Envoyer questionnaires automatiquement et lié à projets

You can have your organizers created and sent automatically. Once a client submits the organizer, the job moves automatically to the next stage of the pipeline . To make automation magic happen, set up the Create organizer automation and turn on the Automove feature.

Mettre en place un étape pour créer le questionnaire , puis activez le déplacement automatique

Un processus parfaitement automatisé commence toujours par la sélection du bon endroit pour celui-ci dans votre workflow Vous pouvez le faire en trois étapes simples : créez un questionnaire modèle, ajouter un automatisation pour envoyer le questionnaire , puis activez l'option Déplacement automatique . 

Regardez l'exemple vidéo ci-dessous, puis découvrez comment automatiser l'envoi de votre questionnaires :

Voici comment configurer le étape pour créer le questionnaire avec automove :

1. Vous avez besoin d'un modèle questionnaire pour demander les documents et informations nécessaires à un client. Si vous n'en avez pas, vous risquez de ne pas pouvoir le faire. questionnaire Vous pouvez créer le modèle en cliquant sur « Nouveau modèle » lorsque vous ajoutez le automatisation .

2. Assurez-vous d'avoir un étape dans votre pipeline pour l'envoi d'un questionnaire , puis ajoutez le questionnaire Créer automatisation Ainsi, une fois que projet entre dans ce étape , un nouveau questionnaire est automatiquement envoyé au client. Parallèlement, le questionnaire sera lié au projet . 

3. Assurez-vous que l'option « Déplacer automatiquement projets est activée pour le étape allumé. Maintenant, une fois que le questionnaire est soumis par un client, le projet est automatiquement déplacé vers le suivant étape .

Si votre questionnaire Le modèle comporte une liste de contrôle des documents en annexe. projet passera au suivant étape seulement après que le client ait rempli tous les éléments de la liste de contrôle et soumis le questionnaire Apprenez-en davantage sur la façon d’ automatiser l’envoi questionnaires à l’aide de listes de contrôle .

Note

Si le questionnaire est archivé, le déplacement automatique ne sera pas déclenché.

Lien questionnaire à un projet manuellement

Les organisateurs peuvent être liés à projets par une entreprise patron , l'administrateur ou tout employé ayant reçu des droits d'accès pour gérer questionnaires . Une fois que questionnaire est lié manuellement, le déplacement automatique projets Cette fonctionnalité fonctionne de la même manière que pour questionnaires qui sont envoyées et liées automatiquement : lorsque le client ou le membre du cabinet soumet le questionnaire , le projet est déplacé vers le suivant étape .

Il existe trois façons de lier un questionnaire manuellement:

• À partir d'une carte projet : ouvrez le projet carte, cliquez sur Lien dans la section Lié , sélectionnez Organisateurs , puis choisissez le questionnaires . Ou cliquez sur Nouveau dans la section Lié , sélectionnez Organisateurs et créez un nouveau questionnaire lié à la projet .

• Depuis l'écran Créer questionnaire : Cliquez sur Lier aux projets , puis sélectionnez le projets . Une fois lié, la section Emplois s'affiche et vous verrez le projet titres et pipelines ils appartiennent à.

• À partir de la liste des organisateurs d'un client : cliquez sur les trois points à l'extrême droite de l' questionnaire , cliquez sur Lien vers projets , sélectionnez le projets dans la liste, puis cliquez sur Soumettre .

Par défaut, lors de la liaison questionnaires d'un projet carte et sélection parmi les cartes existantes questionnaires , en attente seulement questionnaires sont affichés. Vous pouvez filtrer la liste par statut :

• En attente affiche tous les éléments actifs questionnaires pas encore soumis.

• Les émissions terminées ont toutes été soumises questionnaires .

• Actif montre tout en attente et terminé questionnaires actuellement en utilisation.

• Les archives montrent tout ce qui est en attente et terminé questionnaires n'est plus utilisé.

• Tous les spectacles questionnaires dans tous les statuts ci-dessus.

Quelle que soit l'option utilisée, vous pouvez lier autant de questionnaires à un projet selon les besoins.

Après la liaison, questionnaires seront affichés dans la section Liés > Organisateurs à droite de l'écran projet carte. Si la questionnaire possède une liste de contrôle, sa progression peut être suivie directement depuis projet carte.

Note

Si le questionnaire n'est pas soumis et vous déplacez manuellement le projet à un autre étape , vous serez invité à décider quoi faire concernant les tâches en attente questionnaire (pour plus de détails, en savoir plus sur la gestion des éléments inachevés lors d'un déménagement projets ).

Organiser automatiquement les documents téléchargés

Si vous proposez un service récurrent comme la tenue de comptabilité mensuelle, vous pouvez automatiser l'organisation des documents de vos clients. Leurs fichiers seront automatiquement triés dans des dossiers mensuels, sans intervention manuelle.

Pour ce faire :

• Set up a Monthly Bookkeeping pipeline with job recurrence enabled.
• Dans le premier étape , ajoutez le questionnaire Créer automatisation envoyer le calendrier comptable mensuel .

• Dans le questionnaire Dans le modèle, activez l'option « Personnaliser le dossier de destination pour les téléchargements de documents » et ajoutez le shortcode [CURRENT_MONTH_NAME] au nom du dossier.

Puis, à chaque fois que le phénomène se répète projet commence :

1. Un nouveau questionnaire est envoyé automatiquement.

2. Le client télécharge des documents.

3. Un nouveau dossier est créé, nommé dynamiquement en fonction du mois en cours, ce qui permet de garder tous les documents bien rangés.

Cette configuration garantit que les documents téléchargés sont automatiquement regroupés par mois, ce qui permet de garder les dossiers propres et organisés sans intervention manuelle.

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