Gérer les signataires et l'autorité de signature pour les propositions

Certains de vos comptes peuvent être associés à plusieurs contacts. Lors de l'examen de propositions ou de factures récurrentes, il est essentiel d'en tenir compte, car vous devez comprendre et configurer les comptes que les utilisateurs devront signer. Nous vous expliquons ce point en détail et vous proposons un guide pour savoir si une proposition est signée.

Les signataires des propositions, expliqués

If you have only one contact in the account, then the signing logic is simple—you send a proposal, the client signs, and that’s it. However, what if you have multiple contacts in the account? Do they all need to sign it, or is one signature enough? How can I manage it? It depends on your needs:

• You’re sending a proposal to a business client, and both the financial director and executive need to sign.
• You’re sending a proposal to an individual client (married couple), and either of the spouses can sign
• You’re sending a proposal to a client with dependents linked as contacts; only the main contact can sign.

Tous les cas pourraient être facilement traités sur TaxDome en utilisant les fonctionnalités suivantes :

• Autorisation de signature : droit de signature d'un contact individuel. Si vous savez que certains contacts ne devraient pas pouvoir signer (par exemple, les personnes à charge), désactivez-la au préalable.

• Signature requirement setting: When preparing a template or sending a proposal, you can decide if you need signatures from all contacts or only one.

• Gestion des signataires : Même lorsque votre proposition est déjà envoyée, vous pouvez vérifier et supprimer les signataires inutiles.

Autorité signataire

By default, all contacts with login access have signatory authority enabled. You can configure signatory authority separately for each contact in the Info tab by checking or unchecking the Signatory box.

Lorsqu'ils sont activés, les contacts peuvent :

• Sign proposals and enter payment details for the invoices inside them.

• Sign recurring invoices and enter payment details for them. 

Cependant, il existe une différence en termes de fonctionnement pour les deux fonctionnalités : 

• Pour les propositions, vous pouvez définir si tous les utilisateurs disposant de l'autorisation de signature doivent signer ou si un seul d'entre eux doit le faire pour que la proposition soit considérée comme signée. Si plusieurs utilisateurs signent et qu'une proposition inclut une facture, tous peuvent saisir les informations de paiement avant de signer. Cependant, la saisie des informations de paiement n'est requise que pour le dernier signataire ; pour les autres signataires, cette étape peut être ignorée.

• Pour les factures récurrentes, au moins un utilisateur disposant des droits de signature doit saisir les informations de paiement et signer. Une fois la signature d'un utilisateur activée, la facture récurrente devient active et aucune autre action n'est requise de la part des autres contacts du compte.

When to disable signatory authority

You may want to disable signatory authority for certain contacts in these situations:

• L'un des contacts du compte familial est un conjoint ou une personne à charge. Désactiver son pouvoir de signature garantira que la proposition ou la facture récurrente sera envoyée uniquement au contact principal.

• Différents membres de l'entreprise sont ajoutés au compte professionnel . Désactiver l'autorité de signature pour ceux d'entre eux qui ne sont pas des décideurs peut garantir qu'ils ne signeront pas accidentellement la facture récurrente. 

Note

Si signatory authority is disabled for all the contacts linked to an account, there won’t be anyone to send a proposal/recurring invoice to—so if you try to do this, you’ll receive an error message and an Inbox+ notification with a list of accounts unable to sign. Such contacts will not receive any notifications.

Exigence de signature

By default, proposals require signatures from all contacts with signatory authority. However, when you create a proposal or its template, you can select One signatory must sign in the Signature requirement dropdown. Then, after any signatory signs the proposal, its status changes to Signed. If the proposal impacts a job automove, the proposal is considered signed as well.

Gérer les signataires

Si vous avez déjà envoyé une proposition et que vous souhaitez supprimer un ou plusieurs de ses signataires, vous pouvez le faire :

1. Accédez à Facturation > Propositions et EL dans le menu latéral.

2. Cliquez sur les trois points à côté de la proposition que vous souhaitez mettre à jour et sélectionnez Gérer les signataires .

3. Supprimez un ou plusieurs signataires et cliquez sur Appliquer . Au moins un des contacts doit rester dans la liste.

You can also update the signature requirement for multiple sent proposals at once:

1. In Proposals & ELs, select the proposals by checking the boxes next to them (or select all by clicking the checkbox at the top).

2. Select Require only one signature from the top menu.

3. Click Update.

Documents with at least one signature will be marked as signed immediately, while unsigned documents will be marked as signed once they receive one signature.

Afficher les comptes clients avec des propositions en attente/partiellement signées

Vous pouvez voir les propositions partiellement signées en accédant à Facturation > Propositions et EL dans la barre de menu de gauche ou à l'onglet « Propositions et EL » du profil d'un compte client. Le premier chiffre de la colonne « Signés » indique le nombre de contacts liés au compte ayant signé la proposition ; le second, le nombre total de signataires requis.

Il est également possible de filtrer votre liste de comptes clients pour voir lesquels ont des propositions partiellement signées :

1. Accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le menu déroulant +Filtre .

2. From Proposals & ELs select Partially Signed.

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