Tâches ( Basique ): Créer et appliquer des modèles
Créez des modèles de tâches à utiliser pour déclencher de nouvelles tâches, remplir celles existantes ou appliquer des automatisations dans pipelines . Les modèles de tâches permettent de gagner du temps en rassemblant des ensembles de tâches couramment utilisées et en les stockant pour une utilisation ultérieure. Vous les trouverez particulièrement utiles pour les procédures fréquemment utilisées et pour garantir les meilleures pratiques.
Créer des modèles de tâches
Un modèle de tâche peut être créé par une entreprise patron , administrateur ou tout employé qui a reçu des droits d'accès à gérer les modèles .
Pour créer un modèle de tâche, procédez comme suit :
1. Accédez à Modèles > Modèles d’entreprise dans le menu latéral, puis cliquez sur Créer un modèle .
Vous pouvez également accéder à cette page en ajoutant la tâche Créer automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline et en cliquant sur Nouveau modèle .
2. Entrez le nom du modèle de tâche (par exemple, Prepare 1040) dans le champ requis.
3. C'est tout ! Cliquez sur Enregistrer et quitter .
Découvrez toutes les fonctionnalités des tâches en détail :
a. Nom du modèle : c'est ce que vous verrez lorsque vous sélectionnez votre modèle.
b . Statut : sélectionnez le statut initial de la tâche .
c. Priorité : définissez le niveau de priorité avec lequel les tâches doivent commencer : Faible , Élevé , Moyen ou Urgent . Le niveau de priorité par défaut est Moyen .
d. Description : saisissez une description pour définir les tâches (facultatif). Vous pouvez utiliser une mise en forme de texte, des émojis, des puces, des listes numérotées et insérer des liens.
e. Tags : Ajouter tags au modèle. Cela vous aide à classer vos tâches et à trier les informations inutiles. Utilisez nos tags prédéfinies ou créez-en de nouvelles .
f. Responsables : sélectionnez un ou plusieurs responsables de tâches. Vous pouvez sélectionner des membres de l'équipe ou des rôles :
- Membres de l'équipe : Sélectionnez le nom d'un ou plusieurs membres de l'équipe.
- Rôles : uniquement pour les modèles de tâches utilisés dans pipeline automatisations. Sélectionnez un ou plusieurs rôles de compte . Lorsqu'une tâche est créée à partir du modèle via automatisation , tous les membres de l’équipe affectés aux rôles pertinents dans un compte client seront affectés à la tâche.
g. Dates de début et d'échéance : définissez les dates de début et d'échéance des tâches ; elles sont considérées comme relatives ou absolues (approximatives ou fermes) :
- Relatif (par défaut) : définissez une période de temps après la date de début à laquelle la tâche est due (par exemple, commencer un jour après la création de la tâche ; terminer deux semaines après la date de début). Si aucune date de début n'a été définie, la date d'échéance est calculée à partir de la date de création de la tâche. Notez que vous ne pouvez pas définir plus de 10 000 unités (jours/mois/années).
- Absolue : activez Dates absolues pour définir les dates de début et d'échéance à partir du calendrier (par exemple, le 15 avril).
La définition des dates est facultative, mais peut être un outil de gestion du temps utile pour vous et votre équipe. De plus, vous recevrez un rappel e-mail trois jours avant la date d'échéance de la tâche.
h. Sous-tâches : activez Sous-tâches pour ajouter une liste de contrôle des tâches à effectuer. Ces tâches doivent être effectuées pour que la tâche globale soit terminée. Renseignez le nom de la sous-tâche, puis cliquez sur Ajouter une sous-tâche pour créer d'autres éléments de la liste de contrôle.
i. Sauvegarder & exit , Sauvegarder et Annuler : Cliquez sur Sauvegarder & exit pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles, Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à éditer le modèle ou sur Annuler pour quitter sans enregistrer.
Ajoutez des modèles de tâches par défaut à partir de notre bibliothèque
Nous proposons des modèles de tâches par défaut, que vous pouvez également modifier facilement. Pour ajouter un modèle de tâche depuis notre bibliothèque :
1. Accédez à Paramètres > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur Copier depuis la bibliothèque .
2. Cliquez sur l'icône de copie à droite du modèle que vous souhaitez ajouter.
3. Lorsque vous ajoutez un modèle de notre bibliothèque, les personnes concernées et tags Les listes seront toujours vides. Vous devrez les remplir avec vos propres choix ainsi que modifier les autres champs selon vos besoins. Cliquez sur le nom du modèle, effectuez vos modifications, puis cliquez sur Sauvegarder & exit .
Appliquer des modèles de tâches
Une fois que vous avez créé un modèle, vous pouvez l'utiliser pour accélérer la création de vos tâches. Voici comment:
1. Créez une nouvelle tâche ou modifiez une tâche existante.
2. Cliquez sur la liste Modèle pour la développer, puis sélectionnez un modèle.
3. Continuez en créant la tâche. Vous pouvez désormais modifier toutes les propriétés de tâche déjà renseignées, c'est-à-dire ajouter ou supprimer des sous-tâches, des responsables, tags , etc.
Note! Les modifications que vous apportez à une tâche n'affectent pas le modèle sélectionné.
Modifier les modèles de tâches
Pour apporter des modifications à un modèle de tâche, procédez comme suit :
1. Accédez à Paramètres > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le nom du modèle de tâche dans la liste.
2. Apportez des modifications au modèle de tâche, puis cliquez sur Sauvegarder et quitter .
Dupliquer les modèles de tâches
Vous pouvez créer de nouveaux modèles de tâches à partir de modèles existants. Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du nom du modèle de tâche, puis sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant. Une copie du modèle de tâche sera enregistrée avec le suffixe approprié (par exemple, Formulaire 940 (2)).
Supprimer les modèles de tâches
Pour supprimer complètement un modèle de tâche, accédez à Paramètres > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du nom du modèle de tâche, sélectionnez Supprimer , puis cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.
