Tâches ( Basique ) : Créer et appliquer des modèles

Créez des modèles de tâches à utiliser pour déclencher de nouvelles tâches, remplir celles existantes ou appliquer des automatisations dans pipelines . Les modèles de tâches permettent de gagner du temps en rassemblant des ensembles de tâches couramment utilisées et en les stockant pour une utilisation ultérieure. Vous les trouverez particulièrement utiles pour les procédures fréquemment utilisées et pour garantir les meilleures pratiques.

Couvert ici:

• Création de modèles de tâches
• Ajout de modèles de tâches par défaut de notre bibliothèque
• Application de modèles de tâches
• Ajouter des tâches en tant qu'automatisations
• Modification des modèles de tâches
• Duplication de modèles de tâches
• Suppression de modèles de tâches

Création de modèles de tâches

Un modèle de tâche peut être créé par une entreprise patron , administrateur ou tout employé qui a reçu des droits d'accès à gérer les modèles .

Pour créer un modèle de tâche, procédez comme suit :

1. Accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur Créer un modèle .

Ou accédez à cette page en ajoutant la tâche Créer automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline , puis en cliquant sur Nouveau modèle .

2. Entrez le nom du modèle de tâche (par exemple, Prepare 1040) dans le champ requis.

3. C'est tout ! Cliquez sur le bouton Enregistrer et quitter .

Découvrez toutes les fonctionnalités des tâches en détail :

1. Nom du modèle : c'est ce que vous verrez lors de la sélection de votre modèle.

2. Responsable de la tâche : choisissez le nom du membre de l'équipe à qui vous souhaitez attribuer les tâches ; vous pouvez également en sélectionner plusieurs si le projet en nécessite plusieurs. Lorsque vous attribuez une tâche, elle est automatiquement partagée avec les destinataires. Pour plus de détails sur les responsables des tâches, rendez-vous ici .

3. Statut : sélectionnez le statut dans lequel les tâches doivent démarrer.

4. Priorité : définissez le niveau de priorité avec lequel les tâches doivent commencer : FAIBLE , ÉLEVÉE , MOYENNE ou URGENT . Le niveau de priorité par défaut est MEDIUM .

5. Description : saisissez une description pour définir les tâches (facultatif). Vous pouvez utiliser le formatage du texte, les emoji, les puces, les listes numérotées et également insérer des liens.

6. Balises : Ajouter tags au modèle. Cela vous aide à catégoriser vos tâches et à trier les informations inutiles. Utilisez nos tags prédéfinies ou créez-en de nouvelles .

7. Dates de début et d'échéance : définissez les dates de début et d'échéance des tâches ; ceux-ci sont considérés comme relatifs ou absolus (approximatifs ou fermes) :

• Relatif (par défaut) : définissez une période de temps après la date de début à laquelle la tâche est due (par exemple, commencer un jour après la création de la tâche ; terminer deux semaines après la date de début). Si aucune date de début n'a été définie, la date d'échéance est calculée à partir de la date de création de la tâche. Notez que vous ne pouvez pas définir plus de 10 000 unités (jours/mois/années).
• Absolue : activez Dates absolues pour définir les dates de début et d'échéance à partir du calendrier (par exemple, le 15 avril).

La définition de dates est facultative mais peut constituer un outil de gestion du temps utile pour vous et votre équipe. De plus, vous recevrez un rappel e-mail trois jours avant la date d'échéance de la tâche.

8. Sous-tâches : activez Sous-tâches pour ajouter une liste de contrôle des tâches à effectuer ; ceux-ci devront être effectués pour que la tâche globale soit achevée. Remplissez le nom de la sous-tâche, puis cliquez sur Ajouter une sous-tâche pour créer d'autres éléments de liste de contrôle.

9. Sauvegarder & Quitter , Sauvegarder et Annuler : Cliquez sur Sauvegarder & Quitter pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles, Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à éditer le modèle ou Annuler pour quitter sans enregistrer.

Ajout de modèles de tâches par défaut de notre bibliothèque

Nous proposons des modèles de tâches par défaut, que vous pouvez également modifier facilement. Pour ajouter un modèle de tâche depuis notre bibliothèque :

1. Accédez à Paramètres > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur Copier depuis la bibliothèque .

2. Cliquez sur l'icône de copie à droite du modèle que vous souhaitez ajouter.

3. Lorsque vous ajoutez un modèle de notre bibliothèque, les destinataires et tags les listes seront toujours vides. Vous devrez les remplir avec vos propres choix et modifier les autres champs si nécessaire. Cliquez sur le nom du modèle, effectuez vos modifications, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Application de modèles de tâches

Une fois que vous avez créé un modèle, vous pouvez l'utiliser pour accélérer la création de vos tâches. Voici comment:

1. Créez une nouvelle tâche ou modifiez une tâche existante.

2. Cliquez sur la liste Modèle pour la développer, puis sélectionnez un modèle.

3. Continuez en créant la tâche. Vous pouvez désormais modifier toutes les propriétés de tâche déjà renseignées, c'est-à-dire ajouter ou supprimer des sous-tâches, des responsables, tags , etc.

Note! Les modifications que vous apportez à une tâche n'affectent pas le modèle sélectionné.

Modification des modèles de tâches

Pour apporter des modifications à un modèle de tâche, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le nom du modèle de tâche dans la liste.

2. Apportez des modifications au modèle de tâche, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Duplication de modèles de tâches

Vous pouvez créer de nouveaux modèles de tâches à partir de modèles existants. Cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du nom du modèle de tâche, puis sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant. La copie du modèle de tâche sera enregistrée avec le suffixe approprié (par exemple, formulaire 940 (2)).

Suppression de modèles de tâches

Pour supprimer complètement un modèle de tâche, accédez à Paramètres > Modèles fermes dans la barre de menu de gauche, cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du nom du modèle de tâche, sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant, puis cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.