Créez des factures, envoyez et configurez des rappels

Table des matières

Façons d'envoyer des factures ponctuelles
Vue du client
Configurer des rappels de factures

Envoyez des factures ponctuelles à vos clients, une par une ou en masse, et accélérez le processus en créant des modèles et en utilisant des automatisations. Pour le suivi du temps, TaxDome vous permet de créer des factures directement à partir de vos entrées de temps !

Façons d'envoyer des factures ponctuelles

One-time invoices can be created and sent by a firm owner or any team member assigned to the account with access rights to manage invoices .

You can create invoices alone or include them in your proposals or proposal templates .

Il existe différentes manières de créer et d'envoyer des factures uniques :

Créer et envoyer des factures ponctuelles

Pour créer et envoyer une facture unique, procédez comme suit :

Créez une facture de l'une des manières suivantes :
- Cliquez sur Nouveau et sélectionnez Facture .
- Ouvrez le compte client, accédez à l'onglet « Factures » et cliquez sur « Nouvelle facture » . Le compte courant sera automatiquement renseigné.
Saisissez le montant de la facture ou sélectionnez un modèle.
Cliquez ensuite sur Créer pour créer et envoyer la facture (sauf si le bouton bascule Planifier la facture est activé, auquel cas vous devrez planifier la facture).

Outre le montant, vous pouvez également inclure d'autres informations. La fenêtre « Créer une facture » est divisée en plusieurs sections :

Type de facture
Général
QuickBooks paramètres
Supplémentaire
Éléments de campagne et récapitulatif
Note au client
Aperçu
Lié à projets

Type de facture

The Create invoice window is common for one-time and recurring invoices. Select whether you want to create a one-time or recurring invoice.

Général

Nom du compte, ID ou Email : Sélectionnez un compte auquel la facture sera envoyée.
Modèle de facture : cliquez et sélectionnez l'un des modèles de facture que vous avez créés dans la liste déroulante. Les modèles de facture sont particulièrement utiles pour les factures que vous envoyez fréquemment aux clients.
Invoice number: The field is pre-filled with the next available invoice number. You can keep it as is or change it manually. If the integration with QuickBooks (QBO) is enabled, the number will be generated based on the last invoice number from QBO.
Choose payment method: Choose how you want your clients to pay invoices (either by credit card, bank debit, or both). We support a number of payment methods .
Date : saisissez la date de la facture. Vous pouvez émettre une facture à la date du jour (définie par défaut) et à n'importe quelle date passée.

Note

The default invoice date format follows the default date format for e-signature set in Firm Settings > Signatures.

Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui recevra le paiement (par défaut, la personne créant la facture le reçoit).
Description: Add a description outlining what’s included in the invoice or turn it off in your Settings > Invoice page. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

QuickBooks paramètres

Sélectionnez l'emplacement et la classe auxquels la facture doit être envoyée QuickBooks Les clients ne verront pas ce champ.

Notez que la section des paramètres QuickBooks ne s'affiche que si vous l'activez dans QuickBooks Pour ce faire, accédez à Compte et paramètres > Avancé > Catégories et activez le suivi des emplacements et/ou des classes.

Supplémentaire

Dans la section Supplémentaire , vous devez ajouter des détails uniquement si vous activez les boutons :

Payer une facture avec les crédits clients : activez cette option si vous souhaitez que la facture soit automatiquement marquée comme payée. Cette option est disponible uniquement lorsque les clients disposent de crédits suffisants pour payer la facture.
Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.
Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Read more about reminders .
Schedule invoice: Schedule when the invoice will be sent out. Read more about scheduling invoices .

Éléments de campagne et récapitulatif

Les rubriques et le résumé indiquent le montant de la facture. Si vous ne souhaitez pas inclure de description détaillée de vos services ni de tarif, vous pouvez accéder directement à la section « Résumé » et indiquer le montant.

Vous pouvez également créer une liste détaillée des produits et services que vous proposez à vos clients dans la section « Articles » . Toutes les données de cette section seront également automatiquement ajoutées à la section « Résumé » .

Les éléments de ligne vous aident à détailler la liste des services et à rendre votre facturation plus transparente dans le cas où votre travail comprend, par exemple, non seulement un package de déclaration de revenus « tout-en-un », mais également des consultations ou d'autres services facturés séparément.

