Documents ( Basique ): Télécharger manuellement ou automatiquement

Comment télécharger des documents

Il existe de nombreuses façons de télécharger ; choisissez ce qui vous convient le mieux :  

• Cliquez sur Nouveau en haut à gauche.
• Faites glisser les documents ou dossiers de votre bureau vers l'onglet Docs / Récents de la page Documents et déposez-les n'importe où sur l'écran. Vous pouvez également les déposer n'importe où dans l'onglet Documents du compte ou simplement les déposer dans un dossier ou un sous-dossier spécifique pour y télécharger des documents.
• Cliquez sur Télécharger des documents ou Télécharger un dossier dans l'onglet Documents de la page Documents ou dans l'onglet Documents du compte.
• Utilisez l' application de bureau TaxDome .
• Utilisez TaxDome Drive .
• Utiliser l'application mobile .
• Téléchargez-les à l'aide de modèles de dossiers et d'automatisations dans pipelines . 

1. Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, sélectionnez Document dans le menu coulissant ou cliquez sur Télécharger des documents dans l'onglet Documents de la page Documents ou dans l'onglet Documents du compte, puis sélectionnez les fichiers que vous souhaitez télécharger depuis votre ordinateur. Pour sélectionner plusieurs fichiers dans un dossier, utilisez Ctrl ou Maj sur votre clavier.

2. Accédez au compte sur lequel vous souhaitez télécharger les fichiers. 

3. Choisissez l'endroit où vous souhaitez télécharger. Il existe des icônes de visibilité pour chaque document et dossier pour une identification facile. 

4. Cliquez sur Télécharger pour terminer. Lors du téléchargement vers un dossier de niveau supérieur avec le client peut afficher ou le client peut afficher et modifier l'accès (pour plus de détails, allez ici ), vous pourrez activer certains paramètres utiles (voir ci-dessous ). 

Gardez à l'esprit:

• Certains types de fichiers ne sont pas reconnus (pour plus de détails, allez ici ).
• La taille maximale de téléchargement est de 300 Mo. 
• Il est impossible de télécharger des documents dans un dossier scellé.
• Pour annuler le téléchargement en cours, cliquez sur le x .

Paramètres de téléchargement

Lorsque vous téléchargez des documents dans un dossier de niveau supérieur avec un niveau d'accès Le client peut afficher ou Le client peut afficher et modifier , vous pouvez appliquer les paramètres suivants :

Informer le client

Lorsque cette option est activée, tous les contacts liés au compte (avec les notifications activées) reçoivent un e-mail Notification lors du téléchargement d'un document. Pour en savoir plus, consultez l' article détaillé .

Marquer comme lu pour le client

Lorsque cette option est activée, les documents sont téléchargés, mais ne sont pas marqués comme « Nouveau » pour le client, qui ne reçoit pas de notification. Cette fonctionnalité est utile lors du premier transfert d'un client vers TaxDome .

Notifier abonnés lorsque le client ouvre le document

When toggled on, all team members with account access—and notifications for documents enabled—receive a notification via email and in their Inbox+ when the client first opens the document. For details, go to the article on assigning team members to client accounts.

Demander l'approbation du client

Ce paramètre est disponible uniquement lors du téléchargement vers un dossier de niveau supérieur avec un niveau d'accès « Le client peut consulter » . Pour en savoir plus, consultez l'article détaillé sur la demande d'approbation client .

Paramètres de téléchargement supplémentaires

En option, vous pouvez appliquer les paramètres supplémentaires suivants à tous les téléchargements de documents :

a. Rappels : active les rappels au client concernant l'approbation demandée. Pour plus d'informations, consultez l' article sur les rappels .

b. Ajouter une description : saisissez les détails du document. Ce champ sera identique pour chaque document si vous en téléchargez plusieurs à la fois, mais il peut être modifié individuellement .

c. Ajouter tags : Appliquer le document tags Pour organiser les fichiers. Pour plus de détails, consultez l' article sur tags .

d. Verrouiller le document sur la facture impayée : cette option vous permet de télécharger un document afin que le client puisse le voir et le télécharger sans avoir réglé le travail. Pour en savoir plus, consultez l' article détaillé .

e, f. Emplois : Lien vers le document projets . Voici plus d'informations sur la liaison des documents .

Paramètres pour les fichiers individuels 

Lorsque vous téléchargez plusieurs documents sur un compte, vous souhaiterez peut-être choisir des paramètres différents pour chaque fichier. Par exemple, vous souhaitez obtenir l’approbation d’un client sur un document et en verrouiller un autre sur une facture. Suivez ces étapes:

1. Une fois que vous avez sélectionné les documents, cliquez sur Configurer individuellement en haut à droite. Cette option de paramètres s'affiche uniquement lorsque vous téléchargez deux fichiers ou plus.  

2. Cliquez sur l'icône d'engrenage à droite du fichier, puis sélectionnez les paramètres. 

3. Cliquez sur Sauvegarder , puis répétez pour chaque fichier. Les documents avec des paramètres ajoutés recevront un statut de code couleur tags ( En attente d'approbation , En attente de paiement , Notifier abonnés , Marquer comme lu ou Notifier le client ) pour une identification facile. 

4. Cliquez sur Télécharger pour terminer.

Télécharger des dossiers

Pour télécharger des dossiers, choisissez la méthode qui vous convient le mieux : 

• Faites glisser les dossiers de votre ordinateur vers l'onglet Docs/Récents de la page Documents et déposez-les n'importe où sur l'écran. Vous pouvez également les déposer n'importe où dans l'onglet Docs du compte ou simplement les déposer dans un dossier ou un sous-dossier spécifique pour y télécharger des dossiers.
• Cliquez sur Télécharger le dossier dans l'onglet Documents de la page Documents ou dans l'onglet Documents du compte. 
• Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Dossier dans le menu déroulant. 

Gardez à l'esprit:

• Les types de fichiers non reconnus ne seront pas téléchargés.
• La structure de vos dossiers est conservée. Tous les documents sont placés dans le dossier sélectionné TaxDome dossier dans leurs dossiers d’origine.

Télécharger des fichiers zip

Les zips sont un excellent moyen de télécharger plusieurs documents à la fois. TaxDome télécharge des fichiers zip allant jusqu'à 300 Mo. Ils sont téléchargés de la même manière que les autres fichiers. Cependant, une fois le fichier zip téléchargé :

• Le fichier zip est automatiquement décompressé.
• Les types de fichiers non reconnus ne seront pas téléchargés.
• Les dossiers sur le zip ne seront pas répliqués TaxDome , vous devrez donc créer de nouveaux dossiers pour organiser les documents.
• Le fichier zip original que vous avez téléchargé est automatiquement supprimé.

Vue du client

Les clients peuvent accéder aux documents que vous téléchargez dans les dossiers avec l'autorisation « Le client peut consulter ». De plus, si les notifications sont activées pour le client et que vous avez coché l'option « Notifier le client lors du téléchargement d'un document », il en est informé par e-mail Vos clients peuvent voir et ouvrir des documents de différentes manières :

• Depuis le portail client ou l'application mobile : Cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Documents . 
• À partir de la notification e-mail : cliquez sur Afficher les documents dans le e-mail . 

Les clients pourront ensuite interagir avec les documents téléchargés. Pour les documents dont l'option « Notifier les clients » est activée, une étiquette « Nouveau » apparaîtra. 

Accédez à une vue en lecture seule du portail d'un client pour voir TaxDome de leur côté.