Pipelines (Basique) : créer et afficher

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Cette page est destinée aux utilisateurs de TaxDome Pro uniquement. Mise à niveau à tout moment ! *ce plan tarifaire n'est pas disponible en Europe

Nos pipelines ne sont pas seulement un outil visuel simple, mais aussi un outil entièrement personnalisable, adapté aux besoins de votre entreprise. Une fois que vous les avez automatisés, projets passer de étape pour étape , créant automatiquement des tâches et envoyant des e-mails, des contrats et questionnaires aux clients au bon moment ! Continuez de lire pour en savoir davantage. 

Couvert ici :

Pipelines

Un pipeline est une procédure de travail établie - une séquence d'étapes utiles, par exemple, dans la préparation d'un formulaire 2042.

Nos pipelines sont conçus pour ressembler à un tableau Kanban. Les tâches, présentées sur des fiches, passent d'étape en étape sur le tableau. Et une fois automatisés, les pipelines font une grande partie du travail à votre place !

Que se passe-t-il à l'intérieur d'un pipeline :   

  • Les emplois, les projets individuels pour lesquels un client vous paie (comme une déclaration de revenus ou une paie de janvier), sont introduit dans un pipeline spécialement conçu pour cela. Chaque projet , lié à un compte client, parcourt le pipeline du premier au dernier étape , ou l'achèvement. 
  • Les étapes, comme son nom l'indique, sont les étapes d'une procédure de travail générale. Une fois que toute les tâches dans une étape sont terminées, le projet passe à l'étape suivante.
  • Les automatisations sont les mécanismes qui automatisent un pipeline, et font que les actions se produisent d'elles-mêmes. Une fois déclenchées, elles créent des tâches pour les membres de l'équipe ou envoient des questionnaires et des contrats aux clients, par exemple.

Deux exemples de pipeline :

Canalisation 1 : 1040 retour

projet 1 : Déclaration de revenus 2015

projet 2 : Déclaration de revenus 2016

projet 3 : Déclaration de revenus 2017

Étape 1 : Examiner les documents

Etape 2 : Préparer la lettre de mission

Etape 3 : Préparer le retour

Étape 4 : Examen

Étape 5 : Envoyer fichier électroniquement

Pipeline 2 : Paie

projet 1 : paie de janvier 2015

projet 2 : Paie de février 2016

projet 3 : Paie de mars 2017

Étape 1 : Examiner les documents

Étape 2 : Examiner les fiches de pointage

Étape 3 : Lancer le débit

Etape 4 : Envoi des talons de paie

Utilisation des pipelines de notre bibliothèque

TaxDome propose des modèles de pipeline prêts à l'emploi pour vous aider à démarrer. Ils peuvent être modifiés facilement.

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Conseil : Lorsque vous copiez un pipeline à partir de notre bibliothèque, vous obtenez également tous les modèles prédéfinis avec les automatisations qui s'y trouvent. En savoir plus sur l'ajout en bloc de modèles à partir de la bibliothèque en copiant les pipelines .

Pour ajouter un pipeline à partir de notre bibliothèque :

1. Allez dans Paramètres dans la barre latérale gauche, cliquez sur Pipelines, puis sur COPIER DE LA BIBLIOTHÈQUE.

2. Cliquez sur l'icône de copie à droite du modèle que vous voulez utiliser. Les étapes, les automatisations et les autres paramètres du modèle sont également copiés. Vous pouvez maintenant modifier le pipeline en cliquant sur son nom ; vous devrez ajouter manuellement les projets.

Grâce à nos clients, nous ajoutons constamment de nouveaux modèles à notre bibliothèque. Souhaitez-vous partager certains de vos modèles de pipeline avec d'autres utilisateurs de TaxDome ? Si oui, nous serions ravis de vous écouter.

Créer des pipelines à partir de zéro

Un patron, un administrateur ou tout membre de l'équipe ayant des droits d'accès à gérer les pipelines peut créer un pipeline.

Voici comment procéder :

Dans Paramètres ou Flux de travail, allez dans Pipelines, puis cliquez sur Créer un pipeline.

Voir les instructions pour chaque champ numéroté ci-dessous :

1. Nom du pipeline : entrez un nom pour le pipeline ; ce que vous verrez dans la section Workflow .

2. Disponible pour : sélectionnez les membres de l'équipe qui ont besoin d'y accéder . Si vous laissez ce champ vide, seules la personne créant le pipeline et l'entreprise patron voir la section Workflow . Pour en savoir plus, consultez l'article sur l'accès aux pipelines .

3. Trier projets par : Décidez comment vous voulez projets à trier dans le étapes . Par défaut, ils sont triés par nom de compte, mais vous pouvez également les trier par durée dans un étape , date d'échéance, date a projet a été créé, ou prioritaire.

4. Modèle de projet par défaut : décidez si un modèle doit être appliqué aux projets entrant dans le pipeline et comment (automatiquement ou manuellement).

5. Champs de la carte de travail : Décidez ce que vous voulez voir affiché sur projet cartes. En savoir plus sur la personnalisation projet cartes .

