : créez et enregistrez des filtres pour identifier rapidement les segments de clientèle selon des critères spécifiques. Par exemple, filtrez par statut de dépôt, préparateur désigné, type de service ou questionnaire statut pour se concentrer sur les groupes de clients pertinents au cours des différentes périodes workflow phases.

  

Déplacez vos documents vers TaxDome

Une gestion documentaire efficace est essentielle à la collaboration avec les clients. Voici comment configurer votre système documentaire :

• Comprendre les documents : aperçu : Apprendre TaxDome La structure d'organisation des documents comprend des dossiers privés et partagés, le statut des documents et le contrôle des versions. Ce système permet de séparer les fichiers de travail internes des documents destinés aux clients.

• Installer l'application de bureau avec TD Drive - TaxDome Drive fonctionne de la même manière que Dropbox ou Google Drive, vous permettant de copier rapidement des fichiers vers TaxDome sans avoir besoin d'ouvrir un portail web. Vous pouvez également ouvrir et modifier facilement les fichiers déjà stockés à l'adresse indiquée. TaxDome .

• Stratégies de migration de documents : Différentes méthodes de transfert de documents existants en fonction de votre système de stockage actuel. Inclut les procédures d’importation en masse, le mappage des dossiers et la préservation des métadonnées lors de l’importation depuis d’autres systèmes de gestion documentaire.

Note

La mise en œuvre de modèles de dossiers standardisés avant la migration garantit une organisation cohérente des documents sur tous les comptes clients et simplifie l'accès des membres de l'équipe aux fichiers critiques.

Configurer des notifications/personnalisations pour vos clients

Configurez la manière dont vos clients interagissent avec votre entreprise via le portail :

• Explorez les rappels manuels et automatisés : configurez les règles de notification pour les échéances de documents, les demandes d’informations en attente et les rappels de paiement. Définissez les événements qui déclenchent les notifications client et personnalisez la fréquence des rappels.

• Courriels des entreprises à leurs clients : Configuration e-mail Modèles pour les communications courantes.

• Personnaliser le portail client : Ajustez les paramètres du portail pour qu’ils correspondent à ceux de votre entreprise. workflow , notamment l'activation/désactivation de fonctionnalités spécifiques, l'ajout d'éléments de marque de l'entreprise et la configuration de l'interface client projet statuts.

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