Factures (avancées) : payez au nom du client ou acceptez les paiements effectués en dehors TaxDome

Il existe des situations dans lesquelles vos clients ne peuvent ou ne veulent pas payer sur le portail client. Dans ce cas, nous avons ce qu'il vous faut. Que vous utilisiez la carte de crédit d'un client ou que vous enregistriez un paiement effectué en espèces, par chèque ou par virement bancaire, ces méthodes garantissent que les factures sont traitées de manière efficace et flexible. Ce guide explique comment payer au nom de vos clients et comment enregistrer différents types de paiements.

Accepter les paiements en espèces et les virements

Paiements hors ligne, expliqués

Une entreprise patron , l'administrateur ou le membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les paiements peut émettre des paiements hors ligne. 

Les paiements hors ligne peuvent être utilisés des manières suivantes :

• Elles peuvent être ajoutées au compte client sous forme de crédits . Elles peuvent ensuite être utilisées pour régler des factures ultérieures. Cette option est plus couramment utilisée pour ajouter des notes de crédit .
• Vous pouvez également régler les factures existantes tout en ajoutant le paiement hors ligne. Cette option est plus adaptée pour facturer les clients qui ne paient pas dans le portail client.

Enregistrer les paiements hors ligne

Suivez ces étapes pour enregistrer manuellement un paiement effectué en dehors de TaxDome (espèces, chèque, Square, Venmo, virement bancaire, etc.) :

1. Créez un paiement hors ligne en utilisant l'une des méthodes suivantes :

• Si vous souhaitez simplement payer sans facture ou régler plusieurs factures, cliquez sur Nouveau en haut à gauche de votre écran, sélectionnez Paiement hors ligne , puis choisissez le compte client.
• Si vous souhaitez régler rapidement une facture particulière, accédez à Facturation > Factures , cliquez sur les trois points à l’extrême droite de la facture que vous souhaitez régler et sélectionnez Enregistrer le paiement hors ligne .

2. Sélectionnez la source de paiement. S'il s'agit d'une note de crédit , le paiement ne sera pas utilisé pour les calculs de revenus mais sera ajouté au compte du client sous forme de note de crédit .

3. Ajoutez une description décrivant à quoi sert le paiement.

4. C'est tout ! Cliquez sur Sauvegarder pour effectuer le paiement hors ligne. Les crédits sont ajoutés au compte client ou utilisés pour régler des factures existantes.

Voici un peu plus sur les autres options de paiement hors ligne :

a. Lien vers projets : Liez votre paiement hors ligne à un projet existant projet pour le rendre immédiatement disponible dans votre workflow si nécessaire. Cliquez sur Lien vers les emplois , puis sélectionnez le projets . Une fois le lien établi, la section Emplois s'affiche en bas. Vous pouvez voir le projet titre et le pipeline c'est dedans (voici plus d'informations sur la liaison des paiements aux projets ).

b. Date : il s'agit de la date à laquelle le client a effectué le paiement. Par défaut, vous verrez la date du jour.

c. Envoyer une notification e-mail au client : sélectionnez cette option si vous souhaitez qu'une e-mail concernant le paiement hors ligne à effectuer auprès du client.

d. Synchroniser le paiement avec QuickBooks Online : sélectionnez cette option si vous souhaitez synchroniser ce paiement avec QuickBooks (cela pourrait entraîner une duplication des paiements). Voici plus d'informations sur la synchronisation des paiements avec QuickBooks .

e. Régler les factures payées en dehors de TaxDome : vous verrez la liste des factures émises pour le compte sélectionné. La somme des factures sélectionnées remplira automatiquement le montant du paiement. Vous ne pouvez régler que le montant total de la facture. La solution de contournement pour ajouter un paiement hors ligne partiel est décrite ici .

Payer au nom du client

Avant de commencer

Vos clients peuvent régler leurs factures en totalité ou en partie. Mais lorsque vous payez au nom d'un client, vous ne pouvez régler que la facture (ou le reste du montant total) en totalité. 

Attention ! Le paiement au nom du client n'est disponible que si vous avez un fournisseur de paiement connecté.

Il y a deux options : 

• Paiement par mode de paiement. Le paiement s'effectue en indiquant la carte de crédit ou de débit du client ou en saisissant les coordonnées bancaires.
• Paiement par crédits. Si les crédits disponibles couvrent le montant total de la facture, la facture est marquée comme payée. Si les crédits ne couvrent qu'une partie de la facture, ils sont appliqués en premier et le solde restant peut être réglé à l'aide de la carte de crédit ou de débit du client.

Payer la facture en traitant le mode de paiement

Pour payer une facture d'un client avec sa carte de crédit ou de débit ou en saisissant ses coordonnées bancaires :

1. Accédez soit à la page Factures de votre entreprise, soit à l'onglet Factures du profil du client.

2. Cliquez sur l'icône à trois points à côté de la facture, puis sélectionnez Payer la facture , ou sélectionnez plusieurs factures dans la liste et cliquez sur Payer la facture .

Remarque ! Pour les factures programmées, l'option de paiement des factures n'est disponible qu'une fois qu'elles ont été émises.

3. Saisissez les détails du compte bancaire ou de la carte de crédit, puis procédez au paiement.

The invoice will then be marked as paid, and you’ll receive a notification about the payment in your Inbox+.

Payer une facture avec des crédits

Si un client dispose de crédits disponibles sur son compte, vous pouvez payer une facture pour lui lors de sa création ou à tout moment par la suite.

• Pour payer une facture existante avec des crédits disponibles, accédez à la page Factures de votre entreprise ou à l'onglet Factures du profil du client, cliquez sur l'icône à trois points à côté de celle-ci et sélectionnez Appliquer les crédits . Vous pouvez ensuite appliquer tous les crédits disponibles pour couvrir entièrement ou partiellement la facture.

• Pour payer intégralement une facture existante avec des crédits ou appliquer tous les crédits disponibles et payer le reste avec une carte de crédit/débit, accédez à la page Factures de votre entreprise ou à l'onglet Factures du profil du client, cliquez sur l'icône à trois points à côté et sélectionnez Payer la facture .

• Lorsque vous créez une facture et que celle-ci est égale ou inférieure aux crédits disponibles du client, vous pouvez cocher la case Payer la facture en utilisant les crédits du client . Si tel est le cas et que vous émettez la facture, elle sera automatiquement marquée comme payée.

Si vous effectuez un paiement sur la page Factures du profil d'un client, vous pouvez sélectionner plusieurs factures pour le paiement (mais vous ne pouvez pas sélectionner Partiellement payé en bloc).

Once the invoice is marked as paid, you’ll receive a notification about the payment in your Inbox+.

Payer une facture récurrente avec des crédits

Vous pouvez appliquer des crédits à une facture unique générée par une facture récurrente de la même manière que pour les factures ponctuelles :

• Si la facture récurrente est configurée avec une autorisation de paiement manuelle.
• Si la facture récurrente est configurée avec une autorisation de paiement automatique, mais que le paiement automatique échoue .

Cependant, vous ne pouvez pas appliquer de crédits si la facture récurrente est configurée avec une autorisation de paiement automatique et que la tentative de paiement réussit.