Docs (Bêta) : accès par défaut et individuel aux documents

Dans TaxDome Vous pouvez gérer l'accès aux documents au niveau d'un dossier ou d'un document. Découvrez ici comment configurer les autorisations d'accès aux documents pour chaque membre de l'équipe ou utilisateur de compte client.

Bêta ! La fonctionnalité d'accès individuel aux documents est en cours de développement et est actuellement disponible pour les utilisateurs de la version bêta. La documentation relative à son utilisation est en cours de préparation. En savoir plus sur l'accès aux documents pour les utilisateurs non bêta . 

L'accès aux documents, expliqué

TaxDome Le système sophistiqué d'accès aux documents de apporte une flexibilité et une sécurité inégalées à votre document workflow Considérez cela comme une approche à deux niveaux :

• Niveau 1. Accès par défaut: Définissez les autorisations fondamentales en fonction de la structure des dossiers et des attributions de compte
  • Pour les clients : créez des structures de dossiers intuitives avec différents niveaux de visibilité (privé, en lecture seule ou modifiable)
  • Pour les membres de l'équipe : contrôlez l'accès via des attributions de comptes clients et des droits d'accès spécifiques

Voici comment fonctionne l’accès par défaut : 

• Niveau 2. Accès individuel (granulaire): Ajustez les autorisations pour les cas particuliers qui remplacent les paramètres par défaut
  • Accordez ou restreignez de manière sélective l'accès à des documents spécifiques sans tenir compte du dossier dans lequel ils se trouvent.
  • Créez des exceptions sans perturber l'organisation globale de vos dossiers

Vous pouvez définir un accès par utilisateur pour chaque document afin d'autoriser la visualisation, la modification ou de restreindre entièrement l'accès aux membres de l'équipe et aux clients . 

Ces autorisations individuelles remplacent les paramètres de dossier , vous donnant ainsi un contrôle total. Par exemple :

• Accorder à un membre de l'équipe l'accès à un seul document même s'il n'a pas accès à l'ensemble du compte client
• Masquer un document spécifique à un client, même s'il se trouve dans un dossier visible
• Partagez un document de votre dossier privé avec un client sans le déplacer

Cette double approche vous permet de maintenir un système organisationnel cohérent tout en gérant les cas particuliers de manière transparente. 

Bientôt disponible ! Il sera également possible de configurer un accès individuel aux dossiers !

Accès aux documents pour un client

Il existe deux types d'accès pour les clients :

• Défaut
• Individuel

Accès aux documents par défaut pour un client 

L'accès par défaut aux documents pour un client est toujours déterminé par le type de dossier de niveau supérieur dans lequel le document est placé.

Chaque dossier de niveau supérieur que vous créez dispose d'autorisations d'accès aux documents par défaut, héritées par tous les sous-dossiers et documents qu'il contient. Les icônes de visibilité permettent de l'identifier :

Le client peut afficher et modifier : les documents dans ces dossiers permettent aux clients d’afficher, de modifier, de supprimer et de déplacer des fichiers.

Le client peut visualiser : Les documents de ces dossiers sont visibles par les clients mais ne peuvent pas être modifiés, supprimés ou déplacés.

Privé: Les documents contenus dans ces dossiers sont invisibles pour les clients, ce qui est idéal pour les feuilles de calcul internes, les brouillons ou les fichiers propriétaires.

Remarque : Chaque compte client doit disposer d'au moins un dossier accessible en consultation et en modification afin de garantir aux clients un emplacement pour télécharger et charger des documents. Vous pouvez renommer le dossier, mais vous ne pouvez pas le supprimer.

Accès individuel aux documents pour un client

Par défaut , les clients peuvent accéder à tous les documents stockés dans les dossiers avec les types « Le client peut consulter » et « Le client peut consulter et modifier » . Vous pouvez personnaliser l'accès par document pour chaque contact d'un compte client, indépendamment du type d'accès au dossier de niveau supérieur. 

Voici comment vous pouvez l'utiliser :

• Rendre certains documents stockés dans le dossier Privé disponibles pour un client.
• Restreignez l'accès à l'édition ou masquez le document stocké dans le dossier Le client peut afficher et modifier à partir d'un client.
• Révoquer l'accès à un document spécifique pour le conjoint du client.

Faire cela:

1. Cliquez sur les trois points à droite d’un document et sélectionnez Gérer l’accès . 

Attention ! Vous ne pouvez pas gérer l'accès individuel des clients aux documents en attente de signature, d'approbation ou de paiement.

2. Dans l'onglet Nom du compte du client, choisissez l'accès individuel pour le contact dans la liste déroulante de la colonne Accès :

• Par défaut : l'accès au dossier de niveau supérieur et l'icône sont appliqués. Si les droits d'accès « Aucun accès » , « Peut afficher » ou « Peut modifier » sont définis, cliquez sur X pour rétablir les autorisations par défaut.

