TaxDome Lite (Chats) : afficher, imprimer, archiver, supprimer

Cette page est réservée pour les utilisateurs de TaxDome Lite uniquement. Si vous utilisez TaxDome Pro, veuillez passer à cet article.

TaxDome vous offre de nombreux outils pour gérer et suivre les messages de vos clients. Vous pouvez afficher toutes les réponses à la fois ou d'un seul client. Vous pouvez également archiver vos chats, les rouvrir et les supprimer, savoir quand un client a reçu un message, et plus encore.

Couvert ici :

• Répondre aux messages des clients
• Voir tous les chats d'un compte client
• Filtrage des fils de discussion
• Modification de vos messages
• Suppression de vos messages
• Voir quels messages ont été reçus et lus
• Impression des chats
• Archivage et réouverture des fils de discussion
• Suppression de fils de discussion

Répondre aux messages des clients

Vous recevez un e-mail et une notification dans le Inbox+ chaque fois qu'un de vos clients crée un nouveau fil de discussion, répond à une discussion ou apporte des modifications à une tâche. 

Chaque fois que quelqu'un répond à un fil de discussion, le Inbox+ la notification est mise à jour ; une seule notification par fil de discussion est affichée. Lorsqu'il y a un nouveau message dans un fil, la notification est mise à jour et se déplace vers le haut. (En savoir plus sur les notifications .)

Pour afficher le message le plus récent et y répondre, cliquez sur le nom du fil de discussion ou sur le lien Aller à....

Remarque : Modifiez vos préférences de notification chaque fois que vous en avez besoin.

Affichez et répondez au chat d'un client en accédant à l'onglet Communication de son compte. Dans ce onglet, tout se passe en temps réel, comme avec les DM. Cliquez sur un fil pour le voir.

À l'intérieur des fils de discussion :

• Communiquez avec les clients en tapant dans le champ de discussion
• Envoyez un message en appuyant sur ctrl + entrée sous Windows ou cmd + entrée sous Mac
• Afficher et télécharger les fichiers téléchargés par le client
• Ajouter, afficher, télécharger et supprimer des fichiers téléchargés par l'entreprise
• Ajouter, réviser et cocher les tâches du client

Lorsque vous recevez une réponse d'un client dont le compte comprend d'autres utilisateurs (deux contacts ou plus dont la connexion est activée ), vous saurez toujours qui répond dans le fil de discussion, puisque le nom du contact apparaît comme l'auteur.

Voir tous les chats d'un compte client

Pour afficher tous les fils de discussion d'un compte client, accédez à Clients , sélectionnez le compte, puis ouvrez l'onglet Communication . Le cercle affiché à droite de l'onglet Communication indique le nombre de chats non lus d'un compte.

Tous les chats du compte client sont triés chronologiquement en fonction de la réponse la plus récente sur la page Chats . Il y a aussi une page pour la communication par SMS (à venir bientôt ! )

Voici ce que vous avez à l'intérieur de la page Chats :

1. Sections non lues et lues . Les discussions avec des messages non lus sont situées en haut. Un fil est lu si vous lisez tous les messages qu'il contient. Une fois que vous avez lu tous les messages, les noms de section disparaissent. 
2. Statut et auteur . Les discussions avec des messages non lus sont marquées d'une icône d'avion en papier vert et d'un point, tandis que les discussions lues sont marquées d'une icône d'avion en papier violet et celles archivées sont marquées d'une icône grise. Vous pouvez également voir le nom de la personne qui a envoyé le dernier message dans un fil de discussion.
3. Sujet et temps de réponse . Affiche le contenu du dernier message et la date/heure d'envoi, s'il y a des documents joints et s'il y a des tâches client dans un fil.
4. État des tâches client . Affiche le nombre de tâches du fil de discussion terminées sur le nombre total de tâches. Le nombre de tâches incomplètes est surligné en bleu et celles terminées en gris.
5. Filtre . Filtrez les fils de discussion par intervalle de temps , achèvement des tâches client ou état du fil (voir ci-dessous).

Filtrage des fils de discussion

Vous pouvez filtrer vos fils de discussion pour un compte client en n'affichant que ceux qui sont pertinents. Par exemple, le filtrage peut vous permettre de trouver rapidement tous les threads avec des tâches client incomplètes ou celles qui ont été archivées. Il existe trois façons de filtrer :

• Intervalle de temps : voir les fils de discussion avec des réponses ou des tâches client créées pendant un intervalle de temps spécifique.
• Tâches client : affichez les fils de discussion avec des tâches client incomplètes ou terminées , ou sélectionnez Tous pour voir les fils avec des tâches client uniquement.
• Statut : voir les fils de discussion avec le statut Actif ou Archivé uniquement.

