Create and apply chat templates

Chat templates are useful for communications you regularly send to clients . They are also used in pipelines as automations to send automatic notifications to clients. They keep you from having to write the same messages from scratch repeatedly. So you have them ready whenever you need.

Créer des modèles de discussion

A chat template can be created by a firm owner, an admin or any employee with access rights to manage templates .

To create a chat template, go to Templates > Firm templates > Chats, then click Create template.

Ou accédez à cette page en ajoutant le message Envoyer automatisation lors de l'édition d'un pipeline , puis en cliquant sur le bouton Nouveau modèle .

Chat template screen overview

Ci-dessous, nous expliquons les sections numérotées dans la fenêtre Créer un modèle de message où vous créez des modèles de message :

a. Name: Enter a name for the template—what you will see when you select the template.

b. From: Select the team member on whose behalf the message will be sent. This is the name the recipient will see as the sender, no matter who has moved the job to the next stage.

A team member can be selected here if they are assigned to the account or have access rights to view all accounts .

c. Objet : saisissez une ligne d'objet ; elle apparaîtra comme nom de la communication dans la liste des messages du destinataire.

d. Add shortcode: To individualize the message, apply shortcodes (dynamic data) to include, for example, the recipient’s name, the account name or the date. Shortcodes are available for both the message title and body. Here’s more on using shortcodes in TaxDome .

e. Body: Compose the message using formatting, emojis, links, and videos .

f. Send reminders to clients: Toggle on if you want a reminder email to go out to the client when they don’t respond within a certain time frame or don’t have their tasks completed. Learn more about reminders in chats .

g. Attach a document: You can attach files to a chat template by either dragging and dropping the document or clicking Browse files to upload it. The attached document will automatically be included in every chat message where you apply this template.

h. Client tasks: Add client tasks. Tasks are displayed as a to-do list with checkboxes. Click Add task to add more to-do items. Once a task is completed, either you or the client can check it off. Here’s more about managing client tasks .

Click Save & exit to save the template and go back to the templates list; Save to keep your changes and continue editing the template, or Cancel to exit without saving.

Ajoutez des modèles de discussion par défaut à partir de notre bibliothèque

Nous proposons des exemples de modèles de discussion que vous pouvez facilement modifier. Pour ajouter un modèle de chat de notre bibliothèque :

1. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, sélectionnez l'onglet Discussions , puis cliquez sur Copier depuis la bibliothèque .

2. Cliquez sur l'icône de copie à droite du modèle à ajouter. Modifiez-le en cliquant sur son nom.

   

Modifier les modèles de discussion

Pour apporter des modifications à un modèle de discussion, procédez comme suit :

1. Accédez à Modèles > Modèles d’entreprise dans le menu latéral, sélectionnez Chats , puis cliquez sur le nom du modèle de chat.

2. Apportez des modifications au modèle de discussion, puis cliquez sur Sauvegarder et quitter .

Apply chat template

Once you’ve made a chat template, use it to speed up sending any new message or for sending automatic messages within the pipelines . Here’s how:

1. Choose the option to create a new chat thread:

• Cliquez sur Nouveau , puis sélectionnez Chat .

• Click New chat in the Communication section.

• Select one or more recipients in your Accounts list, click More actions and select Send message in the drop-down menu.

2. Click on the Templates field, then select the template from the drop-down menu.

3. Modifiez le texte existant ou composez quelque chose de nouveau, puis configurez les options du message.

Note

Les modifications que vous apportez au message ne modifient pas le modèle sélectionné.

Publish chat templates to the marketplace

Vous pouvez publier votre modèle dans le marketplace si vous pensez que cela profitera aux autres membres de la communauté.

Avertissement

You will not see Publish to marketplace unless you have registered as a creator .

1. Accédez à Modèles > Modèles d’entreprise dans la barre de menu de gauche et sélectionnez Chats . 

2. Click the three dots to the far right of the chat template’s name and select Publish to marketplace.

3. Complete the steps as instructed in the Creators hub article.

Dupliquer les modèles de chat

Pour créer de nouveaux modèles de discussion basés sur des modèles existants :

1. Go to  Templates > Firm templates from the left menu bar and select Chats. 

2. Click the three dots to the far right of the chat template’s name and select Duplicate. When creating a duplicate, the chat template will be added with the same name as the original, followed by a sequential number in parentheses. For example: In review (original), In review (2) (the duplicate).

Supprimer les modèles de discussion

Pour supprimer complètement un modèle de discussion :

1. Accédez à Modèles > Modèles d’entreprise dans le menu latéral et sélectionnez Chats .

2. Click the three dots at the far right of the chat template’s name and select Delete. 

3. Confirmer l'action.

   

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