CRM ( Basique ): Inviter des clients
Bien qu'il soit possible d'inviter des clients lors de l'importation, la plupart TaxDome Les entreprises préfèrent le faire une fois que tout est configuré et prêt. Découvrez ici vos options pour accorder aux clients l'accès au portail (en masse ou individuellement) et envoyer des invitations, en déterminant si les clients ont déjà accès et comment renvoyer les invitations si nécessaire.
Avant de commencer
Accorder l'accès au portail aux clients est différent de les inviter à accéder au portail. Lorsque vous accordez l'accès à vos clients en activant le bouton bascule de connexion au contact , vous pouvez ajouter un message personnalisé à un e-mail invitation. Cela pourrait être fait à tout moment plus tard.
Une fois qu'un client reçoit un e-mail invitation à leur TaxDome portail, ils devront activer le compte. Le client clique sur le lien dans le e-mail , puis crée un mot de passe.
Gardez à l’esprit les points suivants avant d’inviter vos clients sur le portail client :
- Invitez toujours votre client de test en premier pour tester vous-même toutes les fonctionnalités du portail client. En savoir plus sur les comptes de test .
- L'ajout d'un accès au portail en masse appliquera les mêmes paramètres à tous les contacts liés à vos comptes sélectionnés. Par exemple, si un compte comporte deux contacts et que vous accordez l'accès au portail en masse, les deux recevront les invitations.
- Si vous souhaitez accorder l'accès aux contacts du compte sélectionné, faites-le individuellement via le profil client.
- Vous pouvez configurer votre portail pour autoriser certaines actions (telles que l'affichage, la signature, le téléchargement de documents, le paiement de factures et la réalisation de demandes client) sans nécessiter d'accès au portail.
Ajouter un accès au portail
Vous pouvez ajouter un accès au portail client et inviter vos clients en masse ou individuellement pour des clients spécifiques :
En vrac pour tous les contacts
Pour ajouter un accès au portail client en masse, accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche et suivez ces étapes :
1. Filtrez votre liste de comptes en cliquant sur Filtrer , sélectionnez Dernière connexion , puis choisissez Hors ligne . Vous ne verrez que les clients sans accès au portail.
2. Choisissez les clients, cliquez sur Plus d'actions , puis sélectionnez Modifier connexion , notifier, synchronisation e-mail .
3. Sélectionnez Activer pour tous les contacts dans le menu déroulant à droite de Connexion pour activer l'accès au portail. Sélectionnez les autres boutons de contact si nécessaire. En savoir plus sur les boutons de contact .
4. Cochez la case Envoyer des invitations .
5. Ajoutez un message pour l'invitation e-mail ( facultatif ).
6. Cliquez sur Sauvegarder pour inviter vos clients en masse. Les invitations seront envoyées à tous les contacts des comptes sélectionnés.
Individuellement pour les contacts sélectionnés
Parfois, il n'est pas nécessaire d'activer l'accès au portail pour tous les utilisateurs des comptes. De cette façon, vous pouvez le faire directement à partir du profil client pour les contacts sélectionnés. Pour ce faire :
1. Accédez à l'onglet Info du profil client (disponible une fois que vous avez créé un compte).
2. Si vous avez déjà associé le compte à un ou plusieurs contacts , vous les verrez dans la section Contacts . Activez le bouton Connexion à côté de chaque contact auquel vous souhaitez donner accès au portail.
3. Pour ajouter un message personnalisé à votre invitation, saisissez le champ Message personnalisé dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur Envoyer .
Remarque ! Si un contact est lié à plusieurs comptes, vous devrez donner accès au portail à chacun de ces comptes séparément. Ils pourront ensuite basculer entre les comptes une fois connectés.
Envoyer des invitations aux utilisateurs en attente d'activation
L'utilisateur est considéré comme en attente d'activation si :
- La bascule de connexion a été activée, mais la notification n'a pas été envoyée
- si la notification a été envoyée mais que l'utilisateur n'est pas encore connecté
Vous pouvez toujours vérifier si l'utilisateur est en attente d'activation dans l'onglet Info du profil client. Cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du profil de l'utilisateur. e-mail , puis cliquez sur Envoyer l'invitation pour envoyer/renvoyer l'invitation e-mail .
Une autre façon de définir les utilisateurs qui n’ont pas encore activé leurs comptes est d’aller dans Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis de sélectionner l’onglet Activation en attente .
Ici, vous verrez aussi...
- Courriel : le e-mail adresse de la personne qui n'a pas encore activé son compte. Un point d'exclamation rouge à côté signifie que l'adresse n'est pas valide.
- Compte(s) : le nom du compte. Si un utilisateur possède plusieurs comptes, ils sont tous affichés.
- Invitation envoyée : date à laquelle l'invitation à activer le compte a été envoyée. Cliquez sur la flèche haut/bas pour trier la colonne par date.
- Invité par : le nom de la personne (le membre de l’équipe ou le client) qui a invité la personne.
Si une invitation a été envoyée mais que l'utilisateur ne l'a pas encore acceptée, vous pouvez renvoyer une invitation : cochez les cases à gauche des utilisateurs, puis cliquez sur Renvoyer pour sélectionner . Vous pouvez également utiliser l'onglet Activation en attente pour rechercher les clients pour lesquels le bouton de connexion a été activé mais pour lesquels les invitations n'ont pas été envoyées. Triez la liste selon la colonne Invitation envoyée et sélectionnez les comptes pour lesquels la colonne est vide, puis cliquez sur Renvoyer aux sélectionnés .
Vous pouvez également annuler les invitations si elles ne sont plus nécessaires. Pour ce faire, cliquez sur Annuler les invitations aux personnes sélectionnées . De cette façon, l'utilisateur ne peut pas se connecter à l'aide du lien figurant dans l'invitation. e-mail .
Mes clients ont-ils accès au portail ?
Vous pouvez facilement vérifier si le client a été invité à utiliser son portail en accédant à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche. La colonne ID de votre liste de comptes indique si le client a activé son compte.
- Le vert signifie que le compte client est actif , c'est-à-dire qu'il dispose d'au moins un utilisateur qui peut se connecter. Les comptes en attente d'activation apparaissent également comme actifs.
- Beige signifie que le compte client est hors ligne . Il existe sur TaxDome mais n'a pas d'utilisateurs qui peuvent se connecter (aucune invitation n'a encore été envoyée).
Si vous souhaitez vérifier si le contact spécifique dispose d'un accès au portail, accédez à l'onglet Info du profil client. Le client n'a pas d'accès si :
- Le bouton de connexion est désactivé
- Le bouton de connexion est activé, mais il est toujours en attente d'activation (l'invitation a été envoyée mais pas acceptée par le client)
