Factures uniques ( Basique ) : Créer, envoyer et configurer des rappels

Envoyez des factures uniques aux clients, une à la fois, ou en masse, et accélérez le processus en créant des modèles et en utilisant des automatisations. Pour le temps suivi, TaxDome vous permet de créer des factures directement à partir de vos entrées de temps !

Couvert ici:

Webinaire – Découvrez comment être payé et quelles sont les pratiques de facturation ! Mercredi, 13 h HNE. Inscrivez-vous ici

Création et envoi de factures uniques

Des factures uniques peuvent être créées et envoyées par une entreprise patron ou tout membre de l'équipe affecté au compte avec des droits d'accès pour gérer les factures .

Vous pouvez créer des factures seules ou les inclure dans vos propositions ou modèles de proposition .

Il existe trois façons de créer et d'envoyer des factures uniques :

Créer et envoyer une facture unique

Pour créer et envoyer une facture unique, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton NOUVEAU en haut à gauche, puis sélectionnez Facture dans le menu déroulant.

2. Saisissez le montant de la facture ou sélectionnez un modèle.

3. Cliquez ensuite sur Créer pour créer et envoyer la facture (sauf si le Planifier la facture la bascule est activée — auquel cas vous devrez planifier la facture).

En plus du montant, vous souhaiterez peut-être inclure d’autres détails. Consultez les éléments numérotés pour voir ce que vous pouvez ajouter :

1. Lien vers projets : Liez votre facture à une facture existante projet pour le rendre disponible dans votre workflow . Cliquez sur Lien vers projets , puis sélectionnez le projets . Une fois lié, la section Emplois s'affiche et vous pouvez voir le projets et le pipelines ils appartiennent à.

2. Type de facture : indiquez si vous souhaitez créer une facture unique ou récurrente .

3. Nom du compte, ID ou e-mail : sélectionnez un compte auquel la facture sera envoyée.

4. Modèle de facture : cliquez et sélectionnez l'un des modèles de facture que vous avez créés dans le menu déroulant. Les modèles de facture sont particulièrement utiles pour les factures que vous envoyez fréquemment aux clients.

5. Numéro de facture : Vous pouvez choisir un numéro de facture ou laisser le champ vide, et TaxDome en générera un pour vous.

6. Choisissez le mode de paiement : C'est ainsi que vous souhaitez que vos factures soient payées (soit par carte de crédit, soit par prélèvement bancaire, soit par les deux). Nous prenons en charge un certain nombre de méthodes de paiement .

7. Date : Saisissez la date de la facture. Vous pouvez émettre une facture pour la date actuelle (qui est définie par défaut), ainsi que pour toute date future.

8. Membre de l'équipe : Sélectionnez le membre de l'équipe qui recevra le paiement (par défaut, la personne créant la facture le reçoit).

9. Description : Ajoutez une description décrivant ce qui est inclus dans la facture (facultatif).

10, 13. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields, as well as date shortcodes. Here's more on shortcodes.

11. Payer la facture avec les crédits client : activez cette option si vous souhaitez que la facture soit automatiquement marquée comme payée. Cette option n'est disponible que lorsque les clients disposent de crédits suffisants pour payer la facture.

12. Envoyer la facture par e-mail au client : activez cette option si vous souhaitez que le client reçoive la facture avant e-mail et payez-le sans vous connecter. e-mail contiendra un lien de paiement. Vous pouvez également ajouter un message personnalisé au e-mail . Si la facture électronique au client n'est pas activée, les clients recevront uniquement la facture sur leur portail.

14. Rappels : activez cette option envoyer un e-mail notification au client s'il n'a pas payé la facture dans un nombre de jours spécifié ( plus de détails ci-dessous ).

15. Planifier la facture : planifiez le moment où la facture sera envoyée. En savoir plus sur la planification des factures .

16. Paramètres QuickBooks : sélectionnez Emplacement pour la facture à envoyer à QuickBooks. Les clients ne verront pas ce champ.