Pour filtrer une liste, cliquez sur Filtrer dans le coin supérieur droit, sélectionnez les filtres souhaités, puis cliquez sur Appliquer . Vous pouvez appliquer aussi peu ou autant de filtres que nécessaire. 

Une fois que vous avez appliqué vos filtres sélectionnés, la liste est réduite en conséquence. Les filtres sélectionnés sont affichés en haut de la page Filtre . Vous pouvez facilement modifier les filtres en ajoutant ou en supprimant l'un d'entre eux ; sinon, cliquez sur Réinitialiser pour les effacer tous et recommencer à zéro. (En savoir plus sur l'application de filtres .)

Modification de vos messages

Vous pouvez modifier les messages qu'ils ont envoyés au cours des dernières 24 heures. Ainsi, si vous devez apporter des modifications à un message :

1. Ouvrez un fil de discussion.

2. Cliquez sur les trois points à droite du message, puis sélectionnez Modifier .

3. Effectuez les modifications dont vous avez besoin dans le champ de texte, puis appuyez sur ✔ pour conserver les modifications ou sur X pour les annuler.

Note! La modification des messages n'est pas disponible pour vos clients.

Suppression de vos messages

Vous pouvez supprimer vos propres messages. Faire cela:

1. Ouvrez un fil de discussion.
2. Cliquez sur les trois points à droite du message, puis sélectionnez Supprimer .

Note! La suppression d'un message avec des documents joints supprime également ces documents de l'onglet Documents du fil de discussion.

Voir quels messages ont été reçus et lus

Des coches grises ou vertes apparaissent à côté de chaque message que vous avez envoyé. Voici ce qu'elles signifient :

Le message a été envoyé avec succès.

Le destinataire a lu le message. S'il y a plusieurs utilisateurs liés au compte, des coches vertes indiquent qu'au moins un a lu le message.

Filtrez votre liste de comptes pour voir quels clients ont des questions ouvertes ou des messages non lus :

1. Accédez à Clients , puis cliquez sur Filtrer .
2. Dans la section Chats , sélectionnez l'option que vous préférez :

• Tous : tous les comptes avec au moins un fil de discussion.
• Actif : tous les comptes avec des fils de discussion actifs.
• Non lu : tous les comptes avec des fils de discussion non lus.
• Archivé : tous les comptes avec des fils de discussion archivés.

3. Cliquez sur Appliquer .

Impression des chats

Pour imprimer un fil de discussion, cliquez sur les trois points en haut à droite de la fenêtre de discussion, puis sélectionnez Imprimer dans le menu déroulant.

Archivage et réouverture des fils de discussion

Une fois que vous avez reçu toutes les informations dont vous avez besoin d'un client dans un fil de discussion, archivez-les ou supprimez-les pour éviter le désordre. Lorsque vous archivez un fil de discussion, vous y avez toujours accès. Toutefois, s'il contient toujours des tâches incomplètes, les clients ne pourront pas les afficher sur leur tableau de bord.

Pour archiver les fils de discussion, cliquez sur les trois points en haut à droite, cliquez sur Archiver , puis cliquez sur Oui dans la fenêtre contextuelle Archiver la discussion .

Les fils de discussion archivés sont répertoriés sur la page Chats avec les fils de discussion actifs. Ils restent visibles pour les clients et sont marqués d'une icône d'avion en papier gris et de l'étiquette Archivé en haut du fil. Cependant, vous pouvez filtrer votre page afin que les discussions archivées ne soient pas affichées.

Si vous archivez un fil de discussion et que vous vous rendez compte plus tard que vous en avez besoin, rouvrez-le.

1. Accédez à la page Chats de l'onglet Communication du compte client.
2. Cliquez sur le bouton Filtrer à l'extrême droite de la page, sélectionnez Archiver dans la section État et cliquez sur Appliquer .
3. Ouvrez le fil de discussion, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du chat, puis cliquez sur Rouvrir.

Les chats archivés deviennent automatiquement actifs lorsque les actions suivantes sont effectuées dans le fil de discussion (soit par l'entreprise, soit par un client) :

• Envoi d'un nouveau message
• Envoyer, renvoyer ou modifier des tâches client
• Télécharger des documents

Suppression de fils de discussion

Contrairement aux fils de messages archivés , ceux qui ont été supprimés ne peuvent pas être restaurés. Pour supprimer définitivement un fil de discussion :

1. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du fil de messages, puis cliquez sur Supprimer .

2. Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle de Confirmation de suppression.