Comment importer depuis SmartVault

Prêt à faire sortir vos clients de SmartVault et à y accéder TaxDome ? Ici, nous vous montrons comment procéder en trois étapes.

Couvert ici:

Étape 1. Exporter une liste de clients depuis SmartVault

Pour exporter les données client de SmartVault vers un fichier CSV :

1. Ouvrez l'application WEB SmartVault.

2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Clients .

3. Cliquez sur le bouton Exporter vers CSV en haut à droite, puis enregistrez votre fichier.

Étape 2. Préparez un fichier CSV (nous pouvons vous aider !)

Lors de l'importation de vos données de ShareFile vers TaxDome , n'oubliez pas qu'il existe une différence entre les comptes et Contacts :

  • Les comptes sont les entités pour lesquelles vous travaillez et que vous facturez, qu'il s'agisse d'une entreprise, d'une organisation (un compte non personnel) ou d'un particulier (un compte personnel). 
  • Les contacts sont les personnes réelles avec lesquelles vous interagissez. Сhaque compte client sur TaxDome a un ou plusieurs contacts liés.

Pour plus de détails sur la façon de configurer différents types de comptes, rendez-vous ici .

Lorsque vous préparez une feuille de calcul pour effectuer une importation, suivez ces règles de base pour garantir un transfert de données fluide :

  • Saisissez un seul contact par ligne de la feuille de calcul, même lorsque plusieurs contacts sont liés au même compte.
    • conseil

    Astuce : Si votre logiciel génère un fichier CSV avec un contribuable et son conjoint sur la même ligne, pas besoin de le modifier manuellement. Suivez plutôt les instructions ici .

    • Pour importer plusieurs comptes ayant le même contact, créez une ligne pour chaque compte, puis saisissez les mêmes informations de contact pour chacun dans les colonnes appropriées. Pour des exemples, allez ici .
    • Pour importer plusieurs contacts partageant le même compte, créez une ligne pour chaque contact, puis saisissez le même nom de compte dans la colonne appropriée. Pour des exemples, allez ici .

    Étape 3. Importez les données du fichier CSV vers TaxDome

    1. Téléchargez le fichier CSV

    Accédez à Clients > Comptes , puis cliquez sur Importer . Vous pouvez également accéder au bouton Importer depuis la page Contacts .

    Faites glisser et déposez le fichier CSV ou cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier sur votre bureau.

    2. Mapper les comptes (facultatif)

    conseil

    Astuce : passez à l'étape 4 si vous souhaitez uniquement importer des contacts et ne pas créer de comptes.

    Si vous souhaitez créer des comptes, voici comment procéder :

    1. Nom du compte cartographique : sélectionnez le nom d'en-tête de colonne dans votre feuille de calcul qui correspond au TaxDome Propriété Nom du compte . Si le nom de l'en-tête de colonne est Nom du compte sur votre feuille de calcul, il est automatiquement mappé au TaxDome Propriété Nom du compte car ils portent le même nom.  

    2. Type de compte : Sélectionnez une option pour spécifier comment vous souhaitez appliquer le type de compte à vos clients importés.

    3. Mapper les champs du compte : vous pouvez ajouter toutes les données de votre feuille de calcul en tant que champs personnalisés pour vos comptes. Vérifiez tous les noms d’en-tête de colonne sur la gauche, puis choisissez Ignorer ou Synchroniser le champ personnalisé dans le menu déroulant Action . Si vous choisissez Synchroniser le champ personnalisé , sélectionnez le champ personnalisé dans le menu déroulant de la TaxDome colonne. 

    3. Définir les paramètres (facultatif)

    Au cours de cette étape, vous pouvez appliquer les paramètres en masse pour tous les comptes importés. 

    • Contacts liés : donnez accès au portail à de nouveaux TaxDome comptes, décidez qui doit recevoir les notifications du système et si vous souhaitez pouvoir afficher les comptes de l'utilisateur. e-mail depuis TaxDome . Pour en savoir plus sur les paramètres d'accès au portail, cliquez ici .
    • Tags: Si tu en as déjà tags créé en TaxDome , vous pouvez les appliquer à vos comptes importés ici. Ils seront appliqués à tous les comptes importés. En savoir plus sur l'application tags .
    • Destinataires : si les membres de l'équipe ne sont pas répertoriés dans la feuille de calcul, les nouveaux comptes sont attribués à la personne effectuant l'importation. Vous pouvez également sélectionner des membres supplémentaires de l'équipe auxquels vous souhaitez accéder à tous les comptes importés. En savoir plus sur l'affectation des membres de l'équipe lors de l'importation .
    • Dossiers et documents : si vous utilisez une structure de dossiers personnalisée pour les documents clients, appliquez des modèles de dossiers en masse aux comptes nouvellement créés. En savoir plus sur la création de modèles de dossiers . Le modèle Années fiscales par défaut est automatiquement appliqué aux nouveaux comptes si vous ne sélectionnez pas un modèle de dossier que vous avez déjà créé.

    4. Créer des contacts

    Pour commencer à importer vos contacts vers TaxDome , vérifiez les noms d'en-tête de colonne de votre feuille de calcul sur la gauche, puis choisissez Ignorer ou Synchroniser le champ personnalisé dans le menu déroulant Action . Les noms d'en-tête de colonne dans votre feuille de calcul qui correspondent aux noms de propriétés de contact TaxDome (par exemple, Prénom , Téléphone , E-mail , Ville ) sont automatiquement mappés. 

    Si vous choisissez Synchroniser le champ personnalisé , sélectionnez le champ de contact dans la liste déroulante ou ajoutez un nouveau champ en cliquant sur Nouveau champ. En savoir plus sur les champs personnalisés de contact . 

    Une fois le mappage terminé, cliquez sur Continuer . Cela ne démarre pas le processus d'importation et vous pouvez toujours revenir à cette étape si vous avez commis des erreurs.

    5. Révision 

    Lorsque vous examinez les résultats du mappage, vous voyez les éléments suivants :

    Si tout semble bon, cliquez sur Démarrer l'importation . Sinon, revenez en arrière pour apporter des correctifs.

    Maintenant, vous pouvez quitter la page ; le processus continue tout seul. Une fois l'importation terminée, vous recevrez un e-mail notification avec un lien vers vos résultats d’importation. 

    Pour des instructions plus détaillées sur l’importation, cliquez ici .

    👋 Nous pouvons vous aider ! Si vous rencontrez des difficultés pendant le processus d'importation, notre équipe sera toujours ravie de vous aider ! Pour demander de l'aide pour une importation, remplissez le formulaire d'assistance à l'importation TaxDome .

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