17. Postes : détaillez les services rendus et les remises appliquées.

Élément de campagne : cliquez sur Élément de campagne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un nouveau. Remplissez le champ Taux , définissez le nombre de services et la taxe (en savoir plus sur les taux de taxe dans les factures ) et saisissez la description (facultatif). Sélectionnez Cours à envoyer à QuickBooks (les clients ne verront pas ce champ).
Remise : pour ajouter un élément de ligne, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif .

Vous pouvez également modifier les mêmes champs d'élément de campagne à partir de la page Modifier l'élément de campagne en cliquant sur les trois points à droite de l'élément de campagne, en sélectionnant Modifier , puis en cliquant sur Sauvegarder une fois vos modifications terminées.

18. Résumé :

Sous-total : Il s'agit de la somme des montants des services rendus, avant taxes.
Taux de taxe : une fois la taxe de vente ajoutée, elle est reflétée dans le total (en savoir plus sur la taxe de vente ).

19. Créer : Cliquez pour envoyer la facture.

Envoyer une facture unique à plusieurs clients

Pour envoyer la même facture à plusieurs clients, allez dans Compte > Clients dans la barre de menu de gauche, cochez les cases à côté des clients auxquels vous souhaitez envoyer la même facture. questionnaire , puis cliquez sur Créer une facture .

Vous pouvez envoyer des factures aux clients dont les comptes sont actifs ou hors ligne . Par exemple, vous souhaiterez peut-être envoyer une facture à des clients hors ligne s'ils effectuent des paiements hors ligne, mais vous souhaitez stocker ces informations dans votre portail.

Ici, vous disposez des mêmes options que ci-dessus .

Paramétrage des rappels de facture

Lors de la création d'une facture unique ou de l'ajout d'une facture Créer automatisation , activez Rappels . Ce faisant, le client reçoit un rappel concernant la facture si celle-ci n'a pas été payée dans un certain délai ; le nombre de jours par défaut est de trois, mais vous pouvez le modifier :

Jours jusqu'au prochain rappel : Il s'agit du nombre de jours avant que le client reçoive un rappel. Par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'émission d'une facture, mais vous pouvez le modifier comme bon vous semble.
Nombre de relances : C'est le nombre de relances envoyées au client. Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.

Les rappels s'arrêtent quand...

...le client n'a pas payé la facture, mais le nombre de rappels défini a été envoyé.
...le client a payé la facture.

Comment les numéros de facture sont générés

Si vous ne saisissez pas de numéro de facture mais laissez le champ vide lorsque vous créez une facture, un numéro est généré pour vous.

Une fois TaxDome et QuickBooks sont synchronisés , les numéros de facture sur QuickBooks correspondent.
Une fois synchronisés, les numéros de facture modifiés sont automatiquement mis à jour sur QuickBooks.
Chaque facture au sein de votre entreprise possède un numéro unique.
Lorsque les numéros de facture sont générés automatiquement, ils sont séquentiels.
Par nécessité, il n’y a pas deux numéros de facture identiques.

Sélection de votre premier numéro de facture

Vous pouvez choisir le premier numéro de facture sur TaxDome si vous êtes un patron ou un administrateur d'entreprise . Ceci est utile si votre entreprise, par exemple, a déjà 1 500 factures et que vous ne voulez pas commencer au n°1, car cela perturberait la synchronisation de QuickBooks.

Pour ce faire, accédez à Paramètres > Facture dans la barre de menu de gauche. Remplissez le numéro dans la section Séquence des numéros de facture , puis cliquez sur Sauvegarder . Maintenant, TaxDome commencera à numéroter les factures à partir de ce numéro spécifié.

Conseil! Pour éviter les erreurs de numéro en double, activez l'option Synchroniser les numéros de facture avec QuickBooks en ligne .

Ce que voient les clients lorsque vous créez des factures uniques

Votre client peut consulter et payer ses factures uniques de différentes manières :

En cliquant sur la notification sur leur tableau de bord
En cliquant sur le lien sur la page Factures de leur portail
En cliquant sur le lien dans leur e-mail notification (pas besoin de se connecter au portail client)

Si tu veux voir quoi TaxDome du point de vue d'un client, accédez à une vue en lecture seule de son portail .