Importez vos données client dans TaxDome

Notre outil d'importation vous permet de transférer les comptes clients et les données de contact vers TaxDome Pour commencer à travailler rapidement depuis votre portail web. Découvrez ici comment effectuer votre importation initiale. 

Importer des clients, expliqué

L'importation est un outil permettant de transférer les données clients (divisées en comptes et contacts ) depuis votre système précédent. CRM système à TaxDome Il vous permet d'ajouter des comptes et des contacts en masse, éliminant ainsi le besoin de création manuelle. 

Pour importer la liste de clients, vous devez préparer le fichier CSV au préalable. Suivez attentivement nos instructions étape par étape lors de la préparation du fichier CSV afin d'éviter toute perte de données clients. 

Par défaut, seule une entreprise patron L'administrateur peut importer les clients. Si vous souhaitez que les membres de l'équipe puissent également importer des contacts, accordez-leur les droits d'accès « Gérer les contacts » .

De quel type d'importation avez-vous besoin ?

TaxDome L'outil d'importation est flexible et vous permet d'importer non seulement tous les enregistrements simultanément, mais aussi des types d'enregistrements spécifiques. Par exemple, vous pouvez importer uniquement des comptes sans en créer de nouveaux à mettre à jour. CRM Champs pour les clients existants. Nous décrivons ci-dessous les scénarios et options d'importation courants :

• Importer des comptes et des contacts : utilisez cette option pour migrer entièrement votre base de clients vers TaxDome . 

• Importer uniquement les comptes (pas les contacts) : utilisez cette option si vous avez déjà des comptes dans TaxDome mais je veux ajouter quelques éléments CRM des informations en masse. Par exemple, vous pouvez ajouter tags ou des rôles de compte à des comptes existants. Consultez un guide séparé pour découvrir les scénarios les plus courants.

• Importer les contacts uniquement (sans comptes) : utilisez cette option pour créer de nouveaux contacts sans les associer à des comptes. Cela peut être utile si vous disposez d'une liste de clients potentiels ou d'employés de clients à enregistrer séparément. Cela peut également être utile pour ajouter des informations personnalisées supplémentaires. CRM champs pour les contacts. 

Ci-dessous, nous présentons le processus d'importation pour une migration complète de base de données client. Des remarques seront fournies lorsque les actions diffèrent pour d'autres types d'importation.

Étape 1. Télécharger le fichier CSV

Lors de la première étape de l'importation, vous devez télécharger votre fichier CSV préparé. Pour cela, accédez à « Clients > Comptes » (ou « Clients > Contacts » ) dans le menu latéral, puis cliquez sur « Importer » . 

Cliquez sur Parcourir ou faites glisser et déposez le fichier CSV. 

Étape 2. Créer des comptes

La deuxième étape consiste à créer des comptes. Vous trouverez ci-dessous la description des paramètres les plus importants.

Nom du compte de la carte

Sélectionnez le nom de l'en-tête de colonne de votre feuille de calcul qui correspond à TaxDome Propriété Nom du compte . Si vous avez utilisé Nom du compte comme en-tête de colonne dans votre feuille de calcul, il est automatiquement mappé à TaxDome la propriété Nom du compte car ils ont le même nom.

Choisissez le type de compte

Choisissez comment appliquer le type de compte aux clients importés :

Cartographier les champs du compte

Associez les colonnes de votre fichier CSV aux champs du compte dans TaxDome pour que les données des colonnes CSV soient automatiquement ajoutées aux informations du compte.  

Pour mapper les champs des comptes :

a. Vérifiez tous les noms d'en-têtes de colonnes de votre « colonne de propriétés CSV » à gauche. Choisissez ceux que vous souhaitez ajouter à votre TaxDome comptes et lesquels ignorer.

b. Pour chaque ligne, sélectionnez le champ Synchroniser (pour ajouter la valeur du fichier CSV) ou Ignorer (pour l'ignorer) dans le menu déroulant Action . 

c. (Si vous avez sélectionné le champ Synchroniser ) Pour chaque ligne, sélectionnez dans le menu déroulant TaxDome champs auxquels les valeurs du fichier CSV seront ajoutées. Vous pouvez utiliser les valeurs par défaut. TaxDome champs ou créer des champs personnalisés .

Veuillez noter que les lignes Tags et membres de l'équipe sont

d. Vérifiez et cliquez sur Continuer .

Note

Si vous souhaitez ajouter des comptes uniquement (ou ajouter en masse CRM champs aux comptes existants), procédez à la guide séparé .

Étape 3. Définir les paramètres

Dans cette étape, appliquez les paramètres en masse aux comptes nouvellement importés :

Contacts liés

Lors de l'importation de comptes et de contacts, vous pouvez choisir d'activer ou non les options de configuration des contacts. Celles-ci définissent les paramètres de base pour vos interactions avec les clients. cabinet Activez ici tous les boutons de contact ( a, b, c ) en une seule fois, mais n'envoyez pas d'invitations aux clients pour rejoindre le portail. Vous aurez ainsi le temps de tout configurer au préalable. Vous pourrez inviter vos clients ultérieurement, lorsque vous serez prêt. 