Dans la section Éléments de ligne , vous pouvez :

Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).
Appliquer des remises : pour ajouter un élément de campagne de remise, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif .
Gérer les éléments de campagne : cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un élément de campagne. Cliquez sur trois points pour modifier, dupliquer, supprimer ou créer un nouveau service à partir de celui-ci.
Paramètres : Cliquez sur « Paramètres » pour déterminer les colonnes à afficher sur votre facture. Si les champs « Description » et « Date de service » sont vides et que vous ne les avez pas masqués, ils seront automatiquement masqués sur la facture. La logique est différente pour les colonnes « Tarifs et quantité » et « Taxes » : vous devez les masquer dans « Paramètres » afin qu'elles ne s'affichent pas sur la facture, même si leur valeur est définie sur 0.

Le résumé vous permet de voir :

Sous-total : Il s'agit de la somme des montants hors taxes des prestations fournies. Vous pouvez le modifier si vous n'avez pas de ligne. Une fois ajoutée, elle est calculée automatiquement et ne peut pas être modifiée.
VAT rate: If you don’t have line items, you can edit. If you have line items, to edit VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).
Montant de TVA : Calculé automatiquement à partir du Sous-total x Taux de TVA .
Total : Calculé automatiquement à partir du sous-total + montant de TVA .

Note au client

Vous pouvez ajouter une note au client et la personnaliser en utilisant shortcodes Il peut s'agir d'une note avec les détails du paiement ou d'un simple message. Cette note sera affichée sur le portail client et dans la section PDF facture.

Aperçu

Cliquez sur Aperçu en haut à droite pour voir à l'avance l'exact PDF Votre client obtiendra. Si vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur « Créer et fermer » depuis le mode aperçu.

If you want to customize the look of your invoices and white-label them, click Invoice settings from the preview mode and make the required adjustments. Find out more on how you can customize the invoice look .

Lié à projets

Liez votre facture à une facture existante projet pour le rendre disponible dans votre workflow . Cliquez sur Lien vers projets , puis sélectionnez le projets . Une fois lié, la section projets liés s'affiche ci-dessous, et vous pouvez voir le projets et le pipelines ils appartiennent à.

Envoyer des factures uniques à plusieurs clients

Pour envoyer la même facture à plusieurs clients, allez dans Compte > Clients dans la barre de menu de gauche, cochez les cases à côté des clients auxquels vous souhaitez envoyer la facture. questionnaire , puis cliquez sur Créer une facture .

You can send invoices to clients whose accounts are either active or offline . For instance, you may want to send an invoice to offline clients if they make offline payments, but you want to store this information in your portal.

Here, you have the same options as above .

Vue du client

If notifications for the client are on, they are informed that they have received an invoice. Your clients can see and open invoices in different ways:

Depuis le portail client ou l'application mobile : Cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Facturation .
À partir de la notification e-mail : Cliquez sur Payer la facture dans le e-mail . Il n'est pas nécessaire de se connecter au portail client pour payer. La facture dans le PDF le format sera joint au e-mail .

Ensuite, les clients interagiront avec votre facture.

When they pay the invoice, its status changes from Unpaid to Paid, and you receive a notification .

To see the sent invoice from the client’s perspective, access the read-only view .

Configurer des rappels de factures

Dès que vous envoyez des factures à vos clients, ils sont notifiés. Tous les utilisateurs liés au compte, dont la notification est activée, reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en vérifiant la colonne Notifier dans la liste des comptes.

Lors de la création d'une facture unique ou de l'ajout d'une facture Créer automatisation Activez l'option Rappels . Le client reçoit alors un rappel concernant la facture si celle-ci n'a pas été payée dans un certain délai ; le délai par défaut est de trois jours, mais vous pouvez le modifier :

Jours avant le prochain rappel : il s'agit du nombre de jours avant l'envoi d'un rappel au client. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'émission d'une facture, mais vous pouvez modifier ce délai à votre convenance.
Nombre de rappels : nombre de rappels envoyés au client. Par défaut, le client n'en reçoit qu'un seul. e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.