Peut voir: Le contact pourra visualiser le document dans le dossier, quel que soit l'accès au dossier par défaut.

Peut éditer: Le contact pourra visualiser, supprimer et déplacer le document vers l'autre dossier. 

Pas d'accès: Le contact ne pourra pas voir le document dans le dossier, quel que soit l'accès au dossier par défaut.

Si le compte a des e-mails dissociés , ils seront marqués d'un « - » dans la colonne Contact , mais vous pouvez toujours gérer leur accès au document.

Une fois terminé, passez la souris sur l’icône d’accès au document pour voir l’accès individuel défini pour les contacts clients. 

Accès aux documents pour un membre de l'équipe

Il existe deux types d'accès aux documents pour les membres de l'équipe : 

• Défaut
• Individuel

Accès aux documents par défaut pour un membre de l'équipe

L'accès par défaut des membres de l'équipe aux documents du client est contrôlé via :

• Affectations de comptes clients : les membres de l'équipe peuvent consulter les documents des clients qui leur sont attribués .
• Accès à tous les clients : les membres de l'équipe disposant du droit d'accès Afficher tous les comptes peuvent consulter tous les documents clients
• Droits de gestion des documents : les droits d'accès à la gestion des documents sont requis pour le téléchargement, le déplacement, la modification et la suppression de documents et de dossiers, ainsi que pour l'application de modèles de dossiers .

Accès individuel aux documents pour un membre de l'équipe 

Vous pouvez personnaliser l'accès à chaque document pour chaque membre de l'équipe. Cela peut être utile pour :

• Rendre certains documents disponibles pour un membre de l'équipe qui n'a pas accès à l'ensemble du compte.
• Restreignez l’accès à l’édition ou masquez entièrement le document pour un membre de l’équipe qui a accès aux autres documents du compte.

L'accès individuel au document remplace toutes les autorisations accordées par le droit d'accès Gérer les documents ou par l'accès au compte.

Suivez les étapes :

1. Cliquez sur les trois points à droite de n’importe quel document et sélectionnez Gérer l’accès .

2. Dans l'onglet Nom de votre entreprise, choisissez les autorisations d'accès pour le membre de l'équipe dans la liste déroulante de la colonne Accès :

• Par défaut : autorisations standard basées sur l'accès au compte. Si les droits d'accès « Aucun accès » , « Peut afficher » ou « Peut modifier » sont définis, cliquez sur X pour réinitialiser les autorisations aux valeurs par défaut .
• Peut afficher : accorde un accès en lecture seule (même sans attribution de compte). 
• Peut éditer : Permet de visualiser, de supprimer et de déplacer le document (même sans attribution de compte), ainsi que de définir des autorisations d'accès individuelles pour ce document pour d'autres employés ou contacts du client.
• Accès interdit : empêche l'accès au document. Si cette option est sélectionnée, le membre de l'équipe ne verra pas le document.

Une fois l'accès à un document accordé à un membre de l'équipe qui n'a pas accès au client, il est nécessaire de partager un lien vers le fichier avec lui. Ouvrez le document, copiez le lien dans la barre d'adresse et envoyez-le à votre membre de l'équipe (par exemple, via le chat d'équipe ).

Qui peut gérer l’accès aux documents ?

La gestion de l'accès aux documents dépend du type d'autorisation :

• Accès aux documents par défaut pour les clients : Cabinet patron , les administrateurs et les membres de l'équipe qui ont reçu des droits d'accès pour gérer les documents peuvent créer des dossiers de niveau supérieur, appliquer des modèles de dossiers et déplacer des documents entre les dossiers.
• Accès individuel aux documents pour les clients : Les propriétaires, administrateurs et membres de l'équipe du compte client disposant des droits d'accès « Gérer les documents » peuvent définir l'accès des contacts de chaque client à chaque document. De plus, si un membre de l'équipe a accès à un compte client et est autorisé à modifier le document, il pourra modifier les autorisations d'accès à ce document pour les utilisateurs du compte client. 
• Accès par défaut aux documents pour les membres de l'équipe : Les propriétaires, administrateurs et membres de l'équipe disposant des droits d'accès « Affecter collègues peuvent attribuer des clients aux membres de l'équipe et ainsi leur donner accès à la consultation de leurs documents. Seuls les propriétaires et administrateurs de l'entreprise peuvent accorder à un membre de l'équipe un accès à la modification des documents et à la consultation de tous les comptes.
• Accès individuel aux documents pour les membres de l'équipe : Les propriétaires, administrateurs et membres de l'équipe disposant des droits d'accès « Assigner collègues peuvent définir les accès de chaque membre de l'équipe à chaque document. De plus, si un membre de l'équipe est autorisé à modifier un document individuel, il pourra modifier les autorisations pour ce document pour les autres membres de l'équipe.