Les grandes entreprises ( Basique ) : Processus d’audit réguliers

Si vous possédez ou travaillez dans une grande entreprise comptant des centaines, voire des milliers de clients, vous avez probablement un administrateur qui audite régulièrement vos processus automatisés pour s'assurer que tout se passe bien. Ici, nous vous montrons ce qu'un administrateur peut vérifier et faire régulièrement.

Astuce : Créez des tâches récurrentes pour votre administrateur pour chaque processus d'audit que vous souhaitez qu'il effectue.

Couvert ici:

• Vérification de la synchronisation des e-mails
• Vérification du cessionnaire
• Pipeline -vérification de disponibilité
• Contrôle de priorité de signature

Vérification de la synchronisation des e-mails

Chaque client doit avoir Email Sync activé afin que tout e-mail qu'ils envoient est disponible dans leur profil de compte pour tous les membres de l'équipe affectés. 

Même si le membre de l'équipe responsable partait en vacances, un autre membre de l'équipe pourrait toujours vérifier le compte. e-mail .

Pour s'assurer que les clients ont e-mail synchroniser sur :

1. Accédez à l'onglet Informations dans le profil du compte.
2. Vérifiez que la synchronisation des e-mails est activée.

Pour en savoir plus sur e-mail synchroniser, allez ici . 

Vérification du cessionnaire

Les membres de l'équipe sont limités quant à ce qu'ils peuvent faire TaxDome jusqu'à ce qu'ils aient effectivement accès à un ou plusieurs comptes. Il est donc important de s'assurer que les membres de l'équipe ont accès aux comptes et aux droits d'accès dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.

Généralement, les membres de l'équipe sont affectés à des comptes au fur et à mesure que de nouveaux sont créés. Cependant, si vous devez attribuer un membre de l'équipe à un compte existant, voici comment procéder : 

1. Accédez à l'onglet Info du compte client, puis sélectionnez le sous-onglet Équipe .
2. Ajoutez ici l’accès d’équipe à un ou plusieurs membres de l’équipe.

Pour plus de détails sur l'accès au compte, allez ici . 

Si vous utilisez l' automatisation Mettre à jour l'accès au compte dans pipelines pour attribuer des comptes aux membres de l'équipe, ceux pipelines doit être vérifié régulièrement. Le personnel temporaire, par exemple, pourrait traiter les déclarations de revenus pendant la saison des impôts et devrait être ajouté au automatisation . 

Pipeline -vérification de disponibilité

Un membre de l'équipe n'a pas nécessairement accès à un pipeline qui contient un projet pour l'un de leurs comptes clients ; ils doivent être ajoutés au pipeline dans le champ Disponible pour en premier. Chaque fois qu'une entreprise recrute de nouveaux membres dans son équipe, ils doivent être ajoutés à tous les pipelines ils auront besoin d'y accéder. 

Voici comment procéder : ouvrez le pipeline auquel vous souhaitez ajouter un ou plusieurs membres de l'équipe, puis ajoutez-les dans le champ A disponible pour . Pour plus de détails, allez ici .

Astuce : Lorsque vous souhaitez que les membres de l'équipe aient accès à une tâche ou projet modèle, ajoutez-les au champ Destinataires .

Contrôle de priorité de signature

Si vous utilisez la signature électronique pour les déclarations de revenus ou tout autre document nécessitant deux signataires, assurez-vous que les clients disposent de la priorité de signature appropriée. Ceci est particulièrement important pour les nouveaux clients fiscaux déclarant conjointement. 

1. Accédez à l'onglet Infos du compte client, puis cliquez sur le lien Priorité du signataire dans la section Contacts .
2. Vérifiez la priorité de signature, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Soumettre .

Pour plus de détails sur la priorité de signature, rendez-vous ici .