Sous « E-mails » , vous verrez un exemple de l'ajout. e-mail champs (par exemple, Courriel, Informations supplémentaires) e-mail , etc.) cartographiés à l' étape précédente . En configurant des commutateurs, vous activerez/désactiverez a, b, c, d pour chaque personne de contact dont e-mail est lié au compte importé :

a. Connexion : Lorsqu'elle est activée, le contact peut utiliser son TaxDome Portail client.

b. Notification : Lorsque cette option est activée, le contact reçoit toutes les notifications système, telles que les messages, questionnaires et plus encore.

c. Synchronisation des e-mails : lorsqu’elle est activée, vous pouvez consulter et répondre aux e-mails du client dans votre messagerie.

Inbox+ .

d. Envoyer des invitations : Si cette option est cochée, vous enverrez une invitation. e-mail l'invitation à l' TaxDome portail juste après la fin de l'importation (non recommandé).

Mots clés

Si vous en avez déjà quelques-uns tags créé dans TaxDome Vous pouvez les appliquer ici à vos comptes importés. Elles seront appliquées à tous les comptes importés. Si vous devez appliquer des paramètres différents, veuillez nous contacter. tags Pour différents comptes, il est préférable de les ajouter au préalable à la feuille de calcul . 

Cessionnaires

Sélectionnez les membres de l'équipe qui seront affectés aux clients. Les nouveaux comptes sont automatiquement transférés vers l'importateur si le nom d'un membre de l'équipe ne figure pas dans le fichier CSV. Vous pouvez sélectionner d'autres membres de l'équipe pour leur donner accès à tous les comptes importés . 

Dossiers et documents

Si vous utilisez une structure de dossiers personnalisée pour les documents clients, appliquez les modèles de dossiers en masse aux nouveaux comptes. Vous pouvez utiliser le modèle « Années fiscales par défaut » si aucun modèle personnalisé n'est sélectionné. Cliquez sur Continuer .

Étape 4. Créer des contacts

Enfin, vous devez ajouter des contacts au système. Ils seront automatiquement liés aux comptes. Le processus est similaire à celui des comptes : associez les colonnes CSV aux TaxDome champs de contact pour garantir que les bonnes données sont importées.

Pour mapper les champs de contact :

a. Vérifiez tous les noms d'en-têtes de colonnes de votre propriété CSV à gauche. Choisissez ceux que vous souhaitez ajouter à votre TaxDome contacts et lesquels ignorer.

b. Pour chaque ligne, sélectionnez le champ Synchroniser (pour ajouter la valeur du fichier CSV) ou Ignorer (pour l'ignorer) dans le menu déroulant Action . 

c. (Si vous avez sélectionné le champ Synchroniser ) Pour chaque ligne, sélectionnez dans le menu déroulant TaxDome champs auxquels les valeurs du fichier CSV seront ajoutées. Vous pouvez utiliser les valeurs par défaut. TaxDome champs ou créer des champs personnalisés .

d. Vérifiez et cliquez sur Continuer . Cela ne lance pas le processus d'importation. Vous pouvez toujours revenir aux étapes précédentes en cas d'erreur.

Étape 5. Examiner et importer les résultats

En examinant les résultats du mappage, vous verrez comment les paramètres d'importation ont fonctionné pour quelques exemples de vos données :

• Des comptes seront créés avec lesquels des contacts seront liés (le cas échéant).
• Des contacts seront créés avec quels noms et e-mail adresses (le cas échéant).
• Des cessionnaires seront affectés aux comptes.
• Des tags seront attribués aux comptes/contacts.
• Des champs personnalisés seront créés et/ou remplis.

Si tout semble correct, cliquez sur Démarrer l'importation . Sinon, revenez en arrière pour effectuer les corrections nécessaires. Vous pouvez maintenant quitter la page. Le processus d'importation se poursuivra automatiquement. 

Une fois l'importation terminée, vous recevrez un e-mail Notification. Cliquez sur le lien dans le message pour accéder aux résultats de l'importation. Vous verrez :

• Combien de contacts ont été importés.
• Combien de lignes de feuille de calcul ont été ignorées.
• Combien de comptes ont été créés.
• Combien de comptes ont été mis à jour.
• Combien de champs personnalisés ont été créés.

Si certaines lignes ont été ignorées (à cause d'erreurs), vous pouvez exporter un fichier CSV zippé vous indiquant lesquelles et pourquoi. 

Si vous rencontrez des difficultés lors de l'importation, n'hésitez pas à nous contacter ! Notre équipe est toujours ravie de vous aider !  

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