TaxDome Lite : rappels manuels et automatiques
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Les rappels informent les clients lorsqu'ils n'ont pas terminé une action à une certaine date. Ils gardent vos clients sur le point sans que vous ayez à les pousser personnellement. Ici, nous vous montrons comment les configurer, et plus encore.
Couvert ici :
- Rappels
- Rappeler aux clients les messages de chat non lus
- Rappeler aux clients des signatures en attente
- Rappeler aux clients les approbations en attente
Rappels
Chaque fois que vous envoyez quelque chose avec un élément d'action à un client, il en est averti. Tous les utilisateurs liés au compte (avec NOTIFY activé) reçoivent un e-mail notification. Vérifiez quels utilisateurs sont notifiés en accédant à l'onglet Informations sur le compte client et en affichant les bascules NOTIFY dans la section Contacts .
Lorsque les destinataires prennent trop de temps pour terminer l'élément d'action (ou oublient de le faire), vous avez deux options :
- Renvoyer une notification manuellement.
- Configurez des rappels automatiques.
Rappels manuels (ou renvoyer)
Pour renvoyer une notification, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de l'élément dont le client a besoin d'un rappel, puis sélectionnez Renvoyer. Vous pouvez même le faire lorsque les rappels automatiques ont été activés.
Pour renvoyer une notification concernant un document en attente d'approbation, ouvrez le sous-onglet Approbations , faites défiler jusqu'à la fin des documents en attente, puis cliquez sur Demander l'approbation pour l'approbation en attente en bas à droite.
Voici ce qui se passe :
- Un e-mail supplémentaire est envoyé au client.
- Une notification de portail pour cet élément sera déplacée en haut des tâches du client.
- Les informations sur le renvoi sont ajoutées à la piste d'audit.
Rappels automatiques
Le bouton des rappels automatiques peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant le message en attente, le document en attente de signature ou l'approbation du document. Vous pouvez également activer les rappels automatiques lors de l'envoi manuel d'éléments.
Lorsque vous activez les rappelsautomatiques, choisissez comment vous souhaitez les configurer :
- Jours jusqu'au prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'envoi de la notification de l'élément d'action au client, mais vous pouvez le modifier à votre guise.
- Nombre de rappels : par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également le modifier selon vos préférences.
Rappeler aux clients les messages de chat non lus
Activez les rappels lorsque vous envoyez un message.
Les rappels peuvent être activés ou désactivés à tout moment en allant sur un fil de discussion. Remarque : Les rappels concernent toujours le dernier message d'un fil de discussion.
Les rappels de chat s'arrêtent lorsque...
- ...le client n'a pas répondu au message, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
- ...le client a répondu au dernier message du fil de discussion.
- ...vous avez archivé le fil de discussion.
- ...vous avez désactivé les rappels.
Remarque : Si vous archivez un fil de discussion, puis que vous le rouvrez, l'option Rappels est activée comme si le message était nouveau.
Rappeler aux clients des signatures en attente
Activez les rappels lorsque vous demandez une signature pour un document. L'option Rappels peut être activée ou désactivée à tout moment en ouvrant le document en attente de signature (même s'il a été signé par un utilisateur). N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder lorsque vous apportez des modifications aux paramètres de rappel.
Les rappels de signature s'arrêtent lorsque...
- ...le client n'a pas signé le document, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
- ...le client a signé le document.
Rappeler aux clients les approbations en attente
Activez les rappels lorsque vous demandez l'approbation d'un document.
Les rappels d'approbation s'arrêtent lorsque...
- ...le client n'a pas approuvé le document, mais le nombre défini de rappels a été envoyé.
- ...le client a approuvé le document.
Vous pouvez également envoyer manuellement des rappels pour les approbations en cours :
- Allez dans Docs dans le menu de la barre latérale de gauche, ouvrez l'onglet Approbations, puis cliquez sur Demander l'approbation pour le document en attente.
- Vérifiez et modifiez le message pour le client (facultatif), puis cliquez surEnvoyer la demande.
