Grandes Entreprises (Basique) : processus d'audit réguliers

Si vous possédez ou travaillez dans une grande entreprise avec des centaines, voire des milliers de clients, vous avez probablement un administrateur qui audite régulièrement vos processus automatisés pour s'assurer que tout se passe bien. Ici, nous vous montrons ce qu'un administrateur peut vérifier et faire régulièrement.

Conseil : créez des tâches récurrentes pour votre administrateur pour chaque processus d'audit que vous souhaitez qu'il exécute.

Couvert ici :

• Vérifier les tags
• Vérifier la synchronisation des e-mails
• Vérifier l'assigné au compte
• Vérifier la disponibilité du pipeline
• Contrôler les priorités de signature

Vérifier les tags

Vous créez un nouveau profil de compte client... mais vous oubliez de le tagger ! Si vos automatisations sont dépendantes des tags, cela peut potentiellement perturber l'ensemble de votre flux de travail. Pour éviter ce genre de problème, un administrateur pourrait passer en revue tous les comptes de profil une fois par mois pour s'assurer qu'ils ont tous des tags attribués.

Pour trouver rapidement les comptes sans tags :

1. Allez sur Clients.
2. Cliquez sur Filtrer.
3. Dans la section Tags, sélectionnez Contient et faites défiler la liste jusqu'à l'option aucun tag.
4. Cliquez sur Appliquer.

Cela montre une liste de tous les comptes sans tags. L'administrateur pourra alors correctement tagger ce qui a besoin d'être tagger. Pour en savoir plus sur tags, consultez cette page. 

Vérifier la synchronisation des e-mails

Chaque client doit avoir activé la synchronisation des e-mails afin que tout e-mail qu'il envoie soit disponible dans son profil pour tous les membres de l'équipe à qui il a été assigné. 

Ainsi, même si le membre de l'équipe en charge part en vacances, un autre membre de l'équipe serait toujours en mesure de vérifier le compte e-mail.

Pour s'assurer que les clients ont activé la synchronisation e-mail :

1. Allez dans l'onglet Info du compte.
2. Vérifiez que l'option Sync E-mail est activée.

Pour en savoir plus sur la synchronisation e-mail, cliquez ici. 

Vérifier l'assigné au compte

Les membres de l'équipe sont limités quant à ce qu'ils peuvent faire sur TaxDome jusqu'à ce qu'ils aient effectivement accès à un ou plusieurs comptes. Il est donc important de s'assurer que les membres de l'équipe ont accès aux comptes et aux droits d'accès dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Généralement, les membres de l'équipe sont affectés à des comptes au fur et à mesure que de nouveaux sont créés. Toutefois, si vous devez affecter un membre de l'équipe à un compte existant, procédez comme ceci : 

1. Allez dans l'onglet Infos du compte client, puis sélectionnez le sous-onglet Equipe.
2. Ajoutez ici un accès d'équipe à un ou plusieurs membres de l'équipe.

Pour plus de détails sur l'accès au compte, rendez-vous ici. 

Si vous utilisez la mise à jour de l'accès au compte automatisation dans les pipelines pour attribuer des comptes aux membres de l'équipe, ces pipelines doivent être vérifiés régulièrement. Le personnel temporaire, par exemple, pourrait traiter les déclarations de revenus pendant la saison des impôts et devrait être ajouté au automatisation . 

Vérifier la disponibilité du pipeline

Un membre de l'équipe n'a pas nécessairement accès à un pipeline contenant un projet pour l'un de leurs comptes clients ; ils doivent d'abord être ajoutés au pipeline dans le champ Disponible pour. Chaque fois qu'une entreprise recrute de nouveaux membres dans son équipe, ils doivent être ajoutés à tous les pipelines auxquels ils auront besoin d'accéder. 

Voici comment procéder : ouvrez le pipeline auquel vous souhaitez ajouter un ou plusieurs membres de l'équipe, puis ajoutez-les dans le champ Disponible pour. Pour plus de détails, cliquez ici.

Conseil : Lorsque vous souhaitez que les membres de l'équipe aient accès à une tâche ou un modèle de projet, ajoutez-les au champ Personnes assignées.

Contrôler les priorités de signature

Si vous utilisez la signature électronique pour les déclarations de revenus ou tout autre document nécessitant deux signataires, assurez-vous que les clients ont la priorité de signature appropriée. Ceci est particulièrement important pour les nouveaux clients fiscaux déclarant conjointement. 

1. Allez dans l'onglet Info du compte client, puis cliquez sur le lien Priorité de signature dans la section Contacts.
2. Vérifiez la priorité de signature, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Soumettre.

Pour plus de détails sur la priorité de signature, rendez-vous ici.