TaxDome Lite : Dictionnaire

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Dans cet article, vous trouverez les définitions facile à comprendre des termes courants utilisés dans TaxDome.

Couvert ici :

Comptes
Portail client
Contacts
Approbation des documents
E-Signatures
Modèles de dossiers
Inbox+
Messages
Accès au profil
Rappels
Tags
TaxDome Drive
Modèles

Comptes

Compte, compte client et profil client sont des synonymes. Vous effectuez un travail pour un client, qu'il s'agisse d'un particulier, d'une famille, d'une entreprise, d'un organisme à but non lucratif ou d'une fiducie, qui a un compte/profil sur TaxDome . Le compte/profil lui-même est l'endroit où vous communiquez avec le client et stockez ses données, telles que des documents.

Les comptes n'incluent pas les e-mails, mais les contacts, oui. Si vous souhaitez qu'un client puisse accéder à son portail client, vous associez son compte à un ou plusieurs contacts, puis vous activez l'accès au profil pour au moins une des adresses e-mail.

Portail client

Le portail client TaxDome est un espace sûr et sécurisé où les clients partagent des documents importants avec vous, restent informés des délais, posent des questions et y répondent en temps réel. Ils peuvent faire tout cela dans un seul espace, à partir du confort de leur foyer ou en déplacement, depuis leurs appareils mobiles.

Vous pouvez accorder l'accès au portail à un client pendant que vous créez son compte ou vous pouvez le faire plus tard. Une fois que vous avez ajouté l'accès au portail à l'adresse électronique d'un contact, TaxDome envoie à la personne une demande d'activation par e-mail. Pour activer le compte, le client doit accepter la demande et créer un mot de passe.

Pour plus de détails, consultez : Comment présenter TaxDome à vos clients.

Contacts

Les contacts sont toutes les personnes avec lesquelles vous interagissez. Notre fonction contacts vous permet de stocker les numéros de téléphone, les adresses électroniques et les adresses postales des personnes ; c'est là que vous conservez les données personnelles non seulement des clients, mais aussi de vos collègues, des clients potentiels, des partenaires et des membres de la famille des clients.

Un contact peut être associé à plusieurs comptes. Par exemple, le contact Marie Dubois, ainsi que son e-mail (mariedubois@gmail.com), est associé à Famille Marie Dubois, Marie LLC 1 et Fiducie Marie, car les trois comptes sont les siens, bien qu'il s'agisse d'entités différentes. Chaque compte, ou profil client, sur TaxDome a un contact correspondant ou plusieurs.

Pour en savoir plus sur les contacts, cliquez ici.

Approbation des documents

Une fois que vous avez terminé la préparation d'un document, vous voudrez peut-être obtenir un retour d'information de la part du client. TaxDome vous permet de demander une approbation pour vous assurer que vos clients sont satisfaits de votre travail ou pour savoir s'ils ont besoin d'autre chose. Si un client n'est pas entièrement satisfait d'un document, il sera invité à en préciser les raisons, afin que vous sachiez immédiatement ce qu'il faut faire.

Pour en savoir plus sur notre fonctionnalité Approbation de document, rendez-vous ici.

E-Signatures

La signature électronique est un moyen légal d'obtenir un consentement ou une approbation sur des documents ou formulaires électroniques.

Pour en savoir plus, lisez cet article.

Modèles de dossiers

Les modèles de dossiers accélèrent le processus d'organisation des documents de vos clients en créant des dossiers par défaut pour leurs comptes. Les modèles de dossier peuvent être appliqués en masse à des comptes clients spécifiques.

Pour en savoir plus sur les modèles de dossiers, cliquez ici.

Inbox+

Inbox+ est l'endroit où vous commencez et terminez vos projets, et où vous recevez des notifications importantes qui vous permettent de garder le cap sur votre travail. Vous recevez des notifications sur TaxDome dès qu'un événement associé au client se produit - un client ouvre un document, envoie un nouveau message, etc. Inbox+ vous indique l'état d'avancement de ces notifications. Les préférences pour les notifications sont facilement configurables.

Pour en savoir plus sur Inbox+, cliquez ici.

Messages (chats)

Les messages sont un moyen sécurisé de communiquer avec vos clients sur TaxDome.

Les fils de discussion sont organisés de manière ordonnée dans le profil de chaque client, et vous pourrez toujours voir combien de messages restent non lus et quel membre de l'équipe a répondu dans un fil de discussion. Les messages peuvent comprendre des listes de tâches pour les clients, ainsi que des documents joints. Une fois que vous avez obtenu ce dont vous avez besoin d'un client, vous pouvez archiver ou supprimer le chat pour éviter le désordre.

Pour en savoir plus sur les messages, cliquez ici.

Accès au profil

Chaque compte/profil est associé à un ou plusieurs contacts, et chaque contact contient une adresse e-mail. De cette façon, si un compte doit avoir plus d'un utilisateur, tous peuvent y accéder via le portail client, et chaque personne aura ses propres identifiants de connexion.

Par exemple, un couple marié qui dépose conjointement n'a besoin que d'un seul compte. Si les deux conjoints souhaitent accéder au portail, ils doivent associer leurs deux contacts au compte. Une fois que vous avez ajouté l'accès au portail aux adresses électroniques de leurs contacts, TaxDome leur envoie à chacun une demande d'activation par e-mail. Chaque conjoint accepte alors la demande et crée son propre mot de passe ; ils auront alors tous deux des identifiants de connexion distincts pour le même compte.

Pour en savoir plus sur la manière de donner accès à un compte à des utilisateurs supplémentaires, cliquez ici.

Rappels

Les rappels sont des e-mails supplémentaires envoyés automatiquement aux clients lorsqu'ils ne répondent pas à un e-mail dans un certain laps de temps, par exemple, le client est en retard sur la signature d'un document ou la réponse à un message. En utilisant nos rappels automatisés, vous gagnez du temps en n'ayant pas à appeler un client qui ne répond pas ou qui a tout simplement oublié.

Pour en savoir plus sur les rappels, cliquez ici.

TaxDome Drive

L'utilisation de TaxDome Drive est un moyen rapide et facile de télécharger, de visualiser et de gérer des documents clients sans ouvrir votre navigateur. Il s'agit en fait d'un lecteur cartographié (Z:\ Drive) sur votre bureau qui fonctionne de la même manière que Dropbox ou Google Drive. Le meilleur atout de TaxDome Drive est que toutes vos données sont stockées sur un serveur, même si vous pouvez les afficher et les utiliser ; toutes ces données n'occupent pas un espace précieux sur votre disque dur.

Apprenez comment mettre en place et utiliser TaxDome Drive ici.

Modèles

Nos modèles sont des documents prédéfinis, des messages, etc. Comme un plan directeur, un modèle est utilisé comme base pour créer plus de la même chose. Les modèles accélèrent le processus d'envoi de messages en masse, par exemple, ou de création de structures de dossiers dont vous aurez besoin plus d'une fois.