Envoyer questionnaires automatiquement et lié à projets

You can have your organizers created and sent automatically. Once a client submits the organizer, the job moves automatically to the next stage of the pipeline . To make automation magic happen, set up the Create organizer automation and turn on the Automove feature.

Mettre en place un étape pour créer le questionnaire , puis activez le déplacement automatique

Un processus parfaitement automatisé commence toujours par la sélection du bon endroit pour celui-ci dans votre workflow Vous pouvez le faire en trois étapes simples : créez un questionnaire modèle, ajouter un automatisation pour envoyer le questionnaire , puis activez l'option Déplacement automatique . 

Regardez l'exemple vidéo ci-dessous, puis découvrez comment automatiser l'envoi de votre questionnaires :

Voici comment configurer le étape pour créer le questionnaire avec automove :

1. You need an organizer template to request necessary documents and information from a client. If you don’t have an organizer template, you can create it by clicking New template when you add the automation.

2. Make sure you have a stage in your pipeline for sending an organizer, then add the Create organizer automation. This way, once the job enters this stage, a new organizer is automatically sent to the client. At the same time, the organizer will be linked to the job . 

3. Ensure that you have the Automove jobs toggle for the stage turned on. Now, once the organizer is submitted to a client, the job is automatically moved to the next stage.

Note

Si le questionnaire est archivé, le déplacement automatique ne sera pas déclenché.

Lien questionnaire à un projet manuellement

Organizers can be linked to jobs by a firm owner, admin or any employee who has been given access rights to manage organizers . Once the organizer is manually linked, the automove jobs feature works the same as for organizers that are sent and linked automatically: when the client or firm member submits the organizer, the job is moved to the next stage.

Il existe trois façons de lier un questionnaire manuellement:

• À partir d'une carte projet : ouvrez le projet carte, cliquez sur Lien dans la section Lié , sélectionnez Organisateurs , puis choisissez le questionnaires . Ou cliquez sur Nouveau dans la section Lié , sélectionnez Organisateurs et créez un nouveau questionnaire lié à la projet .

• Depuis l'écran Créer questionnaire : Cliquez sur Lier aux projets , puis sélectionnez le projets . Une fois lié, la section Emplois s'affiche et vous verrez le projet titres et pipelines ils appartiennent à.

• À partir de la liste des organisateurs d'un client : cliquez sur les trois points à l'extrême droite de l' questionnaire , cliquez sur Lien vers projets , sélectionnez le projets dans la liste, puis cliquez sur Soumettre .

Par défaut, lors de la liaison questionnaires d'un projet carte et sélection parmi les cartes existantes questionnaires , en attente seulement questionnaires sont affichés. Vous pouvez filtrer la liste par statut :

• En attente affiche tous les éléments actifs questionnaires pas encore soumis.

• Les émissions terminées ont toutes été soumises questionnaires .

• Actif montre tout en attente et terminé questionnaires actuellement en utilisation.

• Les archives montrent tout ce qui est en attente et terminé questionnaires n'est plus utilisé.

• Tous les spectacles questionnaires dans tous les statuts ci-dessus.

Quelle que soit l'option utilisée, vous pouvez lier autant de questionnaires à un projet selon les besoins.

Après la liaison, questionnaires sera affiché dans la section Lié > Organisateurs à droite de projet carte. 

Note

Si le questionnaire n'est pas soumis et vous déplacez manuellement le projet à un autre étape , vous serez invité à décider quoi faire concernant les tâches en attente questionnaire (pour plus de détails, en savoir plus sur la gestion des éléments inachevés lors d'un déménagement projets ).

Organize uploaded docs automatically

If you offer a recurring service like Monthly Bookkeeping, you can automate the way client documents are organized. Their uploads will be automatically sorted into monthly folders—no manual work required.

To do this:

• Set up a Monthly Bookkeeping pipeline with job recurrence enabled.
• In the first stage, add the Create organizer automation to send the Monthly Bookkeeping Organizer.

• In the organizer template, enable Customize destination folder for document uploads and add the [CURRENT_MONTH_NAME] shortcode to the folder name.

Then, each time the recurring job starts:

1. A new organizer is sent automatically.

2. The client uploads documents.

3. A new folder is created, dynamically named for the current month—keeping all documents neatly sorted.

This setup ensures uploaded documents are automatically grouped by month, keeping folders clean and organized with no manual effort.

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