Gérer les signataires et l'autorité de signature pour les propositions

Certains de vos comptes peuvent être associés à plusieurs contacts. Lors de l'examen de propositions ou de factures récurrentes, il est essentiel d'en tenir compte, car vous devez comprendre et configurer les comptes que les utilisateurs devront signer. Nous vous expliquons ce point en détail et vous proposons un guide pour savoir si une proposition est signée.

Les signataires des propositions, expliqués

Si vous n'avez qu'un seul contact dans le compte, la logique de signature est simple : vous envoyez une proposition, le client signe, et c'est tout. Mais que se passe-t-il si vous avez plusieurs contacts dans le compte ? Doivent-ils tous signer, ou une seule signature suffit-elle ? Comment gérer cela ? Cela dépend de vos besoins.

• Vous envoyez une proposition à un client professionnel, et le directeur financier et le dirigeant doivent tous deux signer.
• Vous envoyez une proposition à un client particulier (un couple marié), et l'un ou l'autre des conjoints peut la signer.
• Vous envoyez une proposition à un client dont les personnes à charge sont liées en tant que contacts ; seul le contact principal peut signer.

Tous les cas pourraient être facilement traités sur TaxDome en utilisant les fonctionnalités suivantes :

• Autorisation de signature : droit de signature d'un contact individuel. Si vous savez que certains contacts ne devraient pas pouvoir signer (par exemple, les personnes à charge), désactivez-la au préalable.

• Définition des exigences de signature : Lors de la préparation d’un modèle ou de l’envoi d’une proposition, vous pouvez décider si vous avez besoin de la signature de tous les contacts ou d’une seule.

• Gestion des signataires : Même lorsque votre proposition est déjà envoyée, vous pouvez vérifier et supprimer les signataires inutiles.

Autorité signataire

Par défaut, tous les contacts avec connexion L'accès doit être configuré avec l'autorisation de signature. Vous pouvez configurer cette autorisation individuellement pour chaque contact dans l'onglet Infos en cochant ou décochant la case Signataire .

Lorsqu'ils sont activés, les contacts peuvent :

• Signez les propositions et indiquez-y les informations de paiement des factures.

• Signez les factures récurrentes et saisissez les informations de paiement correspondantes. 

Cependant, il existe une différence en termes de fonctionnement pour les deux fonctionnalités : 

• Pour les propositions, vous pouvez définir si tous les utilisateurs disposant du droit de signature doivent signer ou si une seule signature suffit pour que la proposition soit considérée comme signée. Si plusieurs utilisateurs signent et qu'une proposition inclut une facture ou une demande d'acompte, tous les utilisateurs peuvent saisir les informations de paiement avant de signer. Cependant, la saisie des informations de paiement n'est requise que pour le dernier signataire ; les autres peuvent l'ignorer.

• Pour les factures récurrentes, au moins un utilisateur disposant des droits de signature doit saisir les informations de paiement et signer. Une fois la signature d'un utilisateur activée, la facture récurrente devient active et aucune autre action n'est requise de la part des autres contacts du compte.

Quand désactiver le pouvoir de signature

Vous pourriez souhaiter désactiver le pouvoir de signature pour certains contacts dans les situations suivantes :

• L'un des contacts du compte familial est un conjoint ou une personne à charge. Désactiver son pouvoir de signature garantira que la proposition ou la facture récurrente sera envoyée uniquement au contact principal.

• Différents membres de l'entreprise sont ajoutés au compte professionnel . Désactiver l'autorité de signature pour ceux d'entre eux qui ne sont pas des décideurs peut garantir qu'ils ne signeront pas accidentellement la facture récurrente. 

Note

Si autorité signataire Cette fonctionnalité est désactivée pour tous les contacts liés à un compte. Par conséquent, vous ne pourrez envoyer aucune proposition ni facture récurrente. Si vous tentez d'en envoyer une, vous recevrez un message d'erreur et un Inbox+ Une notification contenant la liste des comptes ne pouvant pas se connecter sera envoyée. Ces contacts ne recevront aucune notification.

Exigence de signature

Par défaut, les propositions requièrent la signature de tous les contacts habilités. Cependant, lors de la création d'une proposition ou de son modèle, vous pouvez sélectionner « Un signataire doit signer » dans le menu déroulant « Signature requise » . Une fois la proposition signée, son statut passe à « Signée » . Si la proposition a un impact sur un projet Automove, la proposition est également considérée comme signée.

Gérer les signataires

Si vous avez déjà envoyé une proposition et que vous souhaitez supprimer un ou plusieurs de ses signataires, vous pouvez le faire :

1. Accédez à Facturation > Propositions et EL dans le menu latéral.

2. Cliquez sur les trois points à côté de la proposition que vous souhaitez mettre à jour et sélectionnez Gérer les signataires .

3. Supprimez un ou plusieurs signataires et cliquez sur Appliquer . Au moins un des contacts doit rester dans la liste.

Vous pouvez également modifier simultanément l'exigence de signature pour plusieurs propositions envoyées :

1. Dans la section Propositions et EL , sélectionnez les propositions en cochant les cases correspondantes (ou sélectionnez-les toutes en cliquant sur la case à cocher en haut).

2. Sélectionnez « Exiger une seule signature » dans le menu du haut.

3. Cliquez sur Mettre à jour .

Les documents comportant au moins une signature seront immédiatement considérés comme signés, tandis que les documents non signés seront considérés comme signés dès qu'ils auront reçu une signature.

Afficher les comptes clients avec des propositions en attente/partiellement signées

Vous pouvez voir les propositions partiellement signées en accédant à Facturation > Propositions et EL dans la barre de menu de gauche ou à l'onglet « Propositions et EL » du profil d'un compte client. Le premier chiffre de la colonne « Signés » indique le nombre de contacts liés au compte ayant signé la proposition ; le second, le nombre total de signataires requis.

Il est également possible de filtrer votre liste de comptes clients pour voir lesquels ont des propositions partiellement signées :

1. Accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le menu déroulant +Filtre .

2. Dans Propositions et EL, sélectionnez Partiellement signé .

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