Gérer l'équipe ( Basique ): Flux d'activité

Le flux d'activité est une piste d'audit centralisée pour tous les événements système qui se produisent dans votre portail. Il vous permet de suivre l'activité des membres de votre équipe et les connexions au portail des clients. Cet article vous explique quels événements vous pouvez suivre et comment les interpréter.

Le fil d'activité, expliqué

Le fil d'activité est une page conçue pour les propriétaires et administrateurs d'entreprise. Il vous permet de vérifier qui et quand a effectué telle ou telle action dans le portail. Son objectif principal est de vous aider à contrôler l'activité des membres de votre équipe, à sécuriser l'intégrité des données du portail et à savoir à quelle fréquence les clients visitent le portail client. 

Voici quelques cas où cela pourrait vous être utile :

  • Suivi de l'activité de l'équipe : voyez quand vos employés se connectent au système pour comprendre à quel point ils travaillent réellement.
  • Fuite de données : pendant la haute saison, vous souhaiterez peut-être embaucher des employés saisonniers, mais vous devez vous assurer qu'ils n'utilisent pas les données du portail à mauvais escient. Dans le flux d'activité, vous pouvez vérifier si quelqu'un a exporté des données depuis le portail.
  • Assister vos clients : Si vos clients ont des difficultés à utiliser le portail pour la première fois, le flux d'activité vous permet de voir s'ils ont réussi à se connecter au portail.
  • Contrôle des changements dans la structure de l'équipe/les droits d'accès : soyez informé de toutes les mises à jour de rôle, des droits d'accès accordés à chaque membre de l'équipe, des changements de mot de passe, etc. 
conseil

Astuce ! La page du flux d'activité affiche le nombre d'entités exportées pour tous les événements d'exportation, tels que l'exportation d'un compte ou projets liste. Si ce nombre semble élevé, cela peut signifier que quelqu'un essaie de voler vos données. Vous devriez donc être particulièrement attentif à ces cas.

Accéder au flux d'activité

Sélectionnez Flux d’activité dans le menu latéral pour ouvrir la page avec tous les événements système.

Sur la page du flux d'activité, vous verrez ces en-têtes de colonnes :

  • Date : La date à laquelle l'événement a eu lieu. Le tableau est trié par date dans l'ordre décroissant, les événements les plus récents étant en haut.
  • Compte : Le compte client/membre de l'entreprise lié à l'événement, le cas échéant. 
  • Type : Le type d'événement. En savoir plus sur les types d'événements.
  • Élément : Entité particulière qui a été mise à jour.
  • Action : le résumé de l'événement. Si une seule action s'est produite, elle est affichée dans la liste. Pour les actions groupées, passez la souris sur un numéro pour voir les détails. Cliquez sur l'action pour ouvrir la description détaillée de l'événement.
  • Utilisateur : nom de la personne qui a effectué l'action. S'il a changé (par exemple, le nom d'utilisateur du membre de l'équipe a été modifié), le tableau affiche le nom au moment de l'événement.

Cliquez sur le nom de l'action dans la colonne Action pour voir les détails de l'événement, tels que l'adresse IP, le navigateur, le système d'exploitation et la date du serveur de l'événement. Si des champs (par exemple, les droits d'accès des employés) ont changé, ils seront également affichés.

Partager des événements

Pour partager un événement particulier avec toute personne pouvant accéder au flux d'activité, ouvrez les détails de l'événement, copiez l'URL depuis votre navigateur et envoyez-la à votre collègue en utilisant n'importe quelle méthode pratique.

Types d'événements

Il existe différents types d'événements que vous pouvez suivre sur la page du flux d'activité. Ci-dessous, nous les expliquons en détail : 

Compte

Le flux d'activité affiche :

  • Exportation de la liste des comptes.
  • Importation de comptes.
  • Activation/désactivation de la bascule de connexion pour les contacts.
  • Envoi d'un lien d'invitation.
  • Accepter l'invitation du portail par un client.

Contact

Le flux d'activité affiche l'exportation de la liste de contacts et l'importation de contacts.

Paramètres fermes

Le flux d'activité affiche tout ce qui est mis à jour sur la page Paramètres > Paramètres de l'entreprise . La colonne Élément affiche la section Paramètres.

Intégrations

Le flux d'activité affiche la connexion et la déconnexion de toutes les intégrations disponibles dans TaxDome ( Stripe , QuickBooks , Zapier, et plus).

Facture

Le flux d'activité affiche :

  • Créer une facture
  • Mise à jour des détails de la facture 
  • Consultation d'une facture (par client ou membre de l'équipe)
  • Modification du statut de la facture (lorsqu'elle est payée ou lorsqu'une facture programmée est publiée)
  • Suppression d'une facture.
  • Renvoyer une facture par e-mail ou un rappel automatique.
  • Téléchargement d'une facture.
  • Imprimer une facture.
  • Exporter la liste des factures

projet

Le flux d'activité affiche l'exportation de l' projet liste.

projet récurrence

Le flux d'activité affiche l'exportation de l' projet liste de récurrence.

