Pipelines (Basique) : créer et afficher

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Pour les utilisateurs de TaxDome Pro uniquement. Mettez à niveau   à tout moment. * ce plan n'est pas disponible en Europe

Nos pipelines sont non seulement un outil visuel facile à utiliser, mais aussi entièrement personnalisable en fonction des besoins de votre entreprise. Une fois que vous les avez automatisés, les projets passent d'étape en étape, créant automatiquement des tâches et envoyant des e-mails, des contrats et des questionnaires aux clients au bon moment ! Lisez la suite pour en savoir plus. 

Couvert ici :

Pipelines

Un pipeline est une procédure de travail établie - une séquence d'étapes utiles, par exemple, dans la préparation d'un formulaire 2042.

Nos pipelines sont conçus pour ressembler à un tableau Kanban. Les tâches, présentées sur des fiches, passent d'étape en étape sur le tableau. Et une fois automatisés, les pipelines font une grande partie du travail à votre place !

Que se passe-t-il à l'intérieur d'un pipeline :   

  • Les projets, c'est-à-dire les mission individuelles pour lesquels un client vous paie (comme une déclaration d'impôts ou la paie de janvier), sont introduits dans un pipeline spécialement conçu pour eux. Chaque projet, associé à un compte client, se déplace dans le pipeline de la première à la dernière étape, ou à son achèvement. 
  • Les étapes, comme son nom l'indique, sont les étapes d'une procédure de travail générale. Une fois que toute les tâches dans une étape sont terminées, le projet passe à l'étape suivante.
  • Les automatisations sont les mécanismes qui automatisent un pipeline, et font que les actions se produisent d'elles-mêmes. Une fois déclenchées, elles créent des tâches pour les membres de l'équipe ou envoient des questionnaires et des contrats aux clients, par exemple.

Deux exemples de pipeline :

Pipeline 1 : Déclaration de revenus

Projet 1 : Déclaration d'impôts pour 2015

Projet 2 : Déclaration d'impôts 2016

Projet 3 : Déclaration d'impôts 2017

Étape 1 : Examen des documents

Étape 2 : Préparer la lettre de mission

Étape 3 : Préparer le retour

Étape 4 : Examen

Étape 5 : Envoyer fichier électroniquement

Pipeline 2 : Paie

Projet 1 : Fiche de paie Janvier 2015

Projet 2 : Fiche de paie Février 2016

Projet 3 : Fiche de paie Mars 2017

Étape 1 : Examiner les documents

Étape 2 : Examiner les fiches de pointage

Étape 3 : Commencer le paiement

Étape 4 : Envoyer les fiches de paie

Création de pipelines

Un patron, un administrateur ou tout membre de l'équipe ayant des droits d'accès à gérer les pipelines peut créer un pipeline.

Voici comment procéder :

Dans Paramètres ou Flux de travail, allez dans Pipelines, puis cliquez sur Créer un pipeline.

Ci-dessous, consultez les instructions pour chaque champ numéroté :

1. Nom du pipeline : saisissez un nom pour le pipeline, celui que vous verrez dans l'onglet Flux de travail.

2. Disponible pour : sélectionnez les membres de l'équipe qui doivent y avoir accès. Si vous laissez ce champ vide, seuls la personne qui crée le pipeline et le patron verront le pipeline dans Flux de travail. Pour plus de détails, cliquez ici.

3. Trier les comptes dans les étapes par : décidez de la façon dont vous voulez que les projets soit triés dans les étapes. Par défaut, ils sont triés par nom de compte, mais vous pouvez aussi les trier par durée de présence dans une étape, par exemple.

4. Modèle de projet par défaut : décidez si un modèle doit être appliqué aux projets entrant dans le pipeline et comment (automatiquement ou manuellement).

5. Champs de la fiche de projet : décidez ce que vous voulez voir affiché sur les fiches de projet.

6. Récurrence : les projets dans un agenda se répètent pour être automatiquement créés à l'intérieur du pipeline. Pour plus de détails, rendez-vous ici.

7. Nom de l'étape : saisissez le nom de la première étape.

8. Ajouter une étape : ajoutez autant d'étapes que nécessaire et associez les automatisations. 

9. Ajouter une automatisation : associez autant d'automatisations aux étapes que nécessaire. Dès qu'un projet passe dans une nouvelle étape contenant des automatisations, ces actions sont automatiquement déclenchées. Par exemple, une tâche est créée, un questionnaire est généré ou un e-mail est envoyé. Pour en savoir plus sur les automatisations, cliquez ici

10. Sauvegarder : sauvegarder le pipeline. Une fois que vous avez un pipeline, allez à la section Flux de travail, puis commencez à y ajouter des projets pour vos comptes clients.

Affichage des pipelines

Affichez les pipelines pour un seul compte client ou pour tous les comptes :

  • Pour un compte client : dans la barre latérale gauche, allez dans Clients, cliquez sur le nom du compte, puis sélectionnez Flux de travail dans la barre de menu. Vous verrez tous les pipelines avec des projets pour ce compte client et les progrès réalisés. Une fois qu'un projet est terminé et archivé ou supprimé, il n'est plus visible.

  • Pour tous les comptes clients : allez sur Flux de travail dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez le pipeline. Pour passer à un autre pipeline, utilisez le menu déroulant.

Par défaut, la liste des pipelines affiche 25 pipelines par page. Sélectionnez le nombre à afficher dans le menu Lignes par page en bas à gauche de la page. Pour trier la liste des pipelines par nom ou nombre de comptes, cliquez sur la flèche haut-bas à côté de l'en-tête de colonne de la liste.

Modification des pipelines

Un patron, un administrateur ou un membre de l'équipe ayant des droits d'accès pour gérer les pipelines peut modifier un pipeline.

Voici comment procéder :

  • Dans le pipeline, cliquez sur Modifier en haut à droite de la page ou cliquez sur l'icône automatisation sous le nom de l'étape, puis cliquez sur le lien Ajouter automatisation.


  • Dans la liste des modèles de pipeline, allez sur Paramètres dans la barre latérale gauche, sélectionnez Pipelines, puis cliquez sur le nom du pipeline.
  • Dans la liste des pipelines, allez sur Flux de travail dans la barre latérale gauche, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du pipeline, puis sélectionnez Modifier.

  • Une fois que vous êtes dans la fenêtre de modification, vous pouvez modifier les paramètres du pipeline (voir ci-dessus pour plus de détails) et apporter des modifications aux étapes :
  • Pour ajouter une étape, cliquez sur Ajouter une étape, puis entrez le nom de l'étape.
  • Pour déplacer une étape, cliquez sur l'icône de déplacement à droite du nom de l'étape, puis faites un glisser-déposer.
  • Pour supprimer une étape, cliquez sur l'icône de la corbeille à droite du nom de l'étape.
  • Pour ajouter des automatisations à une étape, sélectionnez l'étape, puis cliquez sur + Ajouter automatisation.
  • Si vous souhaitez que des e-mails supplémentaires soient envoyés aux clients lorsqu'ils ne répondent pas dans un certain délai, allez sur Rappels sous le modèle d'automatisation, puis sélectionnez Activer dans le menu déroulant. Pour en savoir plus sur les rappels, cliquez ici.

2. Cliquez sur ENREGISTRER.

Dupliquer les pipelines

Pour créer de nouveaux pipelines basés sur des pipelines existants, allez dans Paramètres dans la barre latérale gauche, sélectionnez Pipelines, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du pipeline, puis cliquez sur Dupliquer. La copie du pipeline est enregistrée avec un suffixe (par exemple, une déclaration de revenus (2)). Les étapes, les automatisations et les autres paramètres du modèle sont également copiés. Cependant, vous devrez ajouter manuellement les projets à un pipeline nouvellement dupliqué.

Utilisation des pipelines à partir de la bibliothèque

TaxDome propose des modèles de pipeline prêts à l'emploi pour vous aider à démarrer. Ils peuvent être facilement modifiés.

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Conseil : Lorsque vous copiez un pipeline à partir de notre bibliothèque, vous obtenez également tous les modèles prédéfinis avec les automatisations qui s'y trouvent. Pour plus de détails, rendez-vous ici.

Pour ajouter un pipeline à partir de notre bibliothèque :

1. Allez dans Paramètres dans la barre latérale gauche, cliquez sur Pipelines, puis sur COPIER DE LA BIBLIOTHÈQUE.

2. Cliquez sur l'icône de copie à droite du modèle que vous voulez utiliser. Les étapes, les automatisations et les autres paramètres du modèle sont également copiés. Vous pouvez maintenant modifier le pipeline en cliquant sur son nom ; vous devrez ajouter manuellement les projets.

Grâce à nos clients, nous ajoutons constamment de nouveaux modèles à notre bibliothèque. Souhaitez-vous partager certains de vos modèles de pipeline avec d'autres utilisateurs de TaxDome ? Si oui, nous serions ravis de vous écouter.

Suppression des pipelines

Pour supprimer un pipeline, allez dans Paramètres, sélectionnez Pipelines, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du pipeline, sélectionnez Supprimer, puis cliquez sur SUPPRIMER pour confirmer.

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Note : Cette opération supprime toutes les projets associés au pipeline.


Affichage des comptes ajoutés aux pipelines

Pour savoir quels comptes ont été ajoutés à un pipeline spécifique ou à une étape dans un pipeline :

  1. Allez sur la page Clients ou Projets de la section Flux de travail, puis cliquez sur le bouton FILTRE.
  2. Sélectionnez un nom de pipeline dans la section Pipelines, sélectionnez l'étape, puis cliquez sur APPLIQUER. Sélectionnez plusieurs pipelines et étapes si nécessaire.

Vous verrez ensuite la liste de tous les comptes clients qui ont été ajoutés au pipeline et/ou à l'étape sélectionnée.

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