6. Récurrence : calendrier projets qui se répètent pour être automatiquement créés à l'intérieur du pipeline. En savoir plus sur la configuration d'un calendrier pour les événements récurrents projets .

7. Nom de la scène : Entrez le nom du premier étape .

8. Ajouter étape : Ajouter autant étapes selon les besoins et associez-leur des automatisations. 

9. Ajouter des automatisations : Liez autant d'automatisations à étapes comme requis. Une fois par projet se déplace vers un nouveau étape contenant des automatisations, ces actions sont automatiquement déclenchées une par une, dans un ordre précis. Par exemple, une tâche est créée ; un questionnaire est généré; un e-mail est envoyé. Voici plus d'informations sur le fonctionnement des automatisations

10. Sauvegarder : sauvegarder le pipeline. Une fois que vous avez un pipeline, allez à la section Flux de travail, puis commencez à y ajouter des projets pour vos comptes clients.

Affichage des pipelines

Visualisez les pipelines soit pour un seul compte client, soit pour tous les comptes ou ceux avec des récurrences :

  • Pour un compte client : dans la barre latérale gauche, accédez à Clients , cliquez sur le nom du compte, puis sélectionnez Workflow dans la barre de menu. Vous verrez tous les pipelines avec projets pour ce compte client et les progrès réalisés. Une fois par projet a été complété et archivé ou supprimé, il n'est plus visible. Cependant, si le pipeline n'a aucun actif projets mais la récurrence est définie pour ce compte, le pipeline sera toujours affiché sur cette page.

  • Pour tous les comptes clients : allez sur Flux de travail dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez le pipeline. Pour passer à un autre pipeline, utilisez le menu déroulant.

  • Avec les récurrences projet : Vous pouvez visualiser et accéder aux pipelines pour lesquels les récurrences sont activées depuis l'onglet récurrences du projet de la page Workflow .

Modification des pipelines (ajouter, déplacer et supprimer étapes et automatisations)

Un patron, un administrateur ou un membre de l'équipe ayant des droits d'accès pour gérer les pipelines peut modifier un pipeline.

Voici comment procéder :

  • Dans le pipeline, cliquez sur Modifier en haut à droite de la page ou cliquez sur l'icône automatisation sous le nom de l'étape, puis cliquez sur le lien Ajouter automatisation.

  • Dans la liste des modèles de pipeline, accédez à Paramètres dans la barre latérale gauche, sélectionnez Pipelines , puis cliquez sur le nom du pipeline.
  • Dans la liste des pipelines, accédez à Workflow dans la barre latérale gauche, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du pipeline, puis sélectionnez Modifier .

Une fois dans la fenêtre d'édition, vous pouvez modifier les paramètres du pipeline (voir ci-dessus pour plus de détails) et apporter des modifications au étapes :

  • Pour ajouter un étape , cliquez sur Ajouter étape ou le bouton + , puis entrez le nom du étape .
  • Pour déplacer un étape , pointez sur l'icône de déplacement à gauche du étape nom, puis faites-le glisser et déposez-le.
  • Pour supprimer un étape , cliquez sur l'icône de la corbeille à droite de étape nom.
  • Ajouter automatisation à un étape , sélectionnez le étape , puis cliquez sur le bouton Ajouter des automatisations ou sur n'importe quel automatisation , s'il y en a déjà un. 
  • Si vous souhaitez que des e-mails supplémentaires soient envoyés aux clients lorsqu'ils ne répondent pas dans un certain délai, localisez Rappels sous le automatisation modèle, puis sélectionnez Activer dans la liste déroulante. En savoir plus sur les rappels .

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur ENREGISTRER .

attention

Attention! Lorsque vous supprimez un étape dans un pipeline, tout projets à ceci étape sera supprimé. Assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont enregistrées pour éviter la perte de données.

Dupliquer des pipelines

Pour créer de nouveaux pipelines basés sur ceux existants, accédez à Paramètres dans la barre latérale gauche, sélectionnez Pipelines , cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du pipeline, puis cliquez sur Dupliquer . Une copie du pipeline est enregistrée avec un suffixe (par exemple, 1040 Return (2)). Les étapes, les automatisations et les autres paramètres de modèle sont également copiés. Cependant, vous devrez ajouter manuellement projets à un pipeline nouvellement dupliqué.

Suppression de canalisations

Pour supprimer un pipeline, allez dans Paramètres, sélectionnez Pipelines, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du pipeline, sélectionnez Supprimer, puis cliquez sur SUPPRIMER pour confirmer.

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Note : Cette opération supprime toutes les projets associés au pipeline.


Affichage des comptes ajoutés aux pipelines

Pour savoir quels comptes ont été ajoutés à un pipeline spécifique ou à une étape dans un pipeline :

  1. Allez sur la page Clients ou Projets de la section Flux de travail, puis cliquez sur le bouton FILTRE.
  2. Sélectionnez un nom de pipeline dans la section Pipelines, sélectionnez l'étape, puis cliquez sur APPLIQUER. Sélectionnez plusieurs pipelines et étapes si nécessaire.

Vous verrez ensuite la liste de tous les comptes clients qui ont été ajoutés au pipeline et/ou à l'étape sélectionnée.

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