Se connecter

Le flux d'activité affiche les identifiants de connexion au portail des membres de l'équipe et des clients.

Organisateur

Le flux d'activité affiche :

  • Créer un questionnaire par un membre de l'équipe, un client ou via automatisation .
  • Affichage d'un questionnaire par un client.
  • Commencer à remplir un questionnaire par un client.
  • Renvoyer un questionnaire .
  • Soumettre/annuler une soumission questionnaire .
  • Sceller/désceller un questionnaire .
  • Mise à jour du statut Révisé.
  • Exporter un questionnaire .

Paiement

Le flux d'activité affiche l'exportation de la liste des paiements.

Paramètres de paiement 

Le flux d'activité affiche :

  • Mise à jour du fournisseur de paiement par défaut.
  • Mise à jour des méthodes de paiement activées.
  • Activation/désactivation des prépaiements.

Proposition

Le flux d'activité affiche :

  • Création de propositions, y compris celles créées automatiquement par proposition automatisation .
  • Propositions d'édition.
  • Renvoyer les propositions.
  • Propositions de visualisation.
  • Propositions de signature.
  • Suppression des propositions.
  • Envoi de rappels de propositions.
  • Propositions d'impression.
  • Téléchargement des propositions.

Facture récurrente

Le flux d'activité affiche :

  • Envoi d'une facture récurrente manuellement ou via automatisation (à l'intérieur d'une proposition).
  • Modification des détails de la facture récurrente.
  • Désactiver/activer une facture récurrente.
  • Modification du statut d'une facture récurrente.
  • Signer une facture récurrente soit manuellement, soit en signant une proposition qui l'inclut.
  • Suppression d'une facture récurrente.
  • Consultation d'une facture récurrente par un client ou un membre de l'équipe.

Tâche 

Le flux d'activité affiche :

  • Création de tâches, y compris celles créées automatiquement par tâche automatisation ou récurrents
  • Modification des tâches (modification du responsable, du nom, de la description, des sous-tâches, de la priorité, du statut, de la date de début, de la date d'échéance, tags )
  • Suppression de tâches.
  • Exportation de la liste des tâches.

Gestion d'équipe

Le flux d'activité vous fournit des informations sur :

  • Mises à jour des rôles des membres de l'équipe. Par exemple : Employé → Administrateur .
  • Mises à jour des droits d'accès des membres de l'équipe. Par exemple : Gérer les factures : Désactivé → Activé .
  • Création/désactivation d'un membre de l'équipe.
  • Modification du nom du membre de l'équipe ou e-mail adresse.
  • Réinitialisation du mot de passe.

Personnaliser la liste des événements

Vous pouvez personnaliser votre page de flux d'activité de différentes manières. Vous pouvez redimensionner, activer, désactiver et déplacer les colonnes à votre guise.

Vous pouvez personnaliser la taille de chaque colonne, à l'exception de celle de la date . La taille de ces colonnes ne peut être personnalisée qu'ensemble. Pour personnaliser toutes les autres colonnes, cliquez et maintenez le séparateur entre les noms de colonnes et redimensionnez-le en déplaçant votre souris.

Pour configurer les colonnes que vous souhaitez afficher sur la page du flux d’activité, cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite du tableau.

Ici, vous pouvez sélectionner les colonnes que vous souhaitez afficher. Vous pouvez afficher, masquer ou déplacer les colonnes de votre choix. Les colonnes Action , Élément et Date ne peuvent pas être masquées. 

Après avoir cliqué sur Appliquer , le tableau sera reconstruit avec de nouvelles colonnes. Cliquez sur Réinitialiser pour afficher toutes les colonnes.

Filtrer la liste des événements

Les filtres vous aident à trouver des événements spécifiques dans votre flux d'activité en fonction de certains critères. Par exemple, vous pouvez trouver tous les événements qui se sont produits à une date spécifique, effectués par un membre d'équipe spécifique ou qui ont contenu une action spécifique (par exemple, la création d'un compte ou la modification d'un mot de passe). Voici plus d'informations sur les filtres .

Cliquez sur Filtrer pour filtrer la liste des événements par compte, action, date, type , élément ou utilisateur. Vous pouvez également cliquer sur le nom de l'entité dans la colonne Élément pour appliquer un filtre rapide par élément.

Si vous utilisez régulièrement certains filtres, ajoutez-les à vos favoris . Cela peut être utile si vous remarquez une activité indésirable (comme l'exportation de données) et souhaitez la surveiller.

Qui peut faire ça ?

Les propriétaires et administrateurs de l'entreprise peuvent consulter le flux d'activité. Si vous souhaitez que d'autres membres de l'équipe puissent accéder au flux d'activité, activez le droit d'accès Afficher le flux d'activité pour eux. Notez qu'aucun événement ne peut être supprimé par quiconque.

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