Pipelines ( Basique ) : Créer et afficher

Our pipelines are not only an easy visual tool but also a fully customizable one, suited to your firm’s needs. Once you automate them, jobs move from stage to stage, automatically creating tasks and sending emails, proposals and organizers to clients at just the right time! Read on to find out more. 

Couvert ici:

• Pipelines
  
• Using pipelines from the Marketplace
• Creating pipelines from scratch
• Viewing pipelines
• Viewing automations in pipelines
• Editing pipelines (add, move and delete stages and automations)
• Duplicating pipelines
• Deleting pipelines
• Ajouter projets
• Viewing accounts added to pipelines

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Pipelines

A pipeline is an established work procedure—a sequence of steps, or stages, involved in, say, preparing a 1040 form from beginning to end.

Our pipelines are designed to look like a kanban board. Jobs, displayed on cards, move from stage to stage on the board. And once automated, pipelines do much of the work for you!

What happens inside a pipeline:   

• Jobs, the individual projects a client pays you for (such as a tax return or a January payroll), are introduced to a pipeline specifically designed for it. Each job, linked to a client account, moves through the pipeline from the first to the last stage, or completion. 
• Les étapes sont les étapes d'une procédure de travail globale. Une fois que tout le travail impliqué dans un étape est terminé, un projet passe au suivant étape .
• Automations, the mechanisms that automate a pipeline, make things happen on their own. Once triggered, they create tasks for team members or send organizers and proposals to clients, for example.

Two pipeline examples:

Pipeline 1: 1040 return

projet 1 : Déclaration fiscale 2015

projet 2 : Déclaration fiscale 2016

projet 3 : Déclaration d’impôts 2017

Étape 1 : Examiner les documents

Étape 2 : Préparer la lettre de mission

Étape 3 : Préparer le retour

Étape 4 : Révision

Étape 5 : dossier électronique

Pipeline 2: Payroll

projet 1 : masse salariale de janvier 2015

projet 2 : Paie de février 2016

projet 3 : Paie de mars 2017

Étape 1 : Examiner les documents

Étape 2 : Réviser les feuilles de temps

Étape 3 : initier le débit

Étape 4 : Envoyer les fiches de paie

Using pipelines from the Marketplace

Vous pouvez télécharger du prêt à l'emploi e-mail modèles avec les meilleures pratiques. Ils peuvent être modifiés facilement.

Tip: By installing a pipeline template you’ll also get all the templates inside it, such as for tasks, chats, emails, and so on. 

To add a pipeline from the Marketplace:

1. Go to  Templates > Marketplace from the left sidebar and open the Pipelines tab.

2. Cliquez sur Obtenez gratuitement sur le modèle que vous souhaitez ajouter ou cliquez sur son prix et procédez au paiement s'il s'agit d'un modèle payant. 

3. Go to  Templates > Firm templates from the left menu bar, then select the Pipelines tab and click on the name of the template to review and edit stages and automations.

Would you like to share some of your pipeline templates with other TaxDome users? If so, you can sell them on the Marketplace!

Creating pipelines from scratch

A firm owner, admin or any team member with access rights to manage pipelines can create a pipeline. 

Here’s how:

From Templates > Firm templates or Workflow, go to Pipelines, then click Create Pipeline.

Consultez les instructions pour chaque champ numéroté ci-dessous :

1. Pipeline name: Enter a name for the pipeline; what you’ll see in the Workflow section.

2. Available to: Select the team members who need access to it. If you leave this empty, only the person creating the pipeline and the firm owner see it the Workflow section. For more, read about access to pipelines.

3. Triez projets par : Décidez comment vous voulez projets à trier dans le étapes . Par défaut, ils sont triés par nom de compte, mais vous pouvez également les trier par durée dans un étape , date d'échéance, date a projet a été créé, ou priorité.

4. Default job template: Decide whether a template should be applied to jobs entering the pipeline and how (automatically or manually).

5. Champs de la fiche de travail : décidez de ce que vous souhaitez voir affiché sur projet cartes. En savoir plus sur la personnalisation des cartes projet .

6. Recurrence: Schedule jobs that repeat to be automatically created inside the pipeline. Here's more about setting up a schedule for recurring jobs.

7. Nom de la scène : saisissez le nom de la première étape .

8. Ajouter étape : Ajoutez-en autant étapes selon les besoins et associez-y les automatisations. 

9. Ajouter des automatisations : associez autant d'automatisations à étapes comme requis. Une fois par projet déménage vers un nouveau étape contenant des automatisations, ces actions sont automatiquement déclenchées une par une, dans un ordre précis. Par exemple, une tâche est créée ; un questionnaire est généré; un e-mail est envoyé. Voici plus d'informations sur le fonctionnement des automatisations . 

10. Save: Save the pipeline. Once you've done it, you can click on the Go to pipeline button and start adding jobs to it for your client accounts.

Viewing pipelines

View pipelines either for a single client account, for all accounts or those with recurrences:

• For one client account: Go to Clients > Accounts from the left menu bar, click on the account name, then select the Workflow tab. You’ll see all the pipelines with jobs for that client account and the progress made. Once a job has been completed and archived or deleted, it’s no longer visible. However, if the pipeline has no active jobs but the recurrence is set for that account, the pipeline will still be displayed on this page.

• For all client accounts: Go to Workflow > Pipelines from the left sidebar, then select the pipeline. To go to another pipeline, use the drop-down menu.

• With job recurrences: Navigate to Workflow > Job recurrences from the left menu bar to view and access pipelines for which recurrences are set.

Editing pipelines (add, move and delete stages and automations)

A firm owner, admin or team member with access rights to manage pipelines can edit a pipeline.

Here’s how:

• From the pipeline, click Edit on the top right of the page or click the automation icon below a stage name, then click the Add automation link.

• From the pipeline templates list, go to Templates > Firm templates from the left menu bar, select the Pipelines tab, then click on the name of the pipeline.
• From the pipeline list, go to Workflow > Pipelines from the left menu bar, click three dots to the far right of the name of the pipeline, then select Edit.

Once you are in the edit window, you can change the pipeline settings (see above for details) and make changes to the stages:

• Pour ajouter un étape , cliquez sur Ajouter étape ou sur le bouton + , puis saisissez le nom de l' étape .
• Pour déplacer un étape , pointez sur l'icône de déplacement à gauche du étape nom, puis faites-le glisser et déposez-le.
• Pour supprimer une étape , cliquez sur l'icône poubelle à droite du nom de l' étape .
• Pour ajouter automatisation à une étape , sélectionnez l' étape , puis cliquez sur le bouton Ajouter des automatisations ou sur n'importe quelle étape . automatisation , s'il y en a déjà un. 

• Si vous souhaitez que des e-mails supplémentaires soient envoyés aux clients lorsqu'ils ne répondent pas dans un certain délai, localisez les rappels sous le automatisation modèle, puis sélectionnez Activer dans la liste déroulante. En savoir plus sur les rappels .

Attention! When you delete a stage in a pipeline, all jobs at this stage will be deleted. Make sure that all the necessary information is saved to prevent data loss.

When you're done, click  SAVE. After that, you can click on the Go to pipeline button to see your changes.

Duplicating pipelines

To create new pipelines based on existing ones, go to Templates > Firm templates from the left menu bar, select the Pipelines tab, click three dots to the far right of the name of the pipeline, then click Duplicate. A copy of the pipeline is saved with a suffix (e.g., 1040 Return (2)). Stages, automations and other template settings are copied as well. However, you’ll need to manually add jobs to a newly duplicated pipeline.

Deleting pipelines

To delete a pipeline, go to Templates > Firm templates from the left menu bar, select the Pipelines tab, click three dots to the far right of the pipeline and select Delete.

Note: This deletes all jobs linked to the pipeline.

Viewing accounts added to pipelines

To find out which accounts have been added to a specific pipeline or to a stage in a pipeline:

1. Go to the Clients > Accounts or Workflow > Jobs from the left menu bar, then click on the FILTER button.
2. Select a pipeline name in the Active jobs filter and select the stage. You can select several pipelines and stages if needed.

You’ll then see a list of all client accounts that were added to the selected pipeline and